BAB II LANDASAN TEORI II.1. Pengertian Sistem Akuntansi Niswonger, Warren, Fess (1999) yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait mendefinisikan, Sistem Akuntansi (Accounting System) adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi usaha (h.182). Mulyadi (2001) menyatakan, Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (h. 3). Narko (2002) menyatakan, Sistem Akuntansi pada umumnya diartikan sebagai jaringan yang terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alat-alat dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan (h. 3). Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, prosedur dan laporan yang dikoordinasikan untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengelolaan perusahaan dan bagi pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengambil keputusan bisnis. 6
II.1.1 Tujuan Sistem Akuntansi Narko (2002) menyatakan, tujuan sistem akuntansi adalah penyediaan informasi akuntansi kepada pihak-pihak yang memerlukan. II.2. Pengertian Analisis Sistem Tata Sutabri (2004) mendefinisikan, Analisa Sistem adalah proses pengujian sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk mengidentifikasi perbaikan yang mungkin. II.2.1. Tahap-tahap Analisis Sistem Mulyadi (2001) mendefinisikan, Tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi. Analisis sistem dapat dibagi menjadi 4 (empat) tahap : 1. Analisis Pendahuluan Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, dan untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Jika perusahaan memiliki Departemen Sistem Informasi, pekerjaan pengembangan sistem akuntansi dalam perusahaan tersebut umumnya didahului dengan diterimanya permintaan jasa pengembangan sistem informasi dari pemakai informasi kepada analis sistem dalam departemen tersebut. Permintaan jasa tersebut dituangkan dalam surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi dan berisi penjelasan ringkas luas pekerjaan, hasil yang diinginkan, jangka waktu penyelesaian pekerjaan. 7
Berdasarkan surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi tersebut, analis sistem kemudian melakukan analisis pendahuluan (preliminary analysis) untuk kepentingan pembuatan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem (Proposal to Conduct System Analysis Report ). Dalam analisis pendahuluan ini, analis sistem mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan kliennya. Untuk ini analis sistem harus membuat work sheet atau check sheet untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis pendahuluan tersebut. 2. Penyusunan Usulan Pelaksanaan analisis sistem Pelaksanaan analisis sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang disebut Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem. Maksud dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi. Dalam Dokumen Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem analis sistem menjelaskan : a) Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan Sistem Akuntansi. b) Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang diusulkan. c) Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan. d) Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis sistem. 8
e) Identifikasi sumber-sumber potensial yang dapat menyediakan informasi yang diperlukan dalam analisis sistem. f) Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk pengecek perkembangan analisis sistem yang dilaksanakan oleh analisis sistem. 3. Pelaksanaan Analisis Sistem Pelaksanaan analisis sistem didasarkan pada rencana kerja yang dituangkan dalam Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem. 4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem. Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi. Isi Laporan Hasil Analisis Sistem meliputi : a) Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis sistem. b) Daftar masalah besar yang ditemukan oleh analisis sistem. c) Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi. d) Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama melaksanakan analisis sistem. e) Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru, atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan. 9
f) Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau persyaratanpersyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut. II.2.2. Manfaat Analisis Sistem Manfaat utama dilakukannya analisis terhadap sistem akuntansi lama adalah : a. Efektivitas Sistem Akuntansi yang sekarang digunakan. b. Ide rancangan. c. Identifikasi Sumber Daya. d. Pengetahuan Konversi. e. Titik Awal yang sama dalam menuju ke perubahan baru. II.3. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Niswonger, Warren, Fess (1999) menyatakan, Sistem Pengendalian Intern (Internal Control) merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat dan memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya. Mulyadi (2001) mendefinisikan, Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Marshall B. Romney dan Paul John S (2004) menyatakan, Pengendalian Internal (Internal Control) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan 10
memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Laporan COSO mendefinisikan pengendalian intern (internal control) adalah suatu proses, yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut : keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi. Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan, Pengendalian Intern (Internal Control) adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan oleh dewan direksi, manajemen dan personel lainnya dalam suatu entitas yang bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong kesesuaian serta dipatuhinya kebijakan manajemen. II.3.1. Tujuan Pengendalian Intern Niswonger-Warren-Fess (1999) menyatakan, pengendalian internal memberikan jaminan yang wajar bahwa : 1. aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha 2. informasi bisnis akurat 3. karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan Mulyadi (2001) menyatakan, tujuan sistem pengendalian intern adalah : 1. menjaga kekayaan organisasi 2. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. mendorong efisiensi 4. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen 11
IAI (2001 : 319.2) menyatakan, tiga golongan tujuan pengendalian intern adalah : 1. keandalan pelaporan keuangan 2. efektivitas dan efisiensi operasi 3. kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Tata Sutabri menyatakan, pengendalian dilakukan untuk mengurangi eksposur kerugian. II.3.2. Unsur- unsur Pengendalian Intern Niswonger-Warren-Fess (1999) berpendapat, untuk mencapai tujuan pengendalian internal, manajemen bertanggung jawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal. Unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi. Manajemen yang terlalu mengutamakan sasaran operasi dan menyimpang dari kebijakan pengendalian bisa secara tidak langsung mendorong karyawan untuk mengabaikan pengendalian. Di pihak lain, manajemen yang menekankan pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Struktur organisasi usaha, yang merupakan kerangka dasar untuk perencanaan dan pengendalian operasi, juga mempengaruhi lingkungan pengendalian. 12
Selain dua hal di atas, kebijakan personalia juga mempengaruhi lingkungan pengendalian. Kebijakan personalia meliputi perekrutan, pelatihan, evaluasi, penetapan gaji dan promosi karyawan. 2. Penilaian Risiko Semua organisasi menghadapi risiko. Contoh-contoh risiko meliputi perubahanperubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku bunga, dan pelanggaran karyawan atas kebijakan dan prosedur perusahaan. Manajemen harus memperhitungkan risiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat tercapai. Setelah risiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari risiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya. 3. Prosedur Pengendalian Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan. 4. Pemantauan atau Monitoring Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Pada perusahaan besar, auditor internal yang independen terhadap operasi biasanya diberi tanggung jawab untuk memantau sistem pengendalian internal. Di samping itu, auditor eksternal juga mengevaluasi pengendalian internal sebagai bagian normal dari audit tahunan atas laporan keuangan. 13
5. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalian internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhi tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku. Manajemen juga dapat menggunakan informasi eksternal untuk menilai peristiwa dan keadaan yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. Mulyadi (2001) menyatakan, unsur pokok pengendalian intern adalah : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut : a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. Dengan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi-fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang 14
dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara yang menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat mebetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi. 15
b. Pemeriksaan mendadak (Surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatankegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya. d. Perputaran jabatan (Job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari. e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara waktu tersebut. 16
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggungjawab langsung kepada manajemen puncak. Adanya satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimana pun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Di antara 4 unsur pokok pengendalian intern tersebut di atas, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang 17
