BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia atau Human Resource Development (HRD) adalah salah satu bagian di bawah Bidang Sumber Daya pada jajaran Wakil Rektor II Bidang Sumber Daya dan Keuangan Universitas Telkom. Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia menangani beasiswa bagi pegawai baik dosen maupun Tenaga Penunjang Akademik (TPA) yang studi lanjut. Pegawai yang mengajukan studi lanjut terlebih dahulu harus mengetahui persyaratan yang berlaku. Persyaratannya antara lain, adanya izin dari pimpinan, tidak sedang menjalani hukuman disiplin yang sedang maupun berat atau dalam proses pemeriksaan yang berkaitan dengan hukuman disiplin, dan lain-lain. Setelah mengetahui persyaratannya, pada saat pengajuan harus melengkapi berkas-berkas seperti surat permohonan pengajuan studi lanjut, surat tanda lulus dan surat tanda penerimaan beasiswa (bila ada). Pengajuan tersebut diproses dan menghasilkan bukti Pendidikan Ikatan Dinas (PID) yang sudah ditandatangani Rektor Universitas Telkom yang menyatakan bahwa pengajuan dosen atau TPA diterima. Pada tahun 2014 dosen dan TPA yang melaksanakan pendidikan lanjut di Universitas Telkom dengan kategori On Going yaitu dari Fakultas Teknik Elektro 22 orang, Fakultas Informatika 18 orang, Fakultas Rekayasa Industri 6 orang, Fakultas Ilmu Terapan 6 orang, Fakultas Komunikasi dan Bisnis 8 orang, Fakultas Ekonomi dan Bisnis 18 orang, dan Fakultas Industri Kreatif 1 orang. Jadi, jumlah on going pada tahun 2014 adalah 79 orang. Pada tahun 2015 dosen dan TPA yang pendidikan lanjut di Universitas Telkom yang melaksanakan PID yaitu Fakultas Teknik Elektro 5 orang, Fakultas Informatika 5 orang, Fakultas Rekayasa Industri 7 orang, Fakultas Ilmu Terapan 9 orang, Fakultas Komunikasi dan Bisnis 9 orang, Fakultas Ekonomi dan Bisnis 11 orang, dan Fakultas Industri Kreatif tidak ada atau 0 (nol). Jadi, jumlah PID tahun 2015 adalah 46 orang. Jika dijumlahkan dosen atau TPA yang pendidikan lanjut sampai dengan tahun 2015 adalah 125 orang. 1
Keuangan Universitas Telkom membayar seluruh dana Pendidikan Ikatan Dinas (PID) secara transfer, setelah itu dikonfirmasi ke bagian pengembangan sumber daya manusia supaya dilakukan pencatatan biaya pengeluaran dana. Dana yang keluar adalah untuk membayar uang kuliah per semester dan biaya pengembangan per bulan antara lain, uang saku, fotocopy, uang transport, akomodasi, biaya penelitian, buku, dan publikasi jurnal. Pencatatan pengeluaran Pendidikan Ikatan Dinas saat ini menggunakan aplikasi Visual Basic dan Microsoft Excel. Pengecekan pengeluaran dana dan pencarian datadata Pendidikan Ikatan Dinas (PID) yang tersimpan di Microsoft Excel membutuhkan waktu yang lama dan harus melihat dari sheet per sheet. Pengembangan sumber daya manusia tidak menyajikan laporan pengeluaran, kartu Pegawai Studi Lanjut (PSL), dan kartu Pegawai Dalam Proses Pendidikan (PDPP) per dosen atau TPA yang sedang berjalan sampai studi lanjut selesai. Dalam perhitungan amortisasi pun tidak ditangani. Amortisasi dilakukan setelah dosen atau TPA sudah dinyatakan lulus dalam mengikuti studi lanjut. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat membantu pengembangan sumber daya manusia dalam pengelolaan pegawai studi lanjut dan pengeluaran dana sehingga menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang sudah dijelaskan, dapat diperoleh rumusan masalah sebagai berikut. a. Bagaimana mengelola pegawai studi lanjut di Universitas Telkom? b. Bagaimana pencatatan pengeluaran PID? c. Bagaimana menghitung amortisasi pegawai yang sudah selesai studi lanjut di Universitas Telkom? d. Bagaimana menghasilkan jurnal, buku besar,posisi pendanaan beasiswa, kartu PSL, dan kartu PDPP? 1.3 Tujuan Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam proyek akhir ini adalah membuat aplikasi yang memenuhi fungsi sebagai berikut. a. Mengelola pegawai studi lanjut di Universitas Telkom. 2
