MODUL PERKULIAHAN MANAJEMEN KEUANGAN MANAJEMEN PERSEDIAAN Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ekonomi dan Manajemen 84008 Helsinawati, SE, MM Bisnis S! 12 Abstract Berdasarkan Analisa EOQ Manajer dapat mengambil keputusan pembelian optimal. Kompetensi Mahasiswa dapat menganalisa persediaan dengan metode EOQ
MANAJEMEN PERSEDIAAN 12.1. Pengertian Persediaan Persediaan merupakan stock barang yang ada dalam perusahaan yang terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah jadi, dan persediaan barang jadi. Sebagai bagian dari asset lancar persediaan merupakan asset yang kurang likuid dibanding dengan asset lancer lainnya. Sejak tahun 2008, metode perhitungan persediaan yang digunakan adalah metode FIFO ( Fist in fist out atau barang yang pertama masuk yang pertama keluar ) dan metode rata rata tertimbang. Faktor yang mempengaruhi persediaan. 1. Kualitas dan kuantitas bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi. 2. Ketahanan fisik dari barang yang disimpan 3. Kebutuhan Proses produksi dan waktu produksi. 4. Permintaan konsumen akan barang jadi. 5. Keamanan persediaan sehingga tidak mengganggu proses produksi dan pemasaran. 12.2. Beban atau Biaya Persediaan Biaya yang teralokasi sehubungan dengan persediaan terdiri dari : 1. Biaya Pesanan Barang (Ordering Cost) 2
Biaya Pesanan barang merupakan biaya variable dimana semakin banyak atau besar barang yang dipesan semakin kecil biaya pesanannya. Biaya pesanan terdiri dari: a. Biaya selama proses pesanan b. Biaya pengiriman permintaan c. Biaya penerimaan barang. d. Biaya proses pembayaran kepada supplier. Formula Ordering Cost (Biaya Pesanan) O = T + ( V x F ) Keterangan: O = Biaya pesanan T = Biaya tetap pemesanan V = Biaya variabel pemesanan F = Frekwensi memesan = Unit terpakai / Jumlah pesanan ( U / Q ) PT XYZ melakukan pembelian persediaan bahan baku dilakukan setiap 6 bulan sekali atau 2 kali dalam setahun, dimana Jumlah persediaan yang akan dibeli adalah 6.000 unit dengan Biaya tetap untuk setiap kali pesan sebesar Rp. 5.000.000 dan Biaya variabel untuk pesanan adalah Rp. 200.000, 3
Diketahui O = T + ( V x F ) Q = 6.000 / 2 = 3.000 unit persemester. = 5.000.000 + [ 200.000 * ( 6.000 / 3.000 )] = 5.000.000 + ( 200.000 * 2 ) = Rp. 5.400.000,- 2.Biaya Penyimpanan barang (carrying Cost) Biaya penyimpanan merupakan biaya variable dimana semakin banyak atau besar barang yang disimpan semakin besar biaya penyimpanannya. Biaya Penyimpanan barang terdiri dari: a. Sewa gudang b. Biaya penempatan barang dalam gudang c. Biaya bunga pinjaman d. Biaya pajak e. Biaya Asuransi. f. Biaya keusangan barang (absolenssence cost) g. Biaya barang rusa Formula Carrying Cost (Biaya penyimpanan) C = Cu x P x A Keterangan: C =Biaya penyimpanan Cu = % Biaya peyimpanan persediaan perunit A = Persediaan rata-rata perunit = jumlah persediaan baku / pembelian pertahun 4
