BAB III PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA 3.1 Gambaran Umum Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara 3.1.1 Sejarah Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara Pada awalnya BPAD-SU bernama Perpustakaan Negara Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdiri berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan RI No.09103/S/1956 tanggal 23 Mei 1956. Sesuai dengan perubahan sistem pemerintahan sehingga pada 23 Juni 1978 nama perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 0199/0/1978. Pada saat ini Kepala Perpustakaan Wilayah dijabat oleh pejabat eselon IV/A. Berselang kurun waktu lebih kurang 10 tahun terjadi lagi perubahan terhadap Perpustakaan di seluruh Indonesia termasuk di Sumatera Utara sehingga lahir nama baru bagi Perpustakaan Wilayah dengan sebutan Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres ) nomor 11 tahun 1989 tepatnya tanggal 8 Maret 1989 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 001/ORG/9/1990 tanggal 21September 1990. Melalui Keppres Nomor 50 tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 44 Tahun 1998 tanggal 23
Juli 1998 kembali berubah menjadi Perpustakaan Daerah sampai pada diberlakukannya Otonomi Daerah. Dengan diberlakukannya Otonomi Daerah,Lembaga Perpustakaan dan Arsip Daerah bernama Badan Perpustakaan, Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001. Namun sejak diberlakukannya Perda Nomor 8 tahun 2008 bertambah fungsi perpustakaan dan Arsip dengan tugas baru yang secara filosofis merupakan satu induk keilmuan yaitu melakukaan pengelolaan dokumentasi sehingga bernama Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD-SU) dan sesuai dengan Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 38 Tahun 2016 Tanggal 27 Desember 2016 Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara berganti nama nama menjadi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara. 3.1.2 Visi dan Misi Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara 3.1.2.1 Visi 1. Visi dari pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara adalah: Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional. 3.1.2.2 Misi 1. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa. 2. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip.
3. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yangberbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca. 4. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenisperpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat. 5. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik. 3.1.3 Struktur Organisasi Pada Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara Struktur organisasi merupakan susunan alur kerja yang menunjukkan semua tugas kerja untuk dapat mencapai tujuan organisasi, wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang mencakup tiap tiap tugas kerja. Struktur organisasi sangat dibutuhkan oleh suatu lembaga, baik lembaga kecil maupun besar seperti perguruan tinggi, perusahaan maupun perpustakaan. Melalui struktur organisasi, dapat diketahui jenis kegiatan kerja dan pembagian tugas yang harus dilakukan staf/pegawai, tingkat jabatan, dan pertanggung jawaban yang dilaporkan kepada pemimpin mengenai pekerjaaan yang dilakukan.
Adapun struktur organisasi perpustakaan adalah sebagai berikut : 3.1.4 Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah/Kewenangan Provinsi di bidang kesekretariatan, pengelolaan bahan pustaka dan deposit daerah, layanan perpustakaan dan teknologi informasi, pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan perpustakaan dan arsip serta tugas pembantuan.
3.2 Pemanfaatan Teknologi Informasi pada Automasi Perpustakaan 3.2.1 Pengadaan Bahan Pustaka Pustakawan mengelola proses pengadaan bahan pustaka meliputi usulan buku, pembelian dan distribusi buku. Proses pengadaan bahan pustaka jika sudah selesai akan dilanjutkan pada proses katalogisasi. Bagian-bagian dari pengadaan bahan pustaka : 1. Usulan pengadaan buku (judul, pengarang, penerbit, harga dan jumlah eksemplar). 2. Pembelian buku 3. Distribusi buku Pemanfaatan TI pada pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara meliputi : 1. Kegiatan yang dilakukan oleh pustakawannya dengan mencari daftar buku (katalog) dari distributor bahan pustaka dengan menggunakan media internet. 2. Proses pengadaan bahan pustaka dalam hal fasilitasnya masih sangatlah kurang didapatkan dari pemerintah sehingga proses pengolahan bahan pustakanya juga kurang maksimal dilakukan oleh pustakawannya karna masih belum sepenuhnya menggunakan TI, masih ada yang menggunakan sistem manual.
