BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Dalam sebuah perusahaan, terdapat banyak proses bisnis yang harus dijalankan. Kemampuan menyelesaikan proses bisnis yang ada dengan hanya menggunakan sumber daya manusia secara manual memiliki tingkat keakuratan dan kecepatan yang terbatas dan berbeda antara satu orang dengan orang yang lain. Oleh karena itu, penggunaan teknologi dapat menjadi solusi untuk menyelesaikan keterbatasan itu. Perkembangan teknologi dituntut untuk semakin baik dan diharapkan dapat memudahkan setiap pengguna dalam menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan teknologi. Melalui teknologi maka pengguna dapat merasakan manfaatnya, terutama dalam hal kemudahan dan kecepatan pengolahan data. Dengan adanya sebuah aplikasi yang bergerak di bidang teknologi berbasis web, maka seluruh pengguna yang terhubung melalui jaringan internet dapat mengakses serta mengolah data dimana saja. Perusahaan Listrik Nasional disingkat PLN adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang membidangi urusan kelistrikan di Indonesia. Salah satu hal yang menjadi tanggung jawab dari PLN adalah ketersediaan listrik nasional, oleh karena itu diperlukan pengadaan pembangkit listrik. Untuk seluruh proses pengadaan, PLN memiliki sebuah sistem informasi pengadaan besar berbasis web yang bernama e-proc PLN. Namun, untuk pengadaan pembangkit listrik, e- 1
2 proc PLN hanya menampilkan tanggal dimulainya proses pelelangan dokumen proyek pengadaan pembangkit listrik, sedangkan untuk seluruh proses pengadaan pembangkit listrik masih belum terintegrasi dengan e-proc dan dijalankan secara manual dari proses pendaftaran perusahaan yang hendak membeli dokumen prakualifikasi, sampai penyerahan dokumen yang telah diisi dan pengumuman perusahaan yang setelah itu berhak mengikuti proses pelelangan. Permasalahan terletak pada proses pengecekan yang dilakukan oleh panitia proyek PLN terhadap dokumen pra-kualifikasi yang telah diisi oleh perusahaan itu memerlukan tingkat ketelitian tinggi dan waktu yang lama, hal ini disebabkan karena dokumen yang diserahkan oleh perusahaan seluruhnya berupa dokumen fisik. Selain itu, panitia juga kesulitan memberikan penilaian, dikarenakan panitia harus mengetik kembali data-data yang ada pada dokumen fisik itu ke dalam lembar penilaian yang telah disiapkan. Proses penilaian ini bisa menghabiskan waktu sekitar 1 bulan, sedangkan waktu bagi perusahaan untuk memberikan dokumen pra-kualifikasi yang telah diisi lengkap hanya beberapa minggu, tentu dengan demikian tidak ada waktu bagi perusahaan untuk dapat melakukan perbaikan apabila ada bagian yang belum lengkap karena masih menunggu hasil penilaian dari panitia. PLN membutuhkan sarana untuk memudahkan proses penilaian bagi panitia, memberikan penilaian secara cepat sehingga perusahaan juga dapat mengetahui dimana letak kekurangan agar dapat melakukan proses perbaikan dan pengumpulan kembali dokumen pra-kualifikasi yang telah diisi sebelum tanggal pengumpulan berakhir. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistam basis data yang dapat digunakan bagi panitia dan perusahaan melaksanakan proses itu
3 secara online. Program aplikasi tersebut akan mengintegrasikan database ORACLE dan ASP.NET dengan penggunaan bahasa pemrograman C# menjadi sebuah program terapan berbasis web untuk proses evaluasi pra-kualifikasi pengadaan pembangkit Listrik di lingkungan Divisi Pengadaan Strategis Direktorat Pengadaan Strategis PT PLN (Persero) Kantor Pusat. 1.2 RUANG LINGKUP Pada dasarnya proses Pra-Kualifikasi terdiri atas 3 proses yaitu: a. Proses pendaftaran Setelah masa pendaftaran secara resmi dimumkan melalui website PLN, peserta lelang melakukan pendaftaran melalui internet dan melakukan pengisian data perusahaan sesuai dengan yang dipersyaratkan pada dokumen Pra-Kualifikasi b. Proses evaluasi Berdasarkan data yang diisi oleh para peserta lelang, panitia melakukan evaluasi administrasi, keuangan, pengalaman kerja, kemampuan menangani proyek dan kemampuan teknis dan personil. c. Proses penetapan kelulusan peserta lelang Aplikasi menghasilkan laporan hasil evaluasi dalam format Excel atau Word. Laporan ini sebagai bahan panitia untuk mendapatkan persetujuan direksi yang segera disampaikan pada para peserta lelang yang lulus pra-kualifikasi melalui internet. Penulisan skripsi dengan judul di atas dibatasi pada pembuatan aplikasi untuk proses pra-kualifikasi pengadaan pembangkit listrik dengan sumber dana
