VAL IT SEBAGAI FRAMEWORK TATA KELOLA TI Titien S. Sukamto

VAL IT SEBAGAI FRAMEWORK TATA KELOLA TI Titien S. Sukamto

Pengantar Val IT merupakan Framework yang dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI), dimana fokus utama framework ini adalah tanggungjawab bisnis dalam penciptaan nilai/value dari TI. Untuk mendukung orang bisnis dalam mengelola dan mengembangkan tanggungjawab tersebut, Val IT menyediakan perangkat proses bisnis yang IT related, kunci praktik manajemen, panduan manajemen, dan model kematangan Val IT merupakan pelengkap/pendamping dari COBIT, sehingga struktur dan templatenya mengikuti COBIT

Pengantar cont... Val IT pertama kali dirilis pada tahun 2006 sebagai pelengkap/pedamping COBIT. Ide ini muncul karena dirasa bahwa untuk menciptakan nilai bisnis dari TI bukan hanya menjadi tanggungjawab TI saja, tetapi juga tanggung jawab bisnis. Dalam evolusi COBIT, tanggungjawab bisnis telah masuk pada proses TI COBIT. Namun, COBIT masih fokus pada proses TI yang dijalankan oleh Departemen TI. Melalui Val IT, ITGI ingin lebih fokus dalam mengembangkan tanggungjawab bisnis dalam penciptaan nilai TI, dengan menerapkan perangkat IT Related Business Process. Proses bisnis yang IT related dan praktik manajemen dibutuhkan untuk menjamin bahwa bisnis memegang kendali atas penciptaan nilai bisnis dari TI dan terkait dengan IT Process dalam COBIT.

Prinsip Val IT IT-enabled Investment (Investasi TI): Dikelola sebagai portofolio investasi Mencakup keseluruhan aktivitas yang diperlukan untuk memperoleh nilai bisnis Dikelola melalui keseluruhan siklus ekonomi Value-delivery practices (Praktik penyampaian nilai): Mengenali adanya perbedaan kategori dari investasi yang akan dievaluasi dan dikelola secara berbeda Menjelaskan dan mengawasi matriks utama dan memberikan respon yang cepat terhadap segala perubahan atau penyimpangan Melibatkan seluruh stakeholder dan memberikan akuntabilitas yang tepat bagi penyampaian kapabilitas serta realisasi dari keuntungan bisnis Dipantau, diawasi dan ditingkatkan secara berkelanjutan / terus-menerus

Istilah Kunci dalam Val IT Framework Portfolio Management Programme Management Project Management Hubungan Project, Programme dan Portfolio Sumber. Grembergen.2009.

Istilah Kunci dalam Val IT Framework cont... Agar dapat menerapkan Val IT secara baik, organisasi harus dapat memahami perbedaan antara Manajemen Proyek, Manajemen Program dan Manajemen Portoflio Project Management (Manajemen Proyek) Seperangkat aktivitas yang terstruktur, yang fokus pada penyampaian kapabilitas berdasarkan pada jadwal dan budget yang disetujui (penting namun tidak cukup untuk mencapai outcome bisnis yang diinginkan) Programme Management (Manajemen Program) Pengelompokkan proyek yang terstruktur dan saling terkait, diperlukan untuk mencapai hasil bisnis yang diinginkan dan penyampaian nilai. Termasuk di dalamnya manajemen perubahan bisnis, proses bisnis, orang, dll). Unit utama dari investasi dalam Val IT Portfolio Management (Manajemen Portofolio) Mengelompokkan, mengelola dan memantau program investasi, layanan TI, proyek TI, aset TI atau sumber daya lain untuk mengoptimalan nilai organisasi.

Domain Val IT Terdapat 3 Domain dalam Val IT, Value Governance (VG), Portfolio Management (PM), dan Investment Management (IM). Masing-masing domain memiliki proses, tujuan, input-output, serta matriks.

