KATA PENGANTAR A rsip Nasional RI (ANRI) adalah lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan. Salah satu tugas ANRI adalah melaksanakan kebijakan di bidang konservasi arsip secara nasional, dan salah satu fungsinya adalah preservasi arsip statis. Preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. Salah satu kegiatan preservasi arsip yang cukup penting adalah reproduksi arsip. Reproduksi arsip dilakukan dengan alihmedia arsip dari satu media ke media lainnya. Perkembangan teknologi menunjukkan bahwa teknologi informasi dan komunikasi (TIK) sangat berguna untuk pengelolaan arsip, baik dalam format elektronik maupun non-elektronik. Pemanfaatan TIK di bidang kearsipan akan sangat optimal apabila dilakukan secara cermat dan melalui cara yang dapat dipertanggungjawabkan. Pada saat ini alihmedia arsip ke dalam format digital menggunakan bantuan teknologi informasi akan tetapi permasalahannya adalah antara daftar arsip dengan arsip hasil alihmedia belum merupakan satu kesatuan sistem. Berlatar belakang kondisi tersebut maka diperlukan pengembangan aplikasi hasil digitalisasi yang dapat mengelola dan menampilkan/mem-preview khasanah arsip yang sudah didigitalisasi. Dalam rangka memberikan bantuan dan kemudahan bagi pengguna (end-user) yang terlibat dalam penggunaan aplikasi pengolahan data arsip wilayah perbatasan yang di digitalisasi, maka disusun buku manual (Manual Book) untuk memudahkan dalam pengoperasian sistem aplikasi ini. i
Terima kasih yang sebesar-besarnya kami ucapkan kepada semua pihak yang telah membantu sehingga kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik. Semoga kerjasama yang telah dilakukan selama ini akan terus berlanjut dan akan membuahkan hasil yang baik dan nyata dimasa datang. Jakarta, Nov 2016 Tim Penyusun ii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI...iii DAFTAR GAMBAR...iv BAB I PENDAHULUAN... 2 I.1. Latar Belakang...Error! Bookmark not defined. I.2. Maksud dan Tujuan...Error! Bookmark not defined. I.3. Sasaran...Error! Bookmark not defined. I.4. Pengguna (User Privillage) / Tingkatan Kewenangan User... 2 BAB II PETUNJUK PENGOPERASIAN SISTEM... 4 1. User Publik / Guest / Tamu... 4 2. Manager... 8 3. Administrator... 23 iii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. halaman utama aplikasi... 4 Gambar 2. tampilan pencarian arsip... 5 Gambar 3. tampilan data arsip... 6 Gambar 4. detail arsip... 7 Gambar 5. halaman utama aplikasi... 8 Gambar 6. tampilan halaman login... 9 Gambar 7. halaman user manager...11 Gambar 8. tampilan sidebar...13 Gambar 9. tampilan pencarian arsip...15 Gambar 10. tampilan advance pencarian arsip...15 Gambar 11. tampilan tambah arsip...16 Gambar 12. tampilan form tambah arsip...16 Gambar 13. tampilan upload file arsip...17 Gambar 14. tampilan detail data arsip...18 Gambar 15. tampilan hapus data arsip...19 Gambar 16. notifikasi hapus data...19 Gambar 17. menu manager...20 Gambar 18. menu report arsip...20 Gambar 19. tampilan export data report ke excel...21 Gambar 20. menu converter...21 Gambar 21. tampilan download converter...22 Gambar 22. simpan file converter kedalam direktori...22 Gambar 23. tampilan halaman login admin...23 Gambar 24. tampilan halaman utama administrator...24 Gambar 25. tampilan sidebar...26 Gambar 26. Tampilan halaman tambah instansi...27 Gambar 27. form tambah data instansi...28 Gambar 28. form edit data instansi...28 Gambar 29. notifikasi hapus data instansi...28 Gambar 30. tampilan halaman tambah kategori...29 Gambar 31. form tambah kategori...29 Gambar 32. tampilan pilih folder...30 Gambar 33. tampilan tambah folder...30 Gambar 34. notifikasi hapus data kategori...30 Gambar 35. tampilan halaman tambah tipe file...31 Gambar 36. tampilan tambah data Tipe File...31 Gambar 37. tampilan edit data Tipe File...31 Gambar 38. notifikasi hapus data Tipe File...32 iv