P = Harga perunit persediaan Contoh : PT XYZ melakukan pembelian persediaan bahan baku dilakukan setiap 6 bulan sekali Jumlah persediaan yang dibutuhkan adalah 6.000 unit Harga perunit bahan mentah Rp. 20.000,- Biaya penyimpanan sebesar 5000 atau ( 5.000 / 20.000 = 25 %) C = Cu x P x A = ( 25 % ) X ( 6.000 / 2 ) ( 20.000 ) = 0,25 x 3.000 x 20.000 = 15.000.000 Biaya Penyimpanan perunit = 15.000.000 / 6.000 = 2.500 perunit 3.Total Biaya Persediaan Total biaya persediaan merupakan penjumlahan dari biaya pesanan ditambahdengan biaya penyimpanan Formula Total Biaya Persediaan TC = C + O = (Cu x P x A) + (( T + ( V x F )) Keterangan: O = Biaya pesanan T = Biaya tetap pemesanan V = Biaya variabel pemesanan 5
F = Frekwensi memesan = Unit terpakai / Jumlah pesanan ( U / Q ) C = Biaya penyimpanan Cu = Biaya peyimpanan persediaan perunit A = Persediaan rata-rata perunit = jumlah persediaan baku / pembelian pertahun P = Harga perunit persediaan TC = C + O = (Cu x P x A) + (( T + ( V x F )) =( 25 % ) X ( 6.000 / 2 ) ( 20.000 ) + (5.000.000 + [ 200.000 * ( 6.000 / 3.000 )] = 15.000.000 + Rp. 5.400.000,- = 20.400.000,- 12.3. Jenis Persediaan Persedian dalam perusahaan dagang hanya persediaan barang jadi saja tetapi persediaan dalam perusahaan manufaktur terdiri dari tiga jenis yaitu: 1. Persediaan Bahan Mentah Persediaan bahan mentah (Raw Material) merupakan persediaan bahan baku yang digunakan untuk proses produksi sebelum menjadi barang setengah jadi atau barang dalam proses. Persedian bahan baku dipengaruhi oleh jumlah pembelian bahan mentah, jumlah penggunaan bahan mentah dalam proses produksi dan waktu produksi (Production schedule), dana yang tersedia, 6
jenis bahan baku, kepastian dari supplier dan waktu tunggu (lead time).lead time merupakan waktu tunggu diantara saat melakukan pemesanan sampai dengan penerimaan pesanan. 1. Persediaan Barang Dalam proses Persediaan barang dalam proses (Goods work in process) merupakan persediaan barang setengah jadi yang masih harus diproses lagi untuk menjadi barang jadi. Persediaan Barang dalam proses yang sangat dipengaruhi oleh lamanya proses produksi, kompleksitas proses produksi dan biaya penyimpanan. a. Persediaan Barang Jadi Persediaan barang jadi atau Finished Good merupakan hasil akhir persediaan barang setelah melalui proses proses produksi dari bahan mentah, barang dalam proses hingga menghasilkan barang jadi yang siap untuk dijual. Persediaan barang jadi dipengaruhi oleh kapasitas produksi yang menghasilkan barang jadi dan permintaan persediaan untuk dijual, dan ketahanan fisik barang selama penyimpanan, sehingga perlu kerjasama antara bagian produksi, bagian gudang dan bagian pemasaran agar persediaan efisien dan efektif. 12.4.Departemen yang berhubungan dengan persediaan Dalam perusahaan departement yang berhubungan dalam persediaan terdiri dari: 1. Departemen Keuangan 7
Merupakan bagian yang menentukan ketersediaan dana untuk alokasi pembelian bahan baku. 2. Departemen Pembelian. Merupakan bagian yang memilih jenis, kualitas dan kuantitas bahan baku secara efisien. 3. Departemen Produksi. Dalam departemen produksi ada dua bagian yang terkait dengan persediaan yaitu bagian gudang dan bagian proses produksi. Bagian gudang menyimpan bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi agar sesuai dengan jadwal produksi dan optimal sesuai dengan kebutuhan produksi dan pemasaran secara efisien dan efektif. Bagian proses produksi menggunakan persediaan bahan baku dan barang jadi secara efisien dan efektif agar proses produksi sehingga pemasaran dapat berjalan lancar. 4. Departemen Pemasaran. Merupakan bagian yang memasarkan barang jadi perusahaan kepada konsumen. 12.5. Pengawasan Persediaan A. Pengawasan Sistem ABC Penggunaan sistem dengan membagi item dalam kelompok A, B, C danseterusnya sesuai dengan urutan berdasar besarnya investasi B. Pengawasan Model Economic Order Quantity ( EOQ ) 8
