SYSPROMT PROPOSAL PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI SIMP3 KOMINFO 2017 CREATIVE SOFTWARE HOUSE: HIGH TECHNOLOGY SPECIALIST 0
1. PENDAHULUAN Salah satu fungsi Direktorat Penyiaran adalah penyiapan perumusan kebijakan di bidang penyiaran, serta pelaksanaannya, dimana perijinan lembaga penyiaran merupakan salah satu proses yang penting, yang langsung bersentuhan dengan pelayanan terhadap dunia usaha. Di dalam era perkembangan informasi yang kian cepat ini, minat dunia usaha untuk berinvestasi di lembaga penyiaran semakin tinggi, sehingga jumlah dari pemohon ijin penyiaran semakin banyak. Di lain pihak, meningkatnya pemohon ijin memberikan kompensasi makin meningkatnya data dan transaksi yang harus ditangani. Kondisi ini membuat banyak terjadi keterlambatan dan kesalahan dalam pemrosesan dikarenakan sebagian besar proses masih dilakukan secara manual. Solusi dari permasalahan dia atas adalah pembangunan Sistem Informasi (pengaturan orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan data sebagai sebuah informasi/keluaran yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan sebuah organisasi pemerintahan). Sistem informasi didalam sebuah organisasi pemerintahan bertugas untuk menangkap dan mengelola data untuk menghasilkan informasi yang berguna dan efektif yang mendukung kegiatan organisasi pemerintahan dan seluruh level manajemen yang menggunakan, pemohon, dan mitra pemerintahan, Sistem informasi akan didukung teknologi informasi beserta infrastrukturnya. 1
Arsitektur Sistem SUBSISTEM 1 Transaksi Elektronik Sub SUBSISTEM 2 Sistem Pengolahan Informasi & Pengambilan Keputusan SUBSISTEM 3 Komunikasi & Koordinasi Sub Sistem Sub Sistem Transaksi Elektronik Sub Sistem Pengolahan Informasi dan Pengambilan Keputusan Sub Sistem Komun ikasi dan Koordi nasi Sub Sistem Web Conference / Video SMS E-mail Gambar 1. Arsitektur Sistem Manajemen Perijinan Penyiaran Beberapa kondisi yang ada pada manajemen perijinan lembaga penyiaran di atas, adalah sebagai berikut : Pada sub sistem komunikasi dan koordinasi terdapat workflow yang kompleks melibatkan pejabat dan staf kominfo. Sebagian sub sistem transaksi elektronik interlan KOMINFO masih dilakukan secara manual. Pengolahan data dan informasi belum dilakukan secara optimal, efektif dan efesien menyebabkan timbulnya kendala-kendala administratif dalam pengambilan keputusan. Kondisi di atas, ditambah dengan banyaknya data, dokumen dan transaksi pemohon ijin yang harus ditangani tentu saja menyebabkan sebagian proses perijinan dan manajemen data secara manual yang sekarang berjalan, sudah tidak memungkinkan lagi karena menimbulkan berbagai persoalan-persoalan seperti : Sulitnya berkoordinasi dan berkomunikasi dengan pihak-pihak terkait baik secara internal (dengan daerah misalnya. 2
Legalisasi dan tranformasi dokumen/nota dinas dari meja ke meja yang menimbulkan ketidakefisienan dan kesalahan. Manajemen dokumen yang belum optimal mengakibatkan proses pelaporan dan pencarian dokumen menjadi tidak efektif dan efisien. Pengelolaan administrasi keuangan terkait pembayaran permohonan ijin masih belum mampu menyajikan laporan yang cepat dan akurat. Persoalan-persoalan di atas memunculkan kebutuhan perbaikan terhadap proses administrasi dan manajemen perijinan yang berlaku sekarang ini dalam bentuk implementasi suatu sistem informasi yang menunjang proses perijinan tersebut dari hulu ke hilir. 