No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 08-03-2017 Hal : 1 dari 10 1. Ruang Lingkup Prosedur ini diterapkan untuk semua hal yang terkait dengan pekerjaan selama masa persiapan Teknologi Modifikasi Cuaca (TMC) secara menyeluruh, sejak adanya permintaan TMC dari user sampai dengan resmi dimulainya operasional TMC di lapangan. 2. Penanggung Jawab Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca (Ka. Bid. Raptek) : untuk persiapan yang berkaitan dengan kegiatan kajian dan survey. Kepala Bidang Pelayanan Teknologi (Ka. Bid. Yantek) : untuk persiapan yang berkaitan dengan kegiatan perijinan, dukungan peralatan, data, sarana dan prasarana. Kepala Bagian Umum (Ka. Bag. Umum) : untuk persiapan yang berkaitan dengan kegiatan administrasi, keuangan dan memproses pengadaan barang dan jasa serta pengadaan bahan semai. 3. Rincian Prosedur 3.1. Permintaan TMC Dari User Balai Besar TMC menerima surat resmi dari user berkaitan dengan perihal permintaan TMC / Hujan Buatan. Manajemen Balai Besar TMC menindaklanjuti permintaan tersebut dengan mengadakan rapat koordinasi internal antara Ka. Balai Besar TMC bersama KaBag Umum, KaBid Raptek dan KaBid. Yantek guna membahas persiapan pelaksanaan TMC terkait dengan permintaan dari user tersebut. Selanjutnya KaBag Umum, KaBid Raptek dan KaBid Yantek mengadakan rapat koordinasi internal di bagian/bidang masingmasing guna mulai membagi tugas sesuai dengan TUPOKSI dan kompetensi masing-masing. 3.2. Persiapan Awal Bagian Umum Ka.Bag.Umum segera melakukan rapat koordinasi internal Bagian Umum untuk membagi tugas diantara sub sub bagian sesuai dengan TUPOKSI masing masing.
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 08-03-2017 Hal : 2 dari 10 Ka.Sub.Bag. Perencanaan berkoordinasi dengan Ka.Sub.Bag. Keuangan bertanggungjawab dalam penyusunan RAB, dengan memperhatikan masukan dari hasil rekomendasi (kajian) yang diberikan oleh Bidang Raptek. Atas persetujuan Ka.Bag. Umum, Ka.Sub.Bag. Perencanaan menyerahkan RAB yang telah disusun kepada user untuk dibahas bersama. Setelah RAB disetujui dalam pembahasan dengan user, Ka.Sub.Bag. Perencanaan segera mengurus kesepakatan kontrak (atau MoU) dan penerbitan Surat Perintah Melaksanakan Kerja (SPMK) dari user. Proses Penyusunan RAB, Penerbitan SPMK dan Dokumen Kontrak dijelaskan lebih detil dalam Prosedur Kerja tersendiri (ND: 2305000/SOP/OPR.02/01/03.17 Prosedur Penyusunan RAB, Penerbitan SPMK dan Dokumen Kontrak) Khusus untuk jenis pelayanan TMC yang bersifat Swakelola, setelah SPMK diterbitkan, Ka.Sub.Bag. Keuangan segera memproses pengajuan Uang Muka Kerja (UMK) ke user. Selanjutnya Ka.Sub.Bag. Keuangan menyetorkan UMK yang telah diterima dari user ke Kas Bendahara untuk membiayai operasional di lapangan. Sementara untuk jenis pelayanan TMC yang bersifat PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak), setelah SPMK diterbitkan, Ka.Sub.Bag Keuangan segera mengurus pengambilan UP/GU/LS dari KPKN untuk membiayai operasional di lapangan. Ka.Sub.Bag. Keuangan juga menyiapkan proses pembayaran SPPD, ATK, perlengkapan, dll termasuk juga UMK. Ka.Sub.Bag. Keuangan mempersiapkan pertanggungjawaban UP/GU/LS dalam bentuk laporan keuangan. Ka.Sub.Bag Tata Usaha dan Rumah Tangga (TURT) menyiapkan surat ijin / jadwal personil yang dipersiapkan berangkat ke lapangan. Ka.Sub.Bag. TURT juga menyiapkan SK Panitia Pengadaan Barang (Lelang) dan Panitia Penerimaan Barang yang diperlukan oleh Ka.Sub.Bag. TURT untuk menjalankan tugasnya. Ka.Sub.Bag. TURT bertanggungjawab dalam pembuatan Surat Tugas Perjalan Dinas. Ka.Sub.Bag. TURT bertanggungjawab dalam hal pengadaan logistik lapangan (bahan semai) yang mekanismenya dijalankan oleh Panitia Lelang.
