BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Produksi dan Operasi Pada dewasa ini terdapat persaingan yang semakin ketat dalam dunia usaha dan semakin maju cara-cara yang dikembangkan untuk mencapai tujuan dan sasaran secara efektif dan efisien. Dalam rangka ini dikembangkan pemikiran-pemikiran dan pengkajian-pengkajian untuk mendapatkan cara-cara yang lebih baik guna menghasilkan keluaran secara optimal, sehingga dapat mencapai sasaran secara tepat waktu, tepat jumlah, tepat mutu dengan biaya yang lebih efisien. Perkembangan tersebut merupakan perkembangan dalam cara-cara bagaimana mengelola usaha yang mentransformasikan masukan menjadi keluaran, yang dikenal sebagai manajemen produksi dan operasi. Istilah produksi dan operasi sering dipergunakan dalam suatu organisasi yang menghasilkan keluaran atau ouput, baik yang berupa barang maupun jasa. Kegiatan yang menghasilkan barang dan jasa berlangsung disemua organisasi tidak terkecuali organisasi pendidikan. Dalam organisasi yang tidak menghasilkan produk secara fisik, fungsi produksi mungkin tidak terlihat dengan jelas. Fungsi produksi ini bisa tersembunyi dari masyarakat dan bahkan dari pelanggan. Contohnya adalah proses yang terjadi di bank, rumah sakit, perusahaan penerbangan, atau akademi pendidikan. Dalam akademi pendidikan barang tidak berwujud yang diproduksi dalam hal ini jasa yaitu proses pendidikan seorang mahasiswa.
Tabel 2.1 Perbedaan Manufaktur dan Jasa Ciri-ciri Barang (Produk yang Nyata) Barang dapat dijual kembali Barang dapat dijadikan persedian Beberapa aspek kualitas dapat diukur Penjualan berbeda dari produksi Barang dapat dipindahkan Lokasi fasilitas sangat mempengaruhi biaya Mudah dibuat secara otomatis Penghasilan dihasilkan dari barang nyata Ciri-ciri Jasa (Produk Tidak Nyata) Penjualan kembali tidak bisa dilakukan Banyak jasa tidak dapat disimpan Banyak aspek kualitas sulit untuk diukur Penjualan seringkali merupakan bagian dari jasa Penyedia jasa, bukan jasanya, biasanya dapat dipindahkan Lokasi fasilitas penting untuk hubungan dengan pelanggan Jasa seringkali sulit untuk dibuat secara otomatis Penghasilan dihasilkan dari jasa yang tidak nyata Sumber : Manajemen Operasi, Jay Heizer dan Barry Render (2005 : 13) Sektor jasa mempunyai tantangan khusus dalam proses pengukuran produktivitas secara akurat dalam peningkatan produktivitas. Produktivitas di sektor jasa terbukti sulit untuk ditingkatkan karena pekerjaan di sektor jasa : 1. Biasanya membutuhkan tenaga kerja secara banyak. 2. Biasanya diproses secara individu. 3. Sering merupakan tugas intelektual yang dilakukan oleh seorang professional. 4. Sering sulit untuk dimekanisasi dan diotomatisasi. 5. Kualitasnya sulit untuk dievaluasi. Sebuah usaha manajemen operasi yang efektif harus mempunyai sebuah misi, sehinga ia tahu kemana arah tujuannya, dan sebuah strategi, shingga ia mengetahui bagaimana cara untuk bisa mencapai misinya tersebut.
