BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG CV. Bayan Mandiri Sejahtera (disingkat: BMS) merupakan salah satu instansi yang bergerak dibidang jasa kontraktor, yang menangani proyek pembangunan rumah, turap, gorong-gorong, jembatan dan lain-lain. Sejak didirikan tahun 2006. BMS telah tumbuh dan mampu bersaing dengan kompetitor dalam memenangkan berbagai tender proyek. Aktivitas manajemen dari BMS tidak terlepas dari kebutuhan informasi serta konsolidasi dengan pihak supplier dan stakeholder terkait dengan perencanan organisasi proyek, penjadwalan, aspek mobilisasi ataupun demobilisasi hingga masalah-masalah administrasi. Kompleksitas proyek inilah yang membuat metode manajemen proyek menjadi penting. Pengelolaan proyek sendiri merupakan implementasi terhadap semua aspek dari sebuah rancangan pengembangan solusi untuk menghasilkan suatu sistem yang menyelaraskan teknologi informasi dengan aktivitas bisnis perusahaan dan diharapkan dapat mencapai sasaran dan tujuan proyek yang telah ditetapkan serta mengurangi dampak buruk bahkan kegagalan sebuah proyek. Setiap proyek baik mencakup skala kecil maupun besar membutuhkan manajemen untuk pengaturan sumber daya, waktu dan biaya. Tanpa pengaplikasian keberadaan manajemen, kemungkinan terjadinya kegagalan akan menjadi lebih besar. Oleh sebab itu banyak cara yang ditempuh perusahaan untuk memperbaiki sistem manajemen proyek mereka. Begitu juga dengan CV. Bayan Mandiri Sejahtera. Seiring dengan perkembangan perusahaan, proyek-proyek yang ditangani cukup banyak. Permasalahan yang terjadi pada perusahaan BMS saat ini adalah: 1. Adanya penggunaan anggaran dana yang tidak sesuai yaitu biaya overhead yang membengkak, perubahan harga dari supplier dan kondisi cuaca serta lingkungan yang kurang kondusif mengakibatkan produktifitas kerja menjadi tidak efisien. 2. Proses pengecekan tensip alat, kendaraan dan surat jalan material serta biaya-biaya yang dikeluarkan selama proyek berlangsung berjalan lambat karena sering terjadi 1
2 keterlambatan laporan dari pihak pelaksana sehingga mempengaruhi dalam membuat laporan dan kurang dalam pengendalian biaya. 3. Pengrekapan dokumen penagihan dan hutang supplier tidak efisien dikarenakan data disimpan dalam folder-folder kemudian diarsip sehingga menyulitkan dalam pencarian data selain itu sering terjadi kehilangan dokumen. 4. Proses pembuatan laporan pemasukan dan pengeluaran biaya proyek berjalan lambat sehingga tindakan evaluasi terhadap kelayakan proyek kurang efisien. Melihat dari permasalahan yang ada penulis tertarik melakukan penelitian kedalam laporan skripsi ini. Dengan mengambil judul RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK KONTRAKTOR MENGGUNAKAN PENDEKATAN PROSES MODEL PRINCE2. Kerangka kerja PRINCE2 menggunakan metodologi terstruktur, yang berarti mengelola proyek dengan cara yang logis dan terorganisir, membagi sebuah proyek menjadi beberapa tahapan untuk melakukan pengendalian sumber daya yang efisien dan pengawasan kemajuan secara rutin. Pendekatan berbasis proses ini memberikan metode yang mudah disesuaikan dan scalable untuk pengelolaan semua jenis proyek untuk mengurangi intensitas timbulnya masalah dan mencapai kesuksesan proyek. 1.2 RUMUSAN MASALAH Sebagai hasil kajian terhadap latar belakang munculnya permasalahan, rumusan masalah yang diharapkan dapat memperoleh solusi dari permasalahan yang terjadi adalah: 1. Bagaimana tahapan aktifitas bisnis perusahaan CV. Bayan Mandiri Sejahtera dalam mengelola data proyek? 2. Bagaiman sistem informasi yang dibuat dapat membantu bagian teknik dan keuangan untuk mengetahui tingkat efisiensi penggunaan anggaran biaya proyek?
