MATERI PEMBELAJARAN Standar Kompetensi : Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja (MDITK) Kompetensi Dasar : Pengumpulan Data/Informasi A. Pengertian Data dan Informasi Pengertian data menurut The Liang Gie adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan. Data adalah kumpulan keterangan atau fakta berupa simbol, gambar, kata, angka, atau huruf yang menjelaskan suatu keadaan atau persoalan tertentu. Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data. Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi yang menerimanya. Data merupakan bahan mentah dari suatu informasi. Terdapat suatu proses pengolahan dari data menjdi suatu informasi yang dikemas sedemikian rupa agar dapat dipahami pembacanya. Informasi mempunyai arti dan nilai nyata untuk dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Tanpa data atau informasi, mustahil keputusan dapat diambil dan bila dipaksakan maka tindakan yang diambil berdasarkan keputusa tersebut akan barakibat fatal. Perbedaan dari data dan informasi adalah: Data: - Belum memiliki makna tertentu - Data berasal dari fakta berupa simbol, gambar yang menjelaskan suatu keadaan tertentu - Bagi orang awam, sulit untuk memahami sebuah data Informasi: - Memiliki makna tertentu - Informasi merupakan hasil pengolahan data menggunakan teknik/metode tertentu - Bagi orang awam, akan mudah memahaminya walau hanya dengan melihat dan membaca informasi tersebut B. Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data dibutuhkan metode khusus. Metode pengumpulan data tersebut adalah sebagai berikut : a. Pengamatan Langsung Pengumpulan data dengan observasi langsung atau dengan pengamatan langsung adalah cara pengambilan data dengan menggunakan mata tanpa ada pertolongan alat standar lain untuk keperluan tersebut. Misalnya seorang guru dapat melakukan observasi mengenai bagaimana perilaku siswa, semangat siswa, kemampuan manajerial kepala sekolah, hubungan antar guru, dsb. b. Penelitian dengan mengambil sample c. Wawancara Wawancara ialah proses interaksi atau komunikasi secara langsung antara pewawancara dan responden. Pengumpulan data dengan tehnik wawancara dapat digunakan untuk memperoleh data yang bersifat fakta, misalnya umur, pekerjaan, jumlah anak, tingkat pendidikan dan riwayat kesehatan. Wawancara juga dapat digunakan untuk menilai sikap, pendapat, pengalaman, dan sebagainya. d. Perkiraan Koresponden e. Daftar pertanyaan/kuisioner Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden. Jawaban responden atas semua pertanyaan dalam kuesioner kemudian dicatat/direkam. Kuesioner merupakan metode pengumpulan data yang efisien bila peneliti mengetahui secara pasti data/informasi apa yang dibutuhkan dan bagaimana variabel yang menyatakan informasi yang dibutuhkan tersebut diukur. f. Prediksi berdasar taksiran/trend yang berlaku. Penggunaan prediksi sebagai metode pengumpulan data terdapat beberapa Kelebihandan Kekurangan, yaitu: Kelebihan Jika prediksi tepat maka akan mendapatkan keuntungan yang banyak Kekurangan Jika tidak sesuai dengan prediksi akan mendapatkan kerugian yang banyak. Tidak sesuai dengan ketentuan yang ada C. Sumber Data/Informasi Sumber data di dapat dari : 1. Lingkungan kerja
2. Lembaga pendidikan. 3. Media massa. 4. Instansi pemerintah 5. Masyarakat Data/informasi dapat diperoleh melalui berikut ini : a. Hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya. b. Data yang telah lewat dengan memperhatikan trend dan taksiran dimasa datang. c. Mengambil dari pusat data seperti BPS. d. Media elektronik, seperti radio, TV, Internet. e. Media cetak, seperti buku, majalah, proposal, dll. f. Forum, seperti seminar, diklat. D. Jenis-Jenis Data di Tempat Kerja a. Data keuangan, di antaranya data upah karyawan, keuntungan, pemasukan, pengeluaran (belanja), hutang serta piutang perusahaan dll. b. Data administrasi umum, di antaranya data kegiatan organisasi, data kebutuhan alat tulis (ATK) dll. c. Data kepegawaian, diantaranya data karyawan, data absensi, dan data jam kerja lembur. d. Data pemasaran/bisnis, di antaranya data barang yang akan dipasarkan, data kantor cabang, dll. e. Data pembelian, di antaranya data pembelian bahan baku, data data pembelian mesin serta suku cadang dll. f. Data produksi, di antaranya data waktu produksi, data kapasitas produksi, dan data jumlah produksi. g. Data gudang, di antaranya data persediaan barang, data barang rusak, dan data sisa barang. h. Data penjualan, di antaranya data pemasukan, data biaya promosi, dan data barang terjual. i. Data distribusi, di antaranya data pengiriman, pengembalian barang, dan penerimaan barang. E. Proses Penghimpunan Data Proses penghimpunan data meliputi: a. Penerimaan data b. Identifikasi data/informasi c. Recalling (pemberitahuan/pengambilan kembali data) d. Penduplikasian kembali file
