BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Setiap organisasi memiliki budaya yang berbeda dalam mencapai setiap misi dan tujuannya. Budaya organisasi merupakan kumpulan nilai-nilai yang membantu anggota organisasi memahami tindakan yang dapat diterima dan yang tidak dapat diterima dalam organisasi. Budaya organisasi memiliki peran yang sangat strategis untuk mendorong dan meningkatkan efektifitas kinerja organisasi, sebagai instrumen untuk menentukan arah organisasi, mengarahkan apa yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan dan sebagai alat untuk menghadapi masalah dan peluang dari lingkungan internal dan eksternal. Hal yang paling mendasar dari budaya organisasi adalah sebagai sistem kontrol sosial bagi anggota organisasi untuk mengendalikan perilaku yang diharapkan agar sesuai dengan tujuan organisasi.[1] Analisis metode OCAI adalah konsep yang dikembangkan K.S Cameron dan R.E Quinn untuk mengelompokan suatu organisasi berdasarkan kulturnya (budaya) untuk mendukung visi, misi dan tujuannya serta mengidentifikasi elemen-elemen di dalam kultur yang dapat melawan misi dan tujuan. Hal ini juga bermanfaat untuk sebuah organisasi yang mencari jati dirinya dan mendefinisi ulang kebudayaannya apakah kultur organisasi tersebut termasuk ke dalam kultur Hierarchy, kultur Market, kultur Clan atau kultur Adhocracy. Perguruan tinggi merupakan salah satu bentuk organisasi yang memiliki visi, misi dan tujuan tertentu. Saat ini penilaian budaya organisasi di perguruan tinggi dilakukan dengan pendekatan metode OCAI menggunakan tools berupa pengisian kuesioner dalam format Microsoft Office Excel. Beberapa kelemahan yang mungkin terjadi dengan pengisian kuesioner dalam bentuk Microsoft Office Excel atau manual dengan hard copy diantaranya sebagai berikut : 1
1. Kesalahan pengisian kuesioner. 2. Waktu penginputan kuesioner yang tidak ada batasnya. 3. Pengelolaan data yang membutuhkan waktu yang lama. Selain menggunakan media kertas sebagai sarana untuk pengisian kuesioner dan penggunaan Microsoft Office Excel untuk pengolahan nilai kuesioner, penilaian organisasi juga dapat dilakukan dengan salah satu aplikasi yang sudah ada di internet, yaitu aplikasi OCAI Online (dapat diakses pada situs http://www.ocaionline.com/). Namun demikian, pada aplikasi tersebut tidak menyediakan fitur rekomendasi berdasarkan hasil penilaian budaya organisasi yang sudah dilakukan. Berdasarkan beberapa permasalahan tersebut, maka proyek akhir ini membangun sebuah aplikasi dengan judul Aplikasi Penilaian Budaya Organisasi Di Perguruan Tinggi Berdasarkan Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI). Aplikasi ini memiliki beberapa fitur seperti input pengisian kuesioner sebagai penilaian budaya organisasi secara online, penyimpanan jawaban sementara dari responden yang mengisi kuesioner, pengolahan data dan laporan hasil pengisian kuesioner serta fitur rekomendasi hasil penilaian budaya organisasi yang dilakukan dari hasil pengisian kuesioner. Proyek Akhir ini bertujuan untuk membangun aplikasi yang di butuhkan oleh organisasi khususnya perguruan tinggi untuk membantu melakukan penilaian budaya organisasinya berdasarkan analisis metode OCAI yang nantinya berguna untuk membantu melakukan penilaian terhadap budaya organisasi yang sesuai dengan lingkup organisasi atau perguruan tinggi tersebut. 2
1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas dapat disimpulkan menjadi beberapa rumusan masalah, sebagai berikut: 1. Bagaimana membuat kuesioner yang dapat diakses oleh responden secara online? 2. Bagaimana mengelola data hasil dari pengisian kuesioner? 3. Bagaimana memberikan rekomendasi terkait hasil penilaian budaya organisasi melalui pengisian kuesioner secara online? 1.3 Tujuan Tujuan dari Proyek Akhir ini dengan judul Aplikasi Penilaian Budaya Organisasi Di Perguruan Tinggi Berdasarkan Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI) adalah : 1. Membangun aplikasi dengan fitur input pengisian kuesioner sebagai penilaian budaya organisasi secara online. 2. Membangun aplikasi dengan fitur pengolahan data dan laporan hasil pengisian kuesioner. 3. Membangun aplikasi dengan fitur rekomendasi hasil penilaian budaya organisasi melalui pengisian kuesioner. 1.4 Batasan Masalah Adapun batasan proyek akhir ini adalah : 1. Teknik pengumpulan data menggunakan kuesioner. 2. Metode pengerjaan hanya sampai Integration & System Testing. 3. Penilaian jenis budaya organisasi dilakukan dengan pendekatan metode Organizational Culture Assesment Instrument (OCAI). 4. Tidak melakukan tahapan Operation and Maintenance dalam metode pengerjaan pembangunan Aplikasi Penilaian Budaya Organisasi Di Perguruan Tinggi Berdasarkan Organizational Culture Assesment Instrument (OCAI). 3
