BAB 1 PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Yayasan Cahaya Ibu merupakan yayasan pendidikan yang beralamat di Baleendah Kabupaten Bandung. Yayasan Cahaya Ibu ini merupakan yayasan pendidikan yang mengelola sekolah dari Taman Kanak-Kanak (TK) hingga Sekolah Dasar (SD). TK yang dikelola oleh Yayasan Cahaya Ibu bernama TK Anak Bintang dan SD yang dikelola bernama SD Cahaya Ibu. Yayasan Cahaya Ibu dikelola oleh Bapak Iif Firmansyah dan Ibu Betty Afriani dan memiliki kantor pusat di Baleendah. TK Anak Bintang yang dikelola oleh Yayasan Cahaya Ibu terdiri dari tiga cabang yang berada di Baleendah, Banjaran, dan Pamengpeuk. TK Anak Bintang terdiri dari kelompok bermain (playgroup), TK Anak Bintang A, dan TK Anak Bintang B. Untuk SD yang dikelola oleh Yayasan Cahaya Ibu beralamat di Banjaran. Sebelum proses belajar mengajar dimulai, banyak kegiatan yang harus diselesaikan. Terdapat pengelolaan penerimaan yang diselenggarakan sebelum kegiatan belajar mengajar. Dana yang dibayarkan oleh orang tua atau wali calon siswa ke sekolah yang dikelola Yayasan Cahaya Ibu, kemudian akan dikelola oleh yayasan untuk kegiatan operasional setiap sekolah. Masing-masing pembayaran ada yang sekaligus dibayar, ada juga yang berupa cicilan selama enam bulan, dan pembayaran rutin setiap bulan. Saat ini di Yayasan Cahaya Ibu dalam pengelolaan penerimaan masih belum maksimal yakni dengan melakukan pencatatan di buku kemudian dipindahkan ke Microsoft Excel. Pencatatan yang dilakukan dengan cara memindahkan dari buku ke Microsoft Excel mengakibatkan data tidak tercatat atau tercatat lebih dari satu kali. Hal tersebut menyebabkan kesalahan pada penghitungan penerimaan. Setelah semua penerimaan dicatat, ada beberapa transaksi yang bersifat cicilan. Untuk penagihan pembayaran masih memakan waktu yang lama. Staf tata usaha harus melihat kembali semua daftar pembayaran setiap transaksi cicilan yang dibayarkan 1

2 untuk dibuatkan surat penagihan dengan nominal sesuai yang belum dibayarkan dan akan diberikan kepada orang tua atau wali siswa. Pengelola yayasan harus melihat laporan penerimaan kas dalam bentuk Microsoft Excel untuk melakukan pengecekan pembayaran siswa dari sekolah yang dikelola Yayasan Cahaya Ibu. Dalam pembuatan laporan membutuhkan waktu tambahan untuk penyusunan dikarenakan harus merekap data dari buku ke dalam Microsoft Excel. Pelaporan kepada pengelola hanya diterima sebulan sekali, menyebabkan kesulitan dalam hal pengendalian dan pengecekan sisa saldo yang dimiliki sekolah. Kegiatan yang mencakup penerimaan kas pada Yayasan Cahaya Ibu meliputi uang pendaftaran, uang pangkal, uang pendidikan, SPP, uang kegiatan untuk TK, uang koperasi yang terdiri dari catering, seragam, dan jemputan, pemasukan untuk kegiatan persatuan orang tua murid dan guru (POMG), dan penerimaan kas lainnya untuk penambahan modal. Untuk jumlah yang dibayarkan dan periode pembayaran dari masing-masing penerimaan, terdapat pada lampiran. Berlatar belakang dari beberapa hal yang mempengaruhi pengelolaan penerimaan dan penagihan yang saat ini digunakan oleh Yayasan Cahaya Ibu, maka perlu dibangun suatu aplikasi yang menangani pengelolaan penerimaan dan penagihan dari masing-masing siswa yang terdaftar pada sekolah yang dikelola Yayasan Cahaya Ibu. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat membantu Yayasan Cahaya Ibu dalam hal pengelolaan penerimaan dan penagihan dari siswa yang terdaftar, sehingga proses pengendalian keuangan dan pengecekan saldo sekolah dapat lebih baik lagi dan menghasilkan laporan yang dibutuhkan pihak-pihak yang berkepentingan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang sudah dijabarkan, dapat diperoleh rumusan masalah sebagai berikut. a. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat mengelola transaksi penerimaan kas pada Yayasan Cahaya Ibu? b. Bagaimana membuat aplikasi untuk penagihan menggunakan SMS Gateway? 2

