BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisa Sistem Yang Berjalan PT. Bancar Makmur Indah Medan, belum terdapat sebuah sistem informasi yang terprogram. Dengan dibuatnya suatu sistem yang terprogram pada PT. Bancar Makmur Indah Medan ini maka diharapkan dapat membantu pihakpihak yang bersangkutan dalam hal penerimaan barang yang dimiliki oleh perusahaan, demi kelancaran pengembangan dan kemajuan usaha serta kinerja ataupun operasionalnya. Pada dasarnya sistem yang digunakan atau sedang berjalan pada PT. Bancar Makmur Indah Medan sampai saat ini masih secara manual, seperti halnya pencatatan jumlah barang masuk yang akan dilaporkan kepada pimpinan. III.1.1. Analisa Input Adapun formulir penerimaan barang PT. Bancar Makmur Indah Medan seabagai masukkan yang digunakan perusahaan untuk proses pencatatan data barang, ada satu buah fromulir yang digunakan untuk penerimaan barang pada PT. Bancar Makmur Indah Medan yaitu : Formulir penerimaan barang, adapaun formulir penerimaan barang pada PT. Bancar Makmur Indah Medan dapat dilihat pada gambar III.I. 23
24 PT. BANCAR MAKMUR INDAH BUKTI PENERIMAAN BARANG No. : Tanggal : Supplier : Alamat : Nama Barang : Kode : Kuantitas : Satuan : Harga Satuan : Keterangan : Penerima: Disetujui: ( ) ( ) Nama Jelas Nama Jelas Gambar III.1. Tampilan Input Penerimaan Barang
25 III.1.2. Analisa proses Adapun proses pengolahan data penerimaan barang pada PT. Bancar Makmur Indah yang sedang berjalan dapat digambarkan dalam bentuk aliran informasi gambar III.2. Supplier Devisi Penerimaan Barang Keuangan Start Menerima Barang dan Faktur LPB Mengirim barangdan Faktur Membuat LPB End LPB Gambar III.2. Flow Of Doccument Sistem Yang Sedang Berjalan III.1.3. Analisa Output Output dari sistem yang dihasilkan hanya berupa penyimpanan data pada aplikasi dari Ms.Excel yang tidak terintegrasi dengan database, dan untuk penyajian laporan data penerimaan barang kepada pimpinan masih berdasarkan atas data dari Ms.Exel. Output hasil pencatatan data penerimaan barang memuat seluruh komponen nama barang, kuantitas dan jumlah harga sebagaimana yang
26 telah dijelaskan pada proses input penerimaan barang. Berikut adalah contoh hasil output penerimaan barang tersebut. Gambar III.3. Laporan Penerimaan Barang Pada PT.Bancar Makmur Indah III.2. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan Sistem yang ada saat ini masih diolah menggunakan komputer yang masih berbasis desktop (menggunakan Microsoft Excel), dan untuk sistem yang baru menggunakan aplikasi berbasis Windows. Dalam hal pengolahan data untuk sistem yang baru dibandingkan sistem yang lama terdapat beberapa hal yang berbeda, diantaranya adalah perubahan dalam hal penggunaan aplikasi program, yaitu akses pencarian informasi data dapat diakses dengan cepat tanpa harus susah payah mengkalkulasikan data, dan terintegrasi langsung dengan database tersebut berada. Informasi terkait penerimaan barang juga dapat diakses secara cepat oleh
27 admin dan tidak membutuhkan waktu yang relatif lama, oleh karenanya dibutuhkan perbaikan sistem dengan menggunakan aplikasi modern sebagaimana yang akan diusulkan dalam penelitian ini. III.3. Desain Sistem Secara Global Untuk memberikan gambaran secara menyeluruh namun sederhana dari sistem perancangan aplikasi yang diusulkan, dapat disajikan proses global yang berlangsung dalam aplikasi yang akan dirancang seperti yang diperlihatkan pada diagram aktivitas. III.3.1.Use Case Diagram Login Sistem Supplier Perimaan Barang Devsi Penerimaan Barang Laporan Penerimaan Barang Keuangan Logout Gambar III.4 Use Case Diagram
28 III.3.2. Class Diagram Berikut ini Class diagram Sistem informasi Penerimaan Barang terlihat pada gambar III.5 Barang -KodeBarang : String -NamaBarang : String -Satuan : String -HargaBarang : Integer +Simpan() +Hapus() +Batal() +Tutup() Supplier -KodeSupplier : String -NamaSupplier : String -Alamat : String -Telepon : Integer +Simpan() +Hapus() +Batal() +Tutup() -End1 -End2 * * -End3 * PenerimaanBarang -NoPenerimaan : String -KodeBarang : String -NamaBarang : String -HargaSatuan : Integer -Qty : Integer -Total : Integer -Tanggal : Date -KodeSupplier : String -NamaSupplier : String +Simpan() +Hapus() +Batal() +Tutup() -End4 * Gambar III.5. Class Diagram III.3.3. Sequence diagram Sequence diagram adalah diagram yang merepresentasikan interaksi antarobjek. Bentuk Sequence diagram dari sistem yang dibangun adalah sebagai berikut :