b. Menghasilkan laporan pengeluaran PID. c. Menghitung amortisasi pegawai yang sudah selesai studi lanjut di Universitas Telkom. d. Menghasilkan jurnal, buku besar, posisi pendanaan beasiswa, kartu PSL, dan kartu PDPP. 1.4 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam aplikasi yang akan dibangun adalah sebagai berikut. a. Aplikasi tidak menangani perhitungan pajak. b. Aplikasi tidak menangani Dosen ataupun TPA yang Drop Out. c. Pada saat perhitungan amortisasi umur ekonomisnya menggunakan 2n + 1, dimana n adalah tahun selesai studi lanjut dan 1 adalah tambahan tahun ikatan dinas. Dalam perhitungan 2n + 1 maka n dan 1 dikonversi ke dalam bulan. d. Aplikasi tidak menangani campur tangan pihak ketiga. e. Pencairan dana harus sama dengan jumlah saat pengajuan PID supaya dapat dihitung amortisasinya. 1.5 Definisi Operasional Definisi operasional pada proyek akhir ini adalah sebagai berikut. a. Aplikasi berbasis web adalah suatu program yang digunakan untuk mengelola dan mempermudah suatu pekerjaan. b. Pengelolaan adalah suatu proses yang dimulai dari proses perencanaan, pengaturan, pengawasan, penggerak sampai dengan proses terwujudnya tujuan. c. Pegawai adalah orang yang bekerja pada suatu instansi dan mendapatkan gaji setiap bulan. Pegawai juga adalah orang yang menjual jasa (pikiran dan tenaga) dan mendapat kompensasi (basis jasa) yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu, dimana pegawai wajib terikat untuk mengerjakan pekerjaan yang diberikan dan berhak memperoleh gaji sesuai dengan perjanjian. d. Studi Lanjut adalah studi kejenjang pendidikan yang lebih tinggi pada jenjang strata dua (S2) atau strata tiga (S3) bagi dosen dengan kualifikasi S1 (sarjana) 3
atau S2 (strata dua) dengan mengutamakan peningkatan penguasaan dan perluasan wawasan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. 1.6 Metode Pengerjaan Metode pengerjaan yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah metode berbasis terstruktur Software Development Life Cycle (SDLC) dengan waterfall model. Secara garis besar metode waterfall mempunyai langkah-langkah dimulai dari analisis kebutuhan, perancangan desain program, penulisan kode program, pengujian program, dan tahap penerapan program dan pemeliharaan tetapi pada proyek akhir ini hanya sampai pada tahap pengujian program. Berikut ini gambar dari waterfall method. Analisis Desain Pengkodean Pengujian Gambar 1-1 Metode Waterfall a. Analisis Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan. Teknik pengumpulan data kebutuhan sistem ini dilakukan dengan cara. 1) Wawancara Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab dengan pengguna yang terkait dengan objek penelitian. Wawancara 4
tersebut dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung untuk memenuhi data yang diperlukan untuk pembuatan proyek akhir ini. Wawancara dilakukan bersama Bapak Ridwan Purwanadita selaku Kepala Urusan Pengembangan Jabatan Fungsional Akademik (JFA) & Studi Lanjut. 2) Observasi Observasi merupakan teknik turun langsung ke perusahaan yang diteliti, untuk mendapatkan data-data dengan cara mengamati system yang berjalan serta meminta data yang telah ada atau data pada periode sebelumnya di Pengembangan Sumber Daya Manusia Universitas Telkom. 3) Studi Literatur Studi literature merupakan teknik penelitian melalui buku-buku, media, pakar ataupun hasil penelitian orang lain, dengan tujuan untuk mencari referensi, dan sumber-sumber yang berhubungan dengan penelitian. Setelah itu membuat flowmap, use case diagram, class diagram, sequence diagram, dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). b. Desain Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka dan prosedur pengkodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan. Perancangan proses aplikasi yang akan dibuat menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) yang akan menggambarkan perancangan pada database, relasi antar tabel, struktur tabel, struktur chart, dan User Interface Design (Mockup). c. Pengkodean Desain harus ditranslasikan kedalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. Aplikasi yang akan dibuat adalah aplikasi berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan Framework CodeIgniter, dan Database Managament Sistem dengan menggunakan MySQL. 5
d. Pengujian Pada tahap ini dilakukan kegiatan mengevaluasi fungsionalitas aplikasi berbasis web yang telah dibuat. Evaluasi dilakukan untuk memastikan fungsionalitas berjalan berdasarkan kebutuhan dan menghasilkan keluaran yang diharapkan. Pengujian program yang dilakukan dengan teknik Black Box. 1.7 Jadwal Pengerjaan Berikut adalah jadwal pengerjaan selama melakukan pembuatan proyek akhir. Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan 6