Minggu 9: Controlling TI4002-Manajemen Rekayasa Industri Teknik Industri, FTI ITB
TUJUAN KULIAH Setelah mengikuti kuliah ini, mahasiswa diharapkan dapat: 1. Menjelaskan elemen-elemen penting untuk membuat finansial kontrol 2. Menjelaskan tentang neraca, income statement, t t dan rasio 3. Menjelaskan perbedaan nonfinansial kontrol sistem 2
PREVIEW Kontrol merupakan proses untuk mengukur performansi dan pengambilan tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan Kontrol merupakan fungsi kritis karena memastikan bahwa ketiga fungsi lainnya berjalan sesuai dengan rencana yang telah ea ditetapkan eap a 3
Pengertian Kontrol Controlling adalah proses pengukuran performansi dan mengambil tindakan untuk menjamin hasil yang diinginkan -Menurut B.E.Goetz, Kontrol adalah memaksakan kejadian agar sesuai dengan rencana. -Penulis lain, Teknik kontrol dan aksi dimaksudkan untuk memastikan sebisa mungkin, bahwa organisasi melakukan apa yang diinginkan manajemen untuk dilakukan. Kontrol sebuah proses yang meliputi tidak hanya manajemen, tetapi juga teknologi dan kehidupan sehari-hari kita. 4
Langkah-langkah Dalam Proses Kontrol Membuat standard performansi Pengukuran Membandingkan Mengambil level performansi tindakan performansi aktual dengan koreksi yang aktual standard dibutuhkan 5
Mechanical Process Control Closed Loop Control Sistem kontrol dengan selfregulating sistem Open Loop Control Kontrol memerlukan sistem monitoring atau agen dari luar sistem Kontrol dari dalam sistem Ada warning jika terjadi penyimpangan dari rencana Feedback sistem kuat 6
Timing Of Control Feedback Control Variansi = perbedaan antara outcomes dengan keinginan Dilakukan k penyesuaian pada sistem jika terjadi variansi Efektif untuk sistem dengan kegiatan yang repetitif Baru dapat diterapkan setelah hasilnya selesai dikerjakan k Screening Control Proses kontrol dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan Melibatkan inprocess inspection Umumnya mahal Mungkin tidak sabar untuk menuggu proses inspeksi berikutnya Feedforward Control Sistem dapat memprediksi akibat dari tindakan yang dilakukan terhadap outcomes Tindakan penyesuaian dapat dilakukan untuk menjamin hasil yang didapat sesuai dengan keinginan 7
Karakteristik Sistem Kontrol Yang Efektif Efektif mengukur apa yang seharusnya diukur dan dikontrol Efisien ekonomis dengan harga yang sesuai dengan performansinya Timely memberikan informasi tepat waktu kapan mengambil langkah korektif Fleksibel dapat disesuaikan jika terjadi perubahan kondisi Mudah dimengerti dan digunakan serta menyediakan informasi sesuai keinginan pengguna Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan sesuai dengan level managerialnya Dapat menandai penyimpangan yang terjadi Menginformasikan tindakan korektif yang perlu dilakukan kepada pemakai 8
Jenis-jenis Kontrol Financial Control Human Resource Control Operation Control Project Control Social Control Pada kuliah ini penekanan kontrol lebih pada Financial Control 9
Financial Control 1. Laporan Keuangan Neraca Keuangan (Balance Sheet) Laporan Laba-Rugi (Income Statement) 2. Analisis i Rasio Keuangan Liquidity Ratios Leverage Ratios Activity Ratios Profitability Ratios 10
Financial Control (2) Neraca menunjukkan posisi keuangan perusahaan pada waktu tertentu t t (Assets Liability) Aset Apa yang dimiliki oleh perusahaan. Termasuk didalamnya aset tetap, aset tidak tetap, depresiasi dan deplesi. Liability Apa kewajiban / hutang perusahaan yang harus dibayar. Meliputi hutang jangka pendek, hutang jangka panjang. Income Statement menunjukkan performansi keuangan perusahaan selama periode waktu tertentu, umumnya selama 1 tahun. Cash flow menunjukkan darimana pemasukan dan digunakan untuk apa pengeluaran perusahaan Deprsiasi pengurangan nilai (tidak ada pengeluaran uang) fixed-assets karena faktor waktu 11
Neraca Keuangan 12
Laporan Harga Pokok Penjualan PT. X Harga Pokok Penjualan 31 Desember 2008 Bahan Langsung Persediaan Awal Pembelian (Pengembalian) (Persediaan Akhir) Xxx Buruh Langsung Biaya Upah Biaya Lembur Biaya Primer Overhead Bahan Tidak Langsung Upah Tidak Langsung Listrik, Air, dan Lain-lain Depresiasi Mesin Harga Pokok Produksi Barang Setengah Jadi (WIP) Persediaan Awal (Persediaan Akhir) Biaya Lepas Pabrik (COGM) Barang Jadi (Finished Good) Persediaan Awal (Persediaan Akhir) Harga Pokok Penjualan (COGS) 13
