BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam era globalisasi ini terjadi dengan sangat cepat. Kemampuan sebuah perusahaan dalam ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi salah satu faktor daya saing yang sangat penting. Saat sebuah perusahaan mencoba mengembangkan skala ekonominya, maka dibutuhkan tingkat pengetahuan yang sangat besar pada setiap personil yang ada untuk dapat berkompetisi dan bertahan.(yuliazmi ; 2005 : 1) Kondisi kompetisi yang makin ketat saat ini menyebabkan perlu adanya perubahan paradigma dari resource-based competitiveness menjadi mengandalkan knowledge-based competitiveness. Kedua konsep ini sangat bertolak belakang, dimana konsep pertama bertumpu pada keunggulan sumber daya alam lokasi dan kondisi geografis. Konsep kedua berdasarkan pada ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengembangan sumber daya manusia perusahaan. Untuk memudahkan pengembangan sumber daya manusia perusahaan diperlukan kemampuan untuk mengelola dan mengembangkan knowledge yang dimiliki. Pengelolaan pengetahuan (Knowledge Management) tersebut pada akhirnya dapat menjadi dukungan yang handal bagi perusahaan untuk meningkatkan daya saing. (Winda & Ken ; 2014 : 681) Universitas Potensi Utama adalah obyek penelitian penulis untuk menerapkan knowledge management system. Permasalahan yang terjadi adalah hilangnya knowledge dikarenakan perginya Staf IT ataupun sumber knowledge 1
2 lainnya. Sehingga dalam melakukan maintenace ataupun troubleshooting hardware dan software, dipandang kurang efektif karena tidak adanya system yang mengelola knowledge. Dalam penulisan ini maka penulis akan merancang suatu program aplikasi berbasis Web yang nantinya akan digunakan untuk mengolah, menyajikan data serta informasi kepada user yang berhubungan dengan maintenace hardware dan software di Universitas Potensi Utama. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis memutuskan mengambil judul Knowledge Management System Maintenance Hardware dan Software Berbasis Web Pada Universitas Potensi Utama dalam penulisan skripsi ini. I.2. Ruang Lingkup Permasalahan I.2.1. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, adapun identifikasi masalah dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Belum adanya penerapan aplikasi knowledge management system tentang maintenace hardware dan software di Universitas Potensi Utama. 2. Perlu adanya suatu system yang dapat mengelola, manyajikan serta membagi suatu knowledge, sehingga knowledge tersebut bisa digunakan kembali dan dapat dikembangkan serta menghasilkan suatu knowledge yang baru.
3 I.2.2. Rumusan Masalah Adapun rumusan permasalahan yang akan dibahas dan diharapkan dapat diselesaikan melalui penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana cara menerapkan knowledge management system tentang maintenace hardware dan software di Universitas Potensi Utama? 2. Bagaimana merancang suatu sistem yang dapat mengelola, menyajikan serta membagi informasi kepada user yang berhubungan dengan maintenace hardware dan software di Universitas Potensi Utama? I.2.3. Batasan Masalah Agar pembahasan dalam skripsi ini lebih terarah dan agar langkah pemecahan masalah tidak menyimpang, maka penulis membatasi ruang lingkup permasalahan sebagai berikut: 1. Data yang di input adalah permasalah troubleshooting dan maintenance hardware dan software yang terjadi di Universitas Potensi Utama. 2. Data output berupa artikel tentang penyelesaian masalah troubleshooting komputer dan cara melakukan maintenance hardware dan software komputer pegawai dan laboratorium komputer Universitas Potensi Utama. 3. Sistem informasi yang akan dirancang dan dibuat hanya akan meliputi sistem maintenance hardware dan software komputer pada Universitas Potensi Utama. 4. Sistem akan dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database yang digunakan yaitu MySQL Database Version 5.0.45.
4 5. Perancangan sistem yang akan dibuat menggunakan Unified Modeling Language (UML) dengan bantuan aplikasi Microsoft Visio 2010. I.3. Tujuan dan Manfaat I.3.1. Tujuan Adapun yang menjadi tujuan dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Ingin menerapkan knowledge management system tentang maintenace hardware dan software di Universitas Potensi Utama. 2. Agar ilmu pengetahuan tentang troubleshooting maupun maintenance hardware dan software dapat tersimpan dan tidak hilang begitu saja. I.3.2. Manfaat Penelitian ini juga dilakukan dengan harapan dapat memberikan manfaat yaitu sebagai berikut: 1. Dengan adanya aplikasi ini, maka akan memudahkan user untuk melakukan troubleshooting maupun maintenance hardware dan software tanpa meminta bantuan dari Staff IT. 2. Dapat mempercepat proses melakukan maintenance hardware dan software, serta memudahkan penanganan jika terjadi troubleshooting di komputer user.
