AMIK GI MDP Program Studi Manajemen Informatika Tugas Akhir Ahli Madya Komputer Semester Genap Tahun 2010/2011 APLIKASI SISTEM PENJUALAN SPAREPART PADA ESSEN AUTOMOBIL PALEMBANG Dwi Pusbarini 2007110034 Hilma Yuliana S.F. 2007110037 Abstrak Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah membuat suatu program aplikasi berbasis komputer khususnya untuk penjualan, dengan menggunakan pemograman Microsoft Visual Basic 2008 yang berguna dalam pengolahan data pada ESSEN Automobil Palembang. Dengan hal ini penulis ingin membuat program aplikasi penjualan untuk proses pengolahan data menjadi lebih efektif dan efisien. Metode yang penulis gunakan dalam memperoleh data-data dan informasi yang dibutuhkan adalah metode iterasi meliputi pengumpulan data yaitu dengan melakukan wawancara, observasi dan studi pustaka, metode analisis yaitu dengan melakukan survei yang sedang berjalan, dan metode perancangan. Hasil analisis dan perancangan aplikasi sistem ini diharapkan mampu memberikan kemudahan dalam proses penjualan, pembelian dan pengolahan data dengan cepat, tepat dan efisiensi sehingga menghemat waktu dan biaya. Kesimpulan yang dapat penulis ambil yaitu dengan adanya analisis dan perancangan aplikasi sistem penjualan yang baru, maka diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan dan proses penyimpanan atau pencarian data dapat dilakukan dengan mudah dan cepat Kata kunci : Aplikasi, Sistem Penjualan, Sparepart, iterasi vii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini pertumbuhan perekonomian dan teknologi di Indonesia berkembang pesat, hal ini dapat dilihat dari banyaknya usaha disektor perindustrian, perdagangan, maupun jasa yang menggunakan teknologi dalam melakukan aktifitasnya. Kebutuhan akan informasi untuk sebuah perusahaan dapat dikelola dengan baik dengan adanya teknologi komputer sehingga perusahaan dapat memperoleh hasil berupa data dan informasi yang tepat, cepat dan akurat untuk mengambil keputusan yang menyangkut dengan kepentingan perusahaan. Semua bidang usaha perdagangan, maupun jasa, merupakan perusahaan yang membutuhkan dukungan penggunaan teknologi informasi khususnya program aplikasi komputer. Salah satunya adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan. Dalam bidang penjualan, transaksi yang dilakukan jumlahnya cukup banyak karena dilakukan setiap hari kerja. Dengan adanya program aplilkasi komputer dapat memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan data penjualan dan pengelolaan data pembelian serta dalam pembuatan laporan-
laporan menjadi lebih cepat dan akurat, baik dalam proses penambahan data maupun proses pencarian data. ESSEN Automobil Palembang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan, khususnya menawarkan beraneka ragam suku cadang (Sparepart) mobil BMW. Pengelolaan data penjualan, pengelolaan data pelanggan, pengelolaan data pembelian, retur penjualan, retur pembelian, pencetakan faktur, persediaan dan laporan-laporan lainnya merupakan bagian yang penting dalam manajemen ESSEN Automobil Palembang. Berapa jumlah barang yang masuk dan keluar pada waktu tertentu, serta berapa sisa stok barang yang masih di gudang. Sehingga perusahaan berusaha mengerjakan dengan sistem yang cepat, tepat dan akurat. Proses pengelolaan data penjualan barang pada ESSEN Automobil Palembang masih dilakukan dengan cara sederhana yaitu pencatatan ke dalam media buku dan aplikasi Microsoft Excel 2003 yang dimana sekaligus sebagai arsip untuk pembuatan laporan. Waktu yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan itu cukup lama sehingga membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Dari jenis barang yang ada dengan jumlah barang yang relatif banyak dan banyak melakukan transaksi, hal ini akan mempersulit dalam pencarian data pada saat pimpinan membutuhkan informasi yang dibutuhkan mengenai jumlah suatu jenis barang dan data penjualan dalam waktu yang cepat. Pembuatan laporan dengan menggunakan cara sederhana ini dirasakan sangat
lambat dan tidak efisien jika digunakan untuk pengelolaan data penjualan barang pada ESSEN Automobil Palembang. Hal inilah yang melatar belakangi penulisan Tugas Akhir sehingga penulis merasa perlu dibuat suatu program aplikasi atau software yang mudah dioperasikan dan dirancang khusus untuk mengelola data agar dapat membantu dalam pengelolaan data penjualan dan pembuatan laporan serta dalam mendapatkan informasi dengan cepat pada ESSEN Automobil Palembang. Oleh karena itu penulis mengambil judul Tugas Akhir yaitu Aplikasi Sistem Penjualan Sparepart Pada ESSEN Automobil Palembang. 1.2 Perumusan Masalah Dari pembahasan ruang lingkup diatas penulis dapat merumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Sering terjadi kesalahan dalam pencatatan harga barang pada transaksi penjualan 2. Kesulitan untuk mengetahui stok barang digudang karena pengecekan barang harus dilakukan satu persatu 3. Kesulitan dalam mendapatkan informasi transaksi penjualan dengan cepat pada saat pelanggan melakukan retur barang 4. Laporan yang akan diterima pimpinan sering mengalami keterlambatan.
