SISTEM MANAJEMEN OPERASIONAL PADA PENGELOLAAN APLIKASI KOPERASI SIMPAN PINJAM KARYAWAN Irma Afrianti AMIK BSI JAKARTA irma.iai@bsi.ac.id Ani Oktarini Sari AMIK BSI JAKARTA ani.aos@bsi.ac.id Intisari Koperasi simpan pinjam Karyawan Gelora Bung Karno yang berlokasi di Kompleks Senayan Jakarta merupakan suatu wadah usaha yang dijalankan oleh kumpulan karyawan Gelora Bung Karno dan bergerak pada usaha simpan pinjam. Selama ini, sistem transaksi simpan pinjam masih dilakukan secara manual. Memproses data manual akan menyebabkan keterlambatan pengurus dalam mengambil keputusan, tidak ada cukup informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. Karena alasan ini, setiap perusahaan untuk keberhasilan dan juga mengembangkan satu faktor yang memberikan kontribusi adalah dengan menggunakan sistem informasi yang baik yang sudah menggunakan komputer sebagai alat. Pada koperasi simpan pinjam ini sendiri sudah menggunakan media komputer untuk menyimpan data tetapi belum menggunakan sistem informasi khusus agar mengurangi suatu kesalahan pada data yang sama dan data up-to-date. Sistem informasi dibuat berbasis web dengan teknik pemograman terstruktur, menggunakan bahasa pemograman PHP dan basis data MySQL. Sistem informasi ini disediakan bagi usaha koperasi simpan pinjam untuk memberikan kemudahan penyampaian informasi dari pengurus ke anggota mengenai transaksi simpan pinjam anggota tersebut. Serta dapat memberikan solusi kecepatan, ketepatan dan keakuratan dalam melaksanakan pengolahan data simpan pinjam agar mendapat hasil yang optimal. Kata Kunci : Koperasi Simpan Pinjam, Manajemen Operasional Abstract Employee savings and credit cooperatives Gelora Bung Karno Senayan is located in Jakarta contains business carried on by a collection of employees Bung Karno and move on lending and borrowing. During this time, the system of savings and loan transactions are still done manually. Manual data processing board will cause a delay in making a decision, there is not enough information to support decision making. For this reason, every company's success and also developed a contributing factor is the use of information systems that are either already using the computer as a tool. At the credit union itself has been using computer media to store data but not yet using specialized information systems in order to reduce an error on the same data and data up-todate. Web-based information system created by the structured programming techniques, using the programming language PHP and MySQL database. The information system is provided for savings and loan cooperative efforts to facilitate the delivery of information from board to members about the savings and loan transaction the member. And can provide solutions speed, precision and accuracy in performing data processing savings and loans in order to get optimal results. PENDAHULUAN Perkembangan komputer saat ini sangat diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dalam proses pengambilan keputusan. Untuk itu komputer sebagai sarana kebutuhan untuk memecahkan masalah dalam memberi solusi yang terbaik, khususnya pada perusahaan-perusahaan yang menginginkan kecepatan, ketepatan, keefisienan dan keakuratan dalam hal pengolahan data-data perusahaan tersebut. Sistem pengolahan data merupakan hal yang sangat penting dan harus diterapkan baik secara manual atau komputerisasi. Salah satu instansi pemerintah yang masih menggunakan pengolahan data secara manual adalah Koperasi Gelora Bung Karno. Salah satu kegiatannya yaitu simpan pinjam. Kegiatan tersebut sangat erat hubungannya dengan ketepatan waktu pembayaran dan kecermatan perhitungan dalam pemotongan pinjaman, maka diperlukanlah suatu sistem yang dapat menunjang kecepatan, ketepatan, keefisienan dan keakuratan dalam pengolahan datanya. Seluruh pengurus dan bagian administrasi tentunya sangat ingin memberikan pelayanan yang sempurna bagi para anggota dan calon anggotanya dalam pengelolaan data simpanan dan pinjaman pada Koperasi Karyawan ini. Berdasarkan permasalahan diatas maka penulis memberikan INF-66