Gambar 39. tampilan halaman tambah Tag...32 Gambar 40. tampilan tambah data Tag...33 Gambar 41. tampilan edit data Tag...33 Gambar 42. notifikasi hapus data Tag...33 Gambar 43. tampilan tambah data pengguna...34 Gambar 44. tampilan form tambah data pengguna...34 Gambar 45. tampilan edit data pengguna...35 Gambar 46. notifikasi hapus data pengguna...35 Gambar 47. tampilan tambah data group pengguna...36 Gambar 48. tampilan edit data group pengguna...36 Gambar 49. tampilan form ganti password...37 v
BAB I I.1. I.2. SPESIFIKASI TEKNIS Spesifikasi a. Komputer Client (pengguna) Operating System : Browser : Resolusi : Software pendukung : Windows, Linux, Mac Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer min. 1024 x 768 PDF, media player b. Komputer Server Operating System Browser Resolusi Software pendukung Harddisk Database Memory Linux Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer min. 1024 x 768 ffmpeg (software untuk menjalankan video) min. 1TB mysql 8 Gb : : : : : : : Pengguna (User Privillage) / Tingkatan Kewenangan User c. Publik / Guest / Tamu Pengguna publik/guest/tamu hanya dapat melihat tampilan awal dari aplikasi pengolahan data arsip wilayah perbatasan, tidak mempunyai kewenangan dalam menambah, mengubah dan menghapus data dari sistem. d. Manager 1. User Reproduksi Tugas dan wewenang User Produksi: Menambah, mengubah dan menghapus data kedalam sistem Menambah, mengubah dan menghapus file hasil digitalisasi ke dalam server Menentukan alamat/posisi file hasil digitaliasasi yang ada di dalam server untuk di integrasikan kedalam aplikasi Menambah, mengubah dan menghapus form untuk isian yang sesuai format dalam aplikasi Membuat pelaporan sesuai klasifikasi arsip yang terdapat dalam aplikasi 2
2. User Pelayanan Tugas dan wewenang User Pelayanan: Menambah, mengubah dan menghapus data kedalam sistem Menambah, mengubah dan menghapus form untuk isian yang sesuai format dalam aplikasi Membuat pelaporan sesuai klasifikasi arsip yang terdapat dalam aplikasi e. Administrator Tugas dan wewenang Administrator: Menambah, mengubah dan menghapus data kedalam sistem Menambah, mengubah dan menghapus file hasil digitalisasi ke dalam server Menentukan alamat/posisi file hasil digitaliasasi yang ada di dalam server untuk di integrasikan kedalam aplikasi Menambah, mengubah dan menghapus form untuk isian yang sesuai format dalam aplikasi Membuat pelaporan sesuai klasifikasi arsip yang terdapat dalam aplikasi Membuat, mengubah dan menghapus user baru (pengguna) sesuai dengan tugas dan kewenangan 3
BAB II 1. PETUNJUK PENGOPERASIAN SISTEM User Publik / Guest / Tamu Untuk menjalankan aplikasi pengolahan data arsip wilayah perbatasan yang di digitalisasi dapat digunakan dengan web browser, seperti: Mozilla firefox, Google Chrome dll. Disarankan menggunakan resolusi 1024 x 768 px untuk menampilkan hasil tampilan yang baik. Berikut tampilan aplikasi yang ditunjukan pada gambar berikut: Gambar 1. halaman utama aplikasi 4