e. Penyortiran data yang sudah terkumpul f. Penjilidan/pengelompokan data menjadi satu jenis g. Penyimpanan ke dalam media file box, filling cabinet, ordner. F. Definisi Klasifikasi dan Data 1. Klasifikasi Klasifikasi adalah sebuah proses untuk menemukan model yang menjelaskan atau membedakan konsep atau kelas data, dengan tujuan untuk dapat memperkirakan kelas dari suatu objek yang kelasnya tidak diketahui (Tan et all, 2004). G. Jenis-Jenis Klasifikasi Data Data dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Dari sisi pembuatnya. Data dikelompokkan berdasarkan pihak yang mengumpulkannya, seperti data pemerintahan, data swasta, dan data rakyat. 2. Dari sisi kegunaannya. Data dikelompokkan berdasarkan manfaat atau kegunaan yang dapat diperoleh oleh pengumpul data, seperti data penelitian, data pendidikan, data peradilan, dan data kerja. 3. Dari sisi bidangnya. Data dikelompokkan ke dalam bidang-bidang kajian tertentu, seperti data ekonomi, data politik, data hukum, data sosial, data kebudayaan, data teknologi, dan data kependudukan. 4. Dari sisi wilayahnya. Data dikelompokkan ke dalam wilayah-wilayah tempat dimana data diperoleh, seperti data kota, data pedesaan, data nasional, dan data internasional. 5. Dari sisi siapa pengaksesnya. Data dikelompokkan ke dalam basis-basis pegaksesnya. a. Basis data individual Basis data individual adalah basis data yang digunakan oleh perseorangan. Biasanya basis data seperti ini banyak dijumpai di lingkungan PC. b. Basis data perusahaan Basis data perusahaan adalah basis data yang dimaksudkan untuk diakses oleh sejumlah pegawai dalam sebuah perusahaan dalam sebuah lokasi. Basis data seperti ini disimpan dalam sebuah server dan para pemakai dapat mengakses dari masing-masing komputer yang berkedudukan sebagai client. c. Basis data terdistribusi Basis data terdistribusi adalah basis data yang disimpan pada sejumlah computer yang terletak pada beberapa lokasi. Model seperti ini banyak digunakan bank yang memiliki sejumlah cabang di berbagai kota dan melayani transaksi perbankan yang bersifat online. d. Basis data publik
Basis data publik adalah basis data yang dapat diakses oleh siapa saja. Sebagai contoh, banyak situs web (misalnya yahoo.com dan google.com) yang menyediakan data yang bersifat publik dan diambil siapa saja secara gratis. Namun ada kalanya seseorang harus menjadi anggota dan membayar iuran untuk memperoleh data publik. 6. Data Menurut Cara Memperolehnya a. Data Primer adalah data yang secara langsung diambil dari objek / objek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi. Contoh : Mewawancarai langsung guru untuk meneliti kinerja guru. b. Data Sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau dengan berbagai metode baik secara komersial maupun non komersial. Contoh : Pada penelitian yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah. 7. Data Menurut Sumber Datanya a. Data Internal merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Contoh : Data keuangan, Data pegawai, Data produksi, dsb. b. Data Eksternal merupakan data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contoh : Data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, Tingkat preferensi pelanggan, Persebaran penduduk, dan lain sebagainya. 8. Data Menurut Jenis Datanya a. Data Kualitatif adalah data yang disajikan atau dipaparkan dalam bentuk katakata yag mengandung makna (tidak dapat dihitung). Contoh : Persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan, dan lain sebagainya. b. Data Kuantitatif adalah data yang disajikan atau dipaparkan dalam bentuk angka (dapat dihitung). Contoh : Jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 12 AP, dan lain sebagainya. 9. Data Menurut Sifat Datanya a. Data Diskrit adalah data yang nilainya adalah bilangan asli. Contoh : Berat badan ibu-ibu PKK Sumber Ayu, Nilai rupiah dari waktu ke waktu, dan lain sebagainya. b. Data Kontinu adalah data yang nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai yang satu ke nilai yang lainnya. Contoh : Penggunanaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, dan lain sebagainya. 10. Data Menurut Waktu Pengumpulannya
a. Data Cross section adalah data yang menunjukkan titik waktu terrtentu. Contoh : Laporan keuangan per 31 Juli 2015, Data pelanggan PT. Sinar Abadi bulan Agustus 2015, dan lain sebagainya. b. Data Berkala/Time series adalah data yang menggambarkan sesuatu dari waktu ke waktu atau periode secara historis. Contoh : Data perkembangan nilai tukar Dolar Amerika terhadap Euro Eropa dari tahun 2013 sampai tahun 2015, dan lain sebagainya. H. Tujuan Klasifikasi Data a. Melindungi perjanjian kontrak (informasi) dengan mitra bisnis atau konsumennya. b. Memberikan pengamanan yang sesuai, sehingga menghemat sumber daya organisasi dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif. c. Membantu meningkatkan kualitas data/ informasi yang digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.