BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1. ORGANISASI PELAKSANA KEGIATAN Untuk melaksanakan dan mengelola baik secara kuantitatif maupun kualitatif dibentuk tim pelaksana sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan PSPD FK sebagai bagian dari Universitas Tanjungpura melalui penetapan surat keputusan Rektor. Sebagai bagian dari lembaga pendidikan Universitas Tanjungpura yang berkontribusi dalam peningkatan kualitas secara keseluruhan, maka tim mempunyai fungsi yang saling terkait sehingga diharapkan dapat saling kontrol. Project Implementation Unit (PIU) adalah unit yang ditunjuk melalui surat keputusan rektor yang terdiri dari tiga tim yang saling berhubungan dibawah satu kepemimpinan Direktur Ekesekutif yang bertanggungjawab baik kepada Rektor cq Pembatu Rektor I, Dekan dan Ketua Program Studi. Tim tersebut terdiri atas : 1. Tim pengelola project (PIU) yang terdiri dari Direktur Eksekutif, yang dibantu oleh 2 (dua) koordinator, yaitu koordinator pengadaan dan koordinator keuangan. PIU ditetapkan melalui SK Rektor Nomor 49/H22/DT/2011 tentang Pengangkatan Personalia Unit Pelaksana Kegiatan (PIU) Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD)/HPEQ Project Fakultas Kedokteran Universitas Tanjungpura. Tim ini bertanggungjawab terhadap keterlaksanaan proyek baik secara fisik maupun administrasi dan bertanggungjawab langsung ke Rektor 2. Tim Task Force yang terdiri dari Direktur, Koordinator dan PIC untuk 6 kegiatan yang ditetapkan melalui SK Rektor Nomor 53a/H22/DT/2011 tentang Pengangkatan Personalia Pelaksana Kegiatan (Task Force) Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD)/HPEQ Project Fakultas Kedokteran Universitas Tanjungpura. Tim ini bertanggungjawab terhadap pencapaian kualitas program dan indikator sehingga selain bertanggungjawab langsung ke Rektor juga ke Dekan dan Program Studi. Laporan Tahun 2011 HPEQ Project PSPD Untan 10
3. Tim SPCU (Study Program Coordinator Unit) yang terdiri atas Koordinator Program dan PIC yang berjumlah 6 (enam) orang. SPCU bertanggung jawab langsung kepada Direktur Eksekutif untuk terlaksananya kegiatan yang telah direncanakan. Tim SPCU ini ditetapkan melalui SK Rektor Nomor 52a/H22/DT/2011 tentang Pengangkatan Tim Koordinator Pelaksana PHK-PKPD tingkat Program Studi (SPCU) Fakultas Kedokteran Universitas Tanjungpura. Selain itu, untuk memperlancar kegiatan administrasi proyek, maka pihak fakultas memfasilitasi dengan dibentuknya tim sekretariat yang berasal dari tenaga administasi tidak tetap (pegawai honorer). Tim sekretariat di tingkat PIU ini memiliki tanggung jawab untuk membantu secara penuh kegiatan proyek seperti ketersediaan administrasi, dokumentasi dan pengelolaan/maintenance proyek. dan ditetapkan melalui SK Dekan Nomor... Tim ini bertanggungjawab secara teknis terhadap Direktur Eksekutif. Secara hirarki seperti ditampilkan dalam tabel dibawah ini. Laporan Tahun 2011 HPEQ Project PSPD Untan 11
2.2. MEKANISME KERJA ANTAR PELAKSANA KEGIATAN Struktur organisasi taskforce PHK-PKPD PSPD Untan terbagi ke dalam dua tingkatan, yaitu tingkat organisasi di program studi serta organisasi pada tingkat universitas. Tugas dan tanggung jawab unsur-unsur yang terdapat pada masing-masing tingkatan dijelaskan sebagai berikut : A. Tingkat Universitas 1. Penanggung Jawab Program Adalah Rektor Universitas Tanjungpura, tanggungjawabnya adalah : a. menjamin keberhasilan pelaksanaan proyek, b. mengarahkan dan mengesahkan tujuan dan target proyek berdasarkan acuan proposal c. berwenang untuk mengevaluasi tujuan dan memberikan arahan dan koordinasi pelaksanaan yang melibatkan Dikti. 2. Direktur Eksekutif a. Menjalin hubungan dengan Direktur Proyek HPEQ dan pejabat pemerintah lainnya yang berhubungan dengan implementasi dari program PHK-PKPD PSPD Untan. b. Memastikan implementasi dari program berdasarkan dari perencanaan waktu dan anggaran serta sejalan dengan prosedur serta panduan dari Proyek PHK-PKPD. c. Memastikan waktu pembayaran dari anggaran proyek. d. Memastikan laporan proyek (aktivitas dan keuangan) telah diajukan tepat waktu kepada Direktur Proyek HPEQ PHK-PKPD. e. Menyiapkan perencanaan aktivitas tahunan sebelum tahun keuangan selanjutnya dimulai. a. Bertanggungjawab terhadap implementasi setiap kegiatan dari program PHK- PKPD secara keseluruhan. b. Memastikan tujuan program tercapai sesuai rencana. c. Bertanggungjawab terhadap pencapaian dari dari tujuan umum dan khusus dari PHK-PKPD PSPD Untan. Laporan Tahun 2011 HPEQ Project PSPD Untan 12