Pada halaman utama terdapat menu untuk mengakses ke halaman yang dituju. Berikut menu dan fasilitas yang terdapat pada halaman utama: 1. Home Berfungsi untuk menampilkan halaman utama dari aplikasi. 2. Help Berfungsi untuk menampilkan panduan/petunjuk pengoperasian aplikasi. Format file yang ditampilkan adalah PDF, agar panduan pengoperasian aplikasi dapat dibuka diperlukan suatu aplikasi pendukung Acrobat Reader/PDF yang sudah di install pada komputer. 3. Login Menu login hanya dapat digunakan oleh administrator, user reproduksi dan user pelayanan. Untuk user tamu/guest tidak diperkenankan untuk melakukan login ke aplikasi. 4. Pencarian arsip Fasilitas pencarian arsip berfungsi untuk melakukan pencarian arsip yang diinginkan oleh pengguna. Untuk lebih detail pada pencarian, dapat melakukan klik pada tombol link Advance search, kemudian pilih option yang disediakan. Klik tombol Cari arsip untuk proses pencarian arsip. Gambar 2. tampilan pencarian arsip 5
5. Data Arsip Fasilitas data arsip berfungsi untuk menampilkan data arsip yang ada pada aplikasi. Pada fasilitas data arsip terdapat fasilitas tombol detail pada kiri bagian bawah dan hits yang berfungsi untuk menginformasikan jumlah file yang sudah dibuka/akses pengguna. Data arsip Hits Detail Gambar 3. tampilan data arsip Keterangan: 1. Data arsip Berfungsi untuk menampilkan deskripsi arsip seperti: judul, nama file, kode klasifikasi, kategori, tanggal upload file, tag 2. Hits Berfungsi untuk menginformasi jumlah hits counter file yang dibuka oleh pengguna (user). 3. Detail Berfungsi untuk menampilkan detail dari suatu arsip. 6
Klik pada tombol detail untuk menampilkan detail arsip. Gambar 4. detail arsip 7
2. Manager Untuk menjalankan aplikasi pengolahan data arsip wilayah perbatasan yang di digitalisasi dapat digunakan dengan web browser, seperti: Mozilla firefox, Google Chrome dll. Disarankan menggunakan resolusi 1024 x 800 px untuk menampilkan hasil tampilan yang baik. Berikut tampilan aplikasi yang ditunjukan pada gambar berikut: Gambar 5. halaman utama aplikasi 8
Gambar 6. tampilan halaman login Pada halaman login terdapat form atau isian username dan password. Isikan username dan password dengan benar sesuai dengan kewenangan masing-masing user. Kemudian klik tombol Login untuk masuk kedalam halaman manager, atau klik tombol Batal untuk membatalkan proses login. Apabila user melakukan login berhasil, maka akan tampil halaman untuk pengguna manager. Pada halaman utama terdapat menu untuk mengakses ke halaman yang dituju. Berikut menu dan fasilitas yang terdapat pada halaman utama: 1. Home Berfungsi untuk menampilkan halaman utama dari aplikasi. 2. Dashboard Berfungsi untuk menampilkan halaman manager. 3. Help Berfungsi untuk menampilkan panduan/petunjuk pengoperasian aplikasi. Format file yang ditampilkan adalah PDF, agar panduan pengoperasian aplikasi dapat dibuka diperlukan suatu aplikasi pendukung Acrobat Reader/PDF yang sudah di install pada komputer. 9
4. Login Menu login untuk tingkat user manager terbagi atas 2 (dua) pengguna: 1. User Reproduksi Tugas dan wewenang User Produksi: Menambah, mengubah dan menghapus data kedalam sistem Menambah, mengubah dan menghapus file hasil digitalisasi ke dalam server Menentukan alamat/posisi file hasil digitaliasasi yang ada di dalam server untuk di integrasikan kedalam aplikasi Menambah, mengubah dan menghapus form untuk isian yang sesuai format dalam aplikasi Membuat pelaporan sesuai klasifikasi arsip yang terdapat dalam aplikasi 2. User Pelayanan Tugas dan wewenang User Pelayanan: Menambah, mengubah dan menghapus data kedalam sistem Menambah, mengubah dan menghapus form untuk isian yang sesuai format dalam aplikasi Membuat pelaporan sesuai klasifikasi arsip yang terdapat dalam aplikasi 10
