BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Sistem dan Informasi Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen dan elemenya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut: Sistem adalah sebuah bagian bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa maksud atau sasaran. Berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi dari unsur yang dikenal saling melengkapi karena suatu maksud, tujuan atau sasaran.[1] Sedangkan pengertian dari informasi sendiri adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang, dan berarti juga informasi adalah terdiri dari data yang telah diambil kembali, diolah atau sebaliknya digunakan untuk tujuan informasi atau kesimpulan,argumentasi atau sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.[1] Pengertian sistem informasi adalah suatu sistem dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan pihak luar dengan menyediakan laporan yang dibutuhkan [2] Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen yang mencapai suatu tujuan tertentu. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. 4
5 Suatu sistem akan dianalisa dan dirancang oleh satu tim atau orang disebut Analis Sistem. Dalam menganalisa dan merancang sistem, analisa sistem harus memperhatikan 3 faktor yang menentukan baik buruknya sistem yang mereka rancang Sistem yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut : 1. Sistem harus dibentuk untuk dapat menyelesaikan tujuan. 2. Elemen sistem harus memiliki rencana yang telah ditetapkan. 3. Adanya hubungan antar elemen sistem yang solid. 4. Unsur dasar dari proses seperti arus informasi, energi dan material lebih penting daripada elemen sistem. 5. Tujuan organisasi lebih penting daripada elemen sistem. 2.2 Karakteristik Sistem Dalam membangun suatu sistem harus dipenuhi apa saja yang dibutuhkannya kemudian dirancang secara teliti dan seksama dengan memperhitungkan semua kemungkinan yang terjadi atau yang akan terjadi. Karenanya perlu diketahui dan dipelajari karakteristik sistem yang terjadi dari : 1. Komponen Merupakan alat Bantu perangkat yang saling berinteraksi / bekerja sama untuk menyusun sistem menjadi satu kesatuan. 2. Masukan (Input) Merupakan bagian dari sistem yang bertugas menerima masukan, masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Adapun arti dari masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
6 3. Proses (Process) Merupakan bagian dari sistem yang bertugas memproses / merubah masukkan data menjadi keluaran berupa informasi sesuai keinginan penerima. 4. Keluaran (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasi menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 5. Batasan (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi batas antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya sekaligus membedakan atau mencirikan suatu sistem dengan sistem yang lain. 6. Penghubung (Interface) Adalah penghubung yang ada di dalam suatu sistem sehingga terjadi suatu interaksi antar komponen. 7. Lingkungan (Environment) Segala suatu yang berada di luar sistem tetapi terdapat kemungkinan mempengaruhi ruang sistem. 8. Tujuan (Goal) Merupakan target atau objek yang diharapkan oleh sebuah sistem.
7 2.3 Konsep Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama laindengan alur data baik secara manual maupun komputerisasi. DFD merupakan gambaran sistem secara logika yang tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file juga merupakan alat yang digunakan pada pengembangan sistem yang struktur dan juga dokumentasi sistem. 2.3.1. Komponen Data Flow Diagram Komponen Data Flow Diagram pada suatu sistem dibedakan menjadi empat bagian diantaranya, yaitu : 1. Entitas Luar (Terminator) Melambangkan entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Terminator merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang. Organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input dan menerima output dari sistem. Terminator dapat ditunjukkan dengan simbol persegi panjang atau kotak. Gambar 2.1 Terminator
8 2. Data (Data Flow) Menunjukkan arus data / informasi yang mengalir menuju atau dari suatu proses. Arus data diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data, kesatuan luar. Gambar 2.2 Data Flow 3. Proses (Process) Kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang atau mesin dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses tersebut. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan symbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang yang sudut-sudutnya agak tumpul. Atau Gambar 2.3 Proses
9 4. Simpanan Data (Data Store) Digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data. Biasanya berkaitan dengan penyimpanan penyimpanan seperti file, database, folder, agenda, dsb. Simpanan data biasanya digambarkan dengan sepasang garis horizontal pararel yang tertutup dan tidak tertutup di salah satu ujungnya. Atau Gambar 2.4 Data Store Terdapat beberapa syarat dalm pembuatan komponen Data Flow Diagram, yaitu : a. Pemberian nama untuk tiap komponen. b. Pemberian nomor pada komponen Data Flow Diagram. c. Penggambaran Data Flow Diagram yang sesering mungkin, dari segi ukuran dan bentuk proses serta alur data melingkar dan alur data lurus. d. Menghindari penggambaran yang rumit, seperti persilangan alur data karena banyaknya proses. e. Penggambaran Data Flow Diagram yang konsisten, dengan menghindari penggambaran lubang hitam (Black Holes) dan penggambaran rumit lainnya.