3. Wakil Direktur Eksekutif a. Membantu Direktur Eksekutif dalam mengembangkan sistem manajemen untuk Proyek PHK-PKPD. b. Membantu Direktur Eksekutif dalam implementasi penjaminan mutu pada Proyek PHK-PKPD. c. Membantu Direktur Eksekutif dalam memastikan semua aktivitas terlaksana sesuai jadwal, baik waktu maupun anggaran, dan sejalan dengan prosedur dan panduan dalam Proyek HPEQ PHK-PKPD. d. Membantu Direktur Eksekutif dalam memastikan semua laporan aktivitas dan keuangan proyek diajukan tepat waktu kepada Direkur Proyek HPEQ PHK- PKPD. e. Membantu Direktur eksekutif menyiapkan laporan-laporan yang diperlukan. a. Bertanggungjawab terhadap kemajuan dari organisasi manajemen internal dari PHK-PKPD melalui implementasi dari manajemen kualitas total. b. Bertanggungjawab terhadap perekrutan konsultan yang tepat sesuai jadwal dan anggaran. c. Bertanggungjawab terhadap aktivitas yang diimplementasikan sesuai jadwal dan berdasarkan anggaran yang diusulkan. 4. Bidang administrasi dan keuangan, a. Membantu Direktur Eksekutif dalam memastikan sandaran keuangan dari proyek PHK-PKPD sejalan dengan yang telah dianggarkan. b. Membantu Direktur Eksekutif dalam memastikan pengeluaran dari anggaran proyek sesuai jadwal. c. Menyediakan laporan keuangan proyek PHK-PKPD. d. Menyiapkan anggaran tahunan sebelum tahun anggaran berikutnya dimulai. a. Bertanggungjawab terhadap implementasi anggaran. b. Bertanggungjawab menyiapkan laporan keuangan proyek. c. Bertanggungjawab dalam pengontrolan pengeluaran anggaran. Laporan Tahun 2011 HPEQ Project PSPD Untan 13
5. Bidang Pengadaan, a. Mengidentifikasi supplier yang memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh tim taskforce. b. Memproses pengeluaran dana untuk pengadaan. c. Menyediakan mebel/perabot rumah tangga untuk kelas dan laboratorium. d. Memimpin aktivitas renovasi untuk ruang kelas, laboratorium dan perpustakaan. e. Memimpin dan memutuskan pengadaan untuk furniture, buku-buku yang dipilih dan komputer. Tanggung jawab : a. Bertanggungjawab terhadap pengadaan peralatan, mebel, buku teks dan fasilitas lain yang direncanakan. b. Bertanggungjawab terhadap penyelesaian renovasi. B. Tingkat Program Studi 1. Ketua SPCU (Study Program Coordination Unit) a. Monitoring kemajuan dari program yang direncakan secara reguler untuk melihat pencapaian dari tujuan, rencana, dan program masing-masing PIC. b. Mengembangkan indikator pelaksanaan, alat ukur serta prosedur dari Program PHK-PKPD. a. Bertanggungjawab terhadap pencapaian semua aktivitas program di tingkat program studi. b. Bertanggungjawab menyiapkan laporan pencapaian dari masing-masing PIC. 2. Penanggungjawab aktivitas (PIC) a. Memastikan aktivitas yang telah direncanakan berjalan sesuai jadwal. b. Memastikan kelancaran dari aktivitas yang telah direncanakan. a. Bertanggungjawab terhadap pencapaian dari aktivitas yang telah direncanakan. b. Bertanggungjawab membuat laporan terhadap pelaksanaan aktvitias Laporan Tahun 2011 HPEQ Project PSPD Untan 14