1 2 3 Gambar 7. halaman user manager Keterangan: 1. Banner Berfungsi untuk menempatkan identitas suatu instansi atau penamaan aplikasi. Pada banner terdapat menu utama pada sistem aplikasi pengolahan data arsip wilayah perbatasan yang didigitalisasi, Pada halaman utama terdapat menu untuk mengakses ke halaman yang dituju. Berikut menu dan fasilitas yang terdapat pada halaman utama: 11
Home Berfungsi untuk menampilkan halaman utama dari aplikasi. Dashboard Berfungsi untuk menampilkan halaman user manager Help Berfungsi untuk menampilkan panduan/petunjuk pengoperasian aplikasi. Format file yang ditampilkan adalah PDF, agar panduan pengoperasian aplikasi dapat dibuka diperlukan suatu aplikasi pendukung Acrobat Reader/PDF yang sudah di install pada komputer. Logout Menu logout berfungsi untuk keluar dari aplikasi. 2. Sidebar Berfungsi untuk menampilkan menu yang terdapat pada bagian kanan tampilan aplikasi. 12
Menu daftar arsip Menu statistik arsip Menu report arsip Menu Converter Gambar 8. tampilan sidebar Pada halaman sidebar terdapat 3 (tiga) menu utama: a. Daftar arsip b. Statistik arsip c. Report arsip d. Converter 3. Konten/isi Berfungsi untuk menempatkan konten/isi dari suatu aplikasi. Pada tampilan konten/isi aplikasi fasilitas pencarian arsip dan data arsip. 13
Data arsip detail Hapus Download Edit hits Keterangan: 1. Data arsip Berfungsi untuk menampilkan deskripsi arsip seperti: judul, nama file, kode klasifikasi, kategori, tanggal upload file, tag 2. Hits Berfungsi untuk menginformasi jumlah hits counter file yang dibuka oleh pengguna (user). 3. Detail Berfungsi untuk menampilkan detail dari suatu arsip. 4. Download Berfungsi untuk mendowload dan menyimpan file kedalam suatu device penyimpanan atau disimpan pada salah satu direktori pada computer. 5. Edit Berfungsi untuk mengubah detail dan file pada arsip yang bersangkutan. 6. Hapus Berfungsi untuk menghapus data arsip yang dipilih. Fasilitas pencarian arsip berfungsi untuk melakukan pencarian arsip yang diinginkan oleh pengguna. Untuk lebih detail pada pencarian, dapat melakukan klik pada tombol link Advance search, kemudian pilih option yang disediakan. Klik tombol Cari arsip untuk proses pencarian arsip. 14
Gambar 9. tampilan pencarian arsip Gambar 10. tampilan advance pencarian arsip Untuk dapat melakukan penambahan data arsip, klik menu daftar arsip klik kategori arsip klik sub menu yang dipilih. Kemudian klik tombol Tambah arsip. Tombol tambah arsip 15
Gambar 11. tampilan tambah arsip Setelah klik tombol tambah arsip, maka akan tampil form isian dari masing-masing data detail arsip yang akan di tambahkan. Isikan form data arsip yang disediakan, kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpannya kedalam database aplikasi atau klik tombol Batal untuk membatalkan isian data arsip. Gambar 12. tampilan form tambah arsip Setelah data isian disimpan, klik data arsip yang dipilih kemudian klik tombol edit untuk menambahkan file fisik berdasarkan kategori untuk di upload (attachment file) kedalam database aplikasi. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data arsip. 16
Gambar 13. tampilan upload file arsip. 17
Gambar 14. tampilan detail data arsip Untuk menghapus data arsip, klik data arsip yang dipilih. Kemudian klik tombol Hapus pada bagian kiri data arsip. Maka akan tampil notifikasi hapus. Klik tombol Ya untuk menghapus data atau klik tombol Tidak untuk membatalkannya. 18
