BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan terutama dalam bidang ilmu teknologi menyebabkan kebutuhan teknologi informasi merupakan suatu nilai tambah yang cukup penting jika suatu perusahaan ingin dapat bersaing dengan baik dalam jangka waktu panjang. Efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan dapat ditingkatkan dengan adanya pemakaian teknologi informasi. Dan bila digunakan secara tepat maka teknologi informasi dapat membantu perusahaan dalam mendapatkan keuntungan dan pengurangan biaya. Industri manufaktur juga terus berkembang dengan pesat seiring dengan majunya teknologi dan meningkatnya laju pertambahan penduduk di Indonesia maupun dunia. Salah satu masalah yang dihadapi dalam industri manufaktur adalah tidak adanya pengendalian persediaan yang baik sehingga seringkali perusahaan harus menambah kebutuhan modal untuk investasi, mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan jumlah barang yang disimpan seperti biaya simpan, biaya backorder dan biaya-biaya lainnya sehubungan menumpuknya persediaan. Dan juga bila terjadi kekurangan persediaan maka akan menganggu kelancaran proses produksi yang dapat berdampak pada keterlambatan pemenuhan permintaan konsumen.
2 Persediaan sering menjadi masalah bagi banyak perusahaan, karena persediaan ini sangat diperlukan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan, langkanya pasokan dan permintaan selama lead time. Cara untuk menentukan besar persediaan inilah yang menjadi masalah umum, karena jumlah persediaaan yang terlalu besar akan meningkatkan biaya sedang jumlah persediaan yang terlalu kecil akan menyebabkan perusahaan mengalami kekurangan bahan baku untuk berproduksi yang pada akhirnya akan menimbulkan biaya pula. Dalam industri manufaktur agar target produksi dapat tercapai diperlukan koordinasi yang baik antara bagian produksi dengan bagian PPIC (production planning and inventory control) Bagian PPIC harus dapat mengatur agar persediaan bahan baku perusahaan tidak berlebih namun juga tidak kurang untuk melakukan proses produksi. Sebab itulah sistem persediaan ini menjadi bagian penting bagi perusahaan untuk terus dikaji agar diperoleh suatu sistem yang optimal. Dalam model persediaan yang banyak kita kenal seringkali diasumsikan bahwa semua parameter dalam sistemnya diketahui secara pasti. Tetapi pada kenyataannya hal ini tidak selalu terjadi, seringkali permintaan tidak selalu pasti. Yang merupakan objek penelitian ini, PT. JAYA PANCA TAMA merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur tepatnya pada bidang garment. Setelah dilakukan pengamatan langsung ke lapangan, urun rembug dan juga wawancara dengan pihak perusahaan diketahui bahwa perusahaan sering mengalami kelebihan persediaan bahan baku sehingga harus disimpan kembali untuk pemakaian selanjutnya, dimana tentu saja hal ini
3 menimbulkan biaya tambahan bagi perusahaan. Dan juga sering mengalami kekurangan bahan baku saat proses produksi sedang berjalan, yang tentu saja menghambat proses produksi. Ditambah belum adanya suatu sistem yang jelas untuk pengendalian persediaan bahan baku di PT. JAYA PANCA TAMA maka jelas terlihat bahwa pengendalian persediaan bahan baku merupakan salah satu masalah yang dihadapi oleh perusahaan ini. 1.2 Perumusan masalah PT. JAYA PANCA TAMA selain menerima pesanan langsung (fresh order) sesuai permintaan konsumen juga memproduksi produk-produk dengan merek sendiri yakni merek TAMA. Apabila perusahaan sedang menerima pesanan dari pihak lain maka perusahaan akan mengurangi kapasitas produksi produk-produk dengan merek TAMA agar dapat memenuhi permintaan dari pihak lain tersebut. Namun sebaliknya bila tidak ada pesanan dari pihak lain maka perusahaan akan mengerahkan seluruh kapasitas produksinya untuk memproduksi produk-produk bermerek TAMA. Dengan kondisi produksi yang seperti itu maka terlihat bahwa bahan baku yang dipesan oleh perusahaan ini sangat bervariasi dan jumlahnya tidak dapat ditentukan dengan pasti. Dilihat dari segi manajemen, kenyataan yang terjadi pada perusahaan dalam melakukan pengendalian persediaan bahan baku adalah belum adanya suatu sistem pengendaliaan bahan baku yang jelas, perhitungan jumlah bahan baku dilakukan secara manual. Dan juga tidak adanya evaluasi terhadap kinerja manajemen sehingga tidak dapat dilakukan kontrol terhadap proses-proses yang
