BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat dan struktur perusahaan Kursus Baca dan Tulis GAFA, sistem yang sedang berjalan, analisis permasalahan yang dihadapi, usulan pemecahan masalah, serta rancangan sistem yang diusulkan secara lengkap. 3.1 Analisis Sistem 3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan Kursus Baca dan Tulis GAFA berdiri pada tanggal 9 Oktober 1995. Pada awalnya, GAFA membuat mainan edukatif yang dibutuhkan untuk terapi anak-anak autis. Namun permintaan pasar akan mainan edukatif bagi anak-anak autis tidak sebanyak yang diharapkan oleh GAFA. Hal ini membuat GAFA memutuskan untuk memproduksi mainan edukatif untuk anak-anak normal dengan tujuan menutup kekurangan biaya operasional. Ide awal pendirian GAFA datang dari pendiri yang tertarik mempelajari permasalahan mengenai mainan edukatif. Pendiri juga melakukan banyak komunikasi dengan psikolog, terapis, anak-anak dengan cidera otak, dan anak-anak berbakat. Pendiri akhirnya berkesimpulan bahwa kemampuan membaca dengan baik sedini mungkin sangat penting 39

40 untuk perkembangan potensi anak, seperti intelegensi, kreativitas, sosial, emosi, dan lain-lain. GAFA berharap sebanyak mungkin anak-anak dapat membaca dengan baik pada usia sangat dini. GAFA ingin memberikan pengalaman yang menarik bagi anak-anak tersebut, sehingga mereka mempunyai citra bahwa belajar adalah hal yang menyenangkan. Berbekal pengalaman tersebut, ditambah dengan riset Bahasa Indonesia, pendiri pun akhirnya menyusun suatu urutan belajar yang menarik bagi anak-anak. 3.1.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dari Kursus Baca dan Tulis GAFA adalah "Menjadi Kursus Anak-Anak Terbaik di Seluruh Indonesia". Misi dari Kursus Baca dan Tulis GAFA adalah 1. Menyediakan kurikulum ajar yang dapat mengarahkan persepsi anakanak bahwa belajar adalah hal yang menyenangkan. 2. Melatih kemampuan baca dan tulis anak sedini mungkin.

41 3.1.1.3 Struktur Perusahaan Tulis GAFA: Berikut ini adalah gambar struktur perusahaan Kursus Baca dan Gambar 3.1 Struktur Perusahaan Kursus Baca dan Tulis GAFA 3.1.1.4 Tugas dan Wewenang 1. Design a. Merancang bahan-bahan pelajaran dan alat bantu yang diperlukan untuk proses belajar mengajar. (dalam hal ini berkoordinasi dengan bagian Bagian Litbang) b. Membuat hiasan untuk dekorasi kelas. c. Membuat materi yang diperlukan untuk promosi Gafa / cabang. ( Neon box, brosur, spanduk, dll ) 2. Administrasi (ADM) a. Bertanggung jawab terhadap perhitungan gaji guru. b. Memeriksa dan bertanggung jawab terhadap laporan jumlah murid dan keuangan dari tiap cabang Gafa. c. Bertanggung jawab mengenai masalah komunikasi antara pusat dengan cabang.

42 3. Penelitian dan Pengembangan (Litbang) a. Mengumpulkan, mencatat, mengolah dan memeriksa semua data guru. ( data guru, jadwal mengajar, kehadiran ) b. Mengumpulkan, mencatat, mengolah dan memeriksa semua laporan mengenai data murid dari tiap cabang. 4. Logistik a. Bertanggung jawab terhadap stok kelengkapan bahan-bahan belajar-mengajar dan ADM. b. Menyiapkan bahan belajar-mengajar yang diminta oleh PJ / Guru untuk cabang. 5. Koordinator Guru a. M engatur jadwal penempatan mengajar guru ke cabangcabang Gafa. b. Memberikan pengarahan dan bimbingan terhadap guru baru. c. Memberikan laporan mengenai jumlah murid perhari dan perbulan dari tiap cabang ke Gafa pusat. d. Memberikan laporan mengenai guru tiap awal bulan (sakit,izin, pindah jadwal, dll)