3 1.3 BATASAN MASALAH Agar pembahasan dapat dilakukan secara terarah, maka penulis membatasi permasalahan pada hal-hal berikut: 1. Dalam ruang lingkup sistem yang dibuat hanya menampilkan data proyek, data supplier, data developer, data material, data alat, rencana anggaran biaya (RAB), droping kas proyek, biaya pengeluaran proyek, hutang supplier, dan berita acara. 2. Laporan yang ditampilkan adalah laporan hutang supplier, laporan droping, laporan pengeluaran biaya proyek, laporan alat dan material. 1.4 TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN 1.4.1 Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Membuat perancangan dan sistem manajemen proyek kontraktor berbasis web di BMS. 2. Membantu karyawan BMS khususnya bagian teknik dan keuangan dalam mengelola data proyek dan pengendalian biaya proyek. 3. Menyimpan seluruh data proyek didalam database untuk memudahkan proses pembuatan laporan. 1.4.2 Manfaat Penelitian 1 Memberikan bahan masukan dan pertimbangan bagi perusahaan dalam menentukan kebijakan khususnya yang berkaitan dengan suatu sistem yang akan dibuat dalam segi informasi dan teknologi khususnya. 2 Dengan adanya sistem informasi manajemen proyek ini diharapkan dapat mengefektifkan dan mengefesienkan pengolahan data proyek. Selain itu pengintegrasian data-data perusahaan diharapkan juga dapat mempercepat proses penyajian informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam pengambilan keputusan.
4 1.5 METODE PENELITIAN Penelitian dilakukan langsung ke CV. Bayan Mandiri Sejahtera untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penelitian ini sebagai berikut: 1. Observasi Penulis mengamati proses kerja proyek di CV. Bayan Mandiri Sejahtera secara langsung dengan menyimak, mendengarkan, dan mencatat fakta-fakta yang menjadi objek pengamatan. Mengumpulkan sample data yang diperlukan dan menelaah data yang ada kemudian menganalisa kebutuhan sistem yang menunjang aktifitas bisnis di perusahaan ini. 2. Wawancara Melakukan tanya jawab langsung dengan staff teknik bapak Panji Ramandita dan staff administrasi keuangan bapak Amin Nurzaman untuk mengumpulkan data serta melengkapi informasi-informasi yang dibutuhkan untuk membantu menyelesaikan suatu permasalahan dari penelitian yang akan dibuat. 3. Studi Pustaka Digunakan untuk mendapatkan informasi yang bersumber dari literature seperti buku, artikel, dan jurnal yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas, sebagai acuan dalam pembuatan sistem informasi ini. 1.6 METODE REKAYASA PERANGKAT LUNAK Dalam melakukan perancangan sistem ini, metode rekayasa perangkat lunak yang digunakan adalah metode waterfall meliputi tahapan-tahapan berikut: 1. Planning Pada tahap ini penulis menetapkan apa yang ingin dibuat dan tujuan dari pembuatan sistem yaitu aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengelola data proyek pada BMS. Aplikasi ini bertujuan untuk memudahkan dalam pengolahan dan pencarian data hingga pembuatan laporan sehingga dapat mengefisiensikan waktu pekerjaan.
5 2. Analisis Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap ini diantaranya mengidentifikasi masalah, yaitu kurang kontrol terhadap anggaran proyek dan keterlambatan laporan pengeluaran proyek sehingga kurang dalam pengendalian biaya, kemudian membuat rumusan masalah apakah dibutuhkan penggunaan teknologi informasi atau aplikasi yang dapat menunjang kegiatan bisnis BMS dan mengidentifikasi kebutuhan sistem. 3. Desain Membuat perancangan sistem berdasarkan ruang lingkup yang telah ditetapkan pada tahap analisis dengan menggunakan pendekatan Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan alur sistem dan membuat rancangan database. 4. Implementasi Membuat coding program menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan web editor dreamweaver dan framework bootstrap. Untuk pengolahan database menggunakan MySQL serta melakukan pengujian sistem dan implementasinya. 1.7 SISTEMATIKA PENULISAN Agar laporan tugas akhir ini lebih sistematis dan terarah, maka penulisannya disusun dengan sistematika penyusunan sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Menguraikan tentang gambaran umum atau garis besar laporan yang meliputi latar belakang masalah, perumusan masalah, ruang lingkup batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Memaparkan teori-teori yang didapat dari kutipan buku untuk digunakan sebagai panduan dalam penelitian serta penyusunan laporan tugas akhir. Bab ini menjelaskan definisi proyek, macam-macam proyek, definisi manajemen proyek, tahapan umum manajemen proyek, metode manajemen proyek, dan teori-teori pendukung yang berkaitan dengan sistem yang dibahas.
6 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Berisi tentang tinjauan organisasi, analisa proses sistem usulan yang digambarkan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML) berupa activity diagram, use case diagram, sequence diagram, class diagram. dan rancangan sistem. BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini menguraikan langkah-langkah dalam implementasi sistem dan pengujian terhadap sistem yang dibuat. BAB V PENUTUP Mengemukakan kesimpulan yang diambil dari hasil penelitian dan perancangan sistem, serta saran untuk pengembangan selanjutnya, agar dapat dilakukan perbaikan-perbaikan di masa yang akan datang.