Laporan Laba Rugi (Lanjutan) PT. X Laporan Rugi Laba (Income Statement) 31 Desember 2008 Penjualan Kotor (Produk Cacat) Xxx (Diskon Penjualan) Xxx Penjualan Bersih Harga Pokok Penjualan Laba Bersih Penjualan Biaya Operasional: (Biaya Pemasaran) Xxx (Biaya Penjualan) Xxx Xxx Pendapatan Bersih Operasional Xxx Biaya Non Operasional: (Biaya Administrasi) Xxx (Pengeluaran Lain-lain) Xxx Pendapatan Sebelum Bunga dan Pajak Xxx Pendapatan Bunga: (Beban Bunga) Xxx Xxx Pendapatan Bersih Sebelum Pajak Xxx (Pajak Pendapatan) Xxx Pendapatan Bersih setelah Pajak Xxx 14
Analisis Rasio Keuangan Liquidity Ratios mengukur kemampuan perusahaan dalam membayar kewajiban jangka pendeknya Leverage Ratios mengukur proporsi modal perusahaan (dari modal sendiri dan dari hutang) Activity Ratios menunjukkan seberapa efektif perusahaan menggunakan sumbedaya yang dimiliki Profitability Ratios menunjukkan kemampuan perusahaan dalam memperoleh profit Standar rasio keuangan berbeda-beda, tergantung tipe usaha yang dilakukan perusahaan tsb. 15
Analisis Rasio Keuangan (2) Liquidity Leverage Activity Profitability Ratios Ratios Ratios Ratios Current Ratio = Current assets / Current Liability Debt-to-Assets Ratio = Total Debt / Total Assets Inventory Turnover = Cost of Goods Sold / Inventory Profit Margin = Net Income / Net Sales Acid Test Ratio = (Curent assets inventory) / Current Liabilities Assets Turn Over = Net Sales / Total Assets Accounts Receivable Turnover = Net Sales / Account Receivable 16
Budgets Budget teknik kontrol keuangan yang paling umum digunakan. Budget merencanakan pengalokasian sumber daya selama suatu periode waktu tertentu Financial Budgets menggambarkan rencana sumber dana perusahaan dan rencana penggunaan dana tersebut 1. Cash Budgets memperkirakan penghasilan dan pengeluaran di masa depan serta kapan-nya 2. Capital Expenditure menggambarkan investasi masa depan khususnya untuk fixed-assets 3. Balance Sheet Budget menggambarkan prediksi laporan neraca perusahaan di akhir periode 17
Proses Budgeting Direksi Kurang Bijaksana Tidak menggunakan informasi dari bawahan untuk melakukan penyesuaian budget Bawahan kurang menaruh komitmen pada budget yang telah dibuat Penanggung Jawab Menyusun budget dan melakukan penambahan jika diperlukan Rentan mengalami penambahan Seringkali kurang memperhatikan goals dan tujuan pihak manajemen Metode Gabungan Top manajemen membuat panduan penyusunan anggaran Middle management membuat detail anggarannya Anggaran belanja dapat berulang kali diusulkan dan disetujui sebagai bagian dari peningkatan atau penurunan dari level keuangan Zero-Based Budgeting tiap divisi menyusun anggaran yang menjadi pemasukan dan pengeluaran dari divisinya yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Pihak manajemen akan merangking anggaran tersebutberdasarkan cost-benefitnya kemudian mengalokasikan dana sesuai dengan rangkingnya 18
Cost Accounting Sebelum pengambilan keputusan diambil, perlu dipahami biaya dari setiap alternatif keputusan yang ada. Sistem akuntansi yang terdahulu menentukan keuntungan dari kegiatan operasi yang telah dilakukan yang diperlukan untuk menentukan besarnya pajak dan membuat laporan keuangan namun tidak dapat menentukan apakah produk yang telah atau akan dibuat sudah atau akan menghasilkan keuntungan. Untuk mengetahuinya, perlu melakukan alokasi biaya untuk masing-masing produk, hal ini merupakan lingkup dalam cost accounting 19
Audit Keuangan Kegiatan penyelidikan untuk memeriksa kebenaran dari kegiatan perusahaan Internal Audit pemeriksaan dilakukan oleh staf perusahaan yang memiliki pengetahuan di bidang keuangan External Audit pemeriksaan dilakukan oleh lembaga keuangan independen di luar perusahaan. Harus dilakukan setidaknya setiap tahun untuk menumbuhkan kepercayaan kreditor terhadap keakuratan laporan keuangan serta kondisi perusahaan dari segi finansial 20
Social Control Tidak ada organisasi yang percaya bahwa efektifitas akan didapatkan hanya dengan pengawasan resmi. Maka diperlukan pengawasan-pengawasan lain yang bersifat tidak formal untuk bisa mengetahui keadaan yang lebih akurat. Dibutuhkan nilai-nilai budaya hukum yang melekat pada para pekerja/karyawan sebagai bentuk self-control bagi tindakan-tindakannya 21
SELESAI 22