10 2.3.2. Flow Of Document Dalam pembuatan perancangan sistem hendaknya membuat suatu aliran dokumen yang membuat gambaran tentang bagaimana dokumen ini melalui input, proses, output yang menghasilkan dokumen yang dalam bentuk fisiknya tidak boleh hilang atau rusak dalam proses baik karena kesalahan manusia yang akan menjadikan sebuah informasi yang dihasilkan oleh sebuah dokumen menjadi lebih jelas dan akurat. Melalui Flow Of Document kita dapat dengan mudah menghasilkan dokumen apa saja Simbol-simbol yang digunakan dalam sebuah flow of document, yaitu : 1. Document Digunakan untuk menggambarkan suatu document atau kegiatan mengeluarkan data baik secara manual maupun otomatis. Simbolnya sebagai berikut : Gambar 2.5 Simbol Document 2. Manual Input Digunakan untuk menggambarkan kegiatan masukan data dengan menggunakan consule atau terminal atau data entry. Simbol sebagai berikut : Gambar 2.6 Simbol Manual Input.
11 3. Manual Operation Digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang dilaksanakan sebagai tenaga manusia atau secara manual. Simbol sebagai berikut : Gambar 2.7 Simbol Manual Operation 4. Flow Line Digunakan untuk menggambarkan suatu arus document dari suatu kegiatan lainnya atau kegiatan pada terminal untuk kebutuhan kecuali transmisi data. Simbol sebagai berikut : Gambar 2.8 Simbol Flow line
12 5. Arsip Digunakan untuk mengarsipkan document melalui manual operation untuk mencegah document agar tidak hilang. Simbol sebagai berikut : Gambar 2.9 Simbol Arsip 6. Proses Digunakan untuk memproses document yang sedang berjalan dalam flow of documentsecara manual operation. Simbol sebagai berikut : Gambar 2.10 Simbol Proses
13 2.3.3. Levelisasi Data Flow Diagram Levelisasi ditampilkan dalam bentuk diagram yang terdiri dari : 1. Diagram Konteks Suatu diagram yang menggambarkan suatu sistem secara umum / global. 2. Diagram Zero Bagan berjenjang untuk memperjelas semua proses yang terdapat pada level diagram konteks. 3. Diagram Detail / Level / Primitive Bagan berjenjang yang didekomposisi / menjelaskan terhadap proses yang lebih detail. 2.4. Perancangan Database Database adalah kumpulan data operasional yang saling berkaitan dengan kerangkapan minimal atau file-file yang saling memiliki keterkaitan antara satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu kesatuan data untuk menghasilkan suatu informasi yang digunakan bersama oleh beberapa aplikasi atau perusahaan. Perancangan database merupakan salah satu aktivitas yang harus dilakukan di dalam pengembangan sistem informasi untuk menciptakan informasi yang handal. 2.4.1. Konsep Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang disajikan dengan menggunakan susunan data yang disimpan dari sistem secara tidak nyata / abstrak, dan diperkenalkan pertama kali oleh P. P. Chen pada tahun 1976.
