BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan beberapa hal mendasar pada penulisan tugas akhir ini. Hal-hal tersebut meliputi latar belakang, permasalahan, batasan masalah, tujuan, manfaat, dan sistematika pembahasan buku tugas akhir ini. Dari uraian ini diharapkan gambaran umum permasalahan dan pemecahan tugas akhir ini dapat dipahami. 1.1 Latar Belakang PT Gratika sebagai penyedia layanan TI sering mengalami permasalahan dalam pengembangan produk TI, baik itu permasalahan keterlambatan waktu penyelesaian, maupun biaya yang tidak sesuai dengan perkiraan sebelumnya. Dengan kompleksitas proses dan jangka waktu yang panjang dalam pengembangan produk TI tersebut, PT Gratika tidak mengetahui apa sebenarnya penyebab permasalahan yang terjadi dalam proses pengembangan proyek TI sebagai proses bisnis utamanya. Tentu saja permasalahan ini dapat mempengaruhi profitabilitas dan kepuasan pelanggan PT Gratika. Proses pengembangan proyek teknologi informasi yang sangat mahal, sangat beresiko tinggi jika mengalami kegagalan. Sebuah proyek TI bisa dikatakan berhasil jika memenuhi tiga kriteria mutlak berikut : (1)tepat waktu, (2)biaya sesuai atau dibawah anggaran, dan (3) sistem sesuai dengan kebutuhan. Sejauh ini, pada umumnya tingkat keberhasilan proyek TI masih rendah. Survei menyatakan bahwa tingkat keberhasilan atau kesuksesan proyek TI hanya sebesar 32% (CHAOS report 2008 by Standish Group International), 30% (McKinsey Global survey results), dan 41% (IBM global Making Change Work study). Dari hasil survei dapat dilihat bahwa tren kegagalan proyek TI cenderung mengalami peningkatan, sedangkan tren keberhasilan proyek TI relatif mengalami penurunan. Sedangkan dari tiga kriteria sukses 1
2 yang disebutkan diatas, rata-ratanya adalah sebesar 63% tepat waktu, 45% sesuai anggaran, dan 67% sistem bekerja sesuai kebutuhan. Gambar 1. 1 data survei kegagalan proyek TI oleh Standish Group Salah-satu pemicu kegagalan proyek TI adalah tidak berjalannya manajemen proyek TI dengan baik. Padahal mengingat investasinya yang mahal, proyek TI dituntut oleh pemilik proyek agar berjalan mulus, tanpa cacat. Di sinilah peran manajemen proyek TI terutama pada fase awal proyek, yaitu perencanaan proyek menjadi penting. Pada tahun 1998, sebuah manufaktur komputer dan sistem integrator dari perancis, BULLS, melakukan survey tentang faktor-faktor penyebab kegagalan pelaksanaan proyek untuk kebutuhan internal perusahan. Hasil survey tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini:
3 Gambar1.2 Data persentase penyebab kegagalan proyek TI oleh BULLS Pada gambar diatas dapat dilihat bahwa Kurang baiknya perencanaan proyek (39%) merupakan salah satu faktor penyebab terbesar nomor dua pada penyebab kegagalan pengembangan sebuah proyek TI. Hasil dari penelitian yang di lakukan BULLS lebih menekankan pada pentingnya komunikasi dalam proyek, perencanaan yang matang serta pengendalian kualitas yang mengacu pada standar yang telah ditetapkan. Dengan menggunakan data hasil survei diatas dan Dengan menggunakan prinsip pareto, maka kita dapat mengambil sebuah faktor penyebab permasalahan yang dapat berpengaruh signifikan terhadap keberhasilan proyek, jika di lakukan dengan baik. Gambar diagram pareto dapat terlihat seperti gambar dibawah ini.
4 Gambar 1.3 diagram pareto faktor faktor penyebab kegagalan proyek TI Tabel 1.1 faktor faktor penyebab kegagalan proyek TI No Cause of project failure 1 Bad cummunications between relevant parties 2 Lack of planning of scheduling resources and activities 3 No quality control 4 Millestones not being met 5 Inadequate coordination of resources 6 Cost getting out of hand 7 Mismanagement of progress 8 Overall poor management 9 Supplier skills overstratched 10 Supplier under resourced 11 Insufficient mesurable outputs 12 Supplier people not consistent Maka dari hasil pengolahan data survei menggunakan prinsip pareto, bisa diambil kesimpulan bahwa faktor yang dapat berpengaruh signifikan terhadap keberhasilan proyek adalah faktor komunikasi yang buruk dalam sebuah proyek dan kurang baiknya perencanaan sebuah proyek.