SNIPTEK 2014 ISBN: 978-602-72850-5-7 solusi alternatif pemecahan masalah bagi perusahaan dengan membuat program berbasis web dan jaringan intranet, yang nantinya akan sangat berfungsi bagi proses pengolahan data simpan pinjam untuk Koperasi Karyawan Gelora Bung Karno. Pada penelitian ini perlu adanya penetapan ruang lingkup dimana perlu diketahui terlebih dahulu permasalahan yang terjadi. Permasalahan penelitian yang terjadi adalah dimana penyimpanan data yang dilakukan sebagian besar masih dilakukan secara manual, yaitu diantaranya pengarsipan data pendaftaran anggota, pembuatan laporan. Hal tersebut menyebabkan pelayanan yang dilakukan menjadi kurang efektif dan efisien, baik untuk pelaporan maupun pelayanan bagi anggota koperasi. Agar penelitian dapat lebih fokus dan terhindar dari hambatan dalam proses pengumpulan data, penulis membuat batasan masalah dalam penelitian. Batasan masalah yang dimaksud antara lain: a. Penelitian ini membahas secara deksriptif mengenai sistem manajemen operasional komputer yang sudah berjalan b. Penelitian ini membahas solusi apa yang bisa dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang ada pada sistem berjalan Penelitian ini membahas tentang sistem usulan yang diberikan untuk mengatasi permasalahan yang ada pada sistem manajemen operasional komputer yang sedang berjalan. Diantaranya pengolahan data anggota, pengolahan data user, penginputan transaksi simpanan, penginputan transaksi peminjaman, penginputan transaksi pembayaran, penginputan transaksi penarikan sampai dengan pencetakan laporan dan bukti simpanan, peminjaman, pembayaran, dan penarikan yang akan diberikan kepada pimpinan Koperasi Simpan Pinjam Gelora Bung Karno dan Kas Pusat perbulannya. BAHAN DAN METODE 1. Analisa Sistem Berjalan Operational Function yang berjalan pada koperasi karyawan Gelora Bung Karno saat ini adalah sebagai berikut: a. Seseorang yang akan mendaftar sebagai anggota koperasi maka ia akan mendapatkan nomor anggota yang sudah ditentukan oleh koperasi. b. Pada saat pertama kali mendaftar akan dikenakan simpanan pokok satu kali selama menjadi anggota koperasi karyawan Gelora Bung Karno yaitu sebesar Rp. 1.000.000,- c. Anggota koperasi tersebut akan dicatat data pribadi dan data keuangannya secara manual di buku koperasi milik anggota dan buku besar yang ada di bagian administrasi. d. Setiap bulan anggota koperasi akan dikenakan simpanan wajib sebesar Rp.50.000,- e. Lama angsuran pengembalian terdiri dari 6, bulan, 10 bulan, 12 bulan, 18 bulan, 20 bulan, 24 bulan. f. Apabila melakukan pinjaman uang ke koperasi akan dikenakan jasa pinjaman sebesar 1,25 persen (1%) per bulan, serta simpanan wajib, dan simpanan sukarela. g. Selain simpanan wajib, setiap Anggota koperasi boleh menyimpan uang di koperasi dan dicatat sebagai Simpanan Sukarela. h. Simpanan wajib, pokok, dan sukarela tidak dapat diambil atau ditarik saat anggota masih menjadi karyawan. Akan tetapi seluruh dana simpanan dapat diambil ketika karyawan mengundurkan diri dan pensiun serta meninggal dunia. i. Semakin banyak simpanan wajib dan simpanan sukarela seorang anggota koperasi maka semakin besar sisa hasil usaha yang akan didapatkan oleh karyawan. j. Sisa hasil usaha, selain didapat dari jumlah simpanan seorang anggota koperasi, juga didapat dari jumlah pinjaman uang ataupun barang seorang anggota kepada koperasi. Identifikasi Permasalahan a. Sisi Pelayanan Operasional simpan pinjam sering terlambat dikarenakan belum adanya sistem komputerisasi. Formulir peminjaman uang masih diketik secara manual. Proses simpan pinjam uang oleh Anggota dilakukan dengan mengisi formulir secara manual, kemudian data disimpan dalam suatu arsip. Dari data awal simpan pinjam ini maka akan mempengaruhi perubahan data pada data pinjaman, data simpanan pokok, data simpanan wajib, data simpanan sukarela, data pelunasan pinjaman, dan data sisa hasil usaha. Perubahan data tersebut dilakukan satu persatu di masing masing arsip karena masih dikerjakan secara manual. b. Sisi Pelaporan Informasi jumlah simpanan, pinjaman dan SHU lambat didapatkan. Pembuatan laporan akhir tahun periode kepengurusan koperasi sering terlambat. Laporan tahunan yang berupa Neraca, perhitungan sisa hasil usaha, Laporan daftar simpanan anggota, Laporan daftar pinjaman anggota, Laporan aktiva bersih dan laporan arus kas, semuanya disajikan kedalam sebuah laporan pertangungjawaban pengurus setiap tahun pada setiap pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan Koperasi. Pembuatan laporan ini sangat memakan waktu dan menyita INF-67
