Lampiran Surat Keputusan Direksi Nomor : Tanggal : Januari 2016 TENTANG PEDOMAN PELAPORAN DUGAAN PELANGGARAN (WISTLEBLOWING SYSTEM) PT MULTI TERMINAL INDONESIA DAFTAR ISI PEDOMAN DAFTAR ISI 1 BAB I PENDAHULUAN 2 1. Latar Belakang 2 2. Maksud Dan Tujuan 3 3. Acuan dan Landasan Pedoman 3 4. Ruang Lingkup 3 5. Prinsip Pengelolaan 4 6. Daftar Istilah BAB II KEBIJAKAN KEWENANGAN 1. Kebijakan PT MTI Terkait Pelaporan Dugaan Pelanggaran 8 2. Kewenangan Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran 8 BAB III PENGELOLAAN PELAPORAN DUGAAN PELANGGARAN 9 1. Penerimaan Pelaporan Dugaan Pelanggaran 10 2. Tata Cara Penanganan Pelaporan 10 3. Administrasi Pelaporan 13 4. Tindak Lanjut dan Pemantauan 13 5. Penyampaian Tanggapan 14 6. Publikasi dan Sosialisasi 15 BAB IV PERLINDUNGAN, APRESIASI DAN SANKSI 16 1. Perlindungan Pelaporan dan Terlapor 16 2. Apresiasi Pelapor 17 3. Bentuk Sanksi 17 BAB V PENUTUP 18 LAMPIRAN 1. Berita Acara Penelahaan Awal/Klarifikasi 2. Berita Acara Hasil Investigasi 1
BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang PT Multi Terminal Indonesia atau Perusahaan senantiasa berkomitmen untuk meningkatkan kualitas penerapan Good Corporate Governance (GCG) secara konsisten dan berkelanjutan dengan berpedoman pada peraturan dan perundangan yang berlaku. Untuk dapat mencapai maksud tersebut, Direksi menetapkan mekanisme pelaporan atas dugaan pelanggaran atau penyimpangan yang terjadi di lingkungan PT Multi Terminal Indonesia. Dalam proses menjalankan kegiatan usahanya, PT Multi Terminal Indonesia senantiasa memperhatikan kepentingan setiap pemangku kepentingan Perusahaan (stakeholders), berdasarkan atas asas kewajaran dan kesetaraan sesuai prinsipprinsip Good Corporate Governance (GCG) yaitu transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independen dan fairness. Tidak adanya mekanisme untuk menampung dan menangani laporan-laporan dugaan pelanggaran/penyimpangan di lingkungan Perusahaan, dapat berdampak negatif atas reputasi dan kepercayaan masyarakat pada Perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut maka penyelesaian Pelaporan Dugaan Pelanggaran dari stakeholders sangatlah diperlukan dalam rangka menjamin hak-haknya dalam berhubungan dengan Perusahaan dan menjamin penanganan yang memenuhi ketentuan dan persyaratan yang ditetapkan oleh Perusahaan dan pihak eksternal terkait lainnya. Mekanisme penanganan Pelaporan Dugaan Pelanggaran yang jelas merupakan hal yang mutlak diperlukan, agar tidak terjadi prasangka atau potensi sengketa yang berlarut-larut antara pihak stakeholders dengan Perusahaan. Secara internal Perusahaan, Pelaporan Dugaan Pelanggaran menjadi cara untuk mendorong partisipasi insan Perusahaan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dan korupsi dengan melaporkannya ke pihak yang dapat menanganinya. Hal ini diharapakan dapat mengurangi budaya cuek menuju budaya peduli dan keterbukaan. Pedoman Pelaporan Dugaan Pelanggaran (Whistleblowing System) ini merupakan sistem yang dapat dijadikan media bagi saksi pelapor untuk menyampaikan informasi mengenai tindakan pelanggaran yang diindikasi terjadi di dalam Perusahaan. Mekanisme ini dapat menjadi cara yang efektif apabila dilakukan dengan struktur dan 2
proses yang benar dan jelas, karena para pelapor memerlukan rasa aman dan jaminan keselamatan untuk berpartisipasi dalam mencegah kecurangan dan perbuatan KKN. Pelaporan yang diperoleh dari mekanisme Pelaporan Dugaan Pelanggaran (Whistleblowing) ini perlu mendapatkan perhatian dan tindak lanjut, termasuk juga pengenaan hukuman yang tepat agar dapat memberikan efek jera bagi pelaku pelanggaran dan juga bagi mereka yang berniat melakukan hal tersebut. 