BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Inventaris adalah daftar yang memuat semua barang milik kantor yang dipakai untuk melaksanakan tugas. Salah satu atau beberapa perlengkapan mengalami gangguan pasti akan menghambat jalannya roda perekonomian perusahaan atau instansi tersebut, yang biasanya berupa tidak teraturnya keorganisasian sebuah inventaris kantor atau kurangnya sebuah sistem dalam menginventariskan perlengkapan kantor [1]. Dinas Pendidikan Kabupaten Bandung memiliki tugas untuk melakukan pengelolaan aset atau barang milik daerah yang tersebar di 1.400 sekolah negeri yang berada di wilayah Kabupaten Bandung. Pihak Dinas Pendidikan Kabupaten Bandung berkoordinasi dengan pihak sekolah terkait pelaporan aset atau barang yang harus dilaporkan kepada pihak dinas pada setiap semester. Laporan inventaris dibuat sesuai format yang diberikan oleh pihak dinas. Saat ini pelaporan dari pihak sekolah kepada Dinas Pendidikan Kabupaten Bandung masih dilakukan dengan memberikan langsung (hardcopy) atau mengirimkan melalui e-mail. Setelah semua file laporan dari 1.400 sekolah terkumpul, lalu pihak dinas merekap dan menghasilkan laporan inventaris barang dalam kurun waktu 1 tahun. Hal tersebut membuat rekapitulasi barang yang dilakukan oleh pihak dinas membutuhkan waktu lebih lama dan rumit. Adapun pengumpulan data laporan yang diberikan dari setiap sekolah dilakukan setengah tahun sekali dan dalam waktu yang sama. Dari uraian tersebut, disimpulkan bahwa permasalahan yang timbul berupa : lamanya proses rekapitulasi baik dari pihak sekolah maupun pihak dinas, tidak terkontrolnya perkembangan aset, dan rentan akan data yang tidak akurat. Berdasarkan uraian-uraian permasalahan tersebut, maka diusulkan untuk aplikasi yang dapat memfasilitasi pihak sekolah dan Dinas Pendidikan Kabupaten 1
Bandungdalam mengelola aset atau barang milik daerah. Aplikasi ini diharapkan dapat membantu petugas inventarisasi baik petugas investarisasi pada masingmasing sekolah maupun pada pihak dinas dalam pendataan, pelaporan maupun pengawasan aset atau barang. Aplikasi ini berbasis web, meggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Aplikasi tersebut dapat diakses di mana saja oleh pihak sekolah. Fitur pelaporan barang dengan batuan barcode reader mempermudah sekolah-sekolah pada proses monitoring. 1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah berdasarkan penjabaran yang dijelaskan pada latar belakang adalah sebagai berikut: a. Bagaimana memfasilitasi pihak bagian aset maupun pihak sekolah dalam pengelolaan barang milik pemerintah daerah setempat? b. Bagaimana memfasilitasi pihak bagian aset dalam membuat laporan rekapitulasi barang? c. Bagaimana memfasilitasi pihak bagian aset dalam mengecek konsistensi jumlah barang? d. Bagaimana memfasilitasi pihak sekolah maupun bagian aset dalam mengetahui pertumbuhan aset? 1.3 Tujuan Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah tersebut, maka dirumuskan tujuan penelitian adalah membuat aplikasi yang: a. Dapat membantu pengeloalaan barang yang dimiliki masing-masing sekolah. b. Dapat membantu dalam rekapitulasi laporan barang dari seluruh sekolah. c. Dapat mengelola konsistensi barang dengan cara melakukan pembanding barang tahun lalu dan tahun sekarang. d. Dapat menampilkan informasi yang disajikan dalam bentuk grafik. 2