43 6. Penanggung Jawab Cabang a. Bertanggung jawab atas ketelitian pengisian daftar hadir murid b. Berkoordinasi dengan adm cabang dalam hal pembayaran murid. c. Bertanggung jawab atas kelengkapan bahan-bahan belajarmengajar, kelancaran alur kelas, perkembangan murid dan guru dan pelaksanaan tata tertib kelas. d. Mengumpulkan DKM (Data Kemajuan Murid) formulir murid baru dan kartu coba tiap bulannya. e. Laporan bulanan tentang jumlah tiap tanggal 5 dan 25 ke kordinator guru. 7. Evaluasi Guru a. Mengawasi, mengamati, mengevaluasi kinerja guru. 8. Pembina Guru a. Bertanggung jawab atas pelatihan dan pengajaran guru-guru baru. b. Bertanggung jawab atas pembinaan guru-guru Gafa.

44 3.1.2 Sistem yang Sedang Berjalan 3.1.2.1 Gambaran Umum Sistem Penyebaran Informasi yang Sedang Berjalan Pihak GAFA menggunakan website yang sedang berjalan saat ini (www.gafabaca.com) sebagai media penyebaran informasi seputar GAFA kepada masyarakat luas. Namun, web tersebut masih bersifat statis sehingga mengakibatkan terjadinya komunikasi bersifat satu arah. Komunikasi bersifat satu arah yang dimaksud adalah para pengguna web tidak dapat melakukan interaksi dengan sistem. Informasi yang ditampilkan di dalam web hanya dapat di-view sehingga web kurang berfungsi secara maksimal. Komponen komponen yang digunakan di dalam membangun web ini pun terdiri dari gabungan gambar gambar. Hal ini menyebabkan dibutuhkannya waktu yang lama ketika akan meng-update informasi informasi di dalamnya.

45 Gambar 3.2 Web GAFA yang Sedang Berjalan Saat Ini Dalam penyebaran informasi mengenai laporan keuangan, yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan laporan keuangan adalah karyawan keuangan dari masing-masing kantor cabang GAFA. Karyawan tersebut akan membuat laporan keuangan dalam format excel untuk kemudian diserahkan ke kantor pusat dalam bentuk hardcopy. Penyerahan laporan keuangan tersebut dilakukan setiap bulan, di mana karyawan dari setiap kantor cabang akan datang ke kantor pusat untuk menyerahkan langsung kepada bagian keuangan di kantor pusat.

46 Gambar 3.3 Gambaran Penyebaran Informasi Laporan Keuangan Penyebaran laporan Kartu Komunikasi (KK) pun masih terjadi secara manual. Laporan perkembangan setiap siswa pada setiap pertemuan akan dituliskan dalam bentuk KK dan Data Kemajuan Murid (DKM) oleh guru yang mengajar pada pertemuan tersebut. KK tersebut kemudian akan diberikan oleh guru kepada orangtua dari siswa yang bersangkutan. DKM akan disimpan sebagai arsip di masing-masing kantor cabang. Guru wali akan menggunakan laporan DKM tersebut untuk memantau perkembangan siswa-siswa yang berada di bawah tanggung jawabnya.

47 Gambar 3.4 Gambaran Penyebaran Informasi DKM 3.1.3 Analisis Permasalahan Untuk mengetahui permasalahan yang terjadi, dilakukan analisis permasalahan melalui dua cara, yaitu dengan cara kuesioner dan wawancara. 3.1.3.1 Analisis Kuesioner Untuk menganalisis permasalahan yang dialami oleh GAFA, peneliti memutuskan untuk mengumpulkan informasi dengan cara membagikan kuesioner. Kuesioner dibagikan kepada 100 orang responden yang adalah orangtua siswa. Berikut ini adalah isi kuesioner beserta hasil analisis kuesioner yang dikelompokkan berdasarkan pertanyaan yang ada.