2. Maksud dan Tujuan Maksud penetapan Pedoman Pelaporan Dugaan Pelanggaran sebagai dasar atau pedoman pelaksanaan dalam menangani pelaporan dugaan terjadinya pelanggaran dan atau penyimpangan dari stakeholders untuk menjamin terselenggaranya mekanisme penyelesaian pelaporan dugaan pelanggaran yang efektif dalam jangka waktu memadai oleh stakeholders. Tujuan dari Pedoman ini adalah menyediakan suatu acuan bagi segenap insan PT Multi Terminal Indonesia untuk : a. Membangun dan menerapkan Sistem Pelaporan Dugaan Pelanggaran (WBS), b. Mengelola pelaporan yang masuk dalam Sistem Pelaporan Dugaan Pelanggaran (WBS) dan melakukan evaluasi atas efektivitasnya, c. Meminimalisasi tingkat penyimpangan atau kecurangan lainnya di lingkungan Perusahaan, d._meningkatkan keterlibatan dan partisipasi pekerja dan stakeholders lainnya dalam melaporkan dugaan pelanggaran, e. Acuan dalam tata cara pengelolaan penanganan pengaduan/penyingkapan (Whistleblowing System) bagi Dewan Komisaris, Direksi, pekerja serta pihak yang berkepentingan dalam berhubungan dengan Perusahaan, agar setiap laporan yang disampaikan terjaga kerahasiannya dan kasus yang dilaporkan dapat ditindaklanjuti dengan baik, f._membangun infrastruktur untuk melindungi dan mengamankan pelapor dari kemungkinan adanya ancaman dari pihak terlapor ( internal maupun eksternal) yang merasa dirugikan oleh laporan yang disampaikan, g._meningkatkan efektifitas tata kelola, sistem pengendalian intern perusahaan, h. Meningkatkan nilai dan image perusahaan di mata pekerja dan stakeholder. 3
3. Acuan dan Landasan Pedoman a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2006 tanggal 11 Agustus 2006 Tentang Perlindungan Saksi dan Korban. b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi. c. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2000 tentang Tata Cara Pelaksanaan Peran Serta Masyarakat dan Pemberian Penghargaan dalam Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi. d. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor PER-09/MBU/2012 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Negara BUMN PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang baik ( Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara. e. Anggaran Dasar PT Multi Terminal Indonesia. f. Pedoman Good Corporate Governance (GCG) PT Multi Terminal Indonesia dan Pedoman Perilaku (Code of Conduct) PT Multi Terminal Indonesia. 4. Ruang Lingkup Wistleblowing Ruang Lingkup Pedoman Pelaporan Dugaan Pelanggaran ini diberlakukan bagi Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris, Direksi, Organ Pendukung Direksi dan seluruh pekerja (organik dan Non-Organik) di lingkungan PT Multi Terminal Indonesia dalam menjalankan tugas sehari-hari untuk kepentingan Perusahaan serta para pemangku kepentingan (stakeholders) lainnya. 5. Prinsip Pengelolaan a. Perlindungan Kerahasiaan Informasi. Seluruh informasi Pelaporan Dugaan Pelanggaran beserta identitas pelapor yang ada di saluran WBS merupakan informasi yang bersifat rahasia. Dokumen pelaporan dan semua dokumen terkait harus disimpan pada tempat yang aman dan hanya pihak berwenang yang bisa mengakses. 4
b. Anonim Kebijakan untuk tidak mengungkap identitas pelapor dalam penanganan Pelaporan Dugaan Pelanggaran. c._integritas, Profesional dan Independen. Penanganan pelaporan dugaan pelanggaran dengan integritas yang tinggi, prinsip praduga tidak bersalah, tidak bersifat memihak, dan tanpa intervensi pihak manapun. 