BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Teori Teori Umum 2.1.1. Sistem Informasi Pengertian sistem informasi menurut O brien & Marakas (2010) adalah kombinasi dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam sebuah organisasi. Menurut Laudon dan Laudon (2010) sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang bekerja sama mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan dalam suatu organisasi. Sementara, berdasarkan pendapat Satzinger, Jackson, & Burd (2005) sistem informasi merupakan sekumpulan komponen terpisah yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyediakan output berupa informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tugas bisnis. Maka dari beberapa definisi sistem informasi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi komponen yang terpisah (orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data, dan aturan serta prosedur) yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengolahan data serta pendukung kegiatan didalam suatu organisasi dimana nantinya data yang ada dikumpulkan dan diproses sehingga menjadi suatu informasi yang berguna untuk didistribusikan dan digunakan oleh pengguna. 2.1.2 Sistem Pengertian sistem menurut O Brien dan Marakas (2008, p24) adalah sekumpulan komponen yang saling terkait, dengan batas jelas, bekerja bersama untuk mencapai tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi terorganisir. 7
8 menurut Rainer (2011, p10) Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang beriteraksi untuk melakukan suatu pekerjaan dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan. Dan menurut Stair dan Reynolds (2010, p8) Sistem adalah sekumpulan elemen atau komponen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Berdasarkan dua definisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen kompleks dengan unsur tertentu yang dapat menerima input menjadi output untuk mencapai tujuan yang di inginkan. 2.1.3 Informasi Menurut R.Kelly dan Casey G. Cagielski (2011) Informasi adalah data yang telah terorganisasi sehingga data tersebut memiliki makna dan nilai kepada penerima data tersebut. Pengertian informasi menurut Laudon dan Laudon (2010, p46) adalah data yang telah dibentuk atau diolah menjadi suatu yang berarti dan dapat digunakan. Dari definisi diatas,dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah atau dibentuk menjadi sesuatu yang berarti dan berguna bagi penggunanya, yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dan mendukung sistem informasi. 2.1.4 Data Pengertian data menurut O brien (2005, p38) adalah fakta atau observasi mentah yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Menurut Laudon dan Laudon (2010, p46), data terdiri dari kumpulan fakta yang belum diolah yang mewakili sebuah kejadian yang terjadi dalam suatu organisasi atau lingkungan fisik sebelum diolah sehingga dapat dimengerti dan digunakan oleh orang. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa data adalah kumpulan fakta atau observasi yang belum diolah (mentah) yang mewakili sebuah kejadian yang terjadi didalam suatu organisasi atau lingkungan fisik sebelum diolah dan biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis sehingga dapat dimengerti dan digunakan oleh orang.
9 2.1.5 Proses Bisnis Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang dijalankan dalam bentuk koordinasi di dalam lingkungan organisasi dan teknikal. Aktivitas ini akan menghasilkan tujuan dari bisnis dimana proses bisnis suatu perusahaan akan berhubungan dengan proses bisnis dari perusahaan lain (Weske, 2007, p.18). Proses bisnis adalah kerja, prosedur, dan aturan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas bisnis, independen terhadap segala jenis teknologi yang digunakan untuk mendukung bisnis yang ada (Turban Et al 2007, p.24). Berdasarkan dua pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa proses bisnis merupakan sekumpulan aktivitas baik itu kerja/tugas, prosedur dan aturan yang berhubungan satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan di dalam lingkungan organisasi guna mendukung bisnis yang ada. 2.2. Teori Khusus 2.2.1 Penjualan Penjualan dari produk suatu perusahaan yang melakukan jual beli merupakan pemasukan untuk perusahaan tersebut, berikut adalah penjelasan beberapa ahli tentang penjualan. Menurut Leny Sulistiyowati (2010, p270) Penjualan adalah pendapatan yang berasal dari penjualan produk perusahaan, disajikan setelah dikurangi potongan penjualan dan retur penjualan. Sedangkan menurut Puspitawati dan Anggadini (2011, p165) Penjualan adalah sebuah aktivitas yag memperjualbelikan barang dan jasa kepada konsumen. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah penjualan produk atau barang yang diproduksi perusahaan baik secara tunai maupun kredit untuk menambah keuangan atau pendapatan perusahaan. 2.2.2 Persediaan Melanjutkan pembahasan tentang penjualan, kali ini persediaan akan sangat mempengaruhi penjualan suatu produk dari perusahaan tersebut.