Keputusan manajemen operasi yang efektif yang mendukung misi dan menerapkan strategi adalah sebagai berikut : 1. Perancangan barang dan jasa Menetapkan sebagian besar poses transformasi yang akan dilakukan. Keputusan biaya, kualitas, dan sumber daya manusia bergantung pada keputusan perancangan. Merancang biasanya menetapkan biaya terendah dan kualitas tertinggi. 2. Mutu Harapan kualitas pelangan harus ditetapkan, peraturan dan prosedur dibakukan untuk mengenali dan mencapai kualitas tersebut. 3. Perancangan proses dan kapasitas Pilihan proses tersedia untuk barang dan jasa. Keputusan proses yang diambil mengikat manajemen akan teknologi, kualitas, penggunaan sumber daya manusia dan pemeliharaan yang spesifik. Komitmen pengeluaran dan modal ini akan menentukan struktur biaya dasar suatu perusahaan. 4. Pemilihan lokasi Keputusan lokasi organisasi manufaktur dan jasa menentukan kesuksesan perusahaan. Kesalahan yang dibuat pada saat ini dapat mempengaruhi efisiensi. 5. Perancangan tata letak
Aliran bahan baku, kapasitas yang dibutuhkan, tingkat karyawan, keputusan teknologi, dan kebutuhan persediaan, kesemuanya mempengaruhi tata letak. 6. Sumber daya manusia dan rancangan pekerjaan Manusia merupakan bagian integral dan mahal dari keseluruhan rancang system. Karenanya, kualitas lingkungan kerja yang diberikan, bakat dan keahlian yang dibutuhkan, dan upah harus ditentukan secara jelas. 7. Manajemen rantai pasokan (supply chain) Keputusan ini menjelaskan apa yang harus dibuat dan apa yang harus dibeli. Pertimbangannya ada pada kualitas, pengiriman, dan inovasi, kesemuanya harus ditingkat harga yang memuaskan. Kepercayaan antara pembeli dan penjual sangat dibutuhkan untuk proses pembelian yang efektif. 8. Persediaan Keputusan persediaan bisa dioptimalkan hanya bila kepuasan pelanggan, pemasok, perencanaan produksi, dan sumber daya manusia dipertimbangkan. 9. Penjadwalan Jadwal produksi yang dapat dikerjakan dan efisien harus dikembangkan permintaan sumber daya manusia dan fasilitas harus terlebih dahulu ditetapkan dan diawasi. 10. Pemeliharaan
Keputusan harus dibuat pada tingkat keandalan dan kestabilan yang diinginkan. Sistem haus dibuat untuk menjaga keandalan dan kestabilan tersebut. Saat perusahaan atau organisasi berusaha memahami permasalahan yang ada dalam mengembangkan strategi yang efektif, mereka mengevaluasi kekuatan dan kelemahan internal mereka, juga peluang dan ancaman yang ada dilingkungan mereka, yang dikenal dengan analisis SWOT. 2.2 Pengertian Manajemen Produksi dan Operasi Pengertian manajemen produksi dan operasi tidak terlepas dari pengertian manajemen. Dengan istilah manajemen dimaksudkan adalah kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan atau mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan orang lain. Menurut Sofjan Assauri (2008 : 19), definisi manajemen produksi dan operasi adalah : Merupakan proses pencapaian dan pengutilisasian sumber-sumber daya untuk memproduksi atau menghasilkan barang-barang atau jasa-jasa yang berguna sebagai usaha untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Definisi manajemen operasi menurut Jay Heizer dan Barry Render (2005 : 4) dalam bukunya Manajemen Operasi terjemahan Dwianoegrahwati Setyoningsih dan Indra Almahdy adalah : Serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubat input menjadi output.
Sedangkan definisi manajemen produksi dan operasi menurut T. Hani Handoko (2000 : 3) adalah : Usaha-usaha pengelolaan secara optimal penggunaan sumber daya (atau sering disebut juga faktor-faktor produksi) tenaga kerja, mesin-mesin, peralatan, bahan mentah, dan sebagainya dalam proses transformasi bahan mentah dan tenaga kerja menjadi berbagai produk dan jasa. Fungsi produksi dan operasi adalah : 1. Proses pengolahan, merupakan metode atau teknk yang digunakan untuk pengolahan masukan (inputs). 2. Jasa-jasa penunjang, merpakan sarana yang berupa pengorganisasian yang perlu untuk penetapan teknik dan metode yang akan dijalankan, sehingga proses pengolahan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. 3. Perencanaan, merupakan penetapan keterkaitan dan pengorganisasian dari kegiatan produksi dan operasi yang akan dilakukan dalam suatu dasar waktu atau periode tertentu. 4. Pengendalian atau pengawasan, merupakan fungsi untuk menjamin terlaksanana kegiatan sesuai dengan yang direncanakan, sehingga maksud dan tujuan untuk penggunaan dan pengolahan masukan (inputs) pada kenyataanynya dapat dilaksanakan.