4 terjadi di perusahaan, dimana dalam hal ini juga termasuk kontrol terhadap pengendalian persediaan bahan baku. Semua dokumentasi dan pengolahan data yang dilakukan manajemen perusahaan juga masih dilakukan secara manual, jika saja perusahaan melibatkan sistem informasi maka perusahaan dapat menghemat banyak waktu dalam melakukan perhitungan-perhitungan, termasuk salah satunya perhitungan persediaan bahan baku. Dan juga sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan dan memungkinkan perusahaan untuk melakukan perencanaan jangka panjang. Hal ini disebabkan semua perhitungan untuk bulan depan misalnya dapat diperkirakan mulai dari bulan ini, yang bukan tidak mungkin akan mendatangkan peningkatan laba bagi perusahaan. Berangkat dari keadaan-keadaaan yang dialami perusahaan yang telah dipaparkan sebelumnya maka penulis akan mencoba mengangkat dan membahas masalah pengendalian persediaan bahan baku yang dialami perusahaan dan juga memberikan suatu sistem infomasi untuk membantu perusahaan dalam menghadapi masalah pengendalian persediaan bahan baku yang dihadapinya tersebut. 1.3 Ruang Lingkup Dalam menyelesaikan masalah yang timbul tersebut sehingga menjadi lebih terfokus maka perlu dilakukan pembatasan terhadap masalah yang ada. Pembatasaan masalah itu adalah sebagai berikut : 1. Metode pengendalian persediaan yang digunakan adalah metode probabilistik dengan memakai :
5 model Continous Review dengan backorder cost 2. Pengendalian bahan baku yang akan dibahas pada skripsi ini adalah bahan baku yang diperlukan untuk kemeja lengan pendek PT. JAYA PANCA TAMA dengan merek TAMA 3. Stockout yang terjadi pada sistem persediaan ditangani dengan melakukan backorder. 4. Tidak membahas masalah biaya dan pengukuran efisiensi waktu dari semua aspek perencanaan tata letak pabrik/gudang. 5. Tidak membahas masalah perancangan tata letak ruangan untuk antisipasi dimasa yang akan datang. 6. Biaya dan tingkat bunga yang digunakan selama penulisan skripsi ini diasumsikan tetap. 7. Perancangan sistem persediaan bahan baku meupakan usulan karena selama ini untuk mengendalikan persediaan bahan bakunya perusahaan tidak menggunakan suatu metode tertentu. 8. Perancangan sistem informasi merupakan usulan karena selama ini untuk mengendalikan persediaan bahan bakunya perusahaan tidak menggunakan sistem informasi 1.4 Tujuan dan manfaat Tujuan yang hendak dicapai penulis antara lain adalah: 1. Merancang sistem pengendalian persediaan bahan baku untuk PT JAYA PANCA TAMA.
6 2. Merancang sistem informasi pengendalian persediaan bahan baku untuk PT JAYA PANCA TAMA. Manfaat bagi penulis antara lain adalah: 1. Agar dapat memahami dan menerapkan ilmu mengenai metode pengendalian persediaan berbasis probabilistik kondisi nyata di lapangan. 2. Agar dapat memahami dan menerapkan ilmu mengenai analisa dan perancangan sistem informasi pada kondisi nyata di lapangan. 3. Untuk dapat menyelesaikan studi di jenjang Strata satu (S 1 ) di Universitas Bina Nusantara. Manfaat bagi perusahaan antara lain adalah: 1. Mempunyai satu model persediaan bahan baku yang didukung dengan sistem informasi. 2. Mendapat masukan/saran dalam usaha pengendalian bahan bakunya 3. Implementasi sistem informasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengendalian persediaan/inventory perusahaan. 4. Implementasi sistem informasi untuk membantu perusahaan melakukan pendokumentasian dalam usaha pengendalian persediaan bahan bakunya.