Untuk kelancaran kegiatan HPEQ Project, diperlukan suatu bagian yang dapat memberikan penilaian secara independen. Tugas ini merupakan tanggung jawab dari bagian Monitoring dan Evaluasi Internal (monevin) Untan. a. Merencanakan sistem pengawasan dan evaluasi. b. Mengawasi program secara reguler untuk melihat kemajuannya. c. Mengembangkan alat evaluasi dan memimpin evaluasi terhadap penggunaan fasilitas yang dibeli melalui proyek HPEQ. d. Membantu Direktur Eksekutif menyiapkan evaluasi dari proyek. e. Memfasilitasi monev eksternal Dikti. a. Bertanggungjawab terhadap pengembangan sistem evaluasi dan memimpin evaluasi terhadap program PHK-PKPD. b. Bertanggungjawab terhadap pengembangan evaluasi dan memimpin evaluasi terhadap penggunaan fasilitas yang dibeli melalui proyek PHK-PKPD. 2.3. SISTEM DAN PROSEDUR PENGELOLAAN PROGRAM Pengelolaan keuangan dilakukan dengan selalu mengadakan komunikasi dengan BAUK UNTAN khususnya bagian keuangan dimana dalam pengelolaan ini, PIU HPEQ mengikuti prosedural yang berlaku di UNTAN melalui bendahara Universitas baik untuk keuangan Loan maupun PNBP. Mekanisme yang digunakan di Universitas Tanjungpura adalah sebagai berikut : 1. Semua kegiatan yang telah disetujui CPCU akan disiapkan administrasi hingga mendapatkan surat keputusan Rektor sebagai dasar untuk menerbitkan surat perjanjian atau kontrak 2. Perjanjian atau kontrak disiapkan oleh PIU yang kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh PPK UNTAN, Direktur Executif dan Grantis 3. Berdasarkan surat perjanjian atau kontrak kemudian dilakukan pengusulan untuk pencairan keuangan oleh PIU ke bendahara UNTAN 4. Selanjutnya proses administrasi keuangan diurus oleh keuangan universitas sampai pencairan Laporan Tahun 2011 HPEQ Project PSPD Untan 15
5. PIU bertanggungjawab terhadap penggunaan keuangan dengan melengkapi data pendukung sebagai kelengkapan pertanggungjawaban Untuk pelaksanaan dan pengelolaan pengadaan ditangani langsung oleh koordinator pengadaan yang bekerjasama dengan Unit Layanan pelelangan (ULP) UNTAN dengan mekanisme sebagai berikut, Koordinator Pengadaan : 1. Merancang dan menyusun jadwal pelaksanaan berdasarkan Procurement Plan dan Perpres Tahun No.54 Tahun 2010 serta dokumen yang disetujui WB dan CPCU. 2. Menyusun panitia lelang dengan melibatkan PIU (koordinator pengadaan), pengguna, ULP dan perlengkapan. 3. Melakukan koordinasi dengan PPK dan ULP 4. Mengusulkan SK ke Rektor 5. Melakukan dan mengawal jalannya proses pengadaan 6. Melakukan koordinasi dan pelaporan berkala ke pada PIU (direktur) 2.4. HAMBATAN DAN SOLUSINYA Sampai saat ini secara tim dapat bekerjasama secara baik walaupun terjadi banyak hambatan yang bersumber dari lemahnya informasi kerjasama dan program pejabat fakultas yang sementara ini dipimpin oleh pejabat yang ditugaskan dari FKUI, pembantu dekan yang relatif baru sehingga memerlukan waktu untuk penyesuaian serta keterbatasan jumlah staf pengajar yang berdampak pada padatnya EWMP staf pengajar sehingga waktu untuk dapat berkomunikasi dan terlibat secara maksimal menjadi kurang. Untuk mengatasi hal tersebut diatas maka struktur PIU dikembangkan seperti yang dijelaskan diatas dan memperbanyak komunikasi via elektronik menjadi salah satu strategi untuk membangun kebersamaan dalam kerja tim maupun keterlaksanaan program serta selalu komunikasi dan mengikuti perkembangan di program studi secara rutin dan terjadwal. Hambatan dan kendala yang terjadi di pengelolaan keuangan dan pengadaan selain yang diuraikan diatas adalah sistem kelembagaan yang terpusat menjadi salah satu masalah yang terjadi pada pelaksanaan kegiatan tahun pertama ini. Proses pencairan dana yang cukup Laporan Tahun 2011 HPEQ Project PSPD Untan 16
panjang, melibatkan pihak KPKN Provinsi, dirasakan cukup merepotkan. Untuk mengatasi hal tersebut maka dilakukan jemput bola terhadap segala sesuatu penyelesaian administrasi yang berkaitan dengan universitas seperti misalnya surat menyurat yang telah di siapkan di PIU untuk ditandatangani oleh pejabat Universitas, meminta format universitas sehingga dapat diselesaikan di PIU yang kemudian dimintakan pengesahan di Universitas. Untuk pengadaan sampai saat ini berjalan dengan lancar, hanya masalah klise yang selalu terjadi dalam kerja tim diluar unit kerjanya yang tidak proaktif dalam setiap pekerjaan. Hal ini diantisipasi dengan selalu melakukan komunikasi baik secara email dan seluler. Laporan Tahun 2011 HPEQ Project PSPD Untan 17