Economical Order Quantity merupakan pemesanan yang paling ekonomis dimana barang yangdapat diperoleh dengan biaya yang minimal atau paling efisien. 12.6.Economic Order Quantity ( EOQ ) 12.6.1.PengertianEconomic Order Quantity ( EOQ ) Menurut Sofjan Assauri (1980 : 193) bahwa : economic order quantity adalah merupakan jumlah atau besarnya pesanan yang memiliki jumlahordering Cost dan Carrying Cost per tahun yang palingminimal. Sedangkanmenurut SukartoReksohardiprojo dan Indriyo Bitisudarmo (1986 : 291) adalah : economicorder quantity sebenarnya merupakan volume atau jumlah pembelian yangpaling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Jadi masalah pengadaan bahan baku merupakan hal yang amat serius pada suatu perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Bahan baku yangdibutuhkan untuk memperlancar proses produksi dalam perusahaan dapatdihitung/diramalkan sesuai dengan tingkat yang akan ditetapkan. Dengandiketahui jumlah kebutuhan bahan baku ini, bukan berarti perusahaan harusmembeli semuanya dalam sekali pembelian. Pembelian dapat dilakukanbanyak sekali, dua kali bahkan mungkin berkali-kali untuk memenuhikebutuhan bahan selama satu periode. Akan tetapi perusahaan harusmempertimbangkan berapa banyak harus 9
melakukan pembelian agarkebutuhan bahan terpenuhi dan perusahaan juga akan memdapatkan tingkatbiaya yang minimal. 12.6.2 Kriteria Economic Order Quantity Dalam Penggunaan rumus economic order quantityuntuk dasar pembelian optimal agar pembelian tidak terlalu besar atau kecil, sehingga dapat diperolah pembelian yang ekonomis memiliki kriteria sebagai berikut: a. Barang atau bahan mentah selalu tersedia di pasar b. Harga beli barang atau bahan mentah per unit tetap ataukonstan c. Biaya pesanan setiap tahun konstan d. Kuantitas atau volumeproduksi yang menggunakan bahanmentah relatif stabil sepanjangtahun. e. Biaya pemeliharaan per tahun merupakan prosentase tetap dari nilai rataratapersediaan f. Tidak ada potongan harga atas pembelian bahan. Kelebihan dan Kelemahan Economic Order Quantity sebagai cara penentuan jumlah pembelian yang optimal. 1.Kelebihan Economic Order Quantity paling a..economic order quantity sebagai penentu jumlah pesanan yang ekonomis guna menghindari adanya pemborosan 10
b.pembelian bahan metah sesuai dengan kebutuhan perusahaan 2.Kelemahan Economic Order Quantity a. Harga beli bahan baku beli konstan padahal harga selalu berfluktuasi atau tidak konstan, b. Harga bahan mentah perunit yang dibeli berapapun kuantitasnya dianggap sama baik pembelian dalam jumlah besar atau kecil. c. Tidak ada potongan atau discount harga beli pada perhitungan economic order quantity d.tidak memperhatikan batas kerusakan material atau bahan mentah, padahal batas kerusakan selalu ada pada setiap material. Asumsi yang digunakan dalam perhitungan economic order quantityadalah sebagai berikut: - Jumlah total kebutuhan bahan baku pertahun diketahui. - Pesanan dapat segera dipenuhi. - Biaya pemesanan bersifat tetap sepanjang tahun. - Biaya penyimpanan dalam jumlah % yang tetap sepanjang tahun. - Pemasok tidak memberi potongan harga. - Jumlah pemakaian bahan baku tetap untuk satu periode tertentu. EOQ = Q = ( 2VU ) / ( CP ) 11