Domain Val IT cont... Value Governance (VG) Value Governance (VG) Tata Kelola Nilai Tujuan domain ini untuk memastikan bahwa praktik manajemen nilai tertanam dalam organisasi, memungkinkan untuk menjamin nilai maksimal dari investasi TI, memungkinkan investasi melalui siklus ekonomi secara penuh Domain ini digunakan untuk membangun praktik manajemen nilai dalam organisasi. Hal ini mengamankan nilai maksimal dari investasi TI. Komitmen terhadap praktik manajemen nilai membantu organisasi untuk mengamankan arah strategis untuk keputusan investasi Value Governance membentuk dan mengintegrasikan proses dengan tata kelola perusahaan secara keseluruhan Karakteristik portofolio didefinisikan untuk mengetahui apakah akan dapat mendukung investasi baru. Pengalaman organisasi dari waktu ke waktu dapat diterapkan untuk meningkatkan manajemen nilai

Domain Val IT cont... Value Governance (VG) cont... Proses dalam Domain Value Governance (VG) VG 1 Establish informed and committed leadership (Membangun Kepemimpinan yang terinformasi dan berkomitmen) VG2 Define and Implement Process (mendefinisikan dan menerapkan proses) VG3 Define Portfolio Types (mendefinisikan Tipe Portofolio) VG4 Align and Integrate Value Management with Enterprises Financial Planning (menyelaraskan dan mengintegrasikan Manajemen Nilai dengan Perencanaan Keuangan Perusahaan) VG5 Establish Effective Governance Monitoring (membangun pengawasan tata kelola yang efektif) VG6 Implement Lessons Learned (mengimplementasikan Lessons Learned untuk peningkatan praktik Manajemen Nilai secara terus menerus)

Domain Val IT cont... Value Governance (VG) cont... Matriks Proses pada Domain Value Governance (VG) Level kesepakatan kepemimpinan pada prinsip-prinsip tata kelola nilai Level keterlibatan kepemimpinan Tingkat implementasi dan kepatuhan terhadap proses manajemen nilai

Domain Val IT cont... Portfolio Management (PM) Tujuan domain ini adalah untuk memastikan organisasi menjamin nilai optimal di seluruh portofolio investasi TI Domain ini memastikan investasi TI dalam portofolio memberikan nilai optimal bagi bisnis organisasi, batas investasi didefinisikan dan kinerja portofolio dipantau. Setiap investasi TI diprioritaskan dan dievaluasi. Agar pengelolaan investasi TI dapat optimal, investasi TI tersebut harus disertakan dalam setiap portofolio investasi bisnis. Ada berbagai jenis investasi TI dengan kompleksitas dan derajat kebebasan dalam alokasi dana. Kriteria evaluasi penting untuk ditetapkan pada setiap jenis investasi. Manajemen portofolio harus dikelola secara aktif dan disesuaikan dengan manajemen perusahaan.

Domain Val IT cont... Portfolio Management (PM) cont... Proses dalam Domain Portfolio Management (PM) PM1 Establish strategic direction and target investment mix (Menentukan arah dan target strategis investasi) PM2 Determine availability and sources of funding (Menentukan ketersediaan sumber dana) PM3 Manage human resource ability (Mengelola kemampuan sumberdaya manusia) PM4 Evaluate and select programmes to fund (mengevaluasi dan memiih program yang akan didanai) PM5 Monitor and repeat on portfolio performance (Pengawasan dan Pelaporan Kinerja Portoflio investasi) PM6 Optimize portfolio performance (Mengoptimalkan Kinerja Portofolio Investasi)

Domain Val IT cont... Portfolio Management (PM) cont... Matriks Proses Domain Portfolio Management (PM) Level kepuasan kontribusi TI terhadap nilai bisnis Persentase pengeluaran TI yang memiliki ikatan langsung dengan strategi bisnis Persentase kenaikan nilai portofolio dari waktu ke waktu

Domain Val IT cont... Investment Management (IM) Tujuan domain ini adalah untuk memastikan semua individu menjamin investasi TI, berkontribusi dalam proses menciptakan nilai bisnis yang optimal. Domain ini memiliki 3 komponen utama, yaitu : Business Case, berfungsi untuk menentukan program investasi yang sesuai dan mengelola eksekusi dari program tersebut Programme management, mengelola proses yang mendukung pelaksanaan program Benefits Realisation, secara aktif mengelola realisasi manfaat yang diperoleh dari program melalui tugas yang spesifik Melalui domain ini perusahaan mengidentifikasi kebutuhan bisnis mereka.

