Pemasukan Data PANDUAN PEMASUKAN DATA/DOKUMEN PADA WINISIS Sri Rahayu I. Pendahuluan Pemasukan data atau entri data/dokumen merupakan sebagian dari proses katalogisasi atau pengatalogan, dalam pemasukan data/dokumen terdapat entri-entri penting seperti nama pengarang, judul, penerbit dan subjek. Dalam pemasukan data/dokumen atau entri data/dokumen, seorang operator dituntut untuk mengambil keputusan dalam menginterpretasikan dan menerapkan berbagai standar sehingga hal-hal penting yang terdapat dalam bahan pustaka bisa terekam pada data bibliografi. Standar katalogisasi yang digunakan adalah Anglo-American Cataloging Rules 2 (AACR-2). Penggunaan standar ini bertujuan untuk pertukaran data bibliografi, seperti data/dokumen yang terdapat di perpustakaan IPB dapat dipertukarkan dengan perpustakaan perguruan tinggi lain yang menggunakan standar yang sama, sehingga proses pertukaran data dapat berlangsung sesuai yang dihapkan, sebagai contoh tag (tengara) 100 untuk pengarang utama, tag 245 untuk judul. II. Pemasukan Data/Dokumen Pemasukan data/dokumen pada Winisis memerlukan ketelitian dan ketekunan agar dapat menghasilkan data yang akurat. Pemasukan data/dokumen pada Winisis adalah sebagai berikut : 1. Sorot icon Winisis yang terdapat dilayar computer kemudian klik 2 kali maka akan muncul layar seperti berikut 1. Kemudian klik database, klik open, klik drives D:\sip3\data\buku. page 1 / 9
Hal ini menunjukkan bahwa database buku terdapat pada drives D, folder sip3, folder data, folder buku seperti layar dibawah ini 1. Klik mst.iso yang berada di bawah file name di sebelah kiri maka akan muncul layar seperti berikut 1. Klik gambar pensil maka akan muncul layar sebagai berikut Layar ini merupakan lembar kerja data buku yang sudah siap diisi datanya. Contoh : No. Registrasi [a] (R) : ini merupakan nomor induk dari buku yang akan diinput seperti ^ab2006001, (R) adalah proses pengulangan atau Repeatable, buku yang diinput tersebut terdiri dari beberapa eksemplar. Jumlah Eksemplar (abc) : banyaknya eksemplar yang kita punyai, a merupakan hasil perolehan dari pembelian, b hasil perolehan dari hadiah, c hasil perolehan dari tukar menukar seperti : ^a3 ini berarti perolehan dari pembelian sebanyak 3 eksemplar., dan seterusnya. 1. Isi lembar kerja tersebut dengan ketentuan seperti contoh berikut ini : 1. Jika proses pemasukan data sudah selesai tekan tanda disket untuk menyimpan data. 2. Untuk penambahan cantuman baru atau record, klik tanda lembar kertas 3. Mengedit cantuman dapat di klik tanda panah kiri, atau tanda panah kanan, tetapi jika ingin mengedit catuman nomor yang dimaksud misalnya nomor 1, klik pada kolom mfn nomor 1 yang akan diedit. III. Nilai Tetatapan page 2 / 9
Yang dimaksud dengan nilai tetapan adalah dimana data/dokumen yang akan diinput kedalam data Winisis tidak diketik berulang-ulang seperti : Tanggal pemasukan data, kode operator dan lain-lain, hal ini dilakukan agar dalam pemasukan data dapat menghemat tenaga, dan waktu yang dibutuhkan, langkah-langkah kerjanya sama dengan pemasukan data yaitu dari nomor 1 sampai dengan nomor 3, - Klik gambar pensil, kemudiak klik gambar kertas maka akan muncul seperti gambar dibawah ini. Perhatikan no mfn dibawah ini harus bertanda??? - Masukkan data yang hanya diperlukan saja agar tidak mengetik berulang-ulang seperti contoh berikut ini. - Klik options kemudian klik define default values (Model) nilai tetapan ini bisa dipergunakan selama proses input data lakukan tanpa tertunda dengan pekerjaan yang lain (hanya bersifat temporer), jika kembali ke menu awal, nilai tetapan ini akan hilang. - Lakukan pemasukan data menggunakan mouse yang diarahkan pada no. registrasi dan seterusnya, jika sudah selesai simpan dengan menekan tanda disket. IV. Konversi Program Proses cetak merupakan hasil kerja pencetakan dalam program Winisis. Winisis menyediakan proses pencetakan berupa buku induk, daftar, Katalog info buku, bibliografi, dan lain lain sesuai dengan kebutuhkan. page 3 / 9