dapat diandalkan. Di lain pihak, meskipun tiga unsur sistem pengendalian intern yang lain cukup kuat, namun jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur, maka empat tujuan sistem pengendalian intern tidak akan tercapai. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, dapat ditempuh melalui berbagai cara antara lain : a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut. b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. II.4. Sistem Akuntansi Penggajian II. 4.1. Pengertian Gaji dan Upah Mulyadi (2001) menyatakan, Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). (h. 373) II.4.2. Fungsi-Fungsi Terkait Mulyadi (2001) menyatakan, fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut : 18
1. Fungsi Kepegawaian. Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. 2. Fungsi Pencatat Waktu. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. 4. Fungsi Akuntansi. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan: Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal. 19
a. Bagian Utang. Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut. b. Bagian Kartu Biaya. Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja ( untuk tenaga kerja langsung pabrik). c. Bagian Jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggunjawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum. 5. Fungsi Keuangan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Menurut Narko (2002), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai berikut: 20
1. Pengawas Absensi a. Mengawasi pegawai dalam memasukkan kartu hadir ke dalam mesin absensi, untuk memastikan bahwa hanya kartu pegawai yang bersangkutan sajalah yang dimasukkan ke mesin absensi. b. Membuat rekapitulasi waktu hadir atau kerja, dan menyerahkan kepada pembuat daftar gaji. 2. Pembuat Daftar Gaji. a. Atas dasar surat keputusan pengangkatan pegawai, petugas ini membuat daftar gaji untuk pegawai tetap; atas dasar rekap waktu hadir, petugas kemudian membuat daftar upah bagi pegawai yang diupah menurut waktu kerja. b. Daftar gaji dan upah, dilampiri rekapitulasi waktu hadir atau kerja, dikirim ke bagian utang voucher. 3. Bagian Utang Voucher. a. Memverifikasi perhitungan dalam daftar gaji dan upah, kemudian membuat voucher. b. Mencatat voucher dalam voucher register. c. Menyerahkan voucher dan rekap waktu hadir atau kerja, kepada pembayar gaji. 4. Pembayar Gaji dan Upah. a. Atas dasar voucher, meminta cek kepada kepala bagian keuangan. b. Menguangkan cek, dan menyiapkan amlop gaji. c. Membayar gaji atau upah kepada pegawai, pegawai menandatangani daftar gaji atau upah pada kolom tanda tangan. 21
d. Memberi cap LUNAS pada voucher dan dokumen pendukungnya. e. Mengirim daftar gaji yang sudah ditanda tangani pegawai (sebagai bukti bahwa gaji atau upah sudah diambil para pegawai), dilampiri voucher, dan rekap waktu hadir atau kerja ke pemegang buku jurnal, buku besar, dan kartu biaya. 5. Pemegang Jurnal, Buku Besar dan Kartu Biaya. a. Atas dasar daftar gaji atau upah yang diterima dari pembayar gaji, mencatat ke daftar cek (Cek Register). b. Atas dasar voucher register dan cek register, membukukan ke buku besar, dan kartu biaya yang bersangkutan. c. Mengarsip semua dokumen. II.4.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian prosedur berikut ini : Mulyadi (2001) mengungkapkan, sistem penggajian terdiri dari jaringan 1. Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang, dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi 22
karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. 2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah. Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggungjawab membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah. 3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah. Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. 4. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi 23
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan. II.4.4. Dokumen-dokumen yang digunakan Menurut Niswonger, Warren, Fess (1999) yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait, dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian sebagai berikut : 1. Register Gaji dan Upah Register gaji dan upah (payroll register) adalah suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhtisarkan data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian. 2. Pencatatan dan Pembayaran Pajak Gaji dan Upah Pajak-pajak yang berkaitan dengan penggajian menjadi kewajiban perusahaan pada saat gaji yang berhubungan dibayarkan kepada para karyawan. Selain itu, perusahaan juga diwajibkan untuk menghitung dan melaporkan pajak gaji dan upah atas dasar tahun kalender, bahkan sekalipun perusahaan menggunakan tahun fiskal yang berbeda bagi tujuan pelaporan keuangan dan pajak penghasilan. 3. Catatan Pendapatan Karyawan. Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian. 24