Domain Val IT cont... Investment Management (IM) cont... Proses pada Domain Investment Management (IM) IM1 Develop and evaluate initial programme concept business cases (mengembangkan dan mengevaluasi Business Cases dari konsep awal program) IM2 Understand candidate programme and options (memahami usulan program dan pilihannya) IM3 Develop a programme plan (mengembangkan perencanaan program) IM4 Develop full lifecycle costs and benefits (mengembangkan siklus hidup dari biaya dan keuntungan) IM5 Develop detailed candidate programme business cases (mengembangkan Business Case program secara detail) IM6 Launch and manage the programme (meluncurkan dan mengelola program)

Domain Val IT cont... Investment Management (IM) cont... Proses Domain Investment Management (IM) cont... IM7 Update operational portfolios (Memperbaharui portofolio operasional) IM8 Update the business case (memperbaharui Business Case) IM9 Monitor and report on the programme (Mengawasi dan melaporkan program) IM10 Retire the programme (penyelesaian program) Matriks Proses Jumlah ide baru per kategori investasi dan persentase yang berkembang menjadi Business Case yang terperinci Kelengkapan dan kepatuhan terhadap Business Case (awal dan revisi) Persentase nilai yang diharapkan terealisasi

Hubungan antar Proses dalam Domain Val IT Sumber. Farda.2015.

Hubungan antar Proses dalam Domain Val IT cont... Proses dalam domain Value Governance menetapkan kerangka tata kelola secara keseluruhan. Menentukan portofolio investasi dan menghasilkan layanan TI, aset serta sumberdaya. Selanjutnya domain ini mengawasi jalannya tata kelola dan merekomendasikan solusi perbaikan Proses dalam domain Portfolio Management kemudian mendefinisikan karakteristik sesuai dengan kebutuhan portofolio, membuat keputusan strategis, dan penentuan alokasi sumberdaya. Menentukan dan mengevaluasi prioritas program serta memantau kinerja portofolio Proses dalam domain Investment Management mendefinisikan program sesuai dengan kebutuhan bisnis. Meluncurkan dan mengelola program. Memantau kontribusi hasil dari investasi TI terhadap bisnis, menilai kinerja investasi TI, serta menentukan kelanjutan investasi.

Val IT Management Guidelines Val IT Management Guidelines menyampaikan informasi yang lebih mengenai implementasi, pengelolaan dan mengukur proses Val IT. Hubungan masing-masing proses Val IT, dalam kaitan input-output Overview dari tugas penting proses, termasuk didalamnya peran dan tanggungjawab. Digambarkan dalam RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) chart Tujuan dan matrik pengukuran pada level domain Val IT, level proses Val IT, dan level aktivitas Val IT

Model Kematangan Val IT Domain Value Governance (VG) Level 0 Non-existent Organisasi melihat fungsi TI sebagai pengeluaran biaya yang harus diminimalkan Komunikasi antara bisnis dan TI terbatas Level 1 Initial Organisasi melihat bahwa TI adalah biaya sekaligus investasi Ada peningkatan komunikasi antara bisnis dan TI tentang perlunya menunjukkan laba atas investasi TI Business Case ada namun tidak lengkap Keterampilan dan alat bergantung pada individu secara ad hoc

Model Kematangan Val IT Domain Value Governance (VG) cont... Level 2 Repeatable Ada peningkatan kesadaran antara manajemen bisnis dan TI tentang kebutuhan tata kelola yang lebih formal Fungsi bisnis dan TI bekerja secara kolaboratif pada kebutuhan untuk menunjukkan laba atas investasi TI Business Case dan pelaporan ada untuk sebagian besar investasi, serta terdapat laporan mengenai manfaat yang didapatkan On the job training disediakan dalam pengembangan Business Case Level 3 Defined Fungsi bisnis dan TI memahami persyaratan tata kelola untuk memilih dan melaksanakan investasi baru Memberikan hasil layanan TI secara efisien Memastikan alokasi optimal sumberdaya TI