10 Menurut Koher. Eric L.A(2009, p101), persediaan adalah bahan baku dan penolong, barang jadi dan barang dalam proses produksi dana barang-barang yang tersedia, yang dimiliki dalam perjalanan dalam tempat penyimpanan atau konsinyasikan kepada pihak lain pada akhir periode. Sedangkan menurut pengertian menurut Ristono (2009, p2) Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku maupun barang jadi dalam suatu aktifitas perusahaan. Ciri khas dari model persediaan adalah solusi optimalnya difokuskan untuk menjamin persediaan dengan biaya yang serendah-rendahnya. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian persediaan merupakan barang-barang yang dimiliki untuk kemudiaan dijual atau digunakan dalam proses produksi atau dipakai untuk keperluan non produksi dalam siklus kegiatan yang normal. 2.2.3 Business Process Management (BPM) Menurut Weske (2010; 5) BPM melibatkan konsep, metode, dan teknik untuk mendukung banyak proses dalam menjalankan proses bisnis, seperti desain, adiminstrasi, konfigurasi, undang-undang, dan analisa. Menurut Jeston dan Nelis (2008, p11), Business Process Management (BPM) adalah : Tidak hanya sebuah perangkat lunak (Software). Tidak hanya meningkatkan atau merekayasa ulang proses tetapi juga dalam hal isu manajerial. Tidak hanya sementara tetapi merupakan bagian dari manajemen. Tidak hanya membuat model tetapi juga melakukan implementasi dan eksekusi dari proses-proses tersebut, yang membutuhkan analisa. 2.2.4 Tahap Pengembangan BPM Menurut Jeston dan Nellis (2008; 103), tahap pengembangan dalam BPM terdiri dari aktivitas-aktivitas berikut : a. Dokumentasi proses
11 Mendokumentasikan proses yang sedang berjalan, masalah yang sedang dihadapi dalam proses yag sedang berjalan tersebut, kebutuhan informasi apa saja yang dibutuhkan pada proses tersebut, yang nantinya berguna untuk membuat pengembangan dari sistem yang ada sebelumnya dalam mengatasi kelemahan yang terjadi b. Simulasi Menjelaskan kelayakan dan efisiensi dari pilihan-pilihan proses yang akan dirancang kembali. c. Membuat Activity Based Costing (ABC) Untuk melihat perbedaan biaya dan waktu dari proses yang sedang berjalan dengan proses yang akan dikembangkan. Jika proses yang sedang berjalan ternyata lebih efisien dan efektif maka dilakukan perubahan dari sistem yang lama. d. Perencanaan kapasitas Memastikan kemampuan dari sumber daya manusia memenuhi 23 kebutuhan pelanggan dan organisasi atas proses yang akan dikembangkan. e. Workflow routing Mengatur dan mengontrol proses pengembangan yang sudah dipilih agar sesuai dengan proses yang akan dikembangkan. 2.2.5 Business Project Management (BPM) Framework Menurut Jeston dan Nelis (2008, p11), kerangka kerja (Framework) dari BPM terdiri dari 10 fase yang dikelompokkan dalam berbagai tahap, 8 diantaranya sebagai berikut : 2.2.5.1. Organization Strategy Phase Fase ini meliputi pemahaman keyakinan bahwa strategi organisasi, visi, sasaran strategis, bisnis, dan arahan manajemen telah dipahami dengan jelas oleh anggota tim proyek. Strategi harus dikomunikasikan dan disampaikan kepada semua stakeholder sampai menjadi sebuah budaya dalam organisasi. Strategi harus diketahui dan dipahami oleh tim proyek, yang memastikan bahwa lingkup dan arah proyek menambahkan nilai pada strategi. Tujuan dari fase ini bukan mengenai bagaimana
12 untuk membangun strategi organisasi, tetapi untuk menjelaskan bagaimana strategi organisasi manajemen proses dan proses individu berhubungan dan berinteraksi. Hasil dari fase Organization Strategy mempunyai masukkan yang signifikan bagi fase berikutnya, Fase Process Architecture, yaitu : a. Versi dokumentasi dari organisasi: Visi Misi Tujuan Tujuan strategi Sasaran Strategi implementasi b. Konteks atau model bisnis yang meliputi: Pelanggan Layanan/produk Pemasok/rekan kerja Kunci pembeda Sumber daya 2.2.5.2 Process Architecture Phase Fase ini adalah fase di mana arsitektur proses dirancang. Arsitektur proses artinya di mana organisasi mengembangkan kumpulan peraturan, prinsip, arahan, dan model untuk mengimplementasi BPM dalam organisasi. Arsitektur proses menyediakan dasar untuk merancang dan merealisasikan inisiatif BPM. Hasil dari Process Architecture Phase meliputi: a. Organizational Process Review. b. Process People Technology. 2.2.5.3 Launch Pad Phase Menentukan di mana akan memulai adalah sebuah hal yang cukup sulit, akan tetapi framework ini akan menyediakan beberapa cara untuk menentukan di mana dan bagaimana untuk memulainya. Tujuan dan visi proses harus sejalan dengan