48 Pertanyaan pertama : 1. Apakah anda mengerti mengenai cara penggunaan internet? a. Tidak Mengerti b. Kurang Mengerti c. Mengerti d. Sangat Mengerti Tabel 3.1 Tabel Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 1 Mengerti mengenai cara Jumlah Persentas e penggunaan internet a. Tidak Mengerti 13 orang 13 % b. Kurang Mengerti 24 orang 24 % c. Mengerti 40 orang 40 % d. Sangat Mengerti 23 orang 23 % Jumlah 100 orang 100% 23% 13% tidak mengerti 40% 24% kurang mengerti mengerti sangat mengerti Gambar 3.5 Grafik Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 1 Analisis : Dengan hasil ini, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar orangtua siswa mengerti bagaimana cara menggunakan internet dan sebagian lainnya kurang mengerti bagaimana cara menggunakan internet.

49 Pertanyaan kedua : 2. Berapa jam dalam seminggu anda menggunakan internet? a. <1 jam b. 1-10 jam c. 11-20 jam d. >20 jam Tabel 3.2 Tabel Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 2 Lama penggunaan internet dalam seminggu Jumlah Persentas e a. <1 jam 10 orang 10 % b. 1-10 jam 30 orang 30 % c. 11-20 jam 47 orang 47 % d. >20 jam 13 orang 13 % Jumlah 100 orang 100% 47% 13% 10% 30% < 1 jam 1 10 jam 11 20 jam > 20 jam Gambar 3.6 Grafik Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 2 Analisis : Dengan hasil ini, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar orangtua siswa menggunakan internet selama 11-20 jam dalam seminggu dan sebagian menggunakan internet selama 1 10 jam.

50 Pertanyaan ketiga : 3. Menurut anda apakah sistem laporan Kartu Komunikasi yang ada sudah cukup efektif? a. Tidak Efektif b. Kurang Efektif c. Efektif d. Sangat Efektif Tabel 3.3 Tabel Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 3 Keefektifan sistem laporan Kartu Jumlah Persentas e Komunikasi yang telah ada a. Tidak Efektif 0 Orang 0 % b. Kurang Efekti f 22 Orang 22 % c. Efekti f 74 Orang 74 % d. Sangat Efektif 4 Orang 4 % Jumlah 100 orang 100% 74% 0% 22% 4% tidak efektif kurang efektif efektif sangat efektif Gambar 3.7 Grafik Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 3 Analisis : Dengan hasil ini, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar orangtua siswa berpendapat bahwa Kartu Komunikasi sudah efektif dan sebagian berpendapat bahwa Kartu Komunikasi kurang efektif.

51 Pertanyaan keempat : 4. Seberapa tahukah anda mengenai situs web GAFA yang ada saat ini (www.gafabaca.com)? a. Tidak tahu b. Tahu, tapi belum pernah mengakses c. Tahu, dan sudah pernah mengakses ( <5 kali) d. Tahu, dan sering mengakses ( >5 kali ) Tabel 3.4 Tabel Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 4 Pengetahuan mengenai situs web GAFA yang ada saat Jumlah Persentas e ini (www.gafabaca.com) a. Tidak tahu 12 orang 12 % b. Tahu, tapi belum pernah mengakses 52 orang 52 % c. Tahu, dan sudah pernah mengakses ( <5 kali) 31 orang 31 % d. Tahu, dan sering mengakses ( >5 kali ) 5 orang 5 % Jumlah 100 orang 100% 31% 5% 12% tidak tah u tahu, tapi belum pernah mengakses 52% tahu, dan sudah pernah mengakses ( < 5kali ) tahu, dan sering mengakses ( > 5 kali ) Gambar 3.8 Grafik Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 4 Analisis : Dengan hasil ini, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar orangtua siswa sudah tahu mengenai situs web GAFA yang ada saat ini namun belum pernah mengakses sedangkan sebagian telah tahu dan sudah pernah mengakses (<5 kali).