6. Daftar Istilah a. Whistleblowing System adalah sistem yang mengelola pelaporan/penyingkapan mengenai perilaku dugaan melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak semestinya secara rahasia, anonim dan mandiri (independent) yang digunakan untuk mengoptimalkan peran serta insan Perusahaan dan mitra kerja dalam mengungkap dugaan pelanggaran yang terjadi di lingkungan perusahaan. b. Whistleblower adalah pekerja, customers, vendors, supplier atau orang lain yang berkepentingan dengan eksistensi Perusahaan. c._insan Perusahaan terdiri dari anggota Dewan Komisaris, Sekretaris Dewan Komisaris, semua anggota komite di bawah Dewan Komisaris, Direksi, pekerja organik dan non-organik serta tenaga yang diperbantukan dalam pengelolaan Perusahaan. d. Dewan Komisaris adalah organ Perusahaan yang mewakili Pemegang Saham untuk melakukan pengawasan dan memberikan arahan/nasihat kepada Direksi dalam pengelolaan Perusahaan serta menjalankan fungsi untuk memperkuat citra Perusahaan. e._direksi adalah organ Perusahaan yang bertanggung jawab penuh atas pengelolaan Perusahaan, untuk kepentingan dan tujuan Perusahaan, serta mewakili Perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar. f. Organ Pendukung Dewan Komisaris adalah organ yang membantu Dewan Komisaris dalam melaksanakan fungsi pengawasan Perusahaan, yaitu Komite Audit dan Komite lainnya sepanjang ada, serta Sekretaris Dewan Komisaris. g._pt Multi Terminal Indonesia, yang selanjutnya disebut Perusahaan, adalah sebuah Anak Perusahaan PT Pelindo II (Persero) sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN). 5
h. Pekerja adalah pekerja PT Multi Terminal Indonesia, yang diangkat sebagai karyawan tetap (Organik) dengan ketetapan Perusahaan yang diberikan hak dan kewajiban menurut ketentuan yang berlaku di Perusahaan. i._penerima Pelaporan Dugaan Pelanggaran adalah Direksi dan Dewan Komisaris. j._pelaporan Dugaan Pelanggaran adalah pengungkapan tindakan dugaan pelanggaran atau dugaan perbuatan melawan hukum atau peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh manajemen. k._pelanggaran adalah perbuatan menyimpang dan tidak etis/tidak bermoral atau perbuatan lain yang dapat merugikan Perusahaan maupun para pemangku kepentingan ( stakeholders), yang dilakukan oleh pekerja atau pimpinan Perusahaan kepada Perusahaan atau lembaga lain yang dapat mengambil tindakan atas pelanggaran tersebut. l._pelapor adalah pihak internal yaitu insan perusahaan dan pihak eksternal yaitu pelanggan, pemasok, regulator dan stakeholders yang lainnya. m.terlapor adalah organ Perusahaan atau pekerja yang dilaporkan atas adanya dugaan melakukan pelanggaran hukum dan ketentuan-ketentuan Perusahaan yang berlaku. n. Perwakilan stakeholders adalah perseorangan, lembaga dan atau badan hukum yang bertindak untuk dan atas nama stakeholders dengan berdasarkan surat kuasa khusus dari stakeholders. o. Stakeholders adalah para pihak yang berkepentingan dengan Perusahaan. p. Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran adalah tim yang terdiri dari anggota unit Satuan Pengawasan Intern (SPI), Tim Sumber Daya Manusia (SDM) dan unit kerja lain yang berada di bawah kewenangan Direksi berdasarkan surat Keputusan Direksi. q. Tindak Pidana adalah perbuatan yang dilarang oleh suatu aturan hukum di mana larangan tersebut disertai ancaman atau sanksi bagi yang melanggarnya sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP). r. lnvestigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor, yang telah dilaporkan melalui Tim. s. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum yang dilakukan insan Perusahaan atau pihak-pihak yang bekerja untuk dan atas nama Perusahaan, yang bertentangan dengan kepentingan Perusahaan atau 6
penyalahgunaan wewenang jabatan/kepercayaan yang diberikan kepadanya dengan tujuan memperkaya diri sendiri, atau orang lain atau korporasi yang dapat merugikan Perusahaan. t. Kecurangan adalah perbuatan tidak jujur atau tipu muslihat meliputi antara lain penipuan, pemerasan, pemalsuan, penyembunyian, atau penghancuran dokumen/laporan atau menggunakan dokumen palsu, yang dilakukan oleh seseorang/sekelompok orang yang menimbulkan potensi kerugian ataupun kerugian nyata terhadap Perusahaan atau pihak lain. u. Menyuap adalah perbuatan seseorang berupa memberi uang sogok/menyogok/ memberi hadiah atau janji yang diberikan atau diterima dalam bentuk apapun kepada insan Perusahaan yang berpengaruh atau berhubungan dengan jabatannya dengan tujuan ingin mendapatkan sesuatu untuk kepentingan pribadi ataupun korporasi. v. Benturan Kepentingan adalah sebuah situasi di mana seseorang dihadapkan pada perbedaan kepentingan yaitu antara kepentingan pribadi atau Perusahaan, sehingga harus memilih dan mendahulukan kepentingan Perusahaan di atas kepentingan pribadinya. 7