1.5 Definisi Operasional Aplikasi Penilaian Budaya Organisasi Di Perguruan Tinggi Berdasarkan Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI) merupakan aplikasi yang berfungsi untuk membantu melakukan penilaian budaya organisasi di perguruan tinggi dengan teknik pengumpulan data berupa pengisian kuesioner yang dilakukan responden perguruan tinggi secara online. Aplikasi ini memiliki beberapa fitur seperti input pengisian kuesioner sebagai penilaian budaya organisasi secara online, pengolahan data dan laporan hasil pengisian kuesioner serta fitur rekomendasi hasil penilaian budaya organisasi yang dilakukan dari hasil pengisian kuesioner. 1.6 Metode Pengerjaan Metode yang digunakan untuk melakukan pengerjaan Aplikasi Penilaian Budaya Organisasi Di Perguruan Tinggi Berdasarkan Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI) adalah dengan menggunakan metode waterfall. Tahapan utama dari waterfall model langsung mencerminkan aktifitas pengembangan dasar. Terdapat 5 tahapan pada waterfall model, yaitu requirement analysis and definition, system and software design, implementation and unit testing, integration and system testing, dan operation and maintenance.[2] Gambar 1-1 Waterfall Model 4
Berikut adalah penjelasan dari tahapan-tahapan tersebut : 1. Requirement Analysis and Definition Merupakan tahapan penetapan fitur, kendala dan tujuan sistem melalui konsultasi dengan pengguna sistem. Semua hal tersebut akan ditetapkan secara rinci dan berfungsi sebagai spesifikasi sistem.[1] Dalam Proyek Akhir ini dilakukan studi literatur untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam perancangan aplikasi. Pengambilan informasi diambil dari beberapa sumber seperti paper ANALISIS BUDAYA ORGANISASI SEBAGAI FAKTOR KONTIGENSI DALAM PENERAPAN TATAKELOLA TI DI POLITEKNIK TELKOM-SESINDO 2013 dan beberapa sumber lainnya yang diambil dari buku. Kemudian melakukan proses analisis informasi yang dikaji dari sumber yang telah didapat seperti dari paper dan dari buku. Serta pendefinisian kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh aplikasi yang akan dibangun sehingga analisis kebutuhan untuk membangun aplikasi ini terpenuhi. 2. System and Software Design Informasi yang terdapat dalam dokumen analisa kebutuhan, akan menjadi referensi di tahap ini. Di tahap ini sebelum membuat desain sistem, terlebih dahulu pemodelan rancangan sistem dengan metode Pemodelan Visual UML (Unified Modelling Language). Dalam pengerjaan Proyek Akhir ini digunakan beberapa diagram untuk memodelkan rancangan sistem seperti Use Case Diagram, Use Case Scenario, Class Diagram, Sequence Diagram, Entity Relationship Diagram dan User Interface (UI) sebagai desain sistem. Pada tahap ini, paradigma yang digunakan adalah berorientasi sudut pandang pemograman yang membagi-bagi program berdasarkan fungsi-fungsi atau prosedur-prosedur yang dibutuhkan program komputer. 3. Implementation and Unit Testing Selama tahap ini, desain aplikasi disadari sebagai serangkaian program atau unit program. Unit testing memverifikasi bahwa setiap unit sesuai spesifikasi. [2] Dalam pengerjaan Proyek Akhir ini digunakan beberapa bahasa pemrograman untuk membuat rangkaian program, diantaranya adalah bahasa pemrograman PHP, HTML dan CSS, menggunakan Framework Codeigniter, dan database menggunakan MySQL. 5
4. Integration and System Testing Didalam tahap ini, setiap unit program akan diintegrasikan satu sama lain dan diuji sebagai satu sistem yang utuh untuk memastikan sistem sudah memenuhi persyaratan yang ada. Setelah itu sistem akan dikirim ke pengguna sistem. Tujuan dari system testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem yang dibuat dan kemudian bisa diperbaiki seperlunya. System testing dilakukan terhadap aplikasi yang dibuat.[2] Penulis menggunakan pengujian Black Box dan UAT (User Acceptance Test). Pengujian Black Box Testing adalah pengujian yang dilakukan dengan menguji fungsionalitas dari aplikasi yang dibangun. Dengan mengadakan pengujian, peneliti dapat mengetahui apakah perangkat lunak telah berfungsi dengan baik sesuai permasalahan dan kebutuhan user. Sedangkan metode pengujian UAT (User Acceptance Test) yaitu metode pengujian dilakukan oleh pengguna secara langsung untuk memeriksa apakah sistem dapat berjalan dengan benar sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna. 5. Operation and Maintenance Pada tahap ini adalah mengoperasikan program di lingkungannya dan melakukan pemeliharaan. Biasanya ini merupakan fase siklus hidup yang paling lama. Pemeliharaan mencakup koreksi dari berbagai error yang tidak ditemukan pada tahap-tahap sebelumnya, melakukan perbaikan atas implementasi unit sistem dan pengembangan layanan sistem, dan persyaratan-persyaratan baru ditambahkan. Pada pengerjaan proyek akhir ini, tahap Operation and Maintenance tidak dilakukan. 1.7 Jadwal Pengerjaan Berikut merupakan jadwal pengerjaan Aplikasi Penilaian Budaya Organisasi Di Perguruan Tinggi Berdasarkan Organizational Culture Assesment Instrument (OCAI). Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan 6