4. Cek Gaji dan Upah. Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah (payroll checks) disiapkan. Tidak perlu mencatat setiap cek gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam register gaji. Dalam membayar gaji, sebagian besar perusahaan menggunakan cek-cek gaji yang dapat ditarik dari rekening bank khusus. Setelah data-data untuk periode penggajian dicatat dan diikhtisarkan dalam register gaji dan upah, maka dibukalah satu cek untuk total gaji tersebut dari rekening bank biasa dan disetorkan ke rekening khusus. Kemudian masing-masing cek gaji dibuka dari rekening khusus tersebut dan jumlah cek gaji disertakan dalam register gaji dan upah itu. Salah satu keunggulan dari pemakaian rekening bank khusus untuk penggajian adalah makin sederhananya tugas rekonsiliasi laporan bank. Selain itu, rekening khusus penggajian membentuk pengendalian atas cek-cek gaji dan upah dengan mencegah pencurian atau penyalahgunaan cek-cek gaji yang belum diuangkan. Uang tunai juga dapat digunakan untuk membayar gaji. Namun, sebagian besar perusahaan langsung mendepositokan pembayaran bersih karyawan ke bank. Mulyadi (2001) mengemukakan bahwa dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai berikut : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemin- 25
dahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 2. Kartu Jam Hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3. Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Kartu Jam Kerja hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. 4. Daftar Gaji dan Daftar Upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPH Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. 5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah. Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi 26
biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah. 6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. 7. Amplop Gaji dan Upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 8. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Menurut Narko (2002), bukti transaksi atau dokumen yang digunakan tergantung sistem penggajian yang dipakai, yaitu : 1. Sistem Gaji Tetap a. Surat keputusan pengangkatan pegawai b. Surat keputusan golongan gaji 27
c. Surat keputusan perubahan gaji d. Daftar Gaji e. Perincian gaji tiap pegawai f. Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji) 2. Sistem gaji tetap dengan variasi a. Surat keputusan pengangkatan pegawai b. Surat keputusan golongan gaji c. Surat keputusan perubahan gaji d. Daftar gaji e. Perincian gaji tiap pegawai f. Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji) g. Perintah lembur, atau laporan prestasi seperti laporan penjualan per tenaga pemasar (untuk menghitung bonus) h. Daftar absensi pegawai 3. Sistem upah variable a. Surat keputusan pengangkatan pegawai b. Surat keputusan tarif upah c. Surat keputusan perubahan tarif upah d. Daftar upah e. Perincian upah tiap pegawai f. Kwitansi gaji (kadang dijadikan satu dengan daftar gaji) g. Laporan prestasi seperti laporan produksi per tenaga buruh h. Daftar absensi pegawai 28
II.5. Pengendalian Intern pada Sistem Penggajian Menurut Niswonger, Warren, Fess (1999) yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait berpendapat bahwa pemrosesan penggajian memerlukan data input dalam jumlah besar, beserta berbagai perhitungan yang kadang-kadang rumit. Sistem penggajian memerlukan pengendalian untuk menjamin agar pembayaran gaji dilakukan secara akurat dan tepat waktu. Selain itu, sistem penggajian juga harus menyediakan pengamanan yang memadai terhadap pencurian atau penyalahgunaan dana. Jadi, biasanya perusahaan perlu menggunakan suatu system yang mencakup prosedur otorisasi dan persetujuan penggajian yang tepat. Jika perusahaan menggunakan mesin penandatangan cek, adalah penting bahwa cek-cek gaji yang masih kosong dan akses ke mesin tersebut dikendalikan secara baik untuk mencegah pencurian atau penyalahgunaan dana penggajian. Selain itu, juga penting untuk mengotorisasi dan menyetujui pemotongan atau penambahan gaji serta perubahan tarif gaji. Sebagai contoh, sejumlah penggelapan gaji melibatkan supervisor yang menambahkan beberapa karyawan fiktif ke dalam daftar penggajian, kemudian cek-cek milik karyawan fiktif tersebut diuangkan. Penipuan serupa juga terjadi ketika sejumlah karyawan yang dipecat tetapi tidak diberitahu kepada Departemen Penggajian. Akibatnya, cek-cek gaji untuk karyawan yang telah dipecat diambil dan dicairkan oleh supervisor. Untuk mencegah atau mendeteksi penipuan seperti ini, maka catatan daftar hadir karyawan harus dikontrol. Seorang staf Departemen Penggajian ditugaskan mengawasi mesin pencatat jam kerja selama waktu-waktu kedatangan dan kepulangan normal untuk memverifikasi bahwa karyawan hanya memasukkan sekali saja dan hanya untuk dirinya sendiri. Kartu pengenal pegawai atau badge juga dapat digunakan untuk 29