52 Pertanyaan kelima : 5. Apakah menurut anda situs web GAFA yang sudah ada saat ini bermanfaat sebagai media informasi Kursus Baca Tulis GAFA? a. Tidak Bermanfaat b. Kurang Bermanfaat c. Bermanfaat d. Sangat Bermanfaat Tabel 3.5 Tabel Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 5 Pendapat mengenai situs web GAFA yang Jumlah Persentas e sudah ada saat ini sebagai media informasi Kursus Baca Tulis GAFA a. Tidak Bermanfaat 30 orang 30 % b. Kurang Bermanfaat 48 orang 48 % c. Bermanfaat 12 orang 12 % d. Sangat Bermanfaat 10 orang 10 % Jumlah 100 orang 100% 12% 10% 48% 30% tidak bermanfaat kurang bermanfaat bermanfaat sangat bermanfaat Gambar 3.9 Grafik Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 5 Analisis : Dengan hasil ini, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar orangtua siswa berpendapat bahwa situs web GAFA yang ada saat ini bermanfaat sebagai media informasi Kursus Baca Tulis GAFA.

53 Pertanyaan keenam : 6. Fitur apa sajakah yang anda harapkan untuk dikembangkan dalam situs web GAFA? (boleh memilih lebih dari satu) Forum Berita Terkini Laporan Kartu Komunikasi Contoh Karya Murid Profil Guru Tanya Jawab (online) Tabel 3.6 Tabel Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 6 Pendapat mengenai situs web GAFA yang Jumlah Persentas e sudah ada saat ini sebagai media informasi Kursus Baca Tulis GAFA a. Forum 23 orang 23 % b. Berita Terkini 45 orang 45 % c. Laporan Kartu Komunikasi (online) 47 orang 47 % d. Contoh Karya Murid 61 orang 61 % e. Profil Guru 47 orang 47 % f. Tanya Jawab (online) 71 orang 71 % 100 80 60 40 20 23 45 47 61 47 71 Forum Berita Terkini Laporan Kartu Komunikasi Contoh Karya Murid Profil Guru Tanya Jawab (Online) 0 Gambar 3.10 Grafik Hasil Kuesioner Pertanyaan No. 6 Analisis : Dengan hasil ini, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar orangtua siswa membutuhkan fitur-fitur yang diusulkan dalam pengembangan situs web GAFA yang baru. Meskipun pada tabel di atas

54 dapat kita lihat hanya ada 23 orangtua murid yang merasa bahwa fitur Forum perlu diadakan, namun di komentar tambahan yang mereka sampaikan, dapat disimpulkan bahwa fitur-fitur lain yang mereka harapkan dapat terangkum dalam perencanaan fitur forum pada situs web GAFA yang baru. 3.1.3.2 Hasil Wawancara Selain membagikan kuesioner kepada para orangtua siswa, dilakukan pula wawancara langsung dengan pemilik Kursus Baca dan Tulis GAFA, Bapak Petrus Gautama. Berikut ini adalah hasil wawancara yang dilakukan pada tanggal 15 Agustus 2008 di mana diperoleh jawaban sebagai berikut : Pertanyaan pe rtama : Apa saja fitur yang Bapak harapkan untuk dikembangkan dalam Web GAFA ke depannya? Jawaban : Untuk fitur GAFA ke depannya, saya berharap agar sistem laporan keuangan antara pegawai kantor cabang saya dengan kantor pusat bisa teratasi dengan web ini. Saya ingin agar pegawai cabang tidak perlu repot- repot datang ke kantor pusat hanya untuk membawakan laporan. Saya ingin agar semuanya web based. Sehingga pegawai cabang dapat membuat laporan di tempatnya, kemudian pegawai pusat saya yang mempunyai hak tersebut bisa mencek laporan keuangannya. Selain itu saya juga mau untuk sistem pelaporan Kartu Komunikasi tiap siswa dapat dilihat orang tua siswa secara online.