BAB II KEBIJAKAN DAN KEWENANGAN 1. Kebijakan Perusahaan Menerima dan Menyelesaikan Pelaporan Dugaan Pelanggaran. a._perusahaan wajib menerima pelaporan dugaan pelanggaran dari pihak internal maupun eksternal lainnya. b._perusahaan wajib menerima dan menyelesaikan pelaporan dugaan pelanggaran baik dari pelapor yang mencantumkan identitasnya maupun yang tidak. c._perusahan menyediakan 2 (dua) alternatif pengelolaan pelaporan, yaitu melalui jalur Direksi dan jalur Dewan Komisaris sesuai dengan level pelaku pelanggaran. d. Penyelesaian atau tindak lanjut laporan dugaan pelanggaran harus dilakukan secara obyektif dan independen, serta harus dijauhkan dan dihindarkan unsur SARA dan suka dan tidak suka (like and dislike) yang dapat merusak tatanan dan tujuan yang telah ditetapkan. 2. Tanggung jawab dan kewenangan Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran Para pihak yang memiliki kewenangan untuk menindaklanjuti pelaporan/pengungkapan berdasarkan kategori Terlapor adalah : a. Direksi, jika Terlapor adalah Insan Perusahaan selain Dewan Komisaris dan Direksi. b. Dewan Komisaris, jika terlapor adalah Direktur, Dewan Komisaris dan Organ Pendukung. Keterangan: a. Tanggung jawab dan kewenangan Direksi 1)_Direksi bertanggung jawab atas terlaksananya pengelolaan pelaporan terhadap dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Insan Perusahaan selain Dewan Komisaris dan Direksi. 2)_Direksi membentuk Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran yang beranggotakan perwakilan dari unit Satuan Pengawasan Intern (SPI), unit 8
PUM/Sumber Daya Manusia (SDM), dan unit legal serta pihak lain yang diperlukan sesuai dengan kompetensi dan keahliannya berdasarkan Surat Keputusan Direksi. 3) Ketua Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran sebagaimana keterangan nomor a.2) di atas adalah Kepala Satuan Pengawasan Intern (SPI). b. Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran sebagaimana nomor a.2) di atas bertugas untuk menindaklanjuti Pelaporan Dugaan Pelanggaran yang dilakukan oleh Insan Perusahaan selain Dewan Komisaris dan Direksi. Tanggung jawab dan kewenangan Dewan Komisaris. 1) Dewan Komisaris bertanggung jawab atas terlaksananya pengelolaan pelaporan terhadap dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Direktur, Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris, sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan ini. 2)_Dewan Komisaris membentuk Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran yang beranggotakan perwakilan dari Komite Audit dan pihak lain yang diperlukan sesuai dengan kompetensi dan keahliannya berdasarkan keputusan Dewan Komisaris. 3) Ketua Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran sebagaimana nomor b.2) di atas adalah Ketua Komite Audit. 4) Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran sebagaimana nomor b.2) di atas bertugas untuk menindaklanjuti pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direktur, Organ Pendukung Dewan Komisaris, yang berada di bawah kewenangan Dewan Komisaris berdasarkan Surat Keputusan Dewan Komisaris. 9
