BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Berkembang pesatnya usaha bisnis di Indonesia pada khususnya di pulau Jawa mendorong perusahaan menengah untuk berkembang mengikuti kemajuan teknologi informasi yang juga berkembang pesat sehingga perusahaan menengah tersebut dapat tetap bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain. Kemajuan teknologi informasi mendorong perusahaan untuk ikut mengembangkan sistem informasi pada perusahaan hingga mempunyai sistem informasi yang baik dan efektif untuk membantu mengambil keputusan demi tercapainya tujuan utama perusahaan. Berkembangnya kebutuhan informasi telah mendorong pemrosesan data-data yang semula menggunakan cara-cara manual menjadi pemrosesan secara terkomputerisasi. Melalui pemrosesan datadata secara terkomputerisasi, dapat dihasilkan informasi yang efektif secara akurat yang pada akhirnya dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan didalam perusahaan. Tujuan dari perkembangan ini adalah untuk lebih mengoptimalkan kinerja sistem informasi agar sesuai dengan lingkungan perusahaan dimana sistem informasi tersebut dijalankan. 1
2 Sistem komputerisasi penjualan merupakan bagian yang penting dalam sistem komputerisasi perusahaan yang harus dikelola dengan baik dan benar. Transaksi penjualan memberikan kontribusi yang besar dalam menghasilkan laba bagi perusahaan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem komputerisasi penjualan yang terorganisir dengan baik dan benar, diharapkan dapat mempermudah pelaksanaan transaksi penjualan yang efektif. Proses penjualan yang diterapkan pada perusahaan menengah yang berorientasi kedepan masih belum efektif terutama bagi perusahaan yang masih menggunakan sistem manual, misalnya bagian penjualan harus mencari arsip di rak atau lemari untuk membuat faktur penjualan dan membuat tembusan ke bagian gudang dan pengiriman, disamping itu bagian kredit harus mengarsip pelanggan terpilih, dan setiap pelanggan tersebut melakukan pembelian kredit, maka fungsi kredit harus mencari datanya di rak lemari arsip, sehingga memakan banyak waktu dan tenaga. Pencatatan transaksi penjualan yang dilakukan dengan bantuan perangkat lunak akan lebih cepat,teliti, dan memudahkan apabila dibandingkan jika hal tersebut dilakukan secara manual. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem komputerisasi penjualan yang memadai yang dapat mempercepat dalam mencatat, merekam, menyimpan, mengolah, dan menghasilkan data berupa laporan yang dibutuhkan sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat tercapai.
3 PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam produksi komponen otomotif berkualitas. PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo masih menggunakan sistem manual pada sebagian kegiatan usahanya, dan dikelola oleh beberapa karyawan perusahaannya. Dalam melakukan transaksi penjualan, karyawan merasa kesulitan dalam melayani konsumen apabila melakukan transaksi penjualan, misalnya transaksi penjualan dilakukan secara manual dilakukan dengan nota yang ditulis manual dan diarsip pada binder lalu disimpan di rak lemari sehingga terdapat kemungkinan terjadi kesalahan dalam transaksi dan dokumen rusak atau hilang. Karyawan juga harus mencari arsip atau dokumen di rak atau lemari untuk membuat faktur penjualan dan membuat tembusan ke bagian gudang dan pengiriman, disamping itu bagian kredit harus mengarsip pelanggan terpilih, dan setiap pelanggan tersebut melakukan pembelian kredit, maka harus mencari datanya di rak lemari arsip, sehingga memakan banyak waktu dan tenaga. Bagian akuntansi juga harus mengumpulkan faktur-faktur dan dicatat secara manual sehingga mengalami kesulitan dalam menyusun laporan keuangan. Seiring dengan perkembangan usaha dan semakin banyaknya pelanggan pada perusahaan itu, sistem penjualan manual yang digunakan PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo saat ini dinilai kurang efektif dan sesuai untuk diterapkan karena mengakibatkan banyak terjadi kesalahan dalam melakukan transaksi penjualan.
4 Permasalahan diatas timbul karena adanya faktor keterbatasan dari pemilik perusahaan yang mengelola perusahaan tersebut tanpa bantuan staf ahli dan staf administrasi, kurangnya peralatan, sarana dan prasarana yang mendukung dan memadai dalam mengelola usaha yang semakin berkembang terutama dalam sistem penjualan yang merupakan transaksi yang penting bagi perusahaan tersebut. Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan diatas dibutuhkan sistem baru yang sederhana, tetapi dapat meningkatkan pengendalian, keefektivitasan, keakuratan data dan yang paling penting adalah membantu meringankan tugas karyawan. Selain itu, sistem baru tersebut diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan mampu mengatasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem lama dan salah satu solusi yang dapat dipilih adalah dengan sistem penjualan yang terkomputerisasi. Pada sistem penjualan terkomputerisasi ini semua hal yang berhubungan dengan penjualan dapat ditangani dengan menggunakan komputer. Hal ini dilakukan dengan membuat suatu program aplikasi berupa database untuk menangani sistem penjualan. Sistem penjualan terkomputerisasi ini dibuat untuk menggantikan sistem yang lama, diharapkan sistem penjualan terkomputerisasi ini mampu menangani semua prosedur yang terdapat dalam sistem penjualan pada PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo. Didasari oleh hal tersebut diatas, penulis mengambil topik penelitian dengan judul Sistem Komputerisasi Penjualan Dengan Visual Basic 6.0 Pada PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo.