55 Pertanyaan kedua : Bisa Bapak ceritakan bagaimana sistem pelaporan keuangan yang sedang berjalan? Jawaban : Biasanya pegawai cabang saya tiap bulannya akan membuat laporan keuangan mengenai pembayaran siswa-siswa yang ada di GAFA. GAFA ini sendiri sifat pembayarannya kurang lebih seperti sekolah biasa. Siswa harus membayar iuran per bulannya, bukan per paket pertemuan. Laporan-laporan yang telah dibuat oleh pegawai cabang itu, akan dibawa ke kantor pusat, lalu pegawai pusat bagian keuangan yang akan me-ngecek ulang it u semua. Permasalahannya adalah karena cabang-cabang saya tersebut terbagi di 21 tempat dan letaknya saling berjauhan, maka menjadi tidak efektif dan menghabiskan biaya bila pegawai saya harus datang ke kantor pusat hanya untuk melaporkan tentang keuangan per cabangnya. Saya mau itu semua teratasi dengan adanya web GAFA ini. Pertanyaan ketiga : Bagaimana dengan sistem pelaporan Kartu Komunikasi dan Data Kemajuan Murid yang sudah ada saat ini? Jawaban : Kartu Komunikasi dan Data Kemajuan Murid dibuat oleh para guru. Jadi dalam GAFA itu ada guru wali dan guru biasa. Para gur u membuat laporan perkembangan murid dalam bentuk KK dan DKM per pertemuan. KK akan diserahkan ke orang tua murid setiap kali selesai 1 pertemuan. KK boleh dibawa pulang sehingga orangtua dapat mengetahui perkembangan anaknya pada hari itu. Sedangkan DKM disimpan di masing-masing cabang, sehingga guru wali dapat menggunakan DKM tersebut untuk memantau perkembangan anak murid yang merupakan tanggung jawabnya. Namun, bagi saya sebenarnya sistem yang sekarang itu kurang fleksibel. Saya menginginkan ada sebuah fasilitas online di mana

56 orangtua murid dan guru dapat saling berkomunikasi kapan saja dan di mana saja. Dengan demikian, interaksinya kan tidak hanya terbatas pada laporan KK saja. Pertanyaan keempat : Kalau kami lihat dari website GAFA yang ada, kami tahu bahwa komponen-komponen yang membentuk web GAFA saat ini adalah berupa gambar-gambar. Menurut kami hal ini menjadikan web ini sangat statis. Apa yang Bapak inginkan untuk ditampilkan dalam Web GAFA agar menjadi lebih menarik? Jawaban : Nah untuk hal itu, saya mau agar web ini selain berguna untuk internal, tapi juga bagus dan interaktif dalam tampilan. Saya rasa jika di web ini ada contoh karya tiap siswa yang bisa dilihat oleh orang awam ataupun orang tua murid, maka web ini akan menjadi menarik. Selain itu yang saya harapkan juga ada fitur yang memuat berita-berita terbaru seputar GAFA, profil guru-guru, forum komunikasi dan galeri yang berisi foto-foto tentang GAFA. 3.1.3.3 Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan hasil analisis kuesioner dan wawancara di atas, beberapa hal yang menjadi permasalahan pada sistem yang sedang berjalan saat ini adalah: 1. Sistem penyerahan laporan keuangan yang selama ini dijalankan dianggap tidak efektif. Hal tersebut menyebabkan para karyawan keuangan GAFA mengalami kesulitan dalam hal penyerahan laporan keuangan setiap bulannya. Jauhnya jarak antara kantor-kantor cabang dengan kantor pusat, menyebabkan banyak waktu dan biaya yang harus dikeluarkan setiap bulan.