V = Biaya Pesanan variable U = Jumlah persediaan pertahun C =% Biaya peyimpanan terhadap persediaan P = Harga perunit persediaan Atau EOQ = Q = ( 2CP.R ) / CH CP= Biaya Pesanan sekali pemesanan R = Jumlah persediaan pertahun/kebutuhan bahan CH= Harga perunit persediaan Contoh : PT. ABC mempunyai kebutuhan material selama setahun 1.600 kg, Biaya pesanan Rp. 100 setiap kali pesan, carrying cost 20 % (10x 0,2= Rp 2/kg=CP), harga beli Rp 10/kg. EOQ = Q = ( 2VU ) / ( CP ) Diketahui V = Rp.100,- U = 1.600 kg 12
C = 20 % P= Rp. 10/kg EOQ = [ ( 2 ) (100 ) ( 1.600 ) ] /(0,2x10) = 320.000/2 = 160.000 = 400 kg Total Biaya Persediaan pada pembelian sebesar EOQ TC = C + O atau total biaya penyimpanan + total biaya pesanan. = Rp. 400 + 400 = Rp. 800/ Unit total biaya persediaan yang efisien Tabel. 12.1. Tabel Biaya Persediaan KETERANGAN FREKUENSI PEMBELIAN A=1 X B=2X C=3X D=4X E=5X F=6X INVENTORY (KG) 1,600 800 533.33 400 320 266.67 AVERAGE INVETORY (KG) = inventory/2 800 400 267 200 160 133 ORDERING COST (O) (RP 100/PESANAN) x frekuensi 100 200 300 400 500 600 CARRYING COST (C) (RP 2/KG) x average inventory 1,600 800 533.33 400 320 267 TOTAL BIAYA PERSEDIAAN (O + C) 1700 1000 833.33 800 820 866.67 Berikut ini adalah Grafik Economic Order Quantity 13
Grafik 12.1. Economic Order Quantity COST 1,600 1,400 1,200 1,000 800 EOQ 600 F E 400 D C 200 B O TOTAL COST A CARRYING COST ORDERING COST 200 400 600 1.000 1.200 1.400 KUANTITAS1.600 Pada grafik 12.1 diatas dijelaskan bahwa EOQ terjadi pada saat kuantitas persediaan 400 unit dengan biaya persediaan Rp 800,-. Titik D merupakan titik pertemuan antara biaya penyimpanan (carrying cost) dengan biaya pesanan (ordering cost) pada biaya Rp. 400,- 12.5. EOQ dengan Diskonto Perhitungan EOQ berdasarkan harga konstan, tetapi dalam realita pemenuhan kebutuhan bahan terkadangpembelian dilakukan dalam jumlah besar atau jumlah kecil sehingga akanmemunculkan perbedaan, karena dalam pembelian jumlah besar memperoleh potongan pembelian atau diskon. Hal ini yang menjadikan unsur 14
diskonto harga menjadi sangat penting untuk dipertimbangkan dalam analisis EOQ. Formula EOQ dengan Diskonto Contoh : PT. XYZ dalam memproduksi barang setiap tahunnya membutuhkan bahan mentah sebesar 12.000 unit. Biaya pesanan setiap kali pesan sebesar Rp. 30.000,dan biaya simpan sebesar Rp. 100,- perunit. Perusahaan supplier PT DEF menawarkan harga diskon berdasarkan kuantititas pembelian sebagai berikut : TABEL 12.2.DAFTAR HARGA PEMBELIAN BAHAN BAKU KUANTITAS HARGA PERUNIT (Rp) 1-1.000 UNIT 100,000 1.001-5.000 90,000 5.001-10.000 80,000 10.001-15.000 70,000 15.000 KEATAS 60,000 Untuk menentukan apakah perlu diadakan kebijakan pemesanan, sehingga: a. Perhitungan EOQ tanpa diskonto EOQ = Q = ( 2CP.R ) / CH = (2 x 12.000 x 30.000)/100 = 7.200.000 = 2.683 unit 15