29 1. Sequence Diagram Login Form Login Database Menu PO Login PO Validasi Login Hasil Username & Password Salah Username & Password Benar Gambar III.6. Sequence Diagram Login 2. Sequens Proses Data Supplier Halaman Utama Login PO page PO View (item) Open New Proses Data Supplier In Message Succes Sent (item) Gambar III.7. Sequence Diagram Supplier
30 3. Sequens Proses Penerimaan Barang Halaman Utama Login PO page PO Open New Proses Data Penerimaan Barang View (item) In Message Succes Sent (item) Gambar III.8. Sequence Diagram Penerimaan Barang III.3.4. Disain Sistem Secara Detail Dalam hal ini penulis akan membahas perancangan sistem yang akan dibangun secara terperinci yaitu melalui desain output, desain input, dan desain database. III.3.4.1. Desain Output Desain sistem ini berisikan pemilihan menu dan hasil pencarian yang telah dilakukan. Adapun bentuk rancangan output dari sistem penerimaan barang pada PT. Bancar Makmur Indah Medan ini adalah sebagai berikut:
31 1. Rancangan Output Laporan Penerimaan Barang Rancangan Output laporan penerimaan brang berfungsi menampilkan datadata penerimaan barang di PT. Bancar Makmur Indah Medan. Adapun rancangan output laporan penerimaan barang dapat dilihat pada gambar III.9. sebagai berikut: Bulan Tahun Tampilkan Keluar Grafik Peneriman Mc Aqua Star Van McKarton Plastik 26(15) Mc Cansea(6) Strapping Band(6) Gambar III. 9. Rancangan Laporan Penerimaan Barang
32 III.3.4.2. Desain Input Desain input merupakan suatu bentuk masukan yang penulis rancang guna lebih memudahkan dalam entri data. Entri data yang dirancang akan lebih mudah dan cepat dan meminimalisir kesalahan penulisan dan memudahakan perubahan. Perancangan input tampilan yang dirancang adalah sebagai berikut: 1. Perancangan Input Form Login Perancangan input form login berfungsi untuk verifikasi user yang berhak menggunakan sistem. Adapun rancangan form login dapat dilihat pada gambar III.12. sebagai berikut: User Image Password Login Logout Gambar III.10. Rancangan Input Form Login 2. Rancangan Input Menu Utama Rancangan input menu utama berfungsi untuk menampilkan tampilan utama dari user interface. Adapun rancangan menu utama dapat dilihat pada gambar III.13. sebagai berikut:
33 APLIKASI PENERIMAAN BARANG PT. Bancar Makmur Indah Jln. Pulau Sumatera No.13 Kim I Mabar-Medan Telp.061-6850230-20242 File Transaksi Laporan Keluar Gambar III.11. Rancangan Input Form Menu Utama 3. Rancangan Input Data Barang Perancangan form input data barang merupakan form untuk penyimpanan data-data barang. Adapun bentuk form input data barang dapat dilihat pada gambar III.12. sebagai berikut :
34 DATA BARANG Kode Nama Satuan Harga_Satuan Simpan Hapus Batal Tutup Cari Data Gambar III.12. Rancangan Input Form Data Barang 4. Rancangan Input Form Data Supplier Perancangan input data pelanggan merupakan form untuk penyimpan datadata supplier. Adapun bentuk form data pelanggan dapat dilihat pada gambar III.13. Sebagai berikut:
35 DATA SUPPLIER Kode Nama Alamat Telepon Simpan Hapus Batal Tutup Cari Data Gambar III.13. Rancangan Input Form Data Supplier 5. Rancangan Input Form Data Penerimaan Barang Perancangan form input data Penerimaan barang merupakan form untuk penyimpanan data-data penerimaan barang. Adapun bentuk form data penerimaan barang dapat dilihat pada gambar III.14. Sebagai berikut:
36 DATA PENERIMAAN BARANG No.Penerimaan Tanggal Kode Barang Nama Barang Harga Satuan Qty Total Kode Supllier Nama Supplier Simpan Hapus Batal Tutup Cari Data Gambar III.14. Rancangan Input Form Data Penerimaan Barang