BAB III PENGELOLAAN PELAPORAN DUGAAN PELANGGARAN Ruang lingkup pengungkapan dan dugaan pelanggaran yang dapat dilaporkan dan ditindaklanjuti oleh Tim meliputi: 1) KKN; 2) Suap; 3) Benturan Kepentingan; 4) Pencurian/penggelapan aset Perusahaan; 5) Kecurangan; 6) Melanggar Pedoman Perilaku (Code of Conduct); 7) Melanggar Pedoman Pengendalian Gratifikasi. Lingkup ini tidak termasuk permasalahan yang terkait dengan Keselamatan, Kesehatan Kerja, dan Lingkungan (K3L) dan Pedoman Penanganan Keluhan Pelanggan dan fasilitas Perusahaan. Pelaporan dugaan pelanggaran yang diprioritaskan untuk ditindaklanjuti adalah kasus yang terjadi 3 (tiga) tahun terakhir, namun tidak menutup kemungkinan untuk menindaklanjuti kasus-kasus yang lebih dari tiga tahun apabila memiliki urgensi yang tinggi. 1. Penerimaan Pelaporan Dugaan Pelanggaran a. Pelaporan dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Insan Perusahaan selain Dewan Komisaris dan Direktur ditujukan kepada Direksi PT Multi Terminal Indonesia. b. Pelaporan Dugaan Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direktur, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris ditujukan kepada Dewan Komisaris PT Multi Terminal Indonesia. c. Apabila penerima Pelaporan Dugaan Pelanggaran bukan Direktur atau Dewan Komisaris, maka yang bersangkutan wajib meneruskan Pelaporan Dugaan Pelanggaran tersebut kepada Direksi atau Dewan Komisaris. d._perusahaan menerima setiap Pelaporan Dugaan Pelanggaran yang diajukan dari stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders baik secara lisan maupun tertulis. 10
e. Perusahaan dalam hal ini Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran, memberikan penjelasan mengenai kebijakan dan prosedur penyelesaian pelaporan dugaan pelanggaran pada saat stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders melaporkan dugaan pelanggaran. f. Penyampaian pelaporan dugaanpelanggaran yang dilakukan oleh Insan Perusahaan selain Dewan Komisaris dan Direktur dilakukan secara tertulis dengan mekanisme sebagai berikut: 1) Melalui website Perusahaan www.ipclogistic.co.id. 2) Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada Direksi, dengan cara diantar langsung atau melalui pos ke Perusahaan dengan alamat: Direksi PT Multi Terminal Indonesia u.p Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran Jalan Pulau Payung. No.1 Tanjung Priok Jakarta Utara g. Penyampaian pelaporan dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, dan Organ Pendukung Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud pada ayat 1 butir b dalam bab ini dilakukan secara tertulis dengan mekanisme sebagai berikut : 1)_Melalui website Perusahaan yaitu www.ipclogistic.co.id. 2)_Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada Dewan Komisaris, dengan cara diantar langsung, atau melalui pos ke perusahaan dengan alamat: Dewan Komisaris PT Multi Terminal Indonesia u.p Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran Jalan Pulau Payung. No.1 Tanjung Priok Jakarta Utara h. Pelaporan dugaan pelanggaran secara tertulis dilengkapi fotokopi identitas dan bukti pendukung seperti dokumen rekaman audio yang berkaitan dengan serah terima yang dilakukan dan/atau Pelaporan Dugaan Pelanggaran yang akan disampaikan. i. Pelaporan dugaan pelanggaran secara tertulis tanpa identitas wajib dilengkapi bukti pendukung seperti dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan dan/atau Pelaporan Dugaan Pelanggaran yang akan disampaikan. j._perusahaan wajib memberikan tanda terima jika pelaporan dugaan pelanggaran disampaikan secara tertulis beridentitas. 11
k. Apabila pelaporan dugaan pelanggaran diajukan oleh perwakilan stakeholders, maka selain dokumen di atas juga diserahkan dokumen lainnya yaitu: 1)_Fotokopi bukti identitas diri stakeholders dan perwakilan stakeholders. 2)_Surat Kuasa dari stakeholders kepada perwakilan stakeholders yang menyatakan bahwa stakeholders memberikan kewenangan bertindak untuk dan atas nama stakeholders. 3) Jika perwakilan stakeholders adalah lembaga atau badan hukum, maka harus dilampiri dengan dokumen yang menyatakan bahwa pihak yang mengajukan pelaporan berwenang untuk mewakili lembaga atau badan hukum tersebut. l. Perusahaan wajib memberikan bukti tanda terima pelaporan dugaan pelanggaran kepada stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders yang menyampaikan pelaporan. 