13 strategi organisasi dan arsitektur proses untuk memastikan bahwa terdapat nilai tambah bagi strategi. Ketika unit bisnis dan proses-prosesnya telah dipilih dan tujuan proses telah disetujui, proyek harus dibangun untuk meningkatkan kesuksesan. Membangun proyek termasuk memutuskan struktur tim proyek, ruang lingkup, manajemen pemegang saham dan manfaat bisnis yang diharapkan. Hasil yang diharapkan dari fase ini yaitu: a. Process Selection Matrix(PSM). b. Process Worth Matrix (PWM). c. List Of Issue. d. Issue Solution Business Benefit. 2.2.5.4 Understand Phase Fase ini adalah untuk memahami lingkungan proses bisnis berjalan untuk memudahkan dalam Innovate Phase. Fase ini penting untuk menentukan biaya dasar proses sebagai tujuan perbandingan dimasa depan. Akan ada kebutuhan untuk mengidentifikasi, mengimpelentasi secara ideal, mencapai kesuksesan, karena bisnis tidak akan menyediakan pembiayaan tanpa batas untuk proyek peningkatan proses. Situasi ideal adalah untuk proyek menjadi mandiri dalam pembiayaan karena keberhasilan dalam implementasi. Hasil dari fase ini yaitu: a. Model proses dari proses berjalan. b. Activity Based Costing. c. People Capability Matrix. 2.2.5.5 Innovate Phase Fase ini tidak hanya meliputi tim proyek dan bisnis, tetapi juga pemegang saham yang terkait, baik internal maupun eksternal. Beberapa pilihan proses baru yang sudah diidentifikasi kemudian disimulasikan, dibuat activity based costing, menentukan perencanaan kapasitas dan studi kelayakan implementasi untuk memungkinkan finalisasi dari pilihan yang
14 terbaik. Kemungkinan cara keberhasilan tambahan diidentifikasi dan dijadikan prioritas dalam bisnis. Beberapa dokumen yang dihasilkan dari fase ini adalah: a. New Process Models by BPMN. b. Process Selection Matrix Updated. c. Activity Based Costing Updated. 2.2.5.6 People Phase Fase ini adalah fase yang kritis dalam framework dan mampu memberikan dampak resiko apabila tidak ditangani dengan baik dan membuat standar yang terlalu tinggi. Tujuan dari fase ini adalah untuk memastikan bahwa aktivitas, aturan, dan ukuran performa sesuai dengan strategi organisasi dan tujuan proses. Pada akhirnya, orang lah yang membuat proses berjalan secara efektif dan efisien, tidak peduli bagaimana otomatisasi disertai. Fase ini tidak perlu dikaitkan dengan people change management, karena ini terkait dengan seluruh fase dalam proyek. Beberapa aktivitas dan laporan yang dihasilkan pada fase ini, yaitu: a. People Capability Matrix Updated. b. RASCI Models Updated. c. Organizational Structure Updated. d. Job Description Updated. 2.2.5.7 Develop Phase Fase ini terdiri dari semua komponen untuk mengimplementasikan proses baru. Penting untuk dipahami bahwa fase ini tidak secara khusus berarti membangun teknologi informasi. Hal ini meliputi membangun semua infrastruktur untuk mendukung program people change management dan melakukan perubahan dalam mendukung orang yang melakukan proses. Hal ini juga meliputi pelaksanaan test untuk software and hardware. Hasil pada fase ini meliputi:
15 a. Technology Architecture Requirement. b. Software Design. 2.2.5.8 Implement Phase Fase ini merupakan adalah fase yang menentukan. Di mana seluruh aspek dalam proyek (pembangunan proses baru, pembangunan deskripsi peran baru, manajemen performa dan ukuran, dan pelatihan) dikerjakan. Rencana implementasi merupakan fase yang krusial, karena membuat perencanaan dengan memutar kembali dan mencari kemungkinan. Beberapa organisasi meyakini bahwa proyek BPM telah selesai setelah fase implementasi berjalan sukses, namun sebenarnya kedua fase terakhir adalah fase yang paling penting. Ketika fase ini telah selesai, organisasi mengharapkan untuk mencapai: a. Process People Technology (Updated). b. Software Manual. 2.2.6 Faktor Kesuksesan BPM Menurut Jeston dan Nelis (2008, p49), ada tiga faktor kesuksesan BPM antara lain : Proses, yaitu sebuah inovasi atau desain ulang bisnis proses harus dalam level yang baik yang menghubungkan strategi organisasi dengan tujuan proses, dan penerimaan yang baik dari proses di dalam organisasi. Orang, yaitu saat organisasi bertumbuh secara matang dalam manajemen proses, dapat dipahami bahwa orang adalah kunci dari implementasi proses baru. Teknologi, hal ini mengacu pada alat untuk mendukung proses dan orang dan yang dimaksud bukan hanya komponen atau aplikasi perangkat lunak BPM (walaupun hal ini termasuk di dalamnya). 2.2.7 Activity Based Costing Menurut Jeston dan Nelis (2008:404), Activity-based costing merupakan alat tambahan yang penting untuk sistem akuntansi biaya