2.3 Definisi Kapasitas Perencanaan kapasitas baik dalam produksi maupun penjualan sangat diperlukan oleh sebuah perusahaan atau instansi untuk menjaga kelangsungan hidup (eksistensi) perusahaan atau instansi tersebut. Namun sebelum membahas tentang perhitungan kapasitas penjualan maka perlu kita ketahui terlebih dahulu mengenai pengertian kapasitas itu sendiri. Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2005 : 4) dalam bukunya Manajemen Operasi terjemahan Dwianoegrahwati Setyoningsih dan Indra Alamahdy menyebutkan bahwa definisi kapasitas adalah adalah : Hasil produksi (throughput), atau jumlah unit yang dapat ditahan, diterima, disimpan, atau diproduksi oleh sebuah fasilitas dalam suatu periode waktu tertentu. Masih menurut Jay Heizer dan Barry Render dalam bukunya Manajemen Operasi tersebut, menyebutkan bahwa terdapat bagian-bagian dari kapasitas itu sendiri, yaitu: 1. Kapasitas desain, yaitu output maksimum sistem secara teoretis dalam suatu periode waktu tertentu. 2. Kapasitas efektif, yaitu kapasitas yang diharapkan dapat dicapai oleh sebuah perusahaan dengan keterbatasan operasi yang ada sekarang. 3. Utilisasi, yaitu persentase kapasitas desain yang sesungguhnya telah dicapai. 4. Efisiensi, yaitu persentase kapasitas efektif yang sesungguhnya telah dicapai. 5. Output aktual, yaitu output yang diharapkan dari sebuah fasilitas atau sebuah proses.
Menurut T. Hani Handoko (2000 : 299) definisi kapasitas adalah Suatu ukuran kemampuan produktif yang dihasilkan suatu fasilitas per waktu. Menurut M. Syamsul Ma arif dan Hendri Tanjung dalam bukunya Manajemen Operasi (2003 : 240) bahwa definisi kapasitas adalah Output maksimum dari suatu sistem dalam periode tertentu. Sedangkan menurut Manahan P. Tampubolon (2004 : 119) kapasitas didefinisikan sebagai desain kapasitas sebagai sistem yang secara teoretis dapat menghasilkan produk secara maksimum dalam suatu periode. 2.4 Definisi Perencanaan fasilitas Menurut Eddy Herjanto (1999 : 21) Perencanaan fasilitas merupakan suatu kegiatan yang dilakukan sebelum dan setelah perusahaan beroperasi. Perencanaan fasilias mempunyai subyek yang luas dan dapat diterapkan dalam berbagai jenis bidang, misalnya untuk perencanaan suatu produk baru, perkantoran, penambahan bagian pada rumah sakit, atau perluasan ruang tunggu disuatu pelabuhan udara. Perencanaan ini menentukan bagaimana suatu aset tetap perusahaan atau organisasi digunakan secara baik untuk menunjang tujuan perusahaan atau organisasi tersebut. Secara umum, tujuan perencanaan fasilitas sebagai berikut : 1. Menunjang tujuan organisasi melalui peningkatan material handling dan penyimpanan. 2. Menggunakan tenaga kerja, peralatan, ruang, dan energi secara efektif. 3. Meminimalkan investasi modal.
4. Mempermudah pemeliharaan. 5. Meningkatkan keselamatan dan kepuasan kerja. 2.5 Perencanaan Kapasitas Menurut M. Syamsul Ma arif dan Hendri Tanjung ( 2003 : 238), perencanaan kapasitas adalah keputusan strategi jangka panjang untuk membangun sumber daya perusahaan secara keseluruhan. Fungsi perencanaan kapasitas, yaitu : 1. Membangun sumber daya produksi secara keseluruhan. 2. Mempengaruhi biaya dan kompetisi 3. Menentukan kapan dan bagaimana meningkatkan kapasitas. Dalam kerangka kerja pengambilan keputusan, bidang produksi dan operasi mempunyai lima tanggung jawab keputusan utama, yaitu : 1. Proses Keputusan-keputusan dalam kategori ini menentukan proses fisik atau fasilitas yang digunakan untuk memproduksikan produk berupa barang atau jasa. 2. Kapasitas Keputusan kapasitas dimaksudkan untuk memberikan besarnya jumlah kapasitas yang tepat dan penyediaan pada waktu yang tepat. 3. Persediaan
Membuat keputusan-keputusan dalam bidang produksi dan operasi, mengenai apa yang dipesan, berapa banyak dipesannya dan kapan pemesanan dilakukan. 4. Tenaga kerja Pengelolaan tenaga kerja atau sumber daya manusia dalam proses produksi dan operasi. 5. Mutu/kualitas Keputusan tentang mutu atau kualitas harus dapat menjamin bahwa mutu tetap dijaga dan dibangun pada seluruh tingkat produksi dan operasi. 2.6 Klasifikasi Biaya Biaya-biaya untuk menghitung perencanaan kapasitas penjualan dengan menggunakan analisis titik impas/ break even terbagi kedalam dua kategori, yaitu : 1. Biaya Tetap / Fixed Cost (FC) Adalah biaya yang tetap ada walaupun tidak ada satu unit pun yang diproduksi. 2. Biaya Variabel / Variable Cost (VC) Adalah biaya yang bervariasi sesuai dengan banyaknya unit yang diproduksi. 2.7 Klasifikasi Kapasitas Ukuran kapasitas dalam sebuah fasilitas, terbagi dalam : 1. Kapasitas desain, yaitu output maksimum sistem secara teoretis dalam suatu periode waktu tertentu.