memverifikasikan bahwa hanya karyawan yang berhak yang boleh memasuki lokasi kerja. Pada saat cek-cek gaji didistribusikan, kartu pengenal pegawai bisa digunakan untuk mencegah seorang karyawan mengambil cek milik karyawan lain. Pengendalian lainnya meliputi verifikasi dan persetujuan semua perubahan tarif gaji. Mulyadi (2001) mengungkapkan unsur pengendalian intern dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai berikut : 1. Organisasi a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi personalia bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji dan upah yang disajikan dalam daftar gaji dan upah, yang selanjutnya digunakan untuk dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Karena eratnya informasi operasi yang dihasilkan oleh fungsi personalia dengan informasi akuntansi yang dihasilkan sebagai dasar pembayaran gaji dan upah tersebut, fungsi personalia dapat dikategorikan sebagai pemegang fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi pembuat daftar gaji dan upah merupakan fungsi akuntansi, yang bertanggung jawab atas perhitungan penghasilan setiap karyawan. Fungsi ini di tangan fungsi pembuat daftar gaji dan upah, berada di bawah Departemen Personalia dan Umum. Hasil perhitungan penghasilan karyawan ini didasarkan pada 30
berbagai surat keputusan yang diterbitkan oleh fungsi kepegawaian dan dituangkan dalam daftar gaji dan upah. Fungsi keuangan merupakan fungsi penyimpanan, yang dalam struktur organisasi berada di tangan fungsi pembayar gaji dan upah Kasa. Dengan dipisahkannya dua fungsi tersebut, hasil perhitungan gaji dan upah yang dilakukan oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah yang dilakukan oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah dicek ketelitian dan keandalannya oleh fungsi keuangan, sebelum gaji dan upah dibayarkan kepada karyawan yang berhak. b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar untuk penghitungan gaji dan upah karyawan. Dengan demikian, ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan data gaji dan upah setiap karyawan. Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi. 2. Sistem Otorisasi a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. Karena pembayaran gaji dan upah didasarkan atas dokumen daftar gaji dan upah, maka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yang dimasukkan ke dalam daftar gaji dan upah. Untuk menghindari pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang tidak berhak, 31
setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji dan upah harus mendapat otorisasi oleh yang berwenang. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh manajemen puncak (misalnya Direktur Utama). Dengan unsure system pengendalian intern ini dapat dihindari terjadinya pembayaran gaji dan upah kepada orang yang tidak berhak untuk menerimanya. b. Setiap Perubahan Gaji dan Upah Karyawan karena Perubahan Pangkat, Perubahan Tarif Gaji dan Upah, Tambahan Keluarga harus didasarkan pada Surat Keputusan Direktur Keuangan. Untuk menjamin keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. Dengan demikian setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, serta tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. c. Setiap potongan atas Gaji dan Upah Karyawan selain dari Pajak Penghasilan Karyawan harus didasarkan Surat Potongan Gaji dan Upah yang diotorisasi oleh Fungsi Kepegawaian. Setiap data yang dipakai sebagai dasar penambahan gaji dan upah karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang (Direktur Utama dan Direktur Keuangan) agar data gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah dapat diandalkan. Di lain pihak, setiap pengurangan 32
terhadap penghasilan karyawan harus pula mendapat otorisasi dari yang berwenang. Oleh karena itu tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji dan upah yang menjadi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian. d. Kartu Jam Hadir Harus Diotorisasi oleh Fungsi Pencatat Waktu. Karena jam hadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data waktu hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu supaya relevan sebagai dasar penghitungan gaji dan upah dan untuk keperluan yang lain. e. Perintah Lembur Harus Diotorisasi oleh Kepala Departemen Karyawan yang bersangkutan. Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja regular, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah untuk jam regular. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan ssitem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja regular. f. Daftar Gaji dan Upah harus diotorisasi oleh Fungsi Personalia. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang berhak. Oleh karena itu daftar gaji dan upah ini harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia yang menunjukkan bahwa : 33
1) Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang. 2) Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang. 3) Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah karyawan telah diotorisasi oleh yang berwenang. 4) Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah telah dicek ketelitiannya. g. Bukti Kas Keluar untuk Pembayaran Gaji dan Upah harus Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi. Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih tinggi. h. Perubahan dalam Catatan Penghasilan Karyawan Direkonsiliasi dengan Daftar Gaji dan Upah Karyawan. Kartu penghasilan karyawan diselenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk mengumpulkan suatu penghasilan yang diperoleh 34