5 Pentingnya perencanaan proyek yang baik dikarenakan dalam perencanaan proyek TI melibatkan semua sumber daya proyek TI untuk menghasilkan produk TI yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna. Sumber daya proyek TI yang dimaksud disini mencakup Sumber Daya Manusia, waktu, peralatan dan fasilitas kerja (baik hardware maupun software), dana, dan logistik, maka dibutuhkan perencanaan kinerja dan pemanfaatan sumber daya proyek TI yang efektif dan efisien. Dalam hal ini, proses audit diperlukan untuk mengetahui kinerja dari perencanaan sumber daya proyek TI. Dalam proses audit diperlukan sebuah framework yang digunakan sebagai acuan dalam melakukan audit. CMMI (Capability Maturity Model Integration), merupakan contoh framework yang dapat digunakan dalam proses audit proyek pengembangan TI khususnya pada proyek pengembangan aplikasi, karena CMMI berfokus pada proses manajemen pengembangan aplikasi dan pada CMMI tersebut terdapat process area yang mancakup perencanaan proyek. Pada Tugas Akhir ini penulis akan melakukan pembuatan perangkat audit manajemen proyek TI yang akan digunakan untuk melakukan audit pada fase perencanaan proyek. 1.2 Permasalahan Permasalahan yang akan diselesaikan dalam tugas akhir ini adalah perangkat apakah yang diperlukan PT Gratika untuk mengamati, dan memperbaiki manajemen perencanaan proyek yang ada? 1.3 Batasan Masalah Dari permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka batasanbatasan dalam tugas akhir ini adalah: 1. Penggunaan CMMI (Capability Maturity Model Integration) sebagai framework untuk membantu dalam pemenuhan pembuatan perangkat audit. 2. Dalam tugas akhir ini, pembuatan perangkat audit hanya ditujukan sebagai tools untuk membantu auditor dalam
6 pelaksanaan pengecekan proses perencanaan proyek, pengumpulan data dan bukti audit, serta pemberian rekomendasi berupa practices yang seharusnya dilakukan dalam perencanaan proyek. 3. Perangkat audit yang dibuat hanya dapat digunakan pada proses perencanaan proyek aplikasi pada PT Gratika. 4. Domain perangkat audit mengacu pada specific goals yang terdapat pada proses area project planning di CMMI yaitu : SG 1 Establish Estimates, SP 1.1 Estimate the Scope of the Project, SP 1.2 Establish Estimates of Work Product and Task Attributes, SP 1.3 Define Project Lifecycle, SP 1.4 Determine Estimates of Effort and Cost, SG 2 Develop a Project Plan, SP 2.1 Establish the Budget and Schedule, SP 2.2 Identify Project Risks, SP 2.3 Plan for Data Management, SP 2.4 Plan for Project Resources, SP 2.5 Plan for Needed Knowledge and Skills, SP 2.6 Plan Stakeholder Involvement, SP 2.7Establish the Project Plan, SG 3 Obtain Commitment to the Plan, SP 3.1 Review Plans That Affect the Project, SP 3.2 Reconcile Work and Resource Levels, SP 3.3 Obtain Plan Commitment 1.4 Tujuan Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah untuk Menghasilkan perangkat audit perencanaan proyek PT Gratika dengan menggunakan CMMI (Capability Maturity Model Integration) yang akan digunakan sebagai alat dalam membantu melakukan audit perencanaan manajemen proyek pada PT Gratika. 1.5 Manfaat Tugas akhir ini dapat memberikan rekomendasi dan menghasilkan perangkat audit yang dapat digunakan untuk mengaudit perencanaan proyek aplikasi pada manajemen proyek yang ada di PT Gratika, sehingga pihak PT Gratika dapat mengetahui ketidak sesuaian dari perencanaan proyek pada manajemen proyek yang ada pada saat ini.
7 1.6. Sistematika Pembahasan Sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir dibagi menjadi 5 bab sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi pendahuluan yang menjelaskan latar belakang, tujuan tugas akhir, manfaat tugas akhir, perumusan masalah, batasan masalah, dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Definisi dan penjelasan pustaka-pustaka yang dijadikan referensi dalam pembuatan tugas akhir ini akan dijelaskan pada bab dua. Materi yang dibahas dalam bab ini adalah manajemen perencanaan proyek, audit IT, perangkat audit, dan CMMI DEV 1.2. BAB III METODOLOGI Bab ini menjelaskan urutan langkah-langkah yang dilakukan penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Metode penyelesaian tugas akhir ini meliputi enam tahap dan masing-masing tahap dibagi menjadi dua langkah atau lebih. BAB IV PEMBUATAN PERANGKAT AUDIT Bab ini menjelaskan pembuatan perangkat audit pada perencanaan proyek dari analisa CMMI sebagai framework sampai verifikasi perangkat audit yang telah dibuat. BAB V SIMPULAN Simpulan yang didapat selama pengerjaan Tugas Akhir ini serta saran perbaikan yang dapat dilakukan untuk penelitian lanjutan ditulis pada bab ini.