Kapasitas desain biasanya dinyatakan dalam suatu tingkatan tertentu. 2. Kapasitas efektif, yaitu kapasitas yang diharapkan dapat dicapai oleh sebuah perusahaan dengan keterbatasan operasi yang ada sekarang. Sebagian besar organisasi mengoperasikan fasilitasnya pada tingkat yang lebih rendah dari kapasitas desain, untuk dapat beroperasi secara lebih efisien bila sumber daya tidak digunakan hingga batas maksimum, yaitu beroperasi pada sekitar 82% dari kapasitas desain. 3. Utilisasi, yaitu persentase kapasitas desain yang sesungguhnya telah dicapai. 4. Efisiensi, yaitu persentase kapasitas efektif yang sesungguhnya telah dicapai. 5. Output aktual, yaitu output yang diharapkan dari sebuah fasilitas atau sebuah proses. 6. Kapasitas aktual, yaitu kapasitas sesungguhnya yang terpakai dari sebuah fasilitas. 2.8 Analisis Titik Impas (Break Even Analysis) Analisis titik impas merupakan alat penentu untuk menetapkan kapasitas yang harus dimiliki oleh sebuah fasilitas untuk mendapatkan keuntungan. Tujuan analisis titik impas adalah untuk menemukan sebuah titik, dimana biaya sama dengan keuntungan. Titik inilah yang disebut sebagai titik impas. Elemen-elemen yang ada dalam analisis titik impas, meliputi biaya tetap, biaya variable, dan fungsi pendapatan.
Fungsi pendapatan adalah fungsi yang meningkat sesuai dengan meningkatnya harga jual setiap unit. Gambar 2.1 Titik Impas Dasar Biaya dalam dolar 800-700 - 600-500 - 400-300 - Titik Impas Biaya total = Pendapatan total Daerah Kerugian Daerah Keuntungan Biaya variabel Biaya tetap Garis pendapatan total Garis biaya total 0 100 200 300 400 500 600 700 800 Volume (unit per periode) Sumber : Manajemen Operasi, Jay Heizer dan Barry Render (2005 : 381) Rumus titik break even yang digunakan dalam menentukan jumlah mahasiswa optimal yang memenuhi seluruh biaya operasional Universitas Mercu Buana adalah : FC BEP $ = 1 Vi x (W i ) P i
BEP (unit) = Wi x BEP Pi Dimana : $ FC = Biaya tetap VC = Biaya Variabel per unit P = Harga per unit W = Persentase setiap produk dari total penjualan dalam rupiah i = masing-masing produk Rumus penghitungan dari klasifikasi kapasitas tersebut adalah :titik break even yang digunakan dalam menentukan jumlah mahasiswa optimal yang memenuhi seluruh biaya operasional Universitas Mercu Buana adalah : Utilisasi = Output aktual Kapasitas Desain Efisiensi = Output aktual Kapasitas Efektif
Gambar 2.2 Pendekatan Pada Perluasan Kapasitas 1. Kapasitas melebihi permintaan dengan perluasan bertahap Ramalan permintaan Kapasitas baru Permintaan 1 2 3 Waktu (tahun) Sumber : Manajemen Operasi, Jay Heizer dan Barry Render (2005 : 378)
2. Kapasitas melebihi permintaan dengan perluasan satu tahap Ramalan permintaan Permintaan Kapasitas baru 1 2 3 Waktu (tahun) Sumber : Manajemen Operasi, Jay Heizer dan Barry Render (2005 : 378)
3. Kapasitas kurang dari permintaan dengan perluasan bertahap Kapasitas baru Ramalan permintaan Permintaan 1 2 3 Waktu (tahun) Sumber : Manajemen Operasi, Jay Heizer dan Barry Render (2005 : 378)
4. Percobaan untuk memperoleh kapasitas rata-rata dengan perluasan bertahap Ramalan permintaan Kapasitas baru Permintaan 1 2 3 Waktu (tahun) Sumber : Manajemen Operasi, Jay Heizer dan Barry Render (2005 : 378)