5 I.4. Metodologi Penelitian Metode merupakan suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan suatu kasus. Untuk itu penulis menggunakan beberapa cara untuk memperolehnya, yaitu sebagai berikut: I.4.1. Analisa Tentang Sistem yang Ada Metode System Development Life Cycle digunakan untuk pengembangan sistem. Pada metode dan pendekatan ini terdapat beberapa tahap diantaranya sebagai berikut: a. Analisa Sistem Pada tahap ini penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data yaitu sebagai berikut: 1. Interview Yaitu dengan melakukan wawancara dengan bagian Staff IT ditempat penulis melakukan riset. Dalam hal ini penulis langsung mewawancarai Kepala Bagian Teknisi dan Laboratorium Komputer yaitu Bapak Andi Sanjaya. Adapun beberapa pertanyaan yang penulis ajukan kepada bagian Staff IT adalah sebagai berikut: a. Bagaimana melakukan proses maintenance hardware dan software pada komputer? b. Apa saja troubleshooting komputer yang sering terjadi di komputer user? c. Bagaimana cara mendeteksi kerusakan pada jaringan di Universitas Potensi Utama?
6 2. Observation Yaitu dengan cara mengamati langsung ditempat riset untuk mendapatkan data secara umum yang berhubungan dengan knowledge management system dan troubleshooting maupun maintenance hardware dan software pada komputer. 3. Study Literature Sebelum melakukan perancangan maka penulis mengumpulkan beberapa informasi berdasarkan study literature dari buku-buku ataupun jurnal yang mengenai tentang knowledge management system, knowledge sharing dan cara melakukan troubleshooting maupun maintenance hardware dan software pada komputer. b. Desain Sistem Pada tahap ini adalah tahap dimana antarmuka dirancang berdasarkan hasil analisis kebutuhan yang telah dikumpulkan secara lengkap. Rancangan dari sistem yang akan dibuat, akan menggunakan beberapa bentuk diagram dari UML yaitu: use case diagram, class diagram, activity diagram dan sequence diagram. c. Pengkodean Sistem Pada tahap ini adalah tahap penterjemahan hasil perancangan sistem ke dalam sebuah aplikasi, dengan menggunakan aplikasi Adobe Dreamweaver CS6 serta menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database yang digunakan yaitu MySQL Database Version 5.0.45.
7 d. Pengujian Sistem Pada tahap pengujian sistem akan dilakukan untuk memeriksa kinerja antar komponen sistem yang di implementasikan. Tujuan utama dari pengujian sistem adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Metode pengujian yang di ambil adalah metode pengujian Black Box. Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. e. Implementasi Sistem Pada tahap implementasi merupakan tahap menerapkan sistem yang baru saja dibuat agar nantinya sistem tersebut siap dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. f. Pemeliharaan Sistem Pada tahap pemeliharaan merupakan tahap untuk melakukan pengecekan terhadap sistem yang telah di uji coba untuk mengetahui aplikasi bisa beroperasi dengan baik dan dapat melakukan perbaikan jika terjadi kesalahan. Pemeliharaan bertujuan agar dapat dengan tepat mengetahui apakah sistem masih berfungsi dengan baik atau perlu adanya penambahan fitur-fitur baru. Pemeliharaan juga meliputi backup dan restore database yang dilakukan secara berkala dari AppServ Version 2.5.9 yang nantinya disimpan dalam bentuk CD untuk mengantisipasi adanya kerusakan sistem akibat virus dan penyebab lainnya.
8 Perancangan Sistem Analisis Sistem Desain Sistem Pengkodean Sistem Pengujian Sistem Implementasi Sistem Pemeliharaan Sistem Gambar I.1 : Tahapan Model Waterfall I.4.2. Perbandingan Sistem Lama Dengan yang Akan Dirancang Berikut ini adalah perbandingan antara sistem yang lama dengan sistem yang akan dirancang, yaitu sebagai berikut: Tabel I.1 : Perbandingan Sistem Lama dan yang Akan Dirancang No. Elemen Sistem Lama Sistem yang Akan Dirancang 1. Sistem Staff IT lagsung turun tangan untuk melakukan User tidak perlu lagi memanggil Staff IT untuk troubleshooting maupun melakukan troubleshooting
9 maintenance hardware maupun maintenance dan software kepada user. hardware dan software karena biasa melihat di website dan membahas permasalahannya yang berkaitan dengan troubleshooting atau maintenance hardware dan software dengan sistem komputerisasi menggunakan dan bahasa pemrograman PHP. 2. Penyimpanan Data disimpan dengan penyusunan secara abjad dan berkala. Data disimpan dengan menggunakan sistem database yaitu MySQL. I.4.3. Pengujian Sistem yang Akan Dirancang Untuk memastikan bahwa sistem yang dibuat telah sesuai dengan yang diharapkan maka sistem ini akan diuji berdasarkan beberapa aspek berikut ini: a. Pengujian terhadap proses sistem yang meliputi input, edit, delete sampai dengan output data yang dihasilkan. b. Pengujian Black Box yang dilakukan untuk memastikan bahwa elemenelemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. c. Kestabilan sistem saat dijalankan pada perangkat keras yang berbeda.