2. Tata Cara Penanganan Pelaporan a. Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran melakukan penelaahan atas laporan yang masuk. Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran harus segera memutuskan perlu tidaknya dilakukan audit khusus/investigasi atas Pelaporan Dugaan Pelanggaran dalam waktu paling lama 12 (dua belas) hari kerja dan dapat diperpanjang paling lama 7(tujuh) hari kerja apabila dipandang perlu. b._apabila hasil penelaahan sebagaimana dimaksud pada angka 2.a menunjukkan bahwa pelaporan tidak benar dan tidak ada bukti, maka tidak akan diproses lebih lanjut. c. Apabila hasil penelaahan menunjukkan adanya indikasi pelanggaran yang disertai bukti-bukti yang cukup, maka pelaporan disampaikan kepada Direksi/Dewan Komisaris sesuai dengan kewenangan. d. Terkait pelaporan dugaan pelanggaran yang memerlukan pendalaman lebih lanjut, wajib ditindaklanjuti oleh Direksi/Dewan Komisaris melalui Satuan Pengawasan Intern/Komite Audit untuk dilakukan audit khusus/investigasi. e._pelaku/terlapor pelanggaran yang telah terbukti berdasarkan hasil audit khusus/investigasi, akan diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku. f. Apabila audit khusus/investigasi terbukti adanya pelanggaran oleh Insan Perusahaan, maka dapat ditindaklanjuti sesuai ketentuan yang berlaku. 12
g. Apabila hasil audit khusus/investigasi terbukti adanya pelanggaran oleh Insan Perusahaan yang mengarah ke tindak pidana, maka dapat ditindaklanjuti proses hukum yang berlaku kepada lembaga penegak hukum dengan Direksi sebagai pelapor. h. Audit Khusus/Investigasi (Pendalaman) Semua laporan mengenai pelanggaran yang masuk dilakukan penelaahan, dengan tujuan untuk sedapat mungkin mengumpulkan bukti awal yang cukup memadai, sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan apakah laporan pelanggaran tersebut benar adanya atau bahkan sebaliknya ditemukan tidak cukup bukti untuk diteruskan pada tahap audit khusus/investigasi. Proses audit khusus/investigasi atas suatu laporan harus dilakukan dengan tetap memegang azas praduga tidak bersalah, objektifitas, dan independen. Hasil dari proses audit khusus/investigasi berupa laporan hasil audit khusus/investigasi yang disertai beberapa bukti pendukung yang merupakan bukti fisik serta bukti non-fisik. Hasil laporan audit khusus/investigasi tidak berupa opini atau pendapat tapi berupa kesimpulan akhir mengenai hasil audit khusus/investigasi yang digunakan sebagai dasar putusan pengambilan tindakan. Audit khusus/investigasi dilakukan oleh Tim Audit khusus internal berdasarkan instruksi Direksi/Dewan Komisaris, dalam hal diperlukan dapat ditunjuk Investigator Independen (eksternal) berdasarkan persetujuan Direksi/Dewan Komisaris. Tim audit khusus/investigasi internal mencakup namun tidak terbatas pada Satuan Pengawasan Intern (SPI). Perusahaan harus dapat memilih dan menyediakan Auditor/investigator yang berintegritas untuk menjaga objektifitas hasil audit khusus/investigasi, sehingga kepercayaan terhadap WBS dapat dijaga. Proses audit khusus/investigasi harus bebas dari diskriminasi atau SARA, serta tidak boleh dilakukan atas dasar suka dan tidak suka (like and dislike). Terlapor harus diberi kesempatan penuh untuk memberikan penjelasan atas bukti-bukti yang ditemui, termasuk pembelaan bila diperlukan. 3. Administrasi Pelaporan a. Seluruh proses Pelaporan Dugaan Pelanggaran diadministrasikan secara baik oleh Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran. 13
