BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Informasi Dan Data Informasi di jaman modern seperti ini sangat dibutuhkan oleh setiap individu maupun suatu organisasi. Karena informasi dapat digunakan sebagai bahan untuk pertimbangan dan menghilangkan keragu-raguan dalam mengambil suatu keputusan, serta dapat menambah pengetahuan seseorang yang menerimanya. Informasi bersumber dari suatu data. Data adalah representasi dari fakta, konsep atau intruksi yang diformulasikan sesuai dengan kebutuhan untuk komunikasi atau pemrosesan oleh manusia. Sedangkan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan lebih berguna bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang atau yang akan datang. Ciri-ciri dari informasi adalah baru, benar atau salah, tambahan, korektif dan penegas. Sedangkan sifat atau karakteristik informasi itu sendiri antara lain : 1. Tepat pada waktunya Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat dan merupakan sesuatu yang baru. 2. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Informasi ini harus jelas dan mencerminkan maksudnya. 5
3. Relevan Berarti informasi tersebut harus bermanfaat terhadap kebutuhan pemakai. Perbedaan antara informasi dan data terletak pada kegunaannya, yaitu data merupakan bahan baku yang diolah untuk memberikan informasi dan bersifat obyektif. Sedangkan informasi dihubungkan dengan pengambilan keputusan dan sifatnya subyektif. Karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif daripada data. 2.2 Pengertian Sistem Sebuah sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima masukan ( input ), melakukan manipulasi terhadap data ( proses ), dan menghasilkan informasi sebagai keluaran ( output ). Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. 2.3 Konsep Perancangan Sistem Langkah-langkah yang dilakukan analisa pada tahap perancangan sistem adalah membuat usulan pemecahan masalah secara logika. Pada tahap analis, penggunaan notasi tertentu sangat membantu sekali dalam komunikasi dengan pemakai untuk memahami sistem secara logika. 6
Alat bantu yang digunakan adalah : a. Flow Of Dokuman ( FOD ); b. Data Flow Diagram ( DFD ); c. Entity Relationship Diagram ( ERD ); d. Normalisasi. 2.3.1 Flow Of Dokumen ( FOD ) Flow Of Dokumen adalah bagan yang menggambarkan arus dokuman serta pengolahan data yang terdapat dalam dokuman tersebut. Pada Flow Of Dokumen penggambaran ditekankan pada obyek dokuman dan alirannya. Dalam Flow Of Dokumen, digunakan simbol-simbol untuk menggambarkan dokumen, aliran ( flow ) dokumen dan proses. Simbol-simbol tersebut diletakkan pada kolom-kolom yang merupakan unit kerja yang mengolah dokumen tersebut. Simbol-simbol yang digunakan adalah : a. Dokumen / Surat Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer. Gb. 2.3.1 a. Simbol Dokumen 7
b. Proses / Pengolahan Menunjukkan kegiatan proses dari suatu operasi dengan komputer. c. Simpanan / Arsip Gb. 2.3.1 b. Simbol Proses Menunjukkan file non komputer yang di arsip. d. Garis Alir / Anak Panah Menunjukkan arus dari proses. Gb. 2.3.1 c. Simbol Simpanan e. Kegiatan Manual Menunjukkan kegiatan manual. Gb. 2.3.1 d. Simbol Garis Alir Gb. 2.3.1 e. Simbol Manual 8
f. Penghubung / Sambungan Menunjukkan penghubung ke hal yang masih sama atau ke hal yang lain. g. TitikTerminal Gb. 2.3.1 f. Simbol Penghubung Digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses. Gb. 2.3.1 g. Simbol Titik Terminal 2.3.2 Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi dan simbol-simbol khusus untuk menggambarkan arusdata dari sistem. Data Flow Diagram ini adalah bagian yang menggambarkan arus data, proses data, entity ( bagian ) yang membuat serta menerima data. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini, sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya. Penggambaran alir data dengan data Flow Diagram menitikberatkan pada isi data, kemudian proses / pengolahan data. Data Flow Diagram mempunyai 4 komponen, yaitu : 9
a. Terminator Terminator dikenal dengan nama entity ( eksternal ) sumber dan tujuan. Terminator digambarkan dengan bujur sangkar. Gb. 2.3.2 a. Simbol Terminator b. Proses Proses digambarkan dengan simbol lingkaran. Menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan suatu input atau lebih menjadi output. Gb. 2.3.2 b. Simbol Proses c. Data Store Data store digunakan sebagai sarana pengumpulan data. Digambarkan dengan dua garis sejajar dan di beri penutup di salah satu sisinya. Atau dapat juga digambarkan dengan dua garis sejajar. Gb. 2.3.2 c. Simbol Data Store 10