10 I.5. Keaslian Penelitian Berikut ini adalah tabel keaslian penelitian yang berguna untuk membantu dalam penelitian yang akan dilakukan penulis dengan pembahasan judul Knowledge Management System Maintenance Hardware dan Software Berbasis Web Pada Universitas Potensi Utama, yaitu sebagai berikut: Tabel I.2 : Keaslian Penelitian No. Peneliti Jurnal Judul Jurnal Hasil Penelitian 1. Winda Kurnia Penerapan Knowledge Penelitian ini telah berhasil Sari, Ken Management System membangun sebuah Knowledge Ditha Tania (KMS) Berbasis Web Studi Kasus Bagian Teknisi dan Jaringan Management System pada Fakultas Ilmu Komputer, serta KMS ini berhasil memfasilitasi Fakultas Ilmu terjadinya seluruh proses Komputer Universitas Sriwijaya pengelolaan pengetahuan SECI, serta menjamin keberlangsungan pengelolaan pengetahuan dan kelayakan pengetahuan yang dipublikasikan. 2. Andreas Eko Model Penerapan Knowledge management system Wijaya Knowledge sebagai suatu sistem yang Management System dikembangkan untuk mendukung
11 Untuk Penyusunan dan meningkatkan proses Tugas Akhir Berbasis penciptaan, penyimpanan, Teknologi Menggunakan Mobile J2me penyebarluasan, dan penggunaan kembali pengetahuan berdasarkan (Studi Kasus Stmik Subang) adanya proses interaksi antara mahasiswa, pembimbing dan narasumber menggunakan teknologi mobile. 3. I Ketut Ari Perancangan dan Sistem interaktif jurnal yang Wiwekananda Implementasi Sistem dikembangkan dengan Interaktif Jurnal Pada menggunakan bahasa Sistem (AISO) Akutansi pemrograman Java berbasis web mampu membantu menyusun jurnal yang relevan dengan datadata yang ada di sistem ProChain yang terintegrasi langsung ke sistem AISO (sistem informasi akuntasi). Sistem ini mampu mengambil data-data dari tabel yang dibutuhkan untuk menyusun jurnal sesuai dengan parameter yaitu tanggal transaksi yang bisa ditetukan oleh pengguna.
12 Dari penelitian yang dilakukan oleh Suhitarini Soemarto Putri, Togar Harapan Pangaribuan. (2009), Agus Mulyanto. (2008) dan Putri Silpiara, Ken Ditha Tania. (2015) menunjukkan bahwa, knowledge management system sangatlah diperlukan dalam suatu perguruan tinggi, perusahaan ataupun organisasi, karena dengan adanya knowledge management system maka masalah yang sering muncul didalam suatu organisasi tersebut dapat disimpan, dikelola lalu dibagikan, sehingga knowledge tersebut bisa digunakan kembali dan dapat dikembangkan serta menghasilkan suatu knowledge yang baru. Tujuan dari penelitian ini dilakukan adalah untuk menerapkan knowledge management system maintenance hardware dan software berbasis Web pada Universitas Potensi Utama, agar nantinya dapat mempercepat proses melakukan maintenance hardware dan software, serta memudahkan penanganan jika terjadi troubleshooting di komputer user. I.6. Lokasi Penelitian Penelitian akan dilakukan di Yayasan Pendidikan Universitas Potensi Utama Medan Jalan K.L. Yos Sudarso Km. 6,5 No.3-A Medan. I.7. Sistematika Penulisan berikut: Berikut dibawah ini adalah sistematika dalam penulisan skripsi sebagai
13 BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini berisikan mengenai latar belakang, ruang lingkup permasalahan, tujuan dan manfaat, metode penelitian, lokasi penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Bab ini meliputi landasan teori-teori yang relevan dan berhubungan dengan program yang akan dirancang. Seperti pembahasan mengenai knowledge management system, pengenalan PHP dan MySQL, serta pengenalan Adobe Dreamweaver CS6. BAB III : ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Bab ini mengemukakan tentang analisa dan desain sistem yang dirancang mencakup desain proses, desain basis data, desain antar muka (interface), dan algoritma program. BAB IV : HASIL DAN UJI COBA Pada bab ini menjelaskan tentang tampilan hasil implementasi sistem yang dirancang, beserta pembahasannya untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem yang dirancang. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas tentang kesimpulan penulisan dan saran dari penulis sebagai referensi perbaikan dimasa yang akan datang.