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 08-03-2017 Hal : 3 dari 10 Ka.Sub.Bag. TURT juga bertanggungjawab dalam hal proses proses pengangkutan bahan dan peralatan yang akan digunakan dalam operasional TMC di lapangan. Bagian Umum secara umum juga bertanggungjawab dalam hal mengurus asuransi personil Cloud Seeding Officer (CSO) dan proses pengadaan penunjukkan langsung pesawat. Flow chart Persiapan Awal Bagian Umum dijelaskan dalam Lampiran 1. 3.3. Persiapan Awal Bidang Raptek Ka.Bid. Raptek segera melakukan rapat koordinasi internal Bidang Raptek untuk membagi tugas diantara kelompok kelompok sesuai dengan TUPOKSI dan kompetensinya. Sub Bidang Hidrometeorologi bertugas untuk melakukan kajian cuaca (global dan lokal), melakukan kajian hidrologi dan mendelineasi daerah target sekaligus menyiapkan desain evaluasi. Sub Bidang Instrumentasi dan Bahan Semai bertugas untuk memeriksa kesiapan instrumen radar dan sistem komunikasi data yang akan dipakai dalam kegiatan pelayanan di lapangan nantinya. Dari keseluruhan hasil kajian dan survey yang dilakukan oleh Bidang Raptek, selanjutnya dirangkum dan disampaikan oleh Ka.Bid. Raptek kepada Ka.Balai Besar TMC untuk dijadikan bahan rekomendasi mengenai pelaksanaan TMC. Hasil kajian Bidang Raptek juga disampaikan kepada Bagian umum untuk dijadikan sebagai bahan acuan penyusunan proposal TMC dan RAB untuk user. Sampai pada tahap ini, Bidang Raptek break untuk melanjutkan pekerjaan persiapan TMC hingga diterbitkannya SPMK (Surat Perintah Melaksanakan Kerja) oleh user. Setelah SPMK diterbitkan, masing - masing kelompok kembali melanjutkan tugas sesuai TUPOKSI dan kompetensinya. SubBidang Hidrometeorologi (berkoordinasi dengan SubBidang Operasi) melakukan survey penentuan lokasi Posmet dan Radar serta survey kondisi cuaca, bilamana dianggap perlu. Subbidang Hidrometeorologi melakukan survey hidrologi dan lingkungan untuk menginstall penakar hujan dan peralatan
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 08-03-2017 Hal : 4 dari 10 pengambil sampel kualitas air serta mengambil sampel kualitas air untuk periode pra TMC, bilamana dianggap perlu. SubBidang Instrumentasi dan Bahan Semai mempersiapkan sistem komunikasi antara posko-radar-posmet-pesawat terbang. SubBidang Instrumentasi dan Bahan Semai melakukan Quality Control untuk bahan semai Flow chart Persiapan Awal Bidang Raptek dijelaskan dalam Lampiran 2 dan 3. 3.4. Persiapan Awal Bidang Pelayanan Teknologi KaBid Yantek, segera melakukan rapat koordinasi internal Bidang Pelayanan Teknologi untuk membagi tugas kepada tiap seksi sesuai dengan TUPOKSI masing masing. Setelah SPMK diterbitkan, tiap seksi Bidang Pelayanan Teknologi segera melakukan tugasnya sesuai dengan TUPOKSI masing masing. Ka. SubBid Operasi bertanggungjawab untuk mengurus segala macam perijinan dan melakukan koordinasi dengan instansi intansi terkait. Ka. SubBid Pengelolaan Peralatan (SubBid PP) bertugas melakukan inventarisasi kebutuhan peralatan sekaligus memeriksa kondisi dan kelengkapan peralatan / logistik yang akan digunakan dalam operasional TMC di lapangan. Ka. SubBid Operasi berkoordinasi dan KaSubBag TURT dalam hal mobilisasi peralatan / logistik ke lapangan. KaSubBid Operasi bertugas melakukan inventarisasi data pendukung dan menyiapkan semua format isian data yang akan digunakan dalam operasional TMC di lapangan. KaSubBid Operasi juga bertugas untuk menyiapkan Peta Kerja dengan berkoordinasi bersama Bidang Raptek. Berkoordinasi dengan Bidang Raptek, Bidang Yantek melakukan survey Posko dan Posmet. Bidang Pelayanan Teknologi secara keseluruhan bertanggungjawab dalam hal persiapan / instalasi Posko dan Posmet hingga kondisi siap digunakan untuk operasional. Flowchart Persiapan Awal Bidang Pelayanan Teknologi dijelaskan dalam Lampiran 4.
