BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PELAKSANAAN PROGRAM 2.1. Organisasi Pelaksana Kegiatan No Nama Departemen Jabatan PHK-PKPD Email / website 1. dr. Pradana Soewondo, SpPD-KEMD Manajer Pendidikan FKUI Penanggung jawab soewondops@yahoo.com 2. dr. Bambang Trijaya, SpA(K) Program ATKIB bparwoto@gmail.com 3. Dr. dr. Rini Sekartini, SpA(K) rsekartini@yahoo.com 4. dr. Tyas Priyatini, SpOG(K) Departemen Obstetri dan Ginekologi tyasprytn@yahoo.com 5. dr. Aria Kekalih, MIT aria@fk.ui.ac.id 6. Dr. dr. Dwiana Ocviyanti, SpOG(K) Departemen Obstetri dan Ginekologi dwianaocviyanti@yahoo.com 7. dr. Herqutanto Kedoketran marsha_ap@yahoo.com 8. dr. Mardiastuti, SpMK(K) MEU mardiastutiw@yahoo.com 9. dr. Anita Juniatiningsih, SpA(K) anitajuni@yahoo.com 10. dr. Lily Rundjan, SpA(K) lily_kartono69@yahoo.com 11. dr. Dhanasari V. Trisna, MSc, CM-FM PIC Aktivitas 3 dhanasari_vt@yahoo.com 12. dr. Ratna Farida, SpAn(K) Departemen Anestesiologi PIC Aktivitas 3 fida_soenarto@yahoo.com 13. dr. Nani Cahyani, SpKO Pendidikan S1 PIC Aktivitas 4 nani.cahyani@ui.ac.id 14. Dr. dr. Ari Fahrial Syam, SpPD, KGEH, MMB Mahasiswa dan Alumni PIC Aktivitas 4 ari_syam@hotmail.com Departemen 15. dr. Rita Mustika Pendidikan PIC Kemitraan ritakobe@gmail.com
2.2. Mekanisme Koordinasi Selama pelaksanaan proyek hibah, dilakukan rapat koordinasi bertingkat. Rapat koordinasi dilakukan sekurangnya sekali setiap bulan. Pertemuan antara pimpinan fakultas dan tim pelaksana kegiatan PHK PKPD dan PJ tiap aktivitas dilakukan sekurangnya sekali setiap bulan. Di samping itu, rapat koordinasi pelaksana PHK PKPD dan PJ aktivitas juga sekurangnya dilakukan setiap dua minggu sekali atau lebih sering jika terdapat kegiatan. Pada pelaksanaannya, rapat koordinasi baru dapat dilakukan dua kali dalam enam bulan. Walaupun demikian, koordinasi melalui email maupun konsultasi terbatas antara koordinator maupun PIU dengan PIC aktivitas telah terlaksana pada beberapa kesempatan. Adapun rapat koordinasi dalam aktivitas dilakukan beragam antara 1-3 minggu sekali sesuai dengan aktivitas dan kebutuhan program. Selain melalui rapat koordinasi, koordinasi antar dan inter tim pelaksana juga dilakukan dengan fasilitas mailing list yang dibantu oleh tim sekretariat. Mekanisme dan Rencana Pengelolaan Kerjasama dengan Mitra Proyek PHK PKPD merupakan suatu proyek yang terintegrasi untuk meningkatkan kualitas pendidikan profesi kesehatan di Indonesia. Berdasarkan hasil seleksi yang telah dilakukan oleh DIKTI bulan Februari 2010 yang lalu, FKUI telah mendapatkan PHK PKPD komponen 3 skema A dengan kewajiban membina PSPD Universitas Bengkulu (UNIB) dan PSPD Universitas Tanjungpura (UNTAN) sebagai Institusi Mitra. Kedua mitra ini sebelumnya sudah memiliki program kerjasama dengan FKUI dalam bentuk program pengampuan. Program kerjasama ini dibawah naungan Memorandum of
Understanding (MOU) antara Universitas Indonesia (UI) dengan UNIB dan UNTAN. Pengampuan di PSPD UNTAN sudah berlangsung 5 tahun dan akan berakhir pada pada awal tahun 2011, sedangkan pengampuan di PSPD UNIB akan berlangsung selama 5 tahun yang dimulai pada tahun 2009. Pembinaan kemitraan di PSPD Unib dan PSPD Untan dilaksanakan FKUI dalam dua program besar yaitu Pemantapan Proses Pendidikan untuk menghasilkan Lulusan Sesuai Standar Kompetensi Nasional dan Program Pengembangan Kapasitas dan Penjaminan Mutu Manajemen PSPD. Untuk melaksanakan ke 2 program ini PSPD UNIB dan PSPD UNTAN telah merencanakan berbagai aktivitas sesuai dengan masalah yang dihadapi masing-masing PSPD (detil bentuk pembinaan terlampir). FKUI sebagai Institusi mitra berperan sebagai : (1) pengampu Proses Pendidikan di PSPD UNIB dan PSPD UNTAN sesuai dengan ketentuan yang ada dalam program kerjasama, (2) penyedia tenaga ahli (technical assistance) dan narasumber untuk pelatihan-pelatihan sesuai aktivitas yang diperlukan, (3) menjadi tempat tujuan pendidikan baik bergelar maupun non gelar, dan (4) melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap proses pengembangan PSPD di UNIB dan di UNTAN bersama-sama dengan tim Monevin yang ada di masing-masing Institusi Mitra. Untuk menjamin kegiatan dapat berlangsung sesuai dengan rencana diperlukan monitoring dan evaluasi. Monitoring dan evaluasi kemitraan dilakukan oleh tim kemitraan FKUI yang