2. MAKSUD DAN TUJUAN Tujuan dari sistem informasi Administrasi dan Manajemen Pelayanan Perijinan Penyiaran ini adalah : Mempercepat waktu proses perijinan, dengan mempercepat proses pemasukan dan pencarian informasi. Hal ini dimungkinkan karena dengan suatu sistem informasi, proses penyebaran dan pencarian akan menjadi sangat cepat. Mengurangi resiko tingkat kesalahan dalam pemrosesan data dan informasi, karena beberapa prosedur dan pengecekan akan dilakukan oleh sistem. Memberikan berbagai data untuk dianalisa oleh pimpinan guna memberikan informasi untuk pengambilan keputusan dan kebijakan. Mencerminkan transparansi proses perijinan lembaga penyiaran bagi semua pihak yang terlibat. 3. SASARAN / KELUARAN Sasaran dari program implementasi sistem informasi ini adalah : A. Terimplementasinya Sistem Informasi Adanya suatu sistem informasi yang memungkinkan : Manajemen data digital untuk mempercepat proses pencarian dan menghasilkan laporan yang dinamis. 3
Sistem workflow yang menyebabkan proses persetujuan dan pemberian catatan dapat dilakukan melalui sistem sehingga mengurangi terjadinya aliran dokumen cetak dari meja ke meja untuk mempercepat proses persetujuan. Pengelolaan dan pelaporan data keuangan pembayaran terkait perijinan lebih akurat dan transparan. B. Siapnya Sumber Daya Manusia Adanya suatu proses transfer pengetahuan dalam bentuk pelatihan dan pendampingan; sehingga sistem informasi dapat digunakan oleh semua pihak secara maksimal. C. Tersedianya Infrastruktur Pendukung Adanya suatu instalasi fisik (peralatan) pendukung agar sistem informasi berjalan dengan baik : server, jaringan, software sistem operasi, database, dan sebagainya. 4. RUANG LINGKUP Kondisi Saat Ini Sistem informasi akan digunakan di kantor cabang dan user pemohon perijinan online. Untuk tahap 2 terdapat sekitar 2000 data lembaga penyiaran yang akan ditampung oleh sistem informasi tersebut masuk ke database SIMP3. Kebutuhan Fungsionalitas Sistem Berbasis Portal (Web) dengan fitur SSO (Single Sign-On) yang mempunyai kemampuan personalisasi yang sesuai dengan kewenangan pengguna. Mempunyai fungsi pencarian yang mudah digunakan. Mempunyai menu pekerjaan yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan, agar setiap pengguna dapat dengan mudah mengetahui apa yang harus dikerjakan, kemudian dapat secara otomatis menampilkan checklist detail dari pekerjaan yang dipilih. 4
Mempunyai fasilitas otomasi alur kerja (Workflow) yang dapat dibakukan dan disesuaikan dengan alur kerja yang ada, yang juga mengakomodasi fungsi dan kegiatan disposisi. Bila perlu ada perubahan pada alur kerja, workflow dapat disesuaikan tanpa melakukan pemrograman ulang. Dapat menampilkan pekerjaan dalam bentuk daftar pekerjaan sesuai dengan urutan waktu yang seharusnya, dan dapat dikelompokkan berdasarkan beberapa kategori yang disesuaikan dengan kebutuhan. Mampu melakukan perhitungan sederhana untuk menghitung biaya retribusi yang disesuaikan dengan pekerjaan yang dipilih. Mempunyai fungsi perhitungan semi manual, yang memudahkan perhitunganperhitungan dari rumus yang sudah baku, namun masih membutuhkan input dari pengguna aplikasi sebelum perhitungan dilakukan. Fungsi sistem keuangan terkait pembayaran pemohon ijin sampai dengan pelaporan sederhana. Kebutuhan Aplikasi Modul nota dinas elektronik : nota dinas paperless yang mendukung tanda tangan digital (dengan feature : otomasi nomor nota, memo keluar internal digital, memo masuk dan disposisi digital, memo persetujuan yang mendukung tanda tangan digital). Modul permintaan tagihan (invoice) : digitalisasi dokumen online yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh pemohon ijin (dengan feature : otomasi nomor spp, validasi dan deteksi tanggal jatuh tempo, dapat mencatat dan memverifikasi data perusahaan dengan validitas tinggi, dapat memunculkan item tagihan secara dinamis, otomasi kalkulasi jumlah tagihan, otomasi total tagihan). Modul sistem keuangan : komputerisasi sistem keuangan yang berhubungan dengan pembayaran ijin perijinan penyiaran (Feature : pendataan pembayaran perijinan penyiaran, pencatatan perusahaan pembayar perijinan penyiaran, pelaporan jumlah penerimaan pembayaran perijinan, pelaporan perusahaan yang telah/belum membayar tagihan, otomasi status perusahaan belum bayar menjadi telah bayar). Modul inventory dan manajemen dokumen digital (e-filling) : pengelolaan dokumen perijinan secara elektronik dan online sistem (dengan feature : dapat upload dan download dokumen, dapat mengelompokkan dan pencarian 5
dokumen, dapat pemindaian dan pengenalan data dalam dokumen, support CMS portal, teknologi (web based) sistem, dapat membuat pelaporan secara breakdown terhadap data yang penting, dapat melakukan sorting untuk pengelompokan data dalam DSS). Modul smart client : aplikasi service (background process) yang dapat terpasang di komputer client dengan status stand by yang berfungsi untuk melayani request data atau dokumen dari komputer server. 5. Metodologi Langkah-langkah Solusi & implementasi. Untuk melaksanakan perencanaan di atas, langkah-langkah yang akan ditempuh dan merupakan metodologi penerapan Sistem Informasi Perijinan Penyiaran adalah : 6
Gambar 2. Tahapan-tahapan Membangun Sistem Informasi Perijinan Penyiaran Requirements Definition Langkah ini adalah langkah awal yang ditujukan untuk mengumpulkan data-data teknis mengenai sistem yang akan dirancang berdasarkan kebutuhan pengguna. Metode pengambilan data yang digunakan biasanya adalah wawancara atau angket. Pada langkah ini, kerja sama dengan pihak KOMINFO merupakan suatu keharusan. Perancangan Database Langkah selanjutnya adalah menstrukturkan data-data yang digunakan dalam Sistem Informasi Perijinan Penyiaranini ke dalam struktur database yang terintegrasi dan efisien. Pada langkah ini ditentukan jenis dan perkiraan besarnya masing-masing data yang terlibat. Output dari langkah ini akan sangat mempengaruhi kinerja sistem dan fleksibilitasnya untuk pengembangan di kemudian hari.dokumen keluaran dari langkah ini adalah Pustaka Data dimana di dalamnya dijelaskan dengan detail deskripsi masing-masing data primer yang digunakan dalam sistem ini. Perancangan Jaringan Komputer Dengan mempertimbangkan denah KOMINFO dan penggunaan teknologi PC maupun server maka langkah ini perlu dilakukan. Langkah ini memperkirakan kebutuhan infrastruktur jaringan komputer yang akan digunakan. Selain itu, seringkali rancangan fisik jaringan mempengaruhi rancangan sistem secara keseluruhan sehingga langkah ini menjadi penting. Gap Analysis & Report Data yang terkumpul yang merupakan keinginan KOMINFO kemudian dibandingkan dengan Sistem Informasi Perijinan Penyiarandan hasil keluarannya merupakan suatu laporan Gap Analysis antara system software dan keadaan 7