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 08-03-2017 Hal : 5 dari 10 4. Dokumen Terkait ND : 2305000/SOP/OPR.02/01/03.17 : Penyusunan RAB, Penerbitan SPMK dan Dokumen Kontrak ND : 2305000/SOP/OPR.03/02/03.17 : Prosedur Pelaksanaan Survey ND : 2305000/SOP/OPR.04/02/03.17 : Perijinan ND : 2305000/SOP/OPR.05/02/03.17 : Persiapan Posko ND : 2305000/SOP/OPR.12/02/03.17 : Mobilisasi dan Demobilisasi Peralatan/Logistik 5. Rekaman Surat permintaan TMC dari user Lembar disposisi Ka.Balai Besar TMC Dokumen Hasil Kajian Laporan Hasil Survey Dokumen RAB Surat Perintah Melaksanakan Kerja (SPMK) Dokumen Kontrak Surat Ijin / Jadwal Personil SK Panitia Pengadaan dan Penerimaan Barang Surat Tugas Perjalanan Dinas Lembar-lembar SPPD Arsip-arsip Sub.Bag. Keuangan (UMK,UP/GU/LS) Surat Ijin Posko Surat Ijin Posmet Cek List Peralatan (Posko dan Posmet) Form isian data Peta Kerja Form isian lainnya yang digunakan selama masa Persiapan TMC 6. Kriteria Keberhasilan Operasional TMC tepat waktu (dapat dimulai sesuai dengan waktu yang dijadwalkan / direkomendasikan). Posko dan Posmet siap digunakan untuk Operasional TMC. Peralatan (radio komunikasi, komputasi, navigasi, dll) berfungsi baik.
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 08-03-2017 Hal : 6 dari 10 7. Riwayat Perubahan Dokumen Perubahan penomoran dokumen Perubahan Nomenklatur dan penyesuaian tugas dan fungsi struktur organisasi yang baru Perubahan nama pejabat Kepala Bagian Umum, Disiapkan Oleh : Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca, Kepala Bidang Pelayanan Teknologi, Jon, Arifian Erwin Mulyana Sutrisno Diperiksa Oleh : Wakil Manajemen Balai Besar TMC, Fentin Andriyani
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 08-03-2017 Hal : 7 dari 10 Lampiran 1 : Flowchart Persiapan Awal Bagian Umum User Permintaan User Perintah Ka. Balai KaBag. Umum melakukan rapat koord Raptek (kajian dan aspek ilmiah) Pembagian Tugas (Sesuai TUPOKSI) Perencanaan TURT Keuangan Menyusun RAB Pembahasan RAB RAB Menyusun kesepakatan penerbitan SPMK/kontrak RAB Menyiapkan surat ijin/jadwal personil Menyiapkan SK Panitia Lelang dan Panitia Penerima Barang Membuat surat tugas perjalanan dinas Melakukan pengadaan logistik lapangan Pengangkutan bahan dan peralatan Panitia pengadaan barang BB-TMC Mengajukan Uang Muka Kerja (UMK) ke user Menyetorkan UMK ke kas negara Pengambilan UP/GU/LS dari KPKN Menyiapkan pertanggungjawaban UP/GU/LS dan pembuatan laporan Pelaksanaan TMC
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 08-03-2017 Hal : 8 dari 10 Lampiran 2 : Flowchart Persiapan Awal Bidang Raptek (Sebelum SPMK Diterbitkan) Perintah Ka. Balai berdasarkan usulan Ka Bid Raptek melakukan rapat koordinasi Pembagian Tugas (sesuai tupoksi) Hidrometeorologi Kajian cuaca global dan lokal, hidrologi dan deliniasi daerah target Instrumentasi dan Bahan Semai Kajian keteknikan dan bahan semai Surveycuaca dan survei hidrologi Rekomendasi hasil kajian dan survey
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 08-03-2017 Hal : 9 dari 10 Lampiran 3 : Flowchart Persiapan Awal Bidang Raptek (Setelah SPMK Diterbitkan) Perintah Ka. Balai berdasarkan SPMK Ka Bid Raptek mendistribusikan tugas Hidrometeorologi Survei posmet dan peluang cuaca, serta pemasangan penakar dan kualitas air Instrumentasi dan Bahan Semai Quality control kualitas produksi bahan semai Menyiapkan desair evaluasi
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 08-03-2017 Hal : 10 dari 10 Lampiran 4 : Flowchart Persiapan Awal Bidang Pelayanan Teknologi Perintah Ka. Balai berdasarkan SPMK Ka Bid Yantek melakukan rapat koordinasi Distribusi tugas (sesuai TUPOKSI) SubBid Operasi SubBid PP Surat-surat perijinan Inventarisasi data pendukung Inventarisasi kebutuhan peralatan dan logistik Koordinasi instansi terkait Penyiapan format/peta Penyiapan peralatan serviceable Bidang Raptek Survey posko/posmet Penggandaan/penjilidan format datapenyiapan format/peta Mobilisasi peralatan Bagian Umum Penyiapan dan instalasi posko dan posmet Pelaksanaan TMC