1.4 Batasan Masalah Setiap aplikasi memiliki batasan masalah yang nantinya berfungsi agar pembahasan tidak terlalu luas dan melenceng dari tujuan awal. Dengan itu, batasan masalah yang telah dirancang sebagai berikut: a. Aplikasi ini tidak menangani proses pembelian barang. b. Aplikasi ini tidak menangani proses perbaikan barang. c. Aplikasi ini tidak menangani permohonan barang. d. Aplikasi ini tidak mengelola penyusutan, mutasi, dan pengontrolan barang. e. Aplikasi ini membantu pihak sekolah dalam pengelolaan barang meliputi inventarisasi data barang, perubahan status barang, dan pelaporan dari pihak sekolah untuk menghasilkan laporan. f. Aplikasi ini tidak mengelola keuangan. 1.5 Definisi Operasional Aplikasi inventaris barang milik daerah ini adalah aplikasi berbasis web yang akan menjadi alternativ dalam penyimpanan dan pengelolaan data barang milik daerah yang dikelola oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Bandung. Pengguna aplikasi ini yaitu seluruh operator sekolah negeri pada wilayah Kabupaten Bandung, admin selaku petugas bagian aset dan kepala dinas pada Dinas Pendidikan Kabupaten Bandung. Setiap kegiatan dalam aplikasi ini harus menggunakan koneksi internet. Kelebihan dari aplikasi berbasis web yaitu dapat digunakan dimana saja dan kapan saja, sehingga tidak perlu melakukan instalasi lain untuk menunjang penggunaan aplikasi ini. Dalam pengelolaan barang, aplikasi tersebut menggunakan bantuan barcode yang nantinya akan membantu mengidentifikasi kode barang sehingga implementasinya lebih akurat. 1.6 MetodePengerjaan Pembuatan aplikasi ini menggunakan metode Waterfall [10]. Alasan menggunakan cara waterfall dikarenakan metode ini mempunyai tahapan-tahapan yang jelas, nyata dan praktis. Setiap tahap harus diselesaikan terlebih dahulu untuk menghindari terjadinya pengulangan dalam tahapan sehingga pengembangan 3
sistem yang dilakukan dapat memperoleh hasil yang diinginkan. Tahapan tahapannya adalah: a. Requirement Analysis Gambar 1. 1 Waterfall Model [10] Requirement Analysis yaitu mengumpulkan semua data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Proyek Akhir. Metode perolehan data digunakan untuk memperoleh semua data yang lengkap dan saling berhubungan satu sama lain. Pada perancangan aplikasi inventaris barang yang berbasis SDLC ini dilakukan dengan cara: 1) Tanya jawab sesuai dengan pertanyaan yang sudah disusun. 2) Langsung survey ke kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Bandung dan SMAN 1 Dayeuhkolot. 3) Berdasarkan hasil dari tanya jawab dapat langsung diketahui kebutuhan client. b. System Design System Design yaitu perancangan semua data yang berasal dari metode perolehan data dengan cara memodelkannya ke dalam Entity Relationship 4
Diagram (ERD), flowmap, usecase, class diagram dan sequence diagram. Semua pemodelan perancangan basis data dan perancangan sistem digunakan sebagai rancangan suatu fungsionalitas. Setelah mendapatkan informasi dan mengidentifikasi semua kebutuhan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Bandung, kemudian merancang desain sistem berupa penggambaran kebutuhan user pada perangkat lunak yang dibangun. 1) Merancang proses bisnis yang akan dilakukan dalam aplikasi ini. 2) Dalam pembangunan aplikasi ini menggunakan pemodelan UML antara lain menggunakan usecase diagram, sequence diagram dan class diagram. 3) Melakukan desain yang dapat mudah digunakan oleh para pegawai pada bagian aset. c. Implementation Implementation adalah penyusunan kode program, database dan penyesuaian struktur atau alur logika internal di kode program. Pada tahap ini pengujian setiap modul fungsionalitas aplikasi disesuaikan berdasarkan: 1) Entity Relationship Diagram. 2) Use Case. 3) Flowmap. 4) Class Diagram. 5) Sequence Diagram. d. Testing Testing yaitu penggabungan masing masing fungsionalitas yang digabungkan menjadi suatu aplikasi proyek. 5
Pada tahap ini pengujian dilakukan dengan metode blackbox testing. Blackbox testing diterapkan di setiap fungsionalitas. e. Deployment and Maintenance Pada Proyek Akhir ini tidak akan dilakukan tahapan deployment and maintenance. 1.7 Jadwal Pengerjaan Berikut adalah jadwal pengerjaan aplikasi yang dibangun. Jadwal pengerjaan dimulai dari Requirement Analysis sampai dengan Testing. Berikut penjelasannya: Tabel 1. 1 Jadwal Pengerjaan 6