5 1.2. Rumusan Masalah 1.2.1 Bagaimanakah sistem penjualan yang telah diterapkan pada PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo? 1.2.2 Bagaimanakah perancangan sistem penjualan terkomputerisasi yang sesuai untuk diterapkan pada PT. Ardendi Jaya Sentosa? 1.2.3 Bagaimanakah implementasi sistem penjualan terkomputerisasi yang akan diterapkan pada PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo? 1.3. Batasan Masalah 1.3.1 Analisis sistem yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui sistem penjualan yang diterapkan pada PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo. 1.3.2 Perancangan sistem penjualan terkomputerisasi berdasarkan kebutuhan perusahaan. 1.3.3 Implementasi sistem penjualan terkomputerisasi yang dilakukan hanya pada PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo. 1.4. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.4.1. Mengetahui sistem penjualan yang telah diterapkan pada PT. Ardendi Jaya Sentosa. 1.4.2. Merancang sistem penjualan terkomputerisasi yang sesuai untuk PT. Ardendi Jaya Sentosa. 1.4.3. Mengimplementasikan sistem penjualan terkomputerisasi pada PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo.
6 1.5. Manfaat Penelitian Perancangan dan implementasi sistem penjualan terkomputerisasi diharapkan dapat bermanfaat: 1.5.1 Manfaat Teoritis Penelitian ini memberikan sumbangan pemikiran dalam hal sistem penjualan terkomputerisasi. 1.5.2 Manfaat Praktis 1.5.2.1 Bagi perusahaan, hasil dari perancangan sistem penjualan terkomputerisasi dapat digunakan dan diterapkan pada perusahaan. 1.5.2.2 Bagi almamater, sebagai tolok ukur daya serap mahasiswa yang bersangkutan selama menempuh pendidikan dan kemampuan menerapkan ilmunya secara praktis. 1.5.2.3 Bagi peneliti/mahasiswa lain dapat digunakan sebagai referensi atau kajian untuk pengembangan selanjutnya. 1.5.2.4 Bagi penulis, memberi bekal pengalaman untuk mengaplikasikan ilmu pengetahuan selama dibangku kuliah ke dalam karya nyata. 1.6. Metode Penelitian 1.6.1 Lokasi Penelitian PT. Ardendi Jaya Sentosa cabang Solo di Jalan Bhayangkara no. 6 Tipes, Surakarta. 1.6.2 Jenis Penelitian Jenis penelitian ini adalah menggunakan metode penelitian deskriptif, yaitu gambaran atau lukisan secara sistematis, aktual,
7 dan akurat mengenai fakta-fakta yang telah terjadi dalam perusahaan tersebut. Teknik penelitian yang digunakan yaitu lebih menitik beratkan pada penelitian data/dokumen yang bermaksud mengetahui permasalahan yang timbul pada saat penelitian. 1.6.3 Sumber Data 1.6.3.1 Data Primer, yaitu data yang dicari kemudian dikumpulkan dan diolah sendiri oleh penulis, data-data diperoleh juga dari wawancara. 1.6.3.2 Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh dari instansi yang terkait berupa data yang diperoleh dari PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo. 1.6.4 Teknik Pengumpulan Data 1.6.4.1 Teknik Wawancara Teknik ini dilakukan dengan mengadakan wawancara langsung dengan PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo. Teknik wawancara digunakan oleh penulis pada saat penulis mengalami kesulitan dalam memahami data yang diperoleh. 1.6.4.2 Dokumentasi Teknik ini dilakukan dengan cara mencatat data yang ada pada objek penelitian. 1.6.4.3 Observasi Dengan mengadakan pengamatan secara langsung pada aktivitas yang ada didalam PT. Ardendi Jaya Sentosa Solo menjadi obyek penelitian sesuai dengan tujuan studi.
8 1.7 Sistematika Penulisan Penulisan laporan tugas akhir ini disusun dengan sistematika sebagai berikut: BAB I Pendahuluan, bab ini menjelaskan secara ringkas tentang latar belakang masalah identifikasi masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan, kegunaan, metode pendekatan, lokasi dan waktu kerja praktek yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini. BAB II Dasar Teori, berisikan teori-teori yang melandasi penulisan laporan ini, seperti konsep dasar sisitem informasi, konsep dasar database, komputerisasi, sekilas tentang visual basic 6.0. BAB III Tinjauan Umum, menguraikan tentang sejarah singkat, struktur organisasi, tugas pokok badan peradilan, dan uraian tugas. BAB IV - Pembahasan, membahas tentang analisis sistem, perancangan input dan output, perancangan menu, dan program aplikasi. BAB V Penutup, bab terakhir ini berisikan kesimpulan dan saran penulis dari penyusunan laporan tugas akhir. Daftar Pustaka Lampiran
9 1.8 Jadwal Rencana Penelitian Tabel 1.1 Jadwal Rencana Penelitian No Kegiatan Desember Januari Februari I II III IV I II III IV I II III IV 1 Pengumpulan Data 2 Penulisan Laporan 3 Asistensi Bab I 4 Asistensi Bab II 5 Asistensi Bab III 6 Asistensi Bab IV 7 Asistensi Bab V 8 Analisis Kebutuhan 9 Rancangan Bangun Program 10 Uji Coba Program (Testing) 11 Revisi Naskah, Desain Rancangan, Code Program 12 Implementasi Program 13 Penulisan Akhir Laporan 14 Pendadaran