14 2.4.1.1. Komponen ERD 1. Entity Objek yang dapat dibedakan dalam dunia nyata dimana informasi yang saling berkaitan dengannya dikumpulkan. Biasanya entity dapat berupa objek secara fisik (rumah, kendaraan, peralatan) dan konsep yang informasinya direkam. Simbol entity dapat digambarkan dengan persegi panjang. Gambar 2.11 Entity 2. Relationship Hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity, relationship tidak mempunyai fisik kecuali yang mewarisi dari hubungan antara entity tersebut. Relationship dapat digambarkan dengan simbol wajit. Gambar 2.12 Relationship
15 3. Atribut Karakteristik dari entity atau relationship, yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. Atribut dapat digambarkan dengan simbol Oval Gambar 2.13 Atribut 2.4.1.2 Derajat Relationship Menjelaskan jumlah entity yang berpartisipasi dalam suatu relationship. Derajat Relationship terdiri dari : 1. Unary Degree (Derajat Satu) Mahasiswa Belajar Gambar 2.14 Unary Degree 2. Binary Degree (Derajat Dua) Mahasiswa Belaj ar Kampus Gambar 2.15 Binary Degree
16 3. Ternary Degree (Derajat Tiga) Mahasiswa Belaj ar Kampus Rumah Gambar 2.16 Ternary Degree 2.4.1.3. Cardinality Ratio Menjelaskan batasan jumlah ketergantungan satu entity dengan banyak entity. Jenis Cardinality Ratio terdiri atas : 1. 1 : 1 (One to One) Mahasiswa 1 1 Memili ki Gambar 2.17 One to One Buku 2. 1 : M / M : 1 (One to Many) 1 M Mahasiswa Belajar Kampus Gambar 2.18 One to Many 3. M : N (Many to Many) Mahasiswa M N Belajar Rumah Gambar 2.19 Many to many
17 2.4.2 Konsep Normalisasi Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai didalam suatu organisasi. Adapun tujuan dari normalisasi adalah : 1. Untuk menghilangkan kerangkapan data. 2. Untuk mengurangi kompleksitas. 3. Untuk mempermudah pemodifikasan data. Untuk menghasilkan tabel-tabel yang jelas dan akurat harus melalui tahapantahapan sebagai berikut Bentuk Tidak Normal Menghilangkan perulangan group Bentuk Normal Pertama (1NF) Menghilangkan ketergantungan sebagian Bentuk Normal Kedua (2NF) Menghilangkan ketergantungan transitif Bentuk Normal Ketiga (3NF) Menghilangkan anomali-anomali hasil dari ketergantungan fungsional
18 Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF) Menghilangkan ketergantungan Multivalue Bentuk Normal Keempat (4NF) Menghilangkan anomali-anomali yang tersisa Bentuk Normal Kelima (5NF) 2.5 Sekilas Tentang Visual Basic Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemprograman komputer yaitu perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Visual Basic selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagi sarana (tool) untuk menghasilkan programprogram aplikasi berbasiskan Windows.[3] Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya seperti : a. Untuk membuat program aplikasi berbasis windows. b. Untuk membuat object-object pembantu program seperti kontrol ActiveX, file Help, aplikasi Internet, dan sebagainya. c. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan.
