24 3 BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Latar Belakang Organisasi Berdasarkan pasal 27 dan 28 undang-undang nomor 34 tahun 1999 tentang pemerintahan Propinsi Daerah Khusus Ibukota Republik Indonesia Jakarta, membentuk dewan kelurahan. Peraturan daerah nomor 5 tahun 2001 tentang dewan kelurahan dan tujuan dibentuknya dewan kelurahan untuk membantu lurah agar tercipta penyelenggaraan pemerintahan kelurahan yang transparan, demokratis, dan berorientasi pada kerukunan dan pemberdayaan masyarakat serta peningkatan pelayanan masyarakat. Keputusan Gubernur Propinsi DKI Jakarta nomor 1747 tahun 2002 tentang pedoman pelaksanaan PPMK dalam rangka mempercepat upaya kesejahteraan masyarakat di kelurahan Propinsi DKI Jakarta tahun 2003-2007. 3.2 Visi Dan Misi Visi Kelurahan Mangga Besar adalah hari ini lebih baik dari kemarin. Misi dari Kelurahan Mangga Besar adalah menjadi penggerak pemberdayaan masyarakat demi terwujudnya masyarakat yang hidup mandiri dan sejahtera.
25 3.3 Struktur Organisasi berikut: Struktur Dewan Kelurahan Mangga Besar ditunjukkan pada gambar Gambar 3-1 Struktur Organisasi Kelurahan Mangga Besar
26 3.4 Pembagian Tugas Dan Wewenang Seksi Pemberdayaan Masyarakat Seksi Pemberdayaan Masyarakat bertugas memperdayakan masyarakat yang ada dan mengadakan survei. Seksi Pemberdayaan Masyarakat mempunyai wewenang untuk mengadakan survei masyarakat yang tidak meyakinkan. Keamanan dan Ketertiban Keamanan mempunyai tugas untuk melaporkan kepada dewan atau instansi terhadap masyarakat untuk dikembangkan, melaksanakan keamanan dalam masyarakat. Ketertiban bertugas menertibkan apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Pemerintahan Pemerintahan bertugas mendata secara administrasi laporan dari masyarakat atau pemerintahan. Pemerintahan mempunyai wewenang menampung dan menyampaikan aspirasi masyarakat kepada pihak pemerintah atau berwenang. Bendahara Bendahara mempunyai tugas mencatat keluar masuknya keuangan dan diadministrasikan dan dilaporkan kepada Dewan Kelurahan setiap 1 bulan atau 3 bulan sekali.
27 3.5 Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada saat ini di Kelurahan Mangga Besar hanya berupa catatan-catatan pada buku dan masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel. Gambar 3-2 Context Flow Diagram Kelurahan Mangga Besar
28 3.6 Analisis SWOT Berikut ini merupakan identifikasi terhadap adanya kekuatan, kelemahan, peluang maupun ancaman yang dihadapi Program Pemberdayaan Masyarakat Kelurahan Mangga Besar dengan sistem informasi yang sedang berjalan saat ini: Kekuatan (Strength) 1. Spesifikasi hardware komputer sudah cukup bagus. Kelemahan (Weakness) 1. Tidak ada database. 2. Banyak data yang tidak lengkap, disebabkan data yang tidak terorganisasi dengan baik. 3. Masih terdapat pencatatan transaksi yang dilakukan secara manual Peluang (Opportunities) 1. Spesifikasi komputer yang sudah cukup bagus mendukung pengembangan sistem informasi di masa yang akan datang. Ancaman (Threats) 1. Database yang belum terintegrasi menyebabkan kesulitan dalam updating data. 2. Banyaknya data yang kurang lengkap menyebabkan informasi yang tidak akurat. 3. Pencatatan transaksi sirkulasi secara manual menyebabkan kesulitan dalam pemeriksaan data peminjam dan sirkulasi yang terjadi.
29 3.7 Permasalahan Yang Dihadapi Berikut ini merupakan permasalahan yang dihadapi oleh program peminjaman dana pada Program Pemberdayaan Masyarakat Kelurahan (PPMK) Mangga Besar saat ini adalah program peminjamannya masih menggunakan Microsoft Excel dalam pendataan setiap peminjam yang melakukan transaksi. 3.8 Kerangka Berpikir Pemecahan Masalah Pada saat ini program peminjaman dana Kelurahan Mangga Besar belum menggunakan sistem penyimpanan yang terkomputerisasi, masih menggunakan cara manual, berupa kertas dan buku-buku catatan. Padahal, orang yang meminjam modal di Kelurahan ini cukup banyak. Terkadang banyak berkas peminjam yang hilang. Hal ini dapat ditangani dengan metode komputerisasi terhadap manajemen berkas peminjam modal dan diperlukan juga sistem basis-data yang dapat memberikan kemudahan, kecepatan, dan efektif dalam pengaksesan data. Sebagai rancangan fisikal aplikasi ini akan dibuat dengan berbasiskan web yang mendukung client-server. Basis-data yang digunakan adalah MySQL dan menggunakan bahasa pemograman PHP yang mendukung aplikasi web.
30 3.9 Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada program peminjaman dana pada Program Pemberdayaan Masyarakat Kelurahan (PPMK) Mangga Besar, maka dibuatlah suatu pemecahan dari masalah-masalah tersebut, yaitu: 1. Untuk mengatasi masalah dalam organisasi data, maka dibuatlah suatu database yang terintegrasi dengan aplikasinya. 2. Untuk mengatasi keterbatasan biaya operasional pada Program Pemberdayaan Masyarakat Kelurahan Mangga Besar, maka database yang digunakan adalah MySQL. 3. Untuk memberikan kemudahan bagi staf, dalam proses transaksi peminjaman akan disediakan aplikasi dengan menggunakan PHP 5.