perhatian khusus bagi seorang administrasi karena dibutuhkan ketelitian dan ketekunan METODE PENELITIAN a. Prosedur Penelitian Dalam melakukan penelitian ini hal-hal yang perlu dilakukan yaitu melakukan studi pustaka, dengan mengumpulkan referensi yang berhubungan dengan perancangan sistem melalui buku-buku, di internet dan tulisan lain yang berhubungan dengan penelitian ini. Langkah selanjutnya yang dilakukan adalah membuat simulasi perhitungan sistem antrian pada aplikasi berbasis desktop menggunakan bahasa php. Simulasi ini dilakukan untuk mengetahui jumlah waktu pelayanan,jumlah waktu tunggu untuk pelayanan, waktu rata-rata tunggu, dan rata-rata waktu kedatangan. b. Studi Pustaka Dilakukan pengumpulan materi dari internet yang berhubungan dengan simulasi dan sistem antrian HASIL DAN PEMBAHASAN a. Analisis Sistem Manual Dengan cara manual, setiap jamnya ada 6 anggota yang mendatangi bagian administrasi untuk keperluan layanan koperasi, mulai dari pendaftaran anggota baru, penyimpanan dana, pengurusan pinjaman, pembayaran angsuran, melihat saldo simpanan, melihat sisa pinjaman, dan melihat sisa hasil usaha. Pada kenyataannya, bagian administrasi dapat melayani 10 anggota setiap jamnya. Dan hanya ada satu orang bagian administrasi yang melakukan semua kegiatan tersebut di atas. keperluan layanan koperasi, mulai dari pendaftaran anggota baru, penyimpanan dana, pengurusan pinjaman, pembayaran angsuran, melihat saldo simpanan, melihat sisa pinjaman, dan melihat sisa hasil usaha. Pada kenyataannya, bagian administrasi dapat melayani 25 anggota setiap jamnya. Dan hanya ada satu orang bagian administrasi yang melakukan semua kegiatan tersebut di atas. Gambar 2. Hasil analisa dengan POM for Windows untuk SISFO dengan LAN Keterangan hasil: 1. Rata-rata kedatangan per jam: 3,6 menit 2. Rata-rata pelayanan per jam: 6 menit c. Analisa Perhitungan Perbedaan (gap) antara system manual dengan SISFO SIMPINKOP berbasis web intranet Gambar 3. Hasil analisa perhitungan perbedaan system manual dengan SISFO berbasis web intranet Perancangan skema ERD Gambar 1. Hasil analisa dengan POM for Windows untuk system manual Keterangan hasil: 1. Rata-rata kedatangan per jam: 9 menit 2. Rata-rata pelayanan per jam: 15 menit b. Analisis Sistem dengan SISFO Simpan Pinjam Koperasi Berbasis web intranet Dengan menggunakan SISFO SIMPINKOP Berbasis web intranet, setiap jamnya ada 15 anggota yang mendatangi bagian administrasi untuk Gambar 4. Entity Relationship Diagram INF-68
SNIPTEK 2014 ISBN: 978-602-72850-5-7 Tampilan SISFO SIMPINKOP berbasis web intranet a. Tampilan di halaman administrasi 1. Halaman Menu Utama 4. Halaman Pembayaran Angsuran Gambar 8. Halaman Pembayaran Angsuran Gambar 5. Halaman Menu Utama 2. Halaman Simpanan 5. Halaman Perhitungan Sisa Hasil Usaha Gambar 10. Perhitungan Sisa Hasil Usaha Gambar 6. Halaman Simpanan b. Tampilan di halaman anggota 1. Halaman Login anggota 3. Halaman Penarikan Dana Gambar 11. Halaman Login Anggota Gambar 7. Halaman Penarikan Dana INF-69
2. Halaman Anggota sistem komputerisasi yang bisa mendukung operasional manajemen pada bidang pelayanan dan pelaporan. 1. Permasalahan ini akan dengan cepat bisa diatasi dengan diterapkan sebuah sistem komputerisasi yang mampu menghasilkan laporan laporan secara cepat tepat dan update. 2. Pembuatan sistem komputerisasi juga akan memberikan pengurangan beban kerja pada seorang administrasi sehingga pelayanan akan bisa berjalan lebih cepat dan memuaskan bagi semua pihak yang terlibat pada koperasi Karyawan Gelora Bung Karno. UCAPAN TERIMA KASIH Ucapan Terima Kasih kepada Koperasi karyawan Gelora Bung Karno sebagai tempat penelitian ini diadakan. Dan semua pihak yang terkait dalam penelitian ini. Gambar 12. Halaman Data Anggota REFERENSI Amsyah, Zulkifli. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta, 2001 Fathansyah. Basis Data, Penerbit Informatika Bandung, 1999 Haryanto, Imam, Sistem Informasi Manajemen, Informatika Bandung, 2007 Jogianto, H.M., Analisis dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Andi Yogyakarta, 2001 Kumorotomao, Wahyudi, Sistem Informasi Manajemen, C.V Andi Offset, 2007 Laporan Pertanggungjawaban Pengurus Koperasi Karyawan Gelora Bung Karno, Jakarta, 2012 Mulyanto, Agus, Sistem Informasi, Pustaka Pelajar, 2009. Rapat Anggota Tahunan Koperasi Karyawan Gelora Bung Karno, Jakarta, 2012. Gambar 13. Halaman Utama Anggota KESIMPULAN Setelah penulis melakukan penelitian dan analisis data pada Koperasi Simpan Pinjam Karyawan Gelora Bung Karno, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: Permasalahan utama pada koperasi Karyawan Gelora Bung Karno adalah belum adanya sebuah INF-70