19 2.6. Keistimewaan Visual Basic 6.0 Sejak dikembangkan pada tahun 80-an, Visual basic kini telah mencapai versinya yang ke-6. Beberapa keistimewaan utama dari Visual Basic 6 ini di antaranya seperti: 1. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama Developer Studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++ dan Visual J++. 2. Memiliki Compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. 3. Memiliki beberapa tambahan sarana Wizard yang baru. 4. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic 5. Kemampuan membuat ActiveX dan fasilitas Internet yang lebih banyak 6. Sarana akses data yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi database yang berkemampuan tinggi. 7. Visual Basic 6 memiliki beberapa versi atau edisi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai. 2.7. Versi-Versi Visual Basic 6.0 Beberapa versi dai Visual Basic 6 yang ada diantaranya adalah: a. Standard Edition / Learning Edition Ini adalah versi standar yang sudah mencakup berbagai sarana dasar Visual Basic 6 untuk memngembangkan aplikasi. b. Professional Edition Versi ini memberikan berbagai sarana ekstra yang dibutuhkan oleh para programer profesional
20 c. Enterprice Edition. Versi ini dikhususkan untuk para programer yang ingin mengembangkan aplikasi remote computting atau client / server. Biasanya versi ini digunakan untuk membuat aplikasi pada jaringan. 2.8. Lingkungan Visual Basic 6.0 A. Layar Visual Basic 6.0 Layar Visual Basic adalah suatu lingkungan besar yang terdiri dari beberapa bagian-bagian kecil yang kesemuanya memiliki sifat: a. Floating Dapat digeser-geser keposisi mana saja b. Sizable Dapat diubah-ubah ukurannya, seperti ukuran suatu elemen atau jendela. c. Dockable Dapat menempel dengan bagian lain yang berdekatan. Layar Lingkungan Visual Basic 6 dapat di lihat seperti gambar 2.1 berikut ini :
21 Control Menu Toolbar Project Explorer Menu Toolbox Form Windows Properties Windows Form layout Windows Gambar 2.20 Lingkungan Visual Basic [Program Visual Basic 6.0]
22 B. Control Menu Control menu adalah menu yang digunakan terutama untuk memanipulasi jendela Visual Basic. Dari menu ini kita dapat mengubah ukuran, memindahkan, atau menutup jendela Visual Basic atau jendela windows lainnya. C. Menu Menu Visual Basic berisi semua perintah Visual Basic yang dapat anda pilih untuk melakukan tugas tertentu. Isi dari menu ini sebagian hampir sama dengan program-program Windows pada umumnya. D. Toolbar Toolbar adalah tombol-tombol yang mewakili suatu perintah tertentu Visual Basic. Setiap tombol tersebut dapat langsung diklik untuk melakukan perintah tertentu yang biasanya sering digunakan dan terdapat pula pada menu Visual Basic. E. Form Windows Form Windows adalah daerah kerja utama, dimana kita akan membuat program-program aplikasi Visual Basic. Pada form ini, kita dapat meletakan berbagai macam object interaktif seperti teks, gambar, tombol-tombol perintah, scrollbar, dan sebagainya. Jendela Form ini pada awalnya kelihatan kecil, tetapi ukurannya bisa diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan aplikasi kita.
23 F. Toolbox Toolbox adalah sebuah kotak alat yang mengandung semua objek atau kontrol yang dibutuhkan untuk membentuk suatu program aplikasi yang akan menjadi penghubung antara program aplikasi dan user-nya, dan kesemuanya harus diletakan di dalam jendela Form di atas. Kita juga dapat menambahi objek pada toolbox ini dengan memilih menu Project > Component, Kemudian kita tinggal memilih objek-objek yang kita butuhkan pembuatan aplikasi nanti. G. Project Explorer Project Explorer adalah jendela yang mengandung semua file di dalam aplikasi Visual Basic. Setiap aplikasi dalam Visual Basic disebut dengan istilah project (proyek), dan setiap proyek bisa mengandung lebih dari satu proyek misalnya form, modul, class, dan sebagainya. H. Jendela Properties Jendela Properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang terdapat dalam aplikasi Visual Basic. Properti adalah sifat dari sebuah objek, misalnya nama, warna, posisi, ukuran dan sebagainya. I. Form Layout Windows Form Layout Windows adalah jendela yang menggambarkan posisi dari form yang ditampilkan pada layar monitor. Posisi form pada Form layout Windows inilah yang merupakan petunjuk dimana aplikasi kita akan ditampilkan pada layar monitor saat di jalankan nanti.
24 J. Jendela Code Jendela Code adalah jendela yang berisi kode-kode program yang merupakan instruksi-instruksi untuk aplikasi Visual Basic kita dalammemanipulasi, mengatur dan memberikan perintah-perintah terhadap objek-objek yang kita buat. Untuk menampilkannya pilih menu View > Code. Gambar 2.21 Jendela Code [Program Visual Basic 6.0]