d. Data Flow Data flow digambarkan dengan anak panah yang menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari proses. Digunakan untuk menerangkan perpindahan dari suatu bagian yang lainnya dari sistem. Gb. 2.3.2 d. Simbol Data Flow 2.3.3 Entity Relationship Diagram ( ERD ) Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antara elemen data dari entity-entity yang ada dalam sistemnya. Entity Relationship Diagram mempunyai 3 komponen, yaitu : a. Entity / Obyek Sesuatu yang mempunyai karakteristik tertentu yang membedakan satu dengan yang lainnya. Digambarkan dengan simbol persegi panjang. Gb. 2.3.3 a. Simbol Entity b. Relationship Yang menghubungkan antara entity yang satu dengan entity yang lainnya. Digambarkan dengan simbol belah ketupat. 11
Gb. 2.3.3 b. Simbol Relationship c. Atribut Karakteristik masing-masing entity. Digambarkan dengan simbol berbentuk oval. Gb. 2.3.3 c. Simbol Atribut Batasan jumlah keterhubungan satu entity dengan entity lainnya di dalam ERD di sebut Cardinality Ratio. Ada tiga jenis Cardinality Ratio, yaitu : One to one ( 1 : 1 ); One to many ( 1 : M ); Many to many ( M : N ). Participation Constraint di dalam ERD menjelaskan apakah keberadaan suatu entity tergantung pada hubungannya dengan entity lainnya. Terdapat dua macam participation constrain, yaitu : Total Participation; Partial Participation. 12
2.3.4 Normalisasi Normalisasi adalah suatu tehnik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi. Tahapan normalisasi adalah : 1. Bentuk Tidak Normal Bentuk ini merupakan kumpulan data yang di rekam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau reduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. 2. Bentuk Normal 1 NF Bentuk normal ke satu ini mempunyai ciri yaitu setiap cara di bentuk data flat file ( file datar / rata ) dan data di bentuk satu record dan nilai dari field berupa automatic value. Tidak ada set atribut yang bernilai ganda, jadi tiap field hanya memiliki satu pengertian dan tidak ada field yang memiliki arti mendua. 3. Bentuk Normal 2 NF Bentuk normal ke dua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria untuk bentuk normal ke satu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama / primary key. Sehingga untuk membentuk normal ke dua haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. 13
4. Bentuk Normal 3 NF Untukmenjadi bentuk normal ke tiga, maka relasi haruslah dalam bentuk normal ke dua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primery key dan pada primary key secara menyeluruh. 2.3.4 Microsoft Access Microsoft Access 7.0 ini, merupakan salah satu software pengolah database yang berjalan di bawah sistem Windows 95, karena di samping Microsoft Access, masih banyak software-software pengolah database lainnya yang dapat kita temukan. Dalam Mengolah database ini, microsoft access 7.0 for windows 95 terdapat beberapa kelebihan dalam mengelola dan mengolah database. Anda mampu mengadakan sebuah relasi antar database yang anda miliki. Dalam mengolah database, microsoft access 7.0 for windows 95 ini memiliki sarana atau obyek yang dapat mempermudah dalam kerja anda. Obyek-obyek tersebut adalah : Form Untuk menambahkan data dalam sebuah database, anda bisa menggunakan form ini. Namun demikian tidak hanya itu saja kemampuannya, tapi dengan menggunakan sebuah form anda dapat menambah menampilkan dan mengedit data dengan beberapa cara. 14
Query Sejak anda menambah data ke dalam sebuah database, anda dapat langsung manganalisa data tersebut dengan beberapa cara. Anda dapat menggunakan perhitungan atau total atau hanya memilih yang berisi data saja. Hal ini juga dapat anda lakukan dengan menggunakan sebuah query untuk menampilkan data yang anda khususkan. Misalnya anda ingin menampilkan hanya data yang penghasilannya diatas 5,000,000. Ini dengan mudah dapat anda lakukan dengan menggunakan query tadi. Report Dengan menggunakan obyek ini anda dapat mencetak data anda dalam sebuah papan layout dan dalam type style tertentu. Report dapat mencetak data dari field tertentu yang anda definisikan, total dan hasil perhitungan. Bisa juga karakter atau gambar atau obyek lain yang ada dalam sebuah report tadi. Anda juga dapat menggunakan report untuk mencetak label surat. Misalkan anda akan membuat surat yang akan diperuntukkan para pelanggan yang total pembelian lebih dari 400,000. Tabel Anda juga dapat menampilkan dan mengedit data dengan menggunakan obyek lain. Karena obyek ini akan menampilkan data-data yang ada dalam database yang dihubungkan. 15
Macro Mengotomatiskan database anda dengan perintah yang atau cara yang anda spesifikasikan. Tanpa membutuhkan pemograman. Modul 16