57 2. Sempitnya waktu yang tersedia, menyebabkan kurangnya interaksi yang terjadi antara orang tua siswa dengan guru GAFA. Komunikasi yang terjalin hanyalah sebatas penyerahan laporan DKM oleh guru wali kepada orang tua siswa setiap bulan. 3. Tampilan yang kurang menarik, kurang interaktif dan kurangnya fiturfitur yang tersedia di dalam web yang sedang berjalan saat ini. 3.1.3.4 Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi permasalahan yang ada, maka diusulkan pada GAFA untuk membangun sebuah sistem informasi berbasis web yang bersifat dinamis seperti: 1. Pengiriman laporan keuangan secara online untuk meminimalisasi waktu dan biaya yang digunakan. 2. Pengiriman Data Kemajuan Murid dan Kartu Komunikasi secara online untuk meningkatkan efisiensi waktu. 3. Situs web digunakan sebagai fasilitas komunikasi di antara berbagai pihak yang berhubungan secara langsung dengan GAFA. Komunikasi tersebut dapat dilakukan melalui fitur forum untuk diskusi secara umum. Komunikasi antara guru dengan orangtua siswa pun akan dibantu dengan fasilitas pengiriman pesan atau tanggapan yang disertakan pada fitur Data Kemajuan Murid (pada halaman guru) dan pada fitur Kartu Komunikasi (pada halaman orang tua murid). Fasilitas untuk berkomunikasi ini hanya ditujukan bagi semua pihak yang berhubungan aktif dengan GAFA. Kemampuan komunikasi ini hanya

58 akan dapat digunakan setelah pengguna melakukan login dengan cara memasukan ID pengguna dan kata sandi yang tepat pada web GAFA. Namun, perlu diketahui bahwa beberapa topik pada forum yang ada akan tetap dapat diakses oleh pihak luar secara pasif sebagai media informasi. 4. ID pengguna dan kata sandi hanya akan dimiliki oleh pihak-pihak yang masih berhubungan langsung secara aktif dengan pihak GAFA. ID pengguna akan disesuaikan dengan nama siswa yang sedang aktif belajar di GAFA. Sedangkan kata sandi akan diberikan dengan format tertentu oleh pihak GAFA. 5. Registrasi ID hanya dapat dilakukan oleh super admin dari pihak GAFA. Dan kata sandi yang diberikan oleh pihak GAFA dapat diubah sesuai keinginan pribadi para pengguna. 6. Situs web ini pun akan dibuat lebih menarik dengan menghadirkan fitur kabar terkini, contoh karya, alat peraga GAFA, serta tanya jawab. Dengan adanya 7. Fitur kabar terkini dibuat agar masyarakat umum yang hendak mencari informasi mengenai GAFA akan mengetahui aktivitas terbaru di GAFA. 8. Fitur contoh karya diharapkan dapat menarik perhatian masyarakat umum dengan bukti hasil aktivitas dan kreatifitas yang dilakukan pada Kursus Baca dan Tulis GAFA. 9. Fitur alat peraga GAFA untuk menunjukkan variasi dan kelebihan GAFA yang memproduksi sendiri alat peraganya.

59 10. Fitur tanya jawab dibuat agar masyarakat umum pun tetap mendapat perhatian khusus di mana pengunjung situs web dapat mengirimkan pertanyaan pribadinya. Pertanyaan yang dianggap sering ditanyakan atau cukup berbobot akan ditampilkan bagi pengguna lainnya. Sedangkan untuk pertanyaan yang dianggap lebih bersifat pribadi akan dijawab secara langsung ke alamat e-mail dari pihak pengunjung. 11. Fitur yang dianggap penting dan bermanfaat sebagai media informasi bagi pengunjung web GAFA serta sebagai media promosi GAFA akan dipertahankan. Fitur-fitur tersebut adalah tentang GAFA, cabang GAFA, dan kerjasama. 12. Untuk memperbaharui sebagian besar data yang terdapat pada web ini, akan disediakan fitur Content Management System. Dengan fitur ini, pihak GAFA akan dipermudah saat hendak melakukan pembaharuan isi dari situs web GAFA. Dengan kemudahan yang diberikan, diharapkan informasi yang diperoleh dari situs web GAFA akan selalu disesuaikan dengan keadaan terakhir GAFA.

60 3.2 Rancangan Sistem yang Diusulkan 3.2.1 Data Flow Diagram Sistem yang Diusulkan 3.2.1.1 Data Flow Diagram Konteks Rancangan sistem yang diusulkan digambarkan dalam bentuk Data Flow Diagram Konteks yang dapat dilihat pada gambar 3.11 di bawah ini : Gambar 3.11 Data Flow Diagram Konteks