b. Catatan penerimaan Pelaporan Dugaan Pelanggaran memuat sekurangnya: 1) Nomor registrasi. 2) Tanggal penerimaan. 3) Petugas penerima. 4) Deskripsi singkat. c. Pengelola WBS membuat laporan secara periodik (mingguan dan bulanan), antara lain meliputi jumlah pelaporan/pengungkapan, kategori pelaporan/penyingkapan dan saluran yang digunakan oleh Pelapor serta menyampaikannya kepada Direksi. 4. Tindak lanjut dan Pemantauannya a. Tindak Lanjut untuk mempercepat dan mempermudah proses tindak lanjut pelaporan/ penyingkapan, maka Pelapor: 1)_Dapat memberikan informasi mengenai data diri, sekurang-kurangnya memuat: alamat, nomor telepon, faksimili, email (atau dengan pilihan anonim). 2)_Harus memberikan indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan, yang meliputi: a._masalah yang diadukan Pokok pelaporan/penyingkapan yang ingin diungkapkan dan jumlah kerugian jika bisa ditentukan. Akan lebih baik apabila satu pelaporan/ penyingkapan hanya untuk satu masalah saja sehingga fokus. b. Pihak yang terlibat Siapa yang seharusnya bertanggung jawab atas kejadian tersebut termasuk saksi dan siapa/pihak mana yang diuntungkan/dirugikan. c. Lokasi Kejadian Lokasi lapangan/unit operasi mana masalah tersebut terjadi dengan spesifik menyebutkan nama, tempat atau fungsi yang dimaksud. d. Waktu Kejadian Periode kejadian dari masalah tersebut baik berupa bulan, tahun atau tanggal tertentu saat masalah tersebut terjadi. e. Bagaimana terjadinya dan apakah ada bukti. f. Apakah kasus ini pernah dilaporkan kepada orang/pihak lain. g. Apakah kasus ini pernah terjadi sebelumnya. 14
b. Monitoring Tindak Lanjut: 1) Pemantauan tindak lanjut Pelaporan Dugaan Pelanggaran dilakukan oleh Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran. 2) Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran dengan Pimpinan/ Ketua Tim SPI harus menginformasikan pelaporan dugaan pelanggaran yang masuk, yang diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Direksi setiap saat diperlukan. 3) Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran dengan Pimpinan/ Ketua Tim Komite Audit harus menginformasikan Pelaporan Dugaan Pelanggaran yang masuk, yang diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Dewan Komisaris setiap saat diperlukan. 5. Penyampaian Tanggapan a._perusahaan melalui Tim Pengelola Pelaporan Dugaan Pelanggaran menginformasikan dan/atau memberikan tanggapan atas status proses penyelesaian Pelaporan Dugaan Pelanggaran kepada stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders yang meminta penjelasan kepada Perusahaan mengenai Pelaporan Dugaan Pelanggaran yang diajukannya. b. Untuk pelaporan dugaan pelanggaran tanpa identitas, Perusahaan memberikan tanggapan kepada stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders yang meminta penjelasan apabila diperlukan. 6. Publikasi dan Sosialisasi Tim secara berkala melaporkan penanganan pelaporan/penyingkapan yang ditindaklanjuti maupun yang tidak dapat ditindaklanjuti kepada Direktur Utama minimal 3 (tiga) bulan sekali dan dipublikasikan ke dalam media Perusahaan maupun media lainnya. Perusahaan wajib mempublikasikan serta mensosialisasikan Pedoman Pengelolaaan Pelaporan Dugaan Pelanggaran kepada seluruh insan Perusahaan maupun stakeholders melalui berbagai media Perusahaan, seperti: a. Mencetak dan mendistribusikan dokumen Pedoman ini. b. Website perusahaan. c. Forum internal Karyawan. d. Banner Whistleblowing System (WBS). 15
BAB IV PERLINDUNGAN, APRESIASI DAN SANKSI 1. Perlindungan Pelapor dan Terlapor Perlindungan Pelapor dimaksudkan untuk memberikan jaminan keamanan dan keselamatan atas kerahasiaan identitas Pelapor dan perlindungan dari tindakan yang merugikan Pelapor. Bagi Perusahaan, perlindungan Pelapor akan menumbuhkan rasa aman bagi Insan Perusahaan dan Pelapor lainnya, sehingga akan mengefektifkan kebijakan. Kebijakan perlindungan Pelapor dimaksudkan pula untuk mendorong setiap Insan Perusahaan dan Pelapor lainnya untuk berani melaporkan pelanggaran. Perusahaan berkomitmen untuk melindungi Pelapor yang beritikad baik dan Perusahaan