3.2.2 Bagian Katalogisasi Pada bagian katalogisasi seluruh kegiatan yang dilakukan adalah untuk mempersiapkan setiap cantuman (record) bibliografi, hal ini bertujuan untuk menghasilkan katalog bahan pustaka yang akan dijadikan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan. Kegiatan yang terjadi dalam proses pengatalogan antara lain pengklasifikasian bahan pustaka, pembuatan katalog bahan pustaka dan pembuatan label bahan pustaka. Sehingga bahan pustaka tersebut siap untuk dipinjamkan dan dipergunakan kepada pengguna di perpustakaan provinsi sumatera utara. Pemanfaatan TI pada bagian katalogisasi di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara meliputi : 1. Sistem pengatalogan di perpustakaan ini beberapa tahun lalu menggunakan program INLIS. Namun pada tahun 2017 program INLIS tersebut belum dapat berjalan karena adanya pembangunan pada gedung perpustakaan. Sehingga perencanaan perbaikan program tersebut diharapkan bisa dapat dilakukan kembali pada tahun yang akan datang. 2. Bagian pengatalogannya masih menggunakan sistem manual untuk tahun ini. 3.2.3 Bagian Sirkulasi Sirkulasi adalah suatu proses peminjaman dan pengembalian buku yang dilakukan oleh setiap anggota perpustakaan yang berkunjung. Untuk mengetahui informasi mengenai setiap anggota dan buku dapat dilakukan dengan melihat
histori anggota dan histori buku. Pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan yang diberikan pustakawan secara langsung kepada pengguna. Pelayanan sirkulasi meliputi pemberian bantuan kepada pengguna dalam proses pengembalian dan peminjaman bahan pustaka. 3.2.3.1 Peminjaman 1. Peminjaman buku yang diberikan kepada anggota perpustakaan maksimum 2 buku 2. Waktu pinjam yang diberikan kepada anggota perpustakaan hanya selama 1 minggu dan dapat diperpanjang 3. Kartu anggota tidak boleh dipergunakan orang lain 3.2.3.2 Pengembalian 1. Apabila buku yang dipinjam rusak berat atau hilang maka anggota perpustakaan wajib menggantinya sesuai dengan yang asli atau dengan subjek yang sama dan terbitan terbaru. 2. Waktu pinjam yang diberikan kepada anggota perpustakaan hanya selama 1 minggu dan dapat diperpanjang. Apabila anggota perpustakaan keterlambatan mengembalikannya maka akan dikenakan denda Rp 100,- per hari.
Pemanfaatan TI pada bagian sirkulasi di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara meliputi : 1. Sistem pemanfaatan TI pada bagian sirkulasi di perpustakaan ini masih dalam kegiatan manual. Hal ini diakibatkan karena adanya pembangunan gedung perpustakaan, sehingga proses sistem pengerjaan-nya tidak jalan karena tidak adanya jaringan komputer dan internet. Dan alat barcode untuk peminjaman dan pengembalian telah hancur, karena pembangunan gedung perpustakaan yang dilakukan. Oleh karena itu, setiap sistem pengerjaannya masih dalam proses perbaikan. 2. Sistem keanggotaannya yang sudah automasi. Setiap peralatan yang digunakan sudah memakai sistem teknologi. 3.2.4 Katalog Talian (OPAC) Online Public Access Catalog atau yang disingkat dengan OPAC merupakan katalog talian dimana pengguna perpustakaan dapat mengakses koleksi perpustakaan baik dari dalam maupun luar perpustakaan. Pemanfaatan TI pada katalog talian (OPAC) di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara meliputi : 1. Sistem katalog taliannya masih belum sepenuhnya berjalan karna masih adanya kerusakan pada jaringan serta komputernya. 2. Dalam pencarian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan, setiap pustakawan akan siap melayani apa yang akan dicari
dan dibutuhkan oleh pengguna. Misalnya dalam pencarian buku yang tertera di rak, setiap pustakawan harus mengetahui setiap nomor kelas pada disiplin ilmu buku. Sehingga pengguna dapat dengan mudah mendapatkan buku yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. 3.2.5 Kelebihan dan Kekurangan Pemanfaatan TI di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara Kelebihan Pemanfaatan TI di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara : 1. Dapat menyediakan akses yang cepat dan mudah pada informasi 2. E-jurnal dapat diakses dengan cara login ke web Perpusnas, dan harus menjadi anggota Perpusnas lalu dapat menggunakan E-jurnalnya. 3. Otomasi yang dijalankan di perpustakaan ini masih menggunakan aplikasi INLIS milik Perpusnas. Kekurangan Pemanfaatan TI di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara : 1. Setiap sistem program-nya masih dalam perbaikan, karena menunggu anggaran dari Pemerintah. 2. Dalam penggunaan TI masih belum maksimal, hanya masih sekedar menggunakan otomasinya saja. Misalnya : Wifi 3. E-book yang ada di perpustakaan ini ada tetapi masih belum berjalan (belum terpublish di web)
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan 1. Pemanfaatan teknologi informasi di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara belum berjalan optimal. Belum optimalnya pemanfaatan teknologi informasi di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dapat terlihat dari kegiatan pengolahan dan sirkulasi yang masih dilakukan secara manual, serta belum berjalannya katalog taliannya. 2. Kendala yang dihadapi dalam pemanfaatan teknologi informasi di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah tidak adanya dana atau anggaran khusus untuk perpustakaan, dan kurangnya sarana dan prasarana untuk mendukung kegiatan pengelolaan yang dilakukan diperpustakaan tersebut. 4.2 Saran 1. Berdasarkan kesimpulan di atas, pemanfaatan teknologi informasi di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara seharusnya kedepannya dapat berjalan dengan baik. 2. Menyediakan dana atau anggaran khusus untuk perpustakaan tanpa menunggu anggaran dari pemerintah agar setiap program di perpustakaan dapat berjalan dengan baik.
3. Perpustakaan seharusnya menyediakan sarana dan prasarana sebagai alat telusur informasi, agar pemanfaatan teknologi informasi di Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dapat berjalan dengan baik.