b. Perhitungan EOQ berdasarkan adanyadiskonto Formula TAC = (Q/2)C + (R/Q)O + RP Keterangan: TAC = Biaya persediaan tahunan Q C R O P = Kuantitas = Biaya penyimpanan perunit = Kebutuhan Bahan Mentah = Biaya pesanan = Harga beli perunit. 1. Pada EOQ = 2.683 unit TAC = (2.683/2)100 + (12.000/2.683)30.000 + (12.000 x 90.000) = Rp 1,080,268,328.16 2. Pada Pesanan = 6.000 unit TAC =(6.000/2)100 + (12.000/6.000)30.000+ (12.000 x 80.000) = Rp. 960,360,000.00 3. Pada Pesanan = 12.000 unit TAC = (12.000/2)100 +(12.000/12.000)30.000+(12.000 x 70.000) = Rp 960,630,000.00 Dari perhitungan diatas harga yang dipilih adalah pada pesanan 6.000 unit karena harganya paling efisien yaitu sebesar Rp. 960.360.000,- 16
12. 5. Titik Pesanan Kembali ( Reorder Point ) Titik pesanan kembali merupakan jumlah batas minimal persediaan untuk melakukan pesanan lagi. Reorder point digunakan untuk mencegah kehabisan bahan baku yang akan menyebabkan berhentinya proses produksi pada suatu perusahaan. Formula Reorder point bila tidak ada safety stock R = L x Pn Keterangan R = Reorder Point L = waktu tunggu Pn = Pemakaian harian Jadi reorder point Waktutunggu pemesanan ( lead time ) X Jumlah pemakaian perhari. Contoh: PT XYZpemakaian harian bahan mentah 33 unit (Setahun 12.000/365 hari), dengan waktu tunggu 8 hari, maka reorder point: R = L x Pn = 33 x 8 = 264 unit 17
Jadi jumlah yang harus tetap ada pada saat pemesanan dilakukan sebesar 264 unit 12.6. Safety Stock Merupakan jumlah minimum dari persediaan minimal yang diperkenankan danmerupakan jumlah persediaan minimal untuk melakukan pembelian persediaankembali ( Reorder Point ) Contoh : PT XYZ menetapkansafety stock 200 unit untuk memesan kembali (reorder point) = 200 unit + 264 unit = 464 unit. 12.7. Stock out (Kehabisan persediaan) Kebijakan optimum akan meminimalkan total biaya persediaan pengaman. Biaya penyimpanan (C) yang tinggi merupakan hasil perkalian antara biaya penyimpanan tahunan perunit (Cu) dengan persediaan pengaman (S) atau C = Cu x S. Contoh: Biaya penyimpanan tahunan perunit Rp.100, safety stock 200 unit, C = Cu x S. = 100 x 200 = Rp. 20.000,- Biaya pertahun karena kehabisan persediaan sebagai akibat kehabisan persediaan (stock out) yaitu Biaya kehabisan persediaan perunit x jumlah unit kehabisan persediaan x probabilitas 18
kehabisan persediaan dalam satu siklus x jumlah siklus persediaan pertahun. Contoh: Biaya kehabisan persediaan perunit Rp.50, jumlah unit kehabisan persediaan 100, probabilitas kehabisan persediaan dalam satu siklus 5 % jumlah siklus persediaan pertahun 3.000, hitunglah Biaya kehabisan persediaan pertahun = 50 x 100 x 0,05 x 3.000 = Rp. 750.000,- 19
Daftar Pustaka Arthur J. Keown, David F. Scott Jr, John D. Martin, J. William Petty. 2002. Introduction Financial Management. Prentice- Hall, Inc. Weston, J Fred and Eugene F Brigham, 2004. Managerial Finance, Tenth Edition, Dryden Press, Hinsdale Illinois. Syamsudin Lukman, 1985. Perusahaan, Konsep dan Aplikasi dalam Perencanaan dan Pengambilan Keputusan, Handinata Yogyakarta Husnan, Suad, 1990., Teori dan Penerapan, Edisi Pertama, Cetakan ketiga, BPFE Yogyakarta. 20