BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Jauh sebelum komputer ditemukan, teknik penyimpanan suatu data atau arsip masih menggunakan teknik teknik penyimpanan yang kuno yaitu masih tergantung pada kertas, tidak jarang dokumen tersebut mencapai ketebalan 5 10 cm jika ditumpuk menjadi satu hanya untuk menyimpan satu bagian kecil dari suatu fakta yang ada. Hal ini sangat tidak fleksibel jika data yang ingin disimpan mencakup beberapa dokumen yang seluruhnya sangat penting untuk disimpan. Bahkan, di perusahaan perusahaan memanfaatkan lemari lemari yang sangat besar hanya untuk menyimpan arsip transaksi yang dilakukan dalam kurun waktu hanya 1 tahun atau mungkin kurang dari 1 tahun. Kerugian menyimpan data dalam jumlah yang sangat banyak adalah ruang kerja yang ada akan dipenuhi dengan lemari penyimpanan dokumen yang nantinya akan menampung dokumen, baik yang termasuk dokumen yang bersifat rahasia dan dokumen yang bersifat umum atau dapat dilihat dan dibaca oleh banyak orang. Permasalahan yang timbul sebagai akibat dari keadaan ini adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat dan pemeliharaan sangat besar. Jika ada dokumen yang rusak atau hilang, maka biaya yang dikeluarkan untuk mencari dan menemukan dokumen tersebut sangat besar. Tidak akan menjadi masalah jika dokumen tersebut ternyata dapat diketemukan, akan menjadi masalah jika dokumen yang akan dicari tidak dapat diketemukan. Maka untuk melakukan revisi dokumen tersebut juga akan membutuhkan biaya yang sangat besar pula. Jika akan dilakukan pengambilan ulang atau retrieval data, akan membutuhkan waktu yang sangat lama dan biaya yang sangat besar karena dokumen yang dicari harus diteliti satu persatu dari keseluruhan dokumen yang ada.permasalahan ini dirasakan juga oleh para perusahaan perusahaan yang menjalankan usahanya dengan melibatkan proses penjualan dan pembelian.dapat dipastikan bahwa setiap dokumen yang berkaitan dengan proses penjualan dan pembelian harus disimpan dalam kurun waktu tertentu. Jika hal ini tidak dilakukan maka perusahaan tersebut akan mengalami kesulitan dalam 1
melakukan penagihan dan pembayaran kepada pihak yang bersangkutan. Jika ada dokumen yang hilang atau rusak, tidak semudah untuk menggantinya dengan dokumen yang baru, karena akan mempengaruhi kinerja perusahaan tersebut baik dalam perusahaan tersebut maupun dalam hubungannya dengan perusahaan lain. Selain itu, dalam perusahaan yang belum melakukan komputerisasi dalam hal pengarsipan dokumen dokumen penjualan dan pembelian, masih perlu dilakukan pembatasan hak akses terhadap beberapa karyawan terhadap suatu dokumen penjualan dan pembelian. Baik itu dokumen yang bersifat rahasia maupun yang bersifat umum.setiap perusahaan yang dalam usahanya untuk menyimpan setiap dokumen penjualan dan pembelian yang telah terjadi sebelumnya sebagai bahan referensi dalam memutuskan proses penjualan atau proses pembelian suatu barang dilakukan atau tidak. Bahan referensi diperlukan untuk mengetahui kondisi dari pasar dan kondisi yang lain, misalkan kondisi keuangan dan kondisi stock barang. Diharapkan dengan adanya sistem komputerisasi, proses penjualan dan pembelian suatu perusahaan akan semakin baik dan dapat dipertanggungjawabkan secara cepat dan akurat. Permasalahan yang dihadapi peneliti dalam menangani kasus ini adalah bagaimana mengatur database barang sehingga tiap tiap barang dapat terdata dengan baik dan mempunyai kode barang yang unik. Sehingga barang yang satu dengan barang yang lain tidak mempunyai kode yang sama. Dimana data data dari barang itu ( seperti harga, nama barang, jumlah persediaan) juga harus tersimpan dengan benar sehingga terhindar dari kesalahan kesalahan seperti jika dilakukan dengan manual sering salah harga atau jumlah stok yang tidak diketahui. Penyimpanan file file transaksi atau data data dari pelanggan dan supplier juga harus tersimpan dengan baik. Peneliti juga harus membuat file cadangan dari file file itu sehingga jika suatu saat data itu hilang atau rusak oleh karena suatu hal data itu sudah terdapat cadangan filenya. Disini harus dibuat suatu fasilitas untuk mem-backup file file itu. Keamanan ( hak akses ) juga merupakan permasalahan juga karena tidak tiap pemakai boleh membaca tiap data data yang ada. Oleh karena itu diperlukan pembatasan hak akses pada tiap- tiap pengguna. Sehingga tidak tiap pemakai dapat membaca semua data yang tersimpan dalam sistem informasi komputer ini. 2