1.3 Ruang Lingkup Setelah penulis melakukan observasi langsung maka penulis mengambil ruang lingkup yaitu pengelolaan data penjualan yang meliputi proses pencatatan data penjualan, pencetakan nota transaksi penjualan, retur penjualan. pengelolaan data pembelian yang meliputi proses pencatatan data pembelian, retur pembelian. Persediaan barang yang meliputi pengecekan stok barang. 1.4 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dan manfaat dari dilakukannya penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1.4.1 Tujuan Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Meminimalisasikan kesalahan dalam pencatatan harga barang pada transaksi penjualan 2. Untuk mempermudah dalam proses pencarian data stok barang digudang 3. Memperoleh informasi transaksi penjualan dengan cepat pada saat pelanggan melakukan retur barang 4. Mempermudah dalam pembuatan laporan sehingga laporan dapat diterima pimpinan dengan tepat waktu.
1.4.2 Manfaat Adapun manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Dapat meminimalisasikan kesalahan dalam pencatatan harga barang pada transaksi penjualan 2. Dapat mempermudah dalam proses pencarian data stok barang digudang 3. Bagian penjualan dapat memperoleh informasi transaksi penjualan dengan cepat pada saat pelanggan melakukan retur barang 4. Bagian administrasi dapat lebih mudah dalam pembuatan laporan sehingga laporan dapat diterima pimpinan tepat waktu. 1.5 Metodologi Dalam pembuatan tugas akhir ini penulis menggunakan metodologi iterasi, yang meliputi: 1.5.1 Tahap Perencanaan Ada tiga metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini antara lain sebagai berikut : 1. Observasi (Observation), adalah melakukan pengamatan satu dari sekian banyak teknik pengumpulan data yang efektif untuk mempelajari sebuah sistem. Yang dengan memahami sistem yang sedang berjalan dengan melakukan kunjungan ke ESSEN Automobil
Palembang dan mengamati segala hal yang sedang berjalan di ESSEN Automobil Palembang 2. Wawancara (Interview), adalah Cara ini merupakan cara yang paling umum dilakukan. Kebutuhan diperoleh dengan cara mewawancarai para pemakai atau manajer ke pihak ESSEN Automobil Palembang dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan 3. Studi Pustaka, Penelitian dilakukan dengan cara melakukan pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari bukubuku referensi dan informasi tertulis yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi. 1.5.2 Tahap Analisis Ada tahap analisis yang digunakan dalam Tugas Akhir ini antara lain sebagai berikut : a. DFD (Data Flow Diagram) b. Spesifikasi Proses c. Analisis Keluaran d. Analisis Masukan e. Analisis Data f. Analisis Kebutuhan 1.5.3 Tahap Perancangan Pada tahap ini merupakan tahap perancangan yang merancang atau mendesain sistem baru yang dapat memecahkan permasalahan-
permasalahan yang di hadapi pada ESSEN Automobil Palembang pada saat ini bahkan pada masa yang akan datang. Tahap Perancangan yang digunakan adalah: 1. ERD (Entity Relationship Diagram) 2. Normalisasi 3. Spesifikasi File 4. DFD yang diusulkan 5. Rancangan Masukan 6. Rancangan Keluaran 7. Rancangan Dialog Layar 1.5.4 Tahap Pembuatan Setelah melakukan tahap perencanaan, analisis dan perancangan maka dapat melanjutkan membuat/menyusun sistem baru dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 2008 dan SQL Server 2005. 1.5.5 Tahap Implementasi Pada tahap implementasi ini penulis berencana mengimplementasikan apilikasi yang telah dibuat pada ESSEN Automobil Palembang. 