Data arsip Hapus Gambar 15. tampilan hapus data arsip Gambar 16. notifikasi hapus data Menu report arsip berfungsi untuk menampilkan report atau laporan data arsip yang sudah di input kedalam aplikasi. Klik menu pada sidebar pilih menu Report Arsip pilih salah satu menu report. 19
Menu report arsip Gambar 17. menu manager Tombol export excel Tombol Filter Gambar 18. menu report arsip Untuk menampilkan data pencarian arsip, masukan tanggal periode yang diinginkan kemudian klik tombol Filter. Maka data yang ditampilkan berdasarkan data tanggal pencarian. 20
Apabila data hasil pencarian akan di export ke dalam Microsoft excel, klik tombol Export excel. Maka akan tampil seperti gambar dibawah, klik tombol Save apabila data akan disimpan kedalam komputer. Gambar 19. tampilan export data report ke excel Menu Converter berfungsi untuk menambahkan aplikasi sebagai plug-in untuk menjalankan player yang tidak support dengan format yang ada. Klik menu pada sidebar pilih menu Converter pilih aplikasi Converter video Maka akan tampil file untuk di download. Kemudian file download di simpan ke dalam komputer. Setelah instalasi converter berhasil, refresh browser dan jalankan aplikasi pengolahan data arsip wilayah perbatasan. Gambar 20. menu converter 21
Gambar 21. tampilan download converter Gambar 22. simpan file converter kedalam direktori 22
3. Administrator Untuk menjalankan aplikasi pengolahan data arsip wilayah perbatasan yang di digitalisasi dapat digunakan dengan web browser, seperti: Mozilla firefox, Google Chrome dll. Disarankan menggunakan resolusi 1024 x 800 px untuk menampilkan hasil tampilan yang baik. Untuk dapat mengakses halaman admin, ketik alamat pada browser: alamat_domain_aplikasi/manageraccess kemudian klik tombol Enter pada Keyboard. Maka akan tampil halaman login untuk administrator seperti pada gambar berikut: Gambar 23. tampilan halaman login admin Pada halaman login admin terdapat form atau isian username dan password. Isikan username dan password dengan benar sesuai dengan kewenangan user admin. Kemudian klik tombol Login untuk masuk kedalam halaman administrator, atau klik tombol Batal untuk membatalkan proses login. Apabila user melakukan login berhasil, maka akan tampil halaman untuk pengguna admin. Maka akan tampil seperti pada gambar berikut: 23
1 2 3 Gambar 24. tampilan halaman utama administrator Keterangan: a) Banner Berfungsi untuk menempatkan identitas suatu instansi atau penamaan aplikasi. Pada banner terdapat menu utama pada sistem aplikasi pengolahan data arsip wilayah perbatasan yang didigitalisasi, Pada halaman utama terdapat menu untuk mengakses ke halaman yang dituju. Berikut menu dan fasilitas yang terdapat pada halaman utama: Home Berfungsi untuk menampilkan halaman utama dari aplikasi. Dashboard Berfungsi untuk menampilkan halaman user manager Help Berfungsi untuk menampilkan panduan/petunjuk pengoperasian aplikasi. Format file yang ditampilkan adalah PDF, agar panduan pengoperasian aplikasi dapat dibuka diperlukan suatu aplikasi pendukung Acrobat Reader/PDF yang sudah di install pada komputer. 24
Logout Menu logout berfungsi untuk keluar dari aplikasi. b) Sidebar Berfungsi untuk menampilkan menu yang terdapat pada bagian kanan tampilan aplikasi. Pada banner terdapat menu untuk mengakses ke halaman yang dituju. Berikut menu dan fasilitas yang terdapat pada halaman utama: Home Berfungsi untuk menampilkan halaman utama administrator dari aplikasi. Help Berfungsi untuk menampilkan panduan/petunjuk pengoperasian aplikasi. Format file yang ditampilkan adalah PDF, agar panduan pengoperasian aplikasi dapat dibuka diperlukan suatu aplikasi pendukung Acrobat Reader/PDF yang sudah di install pada komputer. Logout Menu logout berfungsi untuk keluar dari aplikasi. 25