Model Kematangan Val IT Domain Value Governance (VG) cont... Level 4 Managed Komitmen antara fungsi TI dan bisnis untuk mengoptimalkan kontribusi investasi dan layanan TI terhadap nilai bisnis Proses dan keterampilan yang ada untuk mendukung pengambilan keputusan investasi dan manajemen nilai, serta untuk memastikan bahwa alokasi sumberdaya sesuai dengan prioritas Alat dan standar terintegrasi dengan sistem perusahaan lainnya, diadopsi dan rencana pelatihan formal dijalankan Leve 5 Optimised Manajemen nilai merupakan bagian dari budaya organisasi Bisnis dan TI berkerja sama untuk terus mengoptimalkan dan melaporkan portofolio investasi serta layanan TI yang dihasilkan, aset dan sumberdaya lainnya Proses terus ditingkatkan Memanggil pakar dari eksternal organisasi sebagai bahan pertimbangan dan asumsi tantangan investasi

Model Kematangan Val IT Domain Portfolio Management (PM) Level 0 Non-existent Tidak ada kesadaran bahwa investasi TI harus dikelola sebagai portofolio Level 1 Initial Beberapa fungsi bisnis menerapkan praktik manajemen portofolio secara terpisah dalam lingkup kegiatan mereka Tanggung jawab dalam manajemen portofolio tidak didefinisikan Fungsi TI bertanggungjawab untuk penggunaan sumberdaya TI Business Case mungkin diperlukan, tetapi dipertimbangkan secara terpisah Evaluasi dan seleksi program masih subjektif dan cenderung terdapat unsur politik Matriks keuangan sederhana diterapkan secara individu

Model Kematangan Val IT Domain Portfolio Management (PM) cont... Level 2 Repeatable Ada peningkatan kesadaran tetang kebutuhan untuk mengelola investasi TI menggunakan portofolio Business Case diterapkan pada sebagian program dan dievaluasi dengan ukuran finansial Manajemen TI dan bisnis terlibat dalam memilih dan mengevaluasi program, tetapi tanggungjawab tidak jelas Sebuah life cycle investasi ditetapkan, tetapi tidak ada definisi penelusuran manfaat yang konsisten Pelatihan dilakukan secara ad hoc Level 3 Defined Ada pemahaman yang umum tentang praktik manajemen portofolio Business Case diterapkan pada semua program Manfaat dipantau dan dilaporkan pada sebagian program, menggunakan langkah-langkah dasar dari nilai keuangan, keselarasan strategi dan risiko. Inventarisasi sumberdaya dan pemanfaatannya tetap terjaga Rencana pelatihan ada namun tidak konsisten pelaksanaannya

Model Kematangan Val IT Domain Portfolio Management (PM) cont... Level 4 Managed Direksi dan manajemen eksekutif berkomitmen penuh untuk manajemen portofolio dan secara teratur meninjau kinerja portofolio Peran manajemen portofolio, tanggungjawab, akuntabilitas dan praktik pendukung diterapkan secara konsisten dan terintegrasi dengan model tata kelola perusahaan Program dikategorikan dan Business Case diterapkan untuk semua program Level 5 Optimised Praktik manajemen portofolio adalah bagian dari budaya organisasi Portofolio terus dipantau dan disesuaikan untuk mengoptimalkan nilai Kinerja individu sejalan dengan kinerja portofolio Keahlian dalam mengelola dan melaporkan kinerja investasi dan portofolio secara keseluruhan tersedia di seluruh organisasi dan mendukung pengambilan keputusan oleh eksekutif Terdapat standar sistem pengukuran portofolio untuk mendukung evaluasi dan prioritas portofolio dalam menanggapi perubahan lingkungan bisnis internal dan eksternal, dan memastikan bahwa portofolio menciptakan nilai yang optimal

