Desain dan Implementasi Modul Mahasiswa Pada Sistem Informasi Akademik Studi Kasus Politeknik Negeri XYZ Sofa Muzaqi Akhmad 1, Agus Pratondo 2 1,2 Program Studi Manajemen Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Telkom 1 sofa.muzaqi@gmail.com, 2 agus@politel.ac.id Abstrak Sistem Informasi yang berjalan pada instansi Politeknik Negeri XYZ sudah menggunakan sistem komputerisasi tetapi masih menggunakan aplikasi desktop. Pada saat ini, aplikasi tersebut dapat membantu proses akademik tetapi masih terdapat masalah lain yaitu masalah user, akses sistem, dan pendistribusian data. Untuk mengatasi masalah tersebut dibangun suatu sistem yang berbasis web dengan tetap memberikan fasilitas dan akses user terhadap kebutuhannya. Sehingga data yang real time dapat diperoleh dan dapat diakses kapanpun dan dimanapun dengan menggunakan internet. Modul Mahasiswa, sebagai bagian dari sistem ini akan menunjang mahasiswa dalam pemantauan nilai-nilai dan data akademis secara online. Mahasiswa juga dapat melakukan pengajuan judul tugas akhir dari pemilihan dosen pembimbing, mengisikan tugas akhir, melihat jadwal bimbingan yang diisikan oleh dosen pembimbing dan menampilkan jadwal sidang tugas akhir. Pada makalah ini akan dibahas mengenai desain dan implementasi modul mahasiswa pada sistem informasi akademik pada Politeknik Negeri XYZ. Kata kunci: Sistem, Informasi, Akademik, modul, mahasiswa Abstract Information System that runs on XYZ Polytechnic institutions already using the computerized system but still use a desktop application. At this time, the application can help the academic process but there is still another problem that is a problem user, system access, and data distribution. To overcome these problems built a web-based systems while providing facilities and access to user needs. So that real time data can be obtained and can be accessed anytime and anywhere by using the internet. Student module, as part of this system will support students in monitoring the values and academic data online. Students can also do the job title of the final submission of the election supervisor, fill in the final task, see the schedule of guidance that is loaded by the supervisor and displaying task schedule the final hearing. In this paper will discuss the design and implementation of the module students on academic information systems at XYZ Polytechnic. Keywords: system, information, academic, modul, student 1. Pendahuluan Sistem Informasi yang berjalan pada instansi Politeknik Negeri XYZ sudah menggunakan sistem komputerisasi tetapi masih menggunakan aplikasi desktop. Pada saat ini, aplikasi tersebut dapat membantu proses akademik tetapi masih terdapat masalah lain yaitu masalah user, akses sistem, dan pendistribusian data. Untuk mengatasi masalah tersebut dibangun suatu sistem yang berbasis web dengan tetap memberikan fasilitas dan akses user terhadap kebutuhannya. Sehingga data yang real time dapat diperoleh dan dapat diakses kapanpun dan dimanapun dengan menggunakan internet. Saat ini, system informasi akademik tersebut masih dalam pengembangan. Modul Mahasiswa, sebagai bagian dari sistem ini akan menunjang mahasiswa dalam pemantauan nilai-nilai dan data akademis secara online. Mahasiswa juga dapat melakukan pengajuan judul tugas akhir dari pemilihan dosen pembimbing, mengisikan tugas akhir, melihat jadwal bimbingan yang diisikan oleh dosen pembimbing dan menampilkan jadwal sidang tugas akhir. Pada makalah ini akan dibahas mengenai desain dan implementasi modul mahasiswa pada sistem informasi akademik pada Politeknik Negeri XYZ. Setelah selesai implementasi Sistem Informasi Akademik Modul Mahasiswa (SIA-KOP) diharapkan system ini dapat mempermudah mahasiswa dalam kegiatan akademisnya. Selain itu, system ini juga memiliki menu pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) untuk periode semester selanjutnya pada aplikasi SIA-KOP Modul Mahasiswa, serta pengajuan tugas akhir. 2. Metode Pengerjaan Proyek Dalam penulisan proyek akhir ini, metode yang digunakan adalah metode Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model 380 ISSN: 2088-8252
waterfall yang dibagi menjadi 5 tahapan, yaitu seperti di bawah ini [1,2,3]: Desain Halaman Utama Gambar 3 Desain Halaman Utama Gambar 1 SDLC Proses 3. Desain Modul Sistem Desain Form Masukan Secara umum, desain,modul dosen yang dibangun mengacu kepada DFD berikut. Gambar 4 Desain Form Masukan Desai Tabel Gambar 5 Desain Tabel Gambar 2 DFD Sedangkan untuk antarmuka dapat digambarkan dengan gambar berikut. Gambaran desain antarmuka aplikasi SIA-KOP Modul Mahasiswa adalah sebagai berikut: 4. Implementasi Pembuatan desain antarmuka menyesuaikan dengan rancangan desain sebelumnya. Sedangkan desain Database telah dilakukan analisis sebelumnya oleh tim pelakasana proyek. Penulis menambahkan beberapa tabel pada Database untuk mendukung aplikasi SIA-KOP Modul Mahasiswa. Pada pembuatan desain antarmuka dilakukan penambahan menu, submenu dan sedikit tampilan. Berikut akan dijelaskan secara detail implementasi aplikasi SIA- KOP Modul Mahasiswa. Menu Data Pribadi Pada menu ini mahasiswa dapat mengubah atau memperbarui data pribadinya dan data keluarga. Di ISSN: 2088-8252 381