16 yang ada. ABC membuat kesuksesan dalam pengukuran proyek BPM, dan membuat transparansi dalam pengertian atas pengendalian utama dari biaya proses. Ini adalah alat yang digunakan untuk membantu mengamankan keputusan strategic organisasi pada sisi biaya dan untuk mencapai pengurangan biaya jangka panjang. Kemampuan untuk menghasilkan dan memanfaatkan keunggulan kompetitif membutuhkan pengetahuan tentang biaya yang tepat. 2.2.8 Business Process Modeling Notation (BPMN) BPMN adalah suatu metodologi baru yang dikembangkan oleh Business Process Modeling Initiative sebagai suatu standard baru pada pemodelan proses bisnis, dan juga sebagai alat desain pada sistem yang kompleks seperti sistem e-business yang berbasis pesan (message-based). Tujuan utama dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah digunakan dan bisa dimengerti oleh semua orang yang terlibat dalam bisnis, yang meliputi bisnis analis yang memodelkan proses bisnis, pengembang teknik yang membangun sistem yang melaksanakan bisnis, dan berbagai tingkatan manajemen yang harus dapat membacadan memahami proses diagram dengan cepat sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan. ([http 1]) Notasi: Start event Association End event Gateway Task activity Pool
17 Sequence flow Lane Message flow Gambar 2.1 Notasi Diagram Business Process Model Notation (BPMN) 2.2.9 Core Competencies Core competencies adalah model strategi perusahaan luar-dalam yang menunjukkan mulainya proses strategi dengan memikirkan mengenai inti kekuatan organisasi menurut Hamel dan Prahalad yang dikutip oleh Jeston dan Nelis (2008:78). Contoh dari core competencies adalah sebagai berikut: Produk baru, jasa dan pasar baru. Manfaat bagi pelanggan secara mendasar. Kemampuan untuk berkompetensi secara unik. 2.2.10 Process Selection Matrix & Process Worth Matrix Menurut Jeston dan Nelis (2008:115), process selection matrix adalah cara untuk menunjukkan, biasanya dalam satu halaman, semua proses bisnis antara unit bisnis. PSM adalah cara yang ideal untuk mengerti dan menunjukkan tingkat kompeksitas proses bisnis, jumlah proses bisnis, dan metriks proses bisnis tingkat tinggi.
18 Gambar 2.2 Process Selection Matrix Sumber : Business Process Management (Jeston dan Nelis:2008:116) Menurut Jeston dan Nelis (2008:117), ada matrix lain yang menambahkan dimensi menarik dari analisis bisnis proses yaitu Keen Processes Worth Matrix. Gambar 2.3 Process Worth Matrix (Sumber: Jeston dan Nelis:2008:117) Ini sangat berguna untuk menentukan proses bisnis apa yang akan diinvestasikan. Ini tidak selalu matriks sederhana untuk
19 diselesaikan proses bisa menjadi sulit dikategorikan. Definisi yang digunakan Keen adalah sebagai berikut : Assets : segala proses yang menghasilkan pendapatan lebih besar dari biaya dari asset tersebut. Liability : kebalikan dari assets Identity : menentukan organisasi untuk dirinya, pelanggannya, dan para stakeholder. Priority : proses ini sangat kuat membantu keefektifan identitas proses. Background : proses ini membantu aktivitas operational harian, termasuk administrasi, human resources, danmanajemen dokumen. Mandated: proses yang diberlakukan pada organisasi dikarenakan faktor eksternal, seperti undang-undang dan kepatuhan. 2.2.11 People Capability Matrix People Capability Matrix dapat menyediakan informasi yang berguna tentang lingkungan saat ini dan masa depan. Bagaimanapun masa depan adalah yang paling penting. Jika masa depan berbeda dari masa sekarang, maka kemungkinan tidak tepat untuk menyelesaikan matriks untuk lingkungan sekarang selain untuk mengerti kesenjangan antara skil sekarang di organisasi dan bagaimana mereka perlu perubahan di masa depan.
20 Gambar 2.4 People Capability Matrix (Sumber : Jeston dan Nelis:2008:145)