4 PLN. Aplikasi berbasis web tersebut harus mampu melakukan proses pendaftaran dan penyampaian hasil penetapan kelulusan, melakukan proses evaluasi secara otomatis dengan menggunakan database ORACLE melalui website ber-platform ASP.NET dengan bahasa pemrograman C#, serta pembuatan laporan hasil evaluasi berupa Excel, atau Word. Analisis kebutuhan informasi sistem dan perancangan sistem basis data pada seluruh proses prakualifikasi meliputi : Pendataan proyek yang berjalan Pendataan partisipan yang mengikuti proyek Pendataan profil perusahaan Pendataan Kemampuan Dasar (KD) Pendataan Sisa Kemampuan Paket (SKP) Pendataan Sisa Kemampuan Keuangan (SKK) Pendataan kebutuhan alat, tenaga ahli, dan pengalaman Pelaporan partisipan yang lolos prakualifikasi 1.3 TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan dari perancangan sistem ini adalah sebagai berikut: Mengkonversi proses pra-kualifikasi yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi berbasis web yang dapat diakses oleh perusahaan dan panitia proyek.
5 Mendapatkan perusahaan yang memenuhi kualifikasi dengan cepat dan akurat sehingga dapat meminimalkan resiko kegagalan perusahaan dalam melaksanakan suatu proyek yang ditangani Menghasilkan analisa kualifikasi perusahaan dalam setiap proyek yang diikutinya Mendapatkan data perusahaan Memberikan informasi perusahaan yang berhak mengikuti tahap pelelangan proyek. Manfaat dari perancangan sistem ini bagi PLN adalah sebagai berikut: PLN memiliki aplikasi berbasis web untuk melaksanakan proses prakualifikasi secara cepat dan akurat. PLN Memiliki struktur penyimpanan seluruh data proses pra-kualifikasi dalam satu database Proses pendataan perusahaan, penginisialisasian proyek, hingga kelengkapan dokumen yang harus diserahkan perusahaan menjadi lebih mudah diakses oleh panitia untuk selanjutnya dievaluasi kelayakan perusahaan tersebut untuk lolos tahap pra-kualifikasi.
6 1.4 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan dalam proses Pra Kualifikasi pengadaan barang pada PLN adalah sebagai berikut: 1. Metodologi Pengumpulan Data Tekhnik pengumpulkan data yang dilakuan selama proses penelitian adalah sebagai berikut: Observasi Proses observasi dilakukan dengan cara mengamati langsung proses pra-kualifikasi secara manual Wawancara Proses wawancara dilakukan dengan cara, diskusi langsung dengan pihak yang terkait. 2. Metodologi Implementasi Metodologi perancangan sistem basis data didasarkan pada Database System Development Lifecycle ( DSDLC ) yang diambil dari buku yang berjudul Database Systems : A Pratical Approach to Design, Implementation, and Management (Connoly & Begg, 2010) dan untuk metode perancangan software didasarkan pada metode incremental yang diambil dari buku yang berjudul Software Engineering A Practitioner s Approach (Pressman, 2005). Database System Development Lifecycle ( DSDLC ) terdiri dari beberapa tahap yaitu: Database planning
7 System definition Requirement collection and analysis Database design Application design Implementation Testing 1.5 SISTEMATIKA PENULISAN Secara sistematis, pembahasan dalam skripsi ini akan dikelompokkan ke dalam lima bab yang garis besarnya dapat dijabarkan sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini membahas latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penelitian yang akan dilakukan untuk menjelaskan penelitian secara umum BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diuraikan mengenai landasan teori yang digunakan dalam pembahasan skripsi ini dan sumber landasan teori tersebut. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan, analisis kebutuhan informasi, analisis proses yang sedang berjalan, analisis masalah yang timbul dari proses tersebut, usulan pemecahan masalah, perancangan basis data dan aplikasi.
8 BAB 4 : PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI Dalam bab ini akan dibahas perancangan aplikasi serta spesifikasi perangkat keras dan lunak yang dibutuhkan, dan evaluasinya. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan akhir penulisan skripsi dimana berdasarkan uraian-uraian yang telah dibahas akan dituangkan kedalam suatu bentuk kesimpulan akhir serta saran-saran.