dibentuk untuk masing-masing PSPD, dengan cara: me-review laporan kegiatan bulanan dan tahunan (yang dikirim via email oleh PSPD UNIB dan UNTAN), visitasi dan koordinasi setiap 3 bulan, serta rapat koordinasi tahunan. Acara koordinasi ini telah dilakukan dua kali selama periode Januari-Juli 2011. Selain itu, telah dilakukan monevin pada kuartal pertama dan akan dilakukan monevin di tengah tahun. Agar pelaksanaan monitoring dan evaluasi dapat berjalan secara transparan dan juga untuk penyebaran praktek-praktek yang baik (good practices) dalam proses pelaksanaan maupun pengelolaan PSPD perlu dibuat mailing-list kemitraan yang anggotanya adalah semua pihak yang terkait dalam proses implementasi PHK PKPD. Proses monitoring dan evaluasi ini juga diintegrasikan dengan kegiatan Lembaga Hukum dan Kerja sama FKUI yang bertugas untuk mengurus masalah pengampuan di FKUI. FKUI telah membentuk tim kemitraan yang terdiri dari pakar di bidang pendidikan kedokteran dan berpengalaman memberikan pelatihan pengembangan staf dan kurikulum. Hal ini sesuai dengan aktivitas yang diperlukan PSPD UNTAN dan PSPD UNIB diantaranya kurikulum, proses belajar-mengajar, sistem informasi, pengendalian mutu dan penilaian. Tim ini melakukan pendampingan yang akan dilakukan pada tiap-tiap aktivitas yang diusulkan, sesuai TOR kegiatan
yang diajukan PSPD UNTAN dan UNIB. Bila diperlukan tim tersebut akan membentuk kepanitiaan tersendiri untuk aktivitas tertentu yang memerlukan pendampingan yang lebih komprehensif. 2.3. Sistem Pengelolaan Program Pengelolaan Keuangan Pengelolaan keuangan PHK PKPD akan mengacu kepada peraturan perundangan yang berlaku dalam hal pengelolaan dan pelaporan keuangan negara yaitu: 1. UU No. 17 Tahun 2003, tentang Keuangan Negara 2. UU No. 1 Tahun 2004, tentang Perbendaharaan Negara 3. Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2005 tentang Estándar Akuntansi Pemerintah 4. Perturan Menteri Keuangan RI yang menyangkut SAI dan SABMN yaitu: a) Permenkeu RI No. 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara b) Permenkeu RI No. 59/PMK.06/2005 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat. c) Permenkeu RI No. KEP-332/M/V/9/1968 tentang Sistem Pembukuan dan Pengelolaan Uang Negara. Aktivitas pengelolaan keuangan PHK PKPD sebagai berikut : a. Periode Laporan Pengiriman laporan keuangan dilakukan terhadap penerimaan hibah dan aktivitas kegiatan belanja hibah serta menyajikan laporan konsolidasi dana hibah dan dana pendampingan dari FKUI. b. Komponen laporan keuangan terdiri dari : a) Laporan realisasi Anggaran hibah Laporan realisasi anggaran menyajikan ikhtisar sumber, alokasi dan pemakaian sumber daya ekonomi. b) Catatan atas laporan keuangan. c) Laporan arus kas. Sistem Pengadaan Barang dan Jasa PHK PKPD merupakan suatu hibah luar negeri, maka segala pengadaan barang dan jasa pada kegiatan ini mengacu kepada Keputusan Presiden (Keppres) RI Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, dan Perpres No. 70 Tahun 2005 tentang Perubahan Atas Keppres No. 80 Tahun 2003.
Proses pengadaan barang/jasa ditangani oleh tim pengadaan yang terdiri dari unsur ATKIB, fakultas, dan universitas. 2.4. Pengembangan Kapasitas Pengelola Agar dapat berjalan dengan baik serta mendapat masukan, kegiatan PHK-PKPD UI mendapat evaluasi dan masukan dari tim Monevin. Adapun kegiatan Monevin 2011 adalah sebagai berikut: Awal tahun 2011 Q1 Q2 Q3 Pembentukan tim Evaluasi tiga bulanan, Evaluasi tengah tahun, Evaluasi Tahunan Monevin dan sudah terlaksana bulan Agustus 2011 pembuatan program kerja tim Monevin Pelaksanaan monitoring dan evaluasi internal PHK PKPD akan dilaksanakan oleh Tim Monevin yang diketuai oleh anggota BPMA UI dan unsur lain seperti BAI (Badan Auit Internal), dan sebagainya. Berbagai 2.5. Hambatan dan Kendala Kendala utama dalam program PHK-PKPD adalah keterlambatan pencairan dana baik dari World Bank maupun dialam pencairan dari rekening universitas. Adapun upaya untuk menangani hal ini adalah dengan menyediakan dana talangan dari rekening DRK. Selain itu, proses pengadaan juga mengalami keterlambatan. Proses pengadaan ini terhambat salah satunya karena lamanya menunggu NOL dari WB. Akibatnya, pengadaan diperkirakan selesai pada kuartal akhir tahun 2011, berbeda dari target semula yakni pada tengah tahun 2011.