patuh terhadap segala peraturan perundangan yang terkait serta best practices yang berlaku dalam penyelenggaraan sistem perlindungan Pelapor. Perusahaan tidak memberikan sanksi bagi Pelapor pelanggaran yang tidak sesuai dengan maksud dan tujuan kebijakan ini; misalnya fitnah, pelaporan palsu atau pelaporan dengan etiket tidak baik lainnya. Semua laporan dugaan pelanggaran dijamin kerahasiaan dan keamanannya oleh Perusahaan. Pelapor dijamin haknya untuk memperoleh informasi mengenai tindak lanjut atas laporannya. Pelapor dapat mengadukan bila mendapatkan balasan berupa tekanan atau ancaman atau tindakan pembalasan lain yang dialaminya. Pengaduan harus disampaikan kepada Tim Perusahaan melalui mekanisme yang telah ditetapkan Perusahaan. Dalam hal masalah ini tidak dapat dipecahkan secara internal, Pelapor dijamin haknya untuk membawa ke lembaga independen di luar Perusahaan, seperti misalnya mediator, lembaga perlindungan saksi dan korban atas biaya Perusahaan. Perusahaan memberikan perlindungan kepada Pelapor, atas kemungkinan dilakukannya hal-hal sebagai berikut : a. Pemecatan; 16
b. Penurunan jabatan atau pangkat; c. Pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuknya; d. Catatan yang merugikan dalam file data pribadinya (personal file record); Selain perlindungan di atas, untuk Pelapor yang beritikad baik, Perusahaan juga menyediakan perlindungan hukum, sejalan dengan yang diatur Undang Undang No. 15 tahun 2002 serta perubahan terakhir Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2010 tentang Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang, Undang Undang No.13 tahun 2006 yanggal 11 Agustus 2006, tentang Perlindungan Saksi dan Korban, Peraturan Pemerintah No.57 tahun 2003 tentang Tata Cara Perlindungan Khusus bagi Pelapor dan Saksi dalam Tindak Pidana Pencucian Uang yaitu: a. Perlindungan dari tuntutan pidana dan/atau perdata; b. Perlindungan atas keamanan pribadi, dan/atau keluarga Pelapor dari ancaman fisik dan/atau mental; c. Perlindungan terhadap harta Pelapor; dan/atau d. Pemberian keterangan tanpa bertatap muka dengan Terlapor, pada setiap tingkat pemeriksaan perkara dalam hal pelanggaran tersebut masuk pada sengketa pengadilan. Dalam hal Pelapor merasa perlu, maka ia juga dapat meminta bantuan pada Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK), sesuai Undang Undang No.13 tahun 2006 tanggal 11 Agustus 2006. 2. Apresiasi Pelapor a._perusahaan dapat memberikan penghargaan kepada Pelapor atas dugaan pelanggaran yang bisa dibuktikan sehingga membantu menyelamatkan Perusahaan dari kerugian keuangan atau lainnya b._bentuk penghargaan yang diberikan oleh Perusahaan dapat berupa kenaikan pangkat/jabatan atau penghargaan lainnya. 3. Bentuk Sanksi Bentuk sanksi kepada Terlapor yang terbukti bersalah diberikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Perusahaan. 17
BAB V PENUTUP 1. Pedoman Pelaporan Dugaan Pelanggaran ( Whistleblowing System) ini disusun untuk dapat menjadi acuan insan Perusahaan. 2. Pedoman Pelaporan Dugaan Pelanggaran ini terkait langsung dengan Pedoman Audit Khusus dan Peraturan Disiplin Pegawai. 3. Pedoman Pelaporan Dugaan Pelanggaran ini dapat diubah/direvisi secara berkala untuk disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan. 4. Setiap perubahan Pedoman Pelaporan Dugaan Pelanggaran dilakukan setelah mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris PT Multi Terminal Indonesia. 5. Setiap perubahan Pedoman Pelaporan Dugaan Pelanggaran dinyatakan berlaku sejak ditetapkan oleh Direksi PT Multi Terminal Indonesia. ==========================,,,,,,============================= Lampiran-Lampiran : Lampiran 1 - Berita Acara Penelaahan Awal/Klarifikasi Lampiran 2 - Berita Acara Hasil Audit Khusus/Investigasi Lampiran 1 : Berita Acara Penelaahan awal Lampiran 2 : Berita Acara Audit Pendalaman/Investigasi 18