Menu master Menu setting menu Menu data pengguna Menu setting Gambar 25. tampilan sidebar Keterangan: a) Menu master Instansi Jabatan Kategori Tipe File 26
Tag Arsip b) Menu Setting menu Media Baru Konvensional Multi Media c) Menu data pengguna Pengguna aplikasi Group Pengguna d) Menu setting Ganti Password Menu pada sidebar 1. Master Instansi Menu master instansi berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus data Instansi Klik menu master instansi klik tombol Tambah Instansi Gambar 26. Tampilan halaman tambah instansi 27
Gambar 27. form tambah data instansi Gambar 28. form edit data instansi Gambar 29. notifikasi hapus data instansi 2. Master Kategori 28
Menu master Kategori berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus data Kategori Klik menu master Kategori klik tombol Tambah kategori Gambar 30. tampilan halaman tambah kategori Gambar 31. form tambah kategori 29
Gambar 32. tampilan pilih folder Gambar 33. tampilan tambah folder Gambar 34. notifikasi hapus data kategori 30
3. Master Tipe File Menu master Tipe File berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus data Tipe File Klik menu master Tipe File klik tombol Tambah Tipe File Gambar 35. tampilan halaman tambah tipe file Gambar 36. tampilan tambah data Tipe File Gambar 37. tampilan edit data Tipe File 31
Gambar 38. notifikasi hapus data Tipe File 4. Master Tag Arsip Menu master Tag arsip berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus data Tag arsip Klik menu master Tag Arsip klik tombol Tambah Tag Arsip Gambar 39. tampilan halaman tambah Tag 32
Gambar 40. tampilan tambah data Tag Gambar 41. tampilan edit data Tag Gambar 42. notifikasi hapus data Tag 5. Setting Menu 6. Data pengguna pengguna aplikasi Menu pengguna data pengguna berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus data pengguna Klik menu pengguna data pengguna klik tombol Tambah Data Pengguna 33
Gambar 43. tampilan tambah data pengguna Gambar 44. tampilan form tambah data pengguna 34
Gambar 45. tampilan edit data pengguna Gambar 46. notifikasi hapus data pengguna 7. Data Pengguna Group Pengguna Menu pengguna group pengguna berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus group pengguna 35
Tombol Ubah Gambar 47. tampilan tambah data group pengguna Klik menu pengguna group pengguna klik tombol Ubah group pengguna maka akan tampil seperti pada gambar berikut: Gambar 48. tampilan edit data group pengguna Pada halaman edit data group pengguna terdapat form hak akses masing-masing group. Lakukan checklist atau un-checklist pada masing-masing Hak Kases group. Hak akses pengguna adalah mengatur ijin akses pengguna terhadap suatu kewenangan modul pada aplikasi. Hak akses: Akses modul Berfungsi untuk mengakses setiap modul pada aplikasi yang terpasang. Baca Detail Berfungsi untuk melihat data detail pada masing-masing data arsip. 36
Buat Baru Berfungsi untuk membuat data arsip baru Ubah Berfungsi untuk merubah data arsip baru Hapus Berfungsi untuk menghapus data arsip 8. Setting Ganti Password Menu setting ganti password berfungsi untuk mengubah password administrator. Klik menu setting ganti password masukkan password lama masukkan password baru masukkan konfirmasi password baru klik tombol Simpan Gambar 49. tampilan form ganti password 37