menu ini mahasiswa juga dapat mengubah password lama dan mengubah dengan password yang baru. Berikut tampilan pada menu data pribadi submenu mahasiswa. Gambar 5 Submenu Mahasiswa Menu Akademik Menu Akademik berisi rangkuman prestasi akademis mahasiswa yang ditampilkan menurut status mahasiswa yang terakhir, antara lain riwayat nilai semester sebelumnya, status akademik mahasiswa, nilai semester yang sedang berjalan dan Kartu Hasil Studi (KHS) Mahasiswa. Gambar 7 Submenu KHS Gambar 6 Submenu Nilai Mahasiswa dapat melihat Kartu Hasil Studi (KHS) dengan memilih submenu KHS. Berikut ini adalah tampilan submenu KHS. Menu KRS Mahasiswa dapat mengisi Kartu Rencana Study (KRS) pada masa Registrasi Akademik. Pengisian KRS dilakukan dengan memilih matakuliah yang ingin diambil dengan batasan kuota maksimal sks. Kuota maksimal sks diperoleh dari Indeks Prestasi Semester (IPS) mahasiswa periode sebelumnya dengan rincian sebagai berikut: 1. IPS kurang dari 1 jumlah maksimal sks yang diambil 10 sks. 2. IPS antara 1 sampai 2 jumlah maksimal sks yang diambil 14 sks. 3. IPS antara 2 sampai 3 jumlah maksimal sks yang diambil 18 sks. 4. IPS antara 3 sampai 4 jumlah maksimal sks yang diambil 24 sks. 382 ISSN: 2088-8252
Tugas Akhir Gambar 10 Submenu Dosen Pembimbing Untuk input dosen pembimbing 1 dan dosen pembimbing 2 tekan tombol secara otomatis sistem akan memilih dosen pembimbing secara acak dengan ketentuan kuota dosen pembimbing masih memenuhi. Setelah penginputan dosen pembimbing, maka dapat dilakukan pengisian tugas akhir. Gambar 8 Menu KRS Pengisian KRS dapat dilakukan dengan memilih mata kuliah pada tabel Tambah Mata Kuliah tekan tombol. Mata kuliah yang dipilih tidak boleh ada yang sama, jika mahasiswa melakukan kesalahan dengan mengisikan mata kuliah yang sama maka sistem tidak akan memasukkan mata kuliah tersebut. Pada kode mata kuliah REC150 tidak dapat dipilih karena terdapat nilai mata kuliah prasyarat yang tidak memenuhi standar yang ditentukan. Jika pengisian telah selesai dan siap untuk dimasukkan ke KRS tekan tombol maka sistem akan mengirimkan KRS mahasiswa ke dosen wali untuk dilakukan approve. Berikut tampilan KRS yang sudah siap approve. Gambar 11 Submenu Judul Tugas Akhir Mahasiswa dapat melakukan bimbingan tugas akhir pada dosen pembimbing dengan jadwal yang telah ditentukan oleh masing-masing dosen pembimbing. Berikut jadwal bimbingan dosen pembimbing tugas akhir. Gambar 9 Sudah Approve KRS Gambar 12 Submenu Jadwal Bimbingan Setiap hasil bimbingan, mahasiswa akan mengisi revisi pada form submenu jadwal bimbingan. Untuk melihat jadwal ujian tugas akhir, mahasiswa dapat memilih submenu ujian tugas akhir. Berikut tampilan ujian tugas akhir. ISSN: 2088-8252 383
Gambar 13 Submenu Ujian Tugas Akhir 5. Kesimpulan Kesimpulan dari proyek akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi Sistem Informasi Akademik Modul Mahasiswa (SIA-KOP) dapat dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP, web server Apache, dan SQL Server. 2. Melalui aplikasi ini mahasiswa dapat melakukan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) untuk periode semester selanjutnya dengan memilih mata kuliah yang ingin diambil. Jika mata kuliah sudah diplih, maka mahasiswa dapat menyetujui mata kuliah untuk siap dilakukan acc oleh dosen wali. 3. Melalui aplikasi ini mahasiswa dapat melakukan pengajuan tugas akhir pada aplikasi SIA-KOP Modul Mahasiswa dimulai dari pemilihan dosen pembimbing secara acak kemudian melakukan pengisian form judul tugas akhir. Setelah judul tugas akhir terdaftar, maka tugas akhir dapat diajukan ke dosen pembimbing untuk selanjutnya siap dilakukan acc. oleh bagian admin jurusan. Daftar Pustaka [1] Apache Software Foundation. What IS the Apache HTTP Server Project? 1995. http://httpd.apache.org/about_apache.html (accessed 7 25, 2011). [2] Hakim, Rachmad. Cara Cerdas Mengelola Blog. Jakarta: Penerbit PT. Elex Media Komputindo, 2009. [3] Hendraputra, Ade, Agus Pratondo, Dedy Rahman Wijaya, Eko Darwiyanto, Edy Prasetyo Nugroho, and Guntur Prabawa Kusuma. Information System Quality Assurance. Bandung: Politeknik Telkom, 2009. [4] Irna, Yuniar. Sistem Manajemen Basis Data. Bandung: Politeknik Telkom Bandung, 2009. [5] Leman. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 1998. [6] Santoso, Harip. Membuat Database pada SQL Server 2000 Menggunakan VB 6. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 2006. [7] Supardi, and Yuniar. Internet untuk Segala Kebutuhan. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 2009. [8] Suryatiningsih, and Wardani Muhammad. Web Programming. Bandung, 2009. 384 ISSN: 2088-8252