37 III.3.4.3. Perancangan Database III.3.4.3.1. Kamus Data (Data Dictionaries) Kamus data merupakan suatu daftar terorganisasi tentang komposisi elemen data, aliran data dan data store yang digunakan. Pengisian data dictionary dilakukan setiap saat selama proses pengembangan berlangsung, ketika diketahui adanya data atau saat diperlukan penambahan data item ke dalam sistem. Berikut Kamus Data dari Sistem Penerimaan barang pada PT. Bancar Makmur Indah : 1. Supplier =kode_supplier + nama + alamat + telepon 2. Barang = kode_barang + nama + satuan + harga_satuan 3. Penerimaan= no_penerimaan + tanggal + kode_barang+ nama_barang + harga_satuan + Qty + total + kode_supplier + nama_supplier 4. Pengguna = kode_pengguna + username + password + status III.3.4.3.2. Desain Table/File Perancanagn struktur database adalah untuk menentukan file database yang digunakan seperti field, tipe data, ukuran data. Sistem ini dirancang dengan menggunakan database SQL SERVER. Berikut adalah desain database dan table dari sistem yang dirancang : 1. Table Pengguna Nama Database Nama Tabel Primary Key : DBPENERIMAAN : Tbl_User : Kode_User Foreign Key :
38 Tabel III.1. Tabel Pengguna Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *Kode_User Varchar 10 Primary Key Nama_User Varchar 30 Password Varchar 10 Status Varchar 20 2. Tabel Barang Nama Database Nama Tabel Primary Key : DBPENERIMAAN : TblBarang : Kode_Barang Foreign Key : Tabel III.2. Tabel Barang Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *kode_barang Varchar 10 Primary Key Nama_Barang Varchar 30 Satuan Varchar 20 Harga_Satuan Varchar
39 3. Tabel Supplier Nama Database Nama Tabel Primary Key : DBPENERIMAAN : TblSupplier1 : Kode_Supplier Foreign Key Tabel III.3. Tabel Supplier Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *Kode_Supplier Varchar 10 Primary Key Nama Varchar 35 Alamat Varchar 35 Telepon/Hp Varchar 15 4. Tabel Penerimaan Barang Nama Database Nama Tabel Primary Key : DBPENERIMAAN : TblPenerimaan : No_Penerimaan Foreign Key :
40 Tabel III.4. Tabel Penerimaan Barang Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *No_Penerimaan Varchar 10 Primary Key Tanggal Date/time 15 Kode_Barang Varchar 10 Nama_Barang Varchar 35 Harga_Barang Qty Total Int Int Int Kode_Supplier Varchar 10 Nama_Supplier Varchar 35 III.3.4.3.3. Activity Diagram Activity Diagram mengambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat mengambarkan proses pararel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Berikut adalah gambar activity diagram dari sistem yang di rancang : 1. Activity Diagram Form Input Data Login Activity Diagram Form Input Data Login dapat dilihat pada gambar III.15. Sebagai berikut :
41 Masukkan User Name dan Password Ya Apakah Valid? Tidak Login Berhasil Selesai Gambar III.15. Activity Diagram Form Input Data Login 2. Activity Diagram Form Input Data Supplier Activity Diagram Form Input Data Supplier dapat dilihat pada gambar III.17. Sebagai berikut : Tambah data Supplier isi data supplier Simpan data Supplier Edit data Supplier isi data supplier Update data Supplier Hapusl data Supplier isi data supplier Hapus data Supplier Batal data Supplier isi data supplier Keluar data Supplier Gambar III.16. Activity Diagram Form Input Data Supplier
42 3. Activity Diagram Form Input Data Barang Activity Diagram Form Input Data Barang dapat dilihat pada gambar III.18. Sebagai berikut : Tambah Data Barang isi data barang Simpan Data Barang Edit data Barang isi data barang Update Data Barang Hapusl Data Barang isi data barang Hapus Data Supplier Batal Data Barang isi data barang Keluar Data Barang Gambar III.17. Activity Diagram Form Input Data Barang 4. Activity Diagram Form Input Data Penerimaan Barang Activity Diagram Form Input Data Barang dapat dilihat pada gambar III.18. Sebagai berikut :
43 Tambah Data Penerimaan Barang isi data Penerimaan Barang Simpan Data Penerimaan Barang Edit data Penerimaan Barang isi data Penerimaan Barang Update Data Penerimaan Barang Hapusl Data Penerimaan Barang isi data Penerimaan Barang Hapus Data Penerimaan Barang Batal Data Penerimaan Barang isi data Penerimaan Barang Keluar Data Penerimaan Barang Gambar III.18. Activity Diagram Form Input Data Penerimaan Barang