lapangan. Hasil perbedaan ini akan sangat penting perancangan dan pengembangan system selanjutnya. karena menjadi landasan Development System Perbedaan tadi distrukturkan kedalam struktur database Sistem Informasi Perijinan Penyiaranyang baru agar dapat dihasilkan Sistem Informasi Perijinan Penyiaranyang terintegrasi dan efisien yang bersesuaian dengan sistim prosedur yang ada di KOMINFO. Testing Dan Dokumentasi Untuk memastikan hasil developt Sistem Informasi Perijinan Penyiaranbebas kesalahan (error) sesuai dengan user requirement di KOMINFO maka dilakukan integration testing dengan metode Black Box oleh developer. Selain itu dilakukan pula dokumentasi internal (penjelasan tiap blok program di dalam system) dan dokumentasi eksternal yang berupa panduan penggunaan Sistem Informasi Perijinan Penyiaran untuk digunakan user KOMINFO. User Testing& Training Setelah dilakukan penyesuaian di segala aspek maka sistim baru ini tentunya perlu diuji-coba dengan data asli dari user. Di sini semua kendala yang terjadi dipertimbangkan. Apabila diperlukan, semua rancangan awal diperbaiki agar diperoleh hasil yang lebih optimal dan yang terpenting sesuai dengan kebutuhan KOMINFO. Sekiranya sistem yang baru bisa diterima maka akan dilakukan pelatihan dengan pola TOT (Train on Trainer) Implementasi untuk operation Langkah ini adalah pemasangan Sistem Informasi Perijinan Penyiaranbaru keseluruh jaringan komputer dan akan dioperasikan agar didapat suatu sistem yang matang yang dapat menjawab semua tantangan di lapangan. Pemeliharaan Tentunya dilakukan agar kesinambungan system tetap terjaga dan berkelanjutan 8
6. Arsitektur Sistem Informasi Perijinan Penyiaran Berbasis Multi Tier Arsitektur sistem three tier dengan konsep SOA (service oriented architecture) support web server dengan tingkat sekuritas yang sangat reliabel dan support speed/performa tinggi. Gambar 3. ArsitekturMulti Tier 6. Proyek biaya meliputi: Pembuatan aplikasi SIMP3 tahun 2012 selama 3 bulan Garansi 6 (enam) bulan remote desktop system Dokumentasi dan material deliveri Pelatihan aplikasi sesuai dengan jadwal yang disepakati selama 2 hari Termasuk CV (S2 : 1 orang, S1 dan D3 : 7 orang) berbentuk hardcopy untuk 2 perusahaan Akomodasi dan transportasi ke kantor KOMINFO Jakarta Training dilakukan di kantor KOMINFO Jakarta Instalasi sistem untuk kantor KOMINFO Bandung dan Surabaya dilakukan dengan remote desktop system 9
7. Waktu Pengerjaan Waktu pembangunan dan implementasi Sistem Informasi Perijinan Penyiaran adalah 4 bulan termasuk didalamnya pendampingan awal (dimulai bulan Maret). Jadwal Pekerjaan Jadwal pekerjaan akan dilakukan berdasarkan tahapan yang telah dijelaskan di atas adalah : Deskripsi Bln-1 2 3 4 Demo Produk Gap Analysis Development/Perancangan Syst. Uji coba/training awal + Operation 8. Hasil Pekerjaan Project Deliverables adalah seluruh materi dan hasil pelaksanaan pekerjaan. Adapun materi dan hasil pelaksanaan pekerjaan yang akan diserahkan adalah: CD ROM berisi Installer Aplikasi siap pakai Dokumen-dokumen o Petunjuk Penggunaan (User Manual) o Petunjuk Pelatihan (Training Manual) Laporan o Laporan Progres dan lampirannnya o Berita Acara dan Lampirannya o Laporan lain yang pernah dikeluarkan selama pelaksanaan pekerjaan Dokumen lain o dokumen lain yang pernah dikeluarkan selama pelaksanaan pekerjaan 9. Penutup Dengan berubahnya paradigma KOMINFO menjadi paradigma Manajemen KOMINFO berbasis IT kini dituntut tidak hanya untuk sosial tetapi harus berazaskan ekonomi yang dengan kata lain harus menciptakan keuntungan bagi stakeholder. Dengan demikian KOMINFO harus menjalankan bisnisnya dengan efisien dan efektif serta 1 0
menjunjung tinggi tingkat kepuasaan pelanggan. Hal ini hanya dapat dilakukan dengan Sistem Informasi Perijinan Penyiaran. 1 1