3 c. Bagaimana membuat aplikasi untuk menampilkan daftar tagihan (piutang) yang dimiliki Yayasan Cahaya Ibu? d. Bagaimana menghasilkan catatan akuntansi berupa jurnal umum, jurnal koreksi, dan buku besar pada Yayasan Cahaya Ibu? e. Bagaimana menyajikan laporan penerimaan dan tunggakan dari transaksi yang terjadi? 1.3 Tujuan Adapun tujuan dari pembuatan proyek akhir ini adalah membuat aplikasi yang mampu menangani hal sebagai berikut. a. Mengelola transaksi penerimaan kas berupa uang pendaftaran, uang pangkal, uang pendidikan, SPP, uang kegiatan untuk TK, uang koperasi yang terdiri dari catering, seragam, dan jemputan, pemasukan untuk kegiatan persatuan orang tua murid dan guru (POMG), dan penerimaan kas lainnya untuk penambahan modal. b. Melakukan penagihan dengan SMS Gateway. c. Menampilkan daftar tagihan (piutang). d. Menghasilkan catatan akuntansi berupa jurnal umum, jurnal koreksi, dan buku besar. e. Menyajikan laporan penerimaan kas dan laporan tunggakan dari transaksi yang terjadi. 1.4 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam aplikasi yang akan dibangun adalah sebagai berikut. a. Menggunakan pencatatan akuntansi dengan metode cash basis. b. Dalam pembuatan jurnal koreksi, hanya dapat dilakukan satu kali dan hanya untuk modal. c. Aplikasi ini tidak menghasilkan buku pembantu utang dan piutang. d. Aplikasi ini tidak menangani perhitungan kehadiran siswa. e. Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan Gammu untuk fitur SMS Gateway. 3

4 f. Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter dan basis data MySQL. g. Pengujian aplikasi dengan menggunakan teknik pengujian black box. 1.5 Definisi Operasional Aplikasi berbasis web merupakan aplikasi yang dijalankan pada web browser dan dapat diakses dengan menggunakan internet atau intranet. Aplikasi sendiri merupakan suatu program yang digunakan untuk menjalankan fungsi-fungsi tertentu untuk pengguna. Aplikasi ini akan diterapkan dengan bahasa pemrograman PHP menggunakan framework CodeIgniter dengan basis data MySQL. Aplikasi ini dapat mengelola transaksi penerimaan kas pada TK Anak Bintang dan SD Cahaya Ibu, sehingga informasi pembayaran yang sudah dibayarkan dapat dilihat oleh pengelola dan kepala sekolah. Penerimaan kas merupakan kas yang diterima perusahaan dari berbagai macam transaksi yang terjadi yang dapat menambah kas perusahaan. Selain itu, aplikasi ini dapat mencetak hasil transaksi penerimaan yang telah dilakukan oleh TK Anak Bintang dan SD Cahaya Ibu di bawah naungan Yayasan Cahaya Ibu dalam bentuk laporan, baik laporan penerimaan maupun laporan tunggakan. Untuk transaksi penerimaan yang bersifat cicilan rutin ketika jatuh tempo, maka dapat dilakukan penagihan menggunakan SMS Gateway. Penagihan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan utang yang harus dibayarkan oleh pihak tertagih. SMS Gateway sendiri merupakan layanan untuk menerima dan mengirim SMS sekaligus dalam satu waktu. Jadi dengan aplikasi yang akan dibangun, pengelola dan kepala sekolah dapat mengontrol penerimaan kas dari berbagai transaksi yang terjadi dan mengetahui siapa saja yang belum melakukan pembayaran pada bulan berjalan atau yang memiliki tunggakan, serta dapat melakukan penagihan dengan menggunakan SMS Gateway. 1.6 Metode Pengerjaan Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah model prototipe. Model prototipe dapat digunakan untuk menyambungkan ketidakpahaman pelanggan mengenai hal teknis dan memperjelas spesifikasi kebutuhan yang diinginkan pelanggan kepada pengembang perangkat lunak. 4

5 Berikut merupakan gambar dari model prototipe [1]. a. Mendengarkan Pelanggan Gambar 1-1 Model Prototipe Mengumpulkan kebutuhan pelanggan dengan melakukan observasi dan wawancara di Yayasan Cahaya Ibu. b. Membangun, Memperbaiki Prototipe Pada proses ini dilakukan perancangan sistem, antara lain. 1) Membuat use case diagram sebagai pendefinisian aktor dan kegiatan apa saja yang dapat dilakukan. 2) Membuat class diagram untuk menggambarkan struktur sistem dalam bentuk pendefinisian kelas-kelas. 3) Membuat activity diagram untuk menggambarkan aliran aktivitas dari sebuah sistem dan mengetahui komponen tampilan dari aplikasi yang akan dibangun. 4) Membuat sequence diagram untuk mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antarobjek. Jumlah sequence diagram yang dibuat sesuai dengan pendefinisian use case. 5) Membuat perancangan basis data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) untuk mengetahui interaksi antar tabel dan mengetahui struktur tabel yang akan dibuat. 6) Membuat mockup yang digunakan sebagai model desain yang digunakan untuk desain, pedoman dalam pembuatan aplikasi atau keperluan lain. Pada tahap ini, aplikasi dan basis data yang dibuat dengan merealisasikan 5

6 perancangan yang telah dibuat ke dalam bentuk program dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter dan basis data MySQL. c. Pelanggan Melakukan Uji Coba Prototipe Pada tahap ini, pengujian aplikasi dilakukan dengan menguji fungsionalitas, untuk meminimalkan kesalahan, dan memastikan keluaran sesuai dengan yang diinginkan. Metode pengujian dilakukan dengan black box testing. 1.7 Jadwal Pengerjaan Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan 6