masing-masing karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini dipakai sebagai dasar penghitungan pajak penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan. Dokumen yang merupakan sumber pencatatan ke dalam kartu penghasilan karyawan adalah daftar gaji dan upah. Oleh karena itu, untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji dan upah. i. Tarif Upah yang Dicantumkan dalam Kartu Jam Kerja Diverifikasi Ketelitiannya oleh Fungsi Akuntansi Biaya. Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan dalam kartu jam kerja. Sebelum upah yang tercantum dalam kartu jam kerja dipakai sebagai dasar pencatatan upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk yang bersangkutan, data tarif upah yang dipakai sebagai pengali dalam penghitungan upah harus diverifikasi oleh fungsi akuntansi biaya. 3. Praktik yang Sehat a. Kartu Jam Hadir Harus Dibandingkan dengan Kartu Jam Kerja Sebelum Kartu yang terakhir ini dipakai sebagai Dasar Distribusi Biaya Tenaga Kerja Langsung. 35
Kartu jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan berada di perusahaan, sedangkan kartu jam kerja merinci penggunaan jam hadir setiap karyawan. Dengan kata lain kartu jam kerja digunakan untuk mempertanggungjawabkan penggunaan waktu hadir karyawan. Kartu jam kerja ini merupakan dasar untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung kepada pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung. Untuk mengecek ketelitian data yang tercantum dalam kartu jam kerja, fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus membandingkan data jam yang tercantum dalam kartu jam hadir dengan data yang tercantum dalam kartu jam kerja. b. Pemasukan Kartu Jam Hadir ke dalam Mesin Pencatat Waktu harus diawasi oleh Fungsi Pencatat Waktu. Untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam dalam kartu jam hadir harus dilakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu. c. Pembuatan Daftar Gaji dan Upah harus Diverifikasi Kebenaran dan Ketelitian Perhitungannya oleh Fungsi Akuntansi Keuangan Sebelum Dilakukan Pembayaran. Sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji dan upah, fungsi akuntansi keuangan harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji dan upah yang tercantum dalam daftar upah yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Dengan demikian unsur sistem pengendalian intern ini 36
menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal. d. Penghitungan Pajak Penghasilan Karyawan Direkonsiliasi dengan Catatan Penghasilan Karyawan. Dalam sistem pemungutan pajak penghasilan atas gaji dan upah karyawan, perusahaan ditunjuk oleh pemerintah sebagai wajib pungut pajak penghasilan yang menjadi kewajiabn karyawan, yang dikenal dengan PPh Pasal 21. Ketelitian dan keandalan data pajak penghasilan karyawan yang harus dipotongkan dari gaji dan upah karyawan, dan besarnya utang pajak penghasilan karyawan yang harus disetor oleh perusahaan ke Kas Negara dapat diverifikasi dengan melakukan rekonsiliasi penghitungan pajak penghasilan setiap karyawan dengan catatan penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan yang bersangkutan. e. Catatan Penghasilan Karyawan Disimpan oleh Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah. Kartu penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai catatan penghasilan yang diterima karyawan selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya gaji dan upah oleh karyawan yang berhak. Oleh karena itu dalam sistem penggajian maupun pengupahan, setelah diisi data gaji dan upah karyawan oleh fungsi pembuat daftar gaji kemudian dikirimkan ke fungsi keuangan untuk dimintakan tanda tangan karyawan yang bersangkutan sebagai tanda terima uang gaji dan upah. Setelah 37
ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan, kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan. Narko (2002) berpendapat bahwa pengendalian intern sistem penggajian dipengaruhi oleh : 1. Aspek Organisasi a. Pisahkan fungsi pencatat waktu hadir atau waktu kerja, dengan fungsi pembuat daftar gaji. b. Pisahkan pembuat daftar gaji dan pembayar gaji. c. Pisahkan pembuat daftar gaji, pembayar gaji dan petugas akuntansi. 2. Aspek Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Daftar gaji harus diotorisasi pejabat berwenang. b. Voucher untuk gaji harus diotorisasi pejabat berwenang. c. Transaksi penggajian hanya akan dicatat bila didukung bukti yang lengkap dan benar. d. Pengangkatan, penempatan dalam golongan gaji, perubahan gaji, dan penghentian pegawai harus diotorisasi pejabat yang berwenang. 3. Praktik yang Sehat a. Pelaksanaan absensi pegawai, baik secara manual maupun dengan mesin absensi, harus diawasi petugas yang cukup berwibawa, untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi daftar absen. b. Pegawai yang telah keluar harus segera dicoret dari daftar gaji. 38