Model Kematangan Val IT cont... Domain Investment Management (IM) Maturity Model pada Val IT Framework Domain Investment Management Level 0 Non-existent Perusahaan melihat TI sebagai tujuan akhir dan fokus pada penyampaian teknologi Tidak ada pemahaman kebutuhan strategis untuk fokus pada manfaat atau membangun hubungan yang jelas antara investasi teknologi dan manfaat bisnis yang diinginkan Level 1 Initial Proses investasi masih ad hoc, Business Case jarang dibutuhkan Terdapat matriks finansial, tetapi fokus hanya pada biaya penyampaian solusi TI Alat dan kemampuan bergantung pada individu Budget TI terbatas dan keikutsertaan bisnis dalam proses manajemen investasi masih sedikit Tidak ada manajemen dan pengendalian yang konsisten atau efektif atas biaya, manfaat serta risiko

Model Kematangan Val IT cont... Domain Investment Management (IM) cont... Level 2 Repeatable Ada proses yang intuitif saat mengembangkan Business Case, tetapi belum didefinisikan secara formal Fokus utama adalah pada biaya tetapi ada pemahaman mengenai manfaat Ada peningkatan dalam keikutsertaan bisnis dalam mendefinisikan mayoritas program investasi Matriks finansial ada untuk biaya, keuntungan bisnis dan risiko, tetapi tidak ada pengawasan atau manajemen yang konsisten dan efektif terhadap manfaat dan risiko Level 3 Defined Terdapat standar dan alat untuk mengembangkan Business Case, termasuk manfaat tingkat tinggi, baik finansial maupun non finansial, serta biaya dan risiko Untuk sebagain investasi yang besar fokus pada keluaran bisnis yang jelas, identifikasi area yang dibutuhkan untuk mencapai keluaran serta risiko. Pakar dan keahlian ada dalam TI dan bisnis untuk menilai perkiraan manfaat tangible dan intangible, sekaligus menilai risiko TI dan bisnis TI dan bisnis memiliki tanggungjawab yang jelas dalam mengembangkan Business Case

Model Kematangan Val IT cont... Domain Investment Management (IM) cont... Level 4 Managed Direksi dan manajemen eksekutif berkomitmen terhadap manajemen investasi Business case komprehensif, lengkap, diperbaharui, serta memasukkan program dan rencana realisasi keuntungan Menggunakan perencanaan program/proyek yang terstandarisasi untuk mengawasi manajemen investasi TI Ada peran dan tanggungjawab yang jelas dari stakeholder TI dan Bisnis Proses pengawasan manfaat ada untuk menjamin rencana realisasi keuntungan dicapai dan berkelanjutan Menggunakan Scorecards untuk menyimpulkan komposisi dan kesehatan program Level 5 Optimised Manfaat finansial dan non-finansial, biaya, dan risiko dari program investasi diawasi secara terus menerus dan disesuaikan untuk mengoptimalkan nilai dari lifecycle ekonomi Proses manajemen investasi dan keahlian meningkat berdasarkan pada lessons learned, alat terintegrasi dengan sistem perusahaan Ketika Business Case diperbaharui untuk merefleksikan perubahan pada kebutuhan kinerja program, manajemen mengevaluasi Business Case untuk menetapkan apakah hal tersebut tetap akan dilanjutkan atau tidak

Referensi Wim Van Grembergen &Steven De Haes. Enterprise Governance of Information Technology. 2009. Irfan Farda. Evaluasi Investasi TI Dengan Val IT Framework (Studi Kasus Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Sinjai). Tesis. Universitas Gadjah Mada. 2015 Teguh Nurhadi Suharsono. Penggunaan Val IT Framework Untuk Menilai Perencanaan Investasi Teknologi Informasi (Studi Kasus : Universitas Sangga Buana YPKP Bandung). Tesis. Institut Teknologi Bandung. 2008 Melita Kozina dan Dražen Popović. Val IT Framework and ICT Benefits. 2010. P. Florin-Mihai ILIESCU. Auditing IT Gvernance. 2010.

Tugas 1! Buat kelompok beranggotakan 6-7 orang Menganalisa kasus yang diberikan! Buat presentasi mengenai kasus tersebut. Dipresentasikan mulai minggu depan. Buat makalah dikumpulkan saat UTS Sistematika makalah : I Pendahuluan II Tinjauan Pustaka dan Landasan Teori III Pembahasan IV Kesimpulan Daftar Pustaka