1.6 Sistematika Penulisan Untuk mempermudah pembahasan dari Tugas Akhir ini, maka akan dijabarkan dalam 5 bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini penulis akan menjelaskan mengenai Latar Belakang, Perumusan Masalah, Ruang Lingkup, Tujuan dan Manfaat, Metodologi, dan Sistematika Penulis. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini penulis menguraikan penjelasan tentang teori umum yang meliputi pengertian aplikasi, karakteristik sistem, klasifikasi sistem, konsep informasi, konsep dasar sistem informasi, komponen pengembangan sistem, metodologi pengembangan sistem, perancangan sistem, metode iterasi dimana setiap tahap pekerjaan dapat dikerjakan secara berulang ulang, pemodelan proses, DFD (Data Flow Diagram), pemodelan data, ERD (Entity Relationship Diagram), bagan alir, teknologi basis data, teori khusus. BAB 3 ANALISIS SISTEM Pada bab ini penulis akan menjelaskan tentang Gambaran umum yang terdiri dari sejarah singkat ESSEN Automobil Palembang, Struktur organisasi yang ada, Prosedur yang sedang berjalan, analisis proses, analisis keluaran, analisis masukan, analisis data dan analisis kebutuhan. BAB 4 RANCANGAN SISTEM Pada bab ini penulis akan membahas dan menjelaskan Usaha Prosedur Sistem yang Baru, Rancangan Basis Data, Rancangan
Proses, Rancangan Masukan dan Rancangan Keluaran, Rancangan Dialog Layar. BAB 5 PENUTUP Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi kesimpulan-kesimpulan yang dapat ditarik dari penerapan sistem yang baru yang telah dilaksanakan. Dan atas dasar kesimpulan tersebut akan dikemukakan beberapa saran yang dirasakan berguna untuk perusahaan.
BAB 5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya dalam penulisan Tugas Akhir ini maka penulis mengambil kesimpulan, yaitu : 1. Dengan adanya aplikasi transaksi penjualan, pencatatan harga barang pada nota penjualan akan lebih akurat. Dimana harga barang telah diinput pada aplikasi master barang dan aplikasi transaksi penjualan tinggal memanggil pada aplikasi barang untuk mengetahui harga barang. 2. Dengan adanya aplikasi barang, perusahaan dapat dengan cepat mengetahui stok barang dengan menginput nama barang, kode barang atau kode body. Kemudian stok barang akan tampil sesuai dengan kriteria yang dicari. 3. Dengan adanya aplikasi penjualan, perusahaan akan lebih cepat mendapatkan informasi transaksi penjualan pada saat pelanggan melakukan retur penjualan, dimana perusahaan tinggal menginput nomor nota, kemudian informasi transaksi penjualan dapat diketahui dengan cepat. 4. Dengan adanya fasilitas cetak laporan pada aplikasi yang dirancang, dimana untuk melakukan cetak laporan-laporan, perusahaan dapat secara langsung memilih aplikasi cetak laporan dan aplikasi secara langsung akan melakukan 189
190 cetak laporan dengan memilih print laporan, sehingga proses dalam melakukan cetak laporan lebih cepat dan menghemat waktu. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang diperoleh, penulis memberikan beberapa saran kepada ESSEN automobil Palembang yaitu: 1. Perlu adanya kerja sama yang baik untuk pihak-pihak yang terlibat sehingga membantu kelancaran kerja sistem baru agar memperoleh hasil yang optimal. 2. Pengendalian, perawatan, dan penggunaan hardware dan software yang mendukung terhadap pengelolaan data agar informasi yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. 3. Diperlukannya adanya pelatihan khusus terhadap pengguna (user) dalam mengoperasikan program aplikasi penjualan ini untuk mengoptimalkan kerja dari program aplikasi sehingga tidak terjadi kesalahan yang dapat menyebabkan kerusakan sistem.