Dari hasil pencetakan ini hanya bisa dibaca dengan program microsof word, atau microsof excel, dalam hal ini yang akan dibicarakan adalah proses konversi kedalam excel, yaitu berupa daftar kirim. 1. Klik database, klik print, 1. Klik Output to (yang bertanda panah) pilih dengan ASCII File (Windows-Ansi), 2. Klik Print Format pilih dengan KIRWIN 3. klik print 4. klik Yes maka akan muncul layar pilihan file, dan pilihan directories. 1. Layar yang telah di pilih Dalam file name terdapat *.txt hal ini dimaksudkan nama file yang kita maksud dapat disimpan sepert contoh 36.txt, berarti file tersebut diberinama 36.txt yang menunjukkan data yang terdapat dalam file tersebut terdapt 36 record. Directories d:\ disorot tebal berwarna biru hal ini berarti file 36.txt disimpan dalam directori d:\ 1. Klik Ok maka proses pembuatan daftar kirim sedang berjalan sehingga muncul layar seperti berikut ini 1. Klik Close menandakan proses pembuatan daftar kirim sudah selesai V. Mebuka Program Excel Buka program excel, klik file, klik open, maka akan muncul laya sebagai berikut page 4 / 9
Dalam membuka excel ini sebenarnya ada hubungannya pada waktu pembuatan daftar kirim di Winisis yaitu nama file bernama 36.txt yang disimpan di dalam Directori D:\. 1. Klik File of Types menjadi All Files (*.*), hal ini dimaksudkan semua file yang berada dalam direktori D:\ bisa terbaca semua 2. Klik 36.txt duakali maka akan muncul layer sebagai berikut 1. Klik Delimited duakali maka akan muncul layer sebagai berikut d. Ceklis Comma, klik Next, Text qualifier pilih dengan tanda (aporstop) maka akan muncul layer sebagai berikut 1. Klik finish sehingga data yang terdapat dalam Winisis sudah pindah kedalam program Excel. 2. Lakukan proses pengeditan 3. Pengurutan daftar kirim bisa dilakukan di dalam excel seperti pengurutan nomor panggil. Seperti contoh dibawah ini VI. Proses Pertukaran Data page 5 / 9
Proses pertukaran, fasilitas ini dipergunakan untuk tukar menukar cantuman yang meliputi dua proses yaitu 1. Export file fungsi pangkalan data ke disket/berkas pilihan ini adalah untuk mengirikan cantuman dari pangkalan data lain dengan menggunakan media 1. Klik database, klik export kemudian akan muncul layar sbb : 2. Beri nama file hasil ekspor seperti 25.iso, file iso bisa disimpan dimana saja klik ok maka akan muncul layar sbb : 3 Ketik tanda # pada field separator, ketik tanda ~ pada record separator kemudian klik ok, maka akan muncul layar sbb : 4. Klik completed berarti proses export file atau proses pengcopian data telah berhasil yang disimpan pada C:\25.iso page 6 / 9
1. Import file fungsi pilihan ini adalah untuk memasukan cantuman dari pangkalan data lain ke pangkalan data yang aktif 1. Klik database, klik import, cari file iso yang akan dimasukan kedalam database yang aktif, misalnya nama file 25.iso disimpan pada drive d:\25.iso seperti layar berikut ini 2. Klik ok, maka akan muncul layar sbb: Pilihan options pada merge yang berarti proses pemasukan data atau penggabungan data 3. Klik Ok, maka akan muncul layar sbb : 4. Klik completed berarti proses penggabungan data telah selesai VII. Proses Pengindeksan Proses pengindeksan biasa dilakukan setelah proses penggabungan data (import) dengan tujuan, data baru dapat ditelusur melalui program Proses pengindeksan terbagi menjadi dua bagian yaitu 1. full inverted file generation fungsi ini digunakan untuk membuat indeks pangkalan data secara keseluruhan mulai dari membuat link file, page 7 / 9
mengurutkan dan menaruhnya didalam berkas inverted. 1. Klik database, klik i/full inverted maka akan muncul layar 1. Klik ok maka akan muncul layar 1. Klik completed, berarti proses pengindeksan telah berhasil 2.update inverted file fungsi pilihan ini terutama untuk memperbaharui berkas indeks, setelah memasukan cantuman baru atau memperbaiki cantuman VIII. Penutup Dengan adanya perkembangan teknologi informasi, proses pembuatan sarana temu kembali lebih efisien dan efektif karena saat ini sudah banyak perangkat lunak yang memungkinkan lebih lentur dan bisa dibuat sesuai dengan kebutuhan yang kita perlukan, dengan satu kali input data ke dalam program maka keluaran atau hasil dapat berbagai pilihan yang kita inginkan. VII. Daftar Pustaka 1. Mustafa, B. 2005. Winisis : software tepat guna untuk pengelolaan perpustakaan dokumentasi dan informasi : IPB Press 2. Mustafa, B. 2005. Tip dan Trik mengoptimalkan Winisis (CDS/ISIS versi window) : IPB Press 3. Perpustakaan IPB. 1998. CDS/ISIS versi DOS: Perpustakaan IPB page 8 / 9
1. Unit Koordinasi Kegiatan Perpustakaan CDS/ISIS 1991: Panduan Operational page 9 / 9