1.2. Perumusan Masalah Melalui pengamatan dan penelitian, permasalahan-permasalahan yang ditimbulkan antara lain : a) Membuat sistem dengan database barang yang benar. Dimana tiap barang mempunyai kode yang unik dan dapat menyimpan data data barang (seperti nama, harga) dengan tepat. b) Membuat sistem yang dapat menyimpan file transaksi dan file data lain dengan aman dan terhindar dari resiko hilangnya data atau rusaknya data. c) Membuat sistem dengan tingkat keamanan (hak akses) yang tinggi sehingga data rahasia yang tidak boleh diakses tiap pemakai dapat tetap aman. 1.3. Batasan Masalah Batasan batasan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai berikut : a) Melakukan penambahan, penghapusan, perubahan dan pencarian pada data barang dan pelanggan serta supplier. b) Pencatatan proses pembelian dan penjualan barang c) Pencatatan proses hutang piutang dan pembayarannya d) Pencatatan retur pembelian dan retur penjualan e) Pembuatan laporan data barang dan pelanggan f) Pembuatan laporan transaksi 1.4 Tujuan Pembuatan Tujuan utama dari pembuatan sistem informasi persediaan barang dan transaksi penjualan pembelian adalah untuk pemenuhan tugas kuliah yang diberikan oleh Fakultas Teknik Program Studi Teknik Informatika sebagai implementasi dari bidang ilmu informatika, khususnya dalam bidang ilmu Sistem Informasi. Sedangkan tujuan khusus dari pembuatan sistem ini antara lain : Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk berlatih dalam perancangan dan pembuatan database suatu sistem informasi yang telah ditentukan atau dari studi kasus yang ada Membantu mahasiswa untuk lebih memahami bagaimana mengimplementasikan teori perkuliahan dari bidang ilmu teknik infromatika khususnya yang telah 3
didapat oleh mahasiswa selama mengikuti perkuliahan di UKDW pada dunia kerja. Membantu perusahaan untuk lebih meningkatkan efisiensi kerja terutama dalam hal proses transaksi penjualan dan pembelian. 1.5. Spesifikasi Sistem Untuk mendukung kelancaran sistem komputerisasi ini maka, dibutuhkan hardware dan software yang mendukung, antara lain : Kemampuan Sistem Sistem Informasi ini meliputi data barang, data pelanggan,data supplier, proses, transaksi pembelian penjualan, hutang piutang berserta pembayarannya dan retur pembelian penjualan. Pengguna dapat melakukan penambahan, penghapusan, perubahan dan pencarian pada data. Untuk mendapatkan informasi secara lebih jelas, pengguna dapat melakukan pencetakan terhadap data-data seperti diatas sewaktu-waktu, yang dapat dipilih sesuai dengan kategori tertentu. Selain itu disertakan juga berbagai fasilitas, yang dapat membantu pengguna didalam menyimpan dan mengelola data. Fasilitas ini adalah backup dan restore data. Backup data adalah menyimpan file database sebagai cadangan, sehingga sewaktuwaktu bila file database yang dipakai rusak/hilang, masih ada file yang lain. Restore data adalah mengambil file dari file backup. Kebutuhan Sistem 1. Software Sistem yang dibuat menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual FoxPro 7 dalam perancangan database dan penyimpanan data yang diperlukan dalam sistem komputerisasi persediaan barang dan transaksi penjualan dan pembelian Sistem Operasi Microsoft Windows XP Professional SP1 2. Hardware Spesifikasi hardware yang digunakan untuk menjalankan sistem ini adalah komputer dengan processor minimal Pentium 100 yang menggunakan Sistem Operasi Microsoft Windows 98 atau sistem operasi diatasnya 4
Harddisk dengan kapasitas minimal 250 500 Megabyte yang digunakan untuk program aplikasi Sistem Informasi tersebut dan seluruh data persediaan barang dan transaksi penjualan dan pembelian yang akan disimpan di dalam sistem Printer yang akan digunakan untuk pencetakan seluruh laporan yang dibutuhkan untuk menunjang kelengkapan dari sistem komputerasi persediaan barang dan transaksi penjualan dan pembelian. 1.6. Sistematika Penulisan Bab 1 : Pendahuluan Berisi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, spesifikasi sistem, metodologi penelitian dan sistematika penulisan laporan. Bab 2 : Landasan Teori Membahas tentang dasar-dasar teori yang akan digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi. Bab 3 : Perancangan Sistem Deskripsi dari konsep pemikiran dijabarkan ke bentuk sistem yang lebih nyata. Bab 4 : Implementasi Sistem Membahas tentang implementasi input dan output Bab 5 : Kesimpulan dan Saran Berisi kesimpulan tentang sistem yang dibuat dan saran pengembangan sistem. Daftar Pustaka : Berisi referensi-referensi pustaka. Lampiran : Berisi listing program dan kartu konsultasi 5