TUGAS PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Pendaftaran Anggota Di Perpustakaan Nasional Mata Kuliah : Pengembangan Sistem Informasi Dosen : Haryanto Sumarto Kelompok : 1. Erick S.P. 17108360 2. Eki Siwi 17108378 3. Maesarah R. 17108384 4. Rangga P.P. 17108301 5. Try Adriansyah 17108304 6. Selly Tricia 17108423 7. Yuliana JB 17108379 Kelas : 5 KA17 Sistem Informasi Universitas Gunadarma 2009
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dengan majunya perkembangan zaman serta semakin gencarnya issue globalisasi, maka sangatlah penting adanya campur tangan teknologi informasi dalam segala bidang termasuk di antaranya dalam bidang pendidikan. Dalam hal ini, perpustakaan merupakan salah satu sektor penting dalam menunjang terjadinya pendidikan yang berkualitas. Pada saat ini masih banyak perpustakaan yang kegiatannya dilakukan secara manual. Mulai dari pendaftaran menjadi anggota, mencari data anggota, mencari buku-buku yang tersedia atau yang tidak ada di perpustakaan dan kegiatan lainnya. Cara pendaftaran anggota yang masih dilakukan secara manual inilah yang bisa menyebab ketidakakuratan informasi yang akan di dapatkan. Untuk itu kami mencoba mengaplikasikan kegiatan pendaftaran keanggotaan perpustakaan ini ke dalam sistem informasi secara komputerisasi. 1.2 Ruang Lingkup Pengembangan sistem informasi ini hanya dibatasi pada bagaimana para calon anggota perpustakaan yang ingin mendaftar menjadi anggota perpustakaan saja. 1.3 Tujuan Adapun tujuannya adalah : 1. Memudahkan kegiatan pendaftaran calon anggota perpustakaan nasional. 2. Memudahkan para pelaku perpustakaan dalam hal pengelolaan data maupun pencarian data. 3. Menjamin keamanan data sehingga mempermudah dalam hal pengambilan keputusan 2
BAB II PERPUSTAKAAN Perpustakaan merupakan sarana penunjang pelaksanaan pengembangan pendidikan dan pengajaran. 2.1 Visi Dan Misi Perpustakaan Visi: Sebagai lembaga yang memberikan pelayanan jasa informasi guna mendukung terlaksananya transformasi pembinaan dan pengembangan ilmu pengetahuan teknologi dan seni yang berkualitas. Misi: 1. Memberikan akses informasi berkualitas secara cepat, efektif dan akurat kepada pengguna. 2. Memberikan jasa pelayanan informasi. 3. Meningkatkan mutu sumber daya perpustakaan menjadi relevan dan professional. 2.2 Tugas Perpustakaan Tugas Perpustakaan adalah sebagai berikut : 1. Merencanakan dan melakukan pengadaan koleksi kepustakaan. 2. Mencatat, membukukan, mengidentifikasi koleksi kepustakaan, dengan cara-cara yang sesuai dengan aturan kepustakaan. 3. Menyebarkan informasi dan melayani civitas akademika, karyawan dan masyarakat umum tentang jasa kepustakaan yang dapat diberikan. 4. Mengelola penggunaan dan peredaran koleksi kepustakaan. 5. Memelihara koleksi kepustakaan, sarana dan prasarana yang berhubungan dengan perpustakaan. 6. Membina perpustakaan khusus. 3
BAB lll ANALISA DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisa Masalah Perpustakaan nasional ingin memberikan pelayanan peminjaman dan pengembalian buku terhadap siapa saja anggota dengan baik yaitu dengan menggunakan sistem komputer. Setiap hari, jika ada calon anggota baru yang ingin mendaftar masih dilakukan secara manual sehingga sering terjadi kesalahan. Padahal cara tersebut kurang efektif, karena data dapat rusak atau hilang. 3.2 Pembahasan Masalah Pada pembuatan sistem perpustakaan ini dapat memberikan informasi yang akurat, cepat dan bermanfaat, sehingga kegitan perpustakaan akan lebih efektif dan efisien mengenai data anggota yang akan disimpan dalam suatu file. Apabila anggiota akan meminjam buku, anggota tersebut akan mengisi form data diri untuk kepentingan pengelola perpustakaan. Dan dari hasil pencatatan peminjaman buku tersebut, pengelola akan mengetahui buku-buku yang dipinjam oleh salah satu anggita. Dengan perancangan ini, diharapkan dapat meminimalisasi kesalahan yang pernah ada, dengan digantikan oleh sistem pengolah data yang terkomputerisasi yaitu dengan menggunakan software Visual Basic 6.0. 3.3 Sistem Yang Digunakan Dalam merancang suatu sistem perlu terlebih dahulu dibuat konsep rancangannya sehingga mempermudah dalam pelaksanaannya. Adapun konsep rancangannya sehingga mempermudah dalam pelaksanaannya. Adapun konsep rancangan tersebut meliputi pembuatan Data Flow Diagram ( DFD ) yang terdiri dari pembuatan Diagram Konteks dan Diagram Zero, Entity Relationship Diagram ( ERD ), serta Normalisasi. 4
3.3.1 Data Flow Diagram ( DFD ) Diagram Konteks Calon Anggota KTP, KTM Kartu anggota Sistem Pendaftaran Anggota Perpustakaan Nasional Laporan anggota baru Petugas Perpustakaan Diagram Zero Calon Anggota KTP, KTM 1.0 Cek syarat pendaftaran Keanggotaan perpustakaan Konfirmasi 2.0 Pengisian formulir pendaftaran dan foto Simpan ke database Anggota Perpustakaan Kartu anggota 3.0 Cetak kartu anggota Data anggota Data anggota 4.0 Laporan Petugas Perpustakaan Laporan Data anggota 5
3.3.2 Entity Relationship Diagram ( ERD ) Calon Anggota M 1 Daftar Perpustakaan No_identitas diri* Nama No_pendaftaran* Id_anggota Tgl_daftar Alamat Tgl_akhir no_tel tgl_lahir jns_kelamin foto 3.3.3 Normalisasi 1. Bentuk tidak normal No_identitas diri* Nama Alamat No_tel Tgl_lahir Jns_kelamin Foto No_pendaftaran* Id_anggota* Tgl_daftar Tgl_akhir Keterangan : * = Primary Key 2. Bentuk Normalisasi 1 NF No_identitas diri* Nama Alamat No_tel Tgl_lahir Jns_kelamin Foto No_pendaftaran* Id_anggota* Tgl_daftar Tgl_akhir 6
3. Bentuk Normalisasi 2 NF Tabel Anggota No_identitas diri* Nama Alamat No_tel Tgl_lahir Jns_kelamin Foto Tabel Daftar No_pendaftaran* No_identitas diri** Id_anggota** Tabel Perpustakaan Id_anggota* Tgl_daftar Tgl_akhir 4. Bentuk Normalisasi 3 NF No_identitas diri** Id_anggota** 7
BAB lv KEGIATAN DAN RINCIAN BIAYA 4.1 Usulan Biaya Perincian biaya yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : 1. Biaya Persiapan Operasi a. Biaya Instalasi Software - Software Microsoft Visual Basic 6.0 Rp. 100.000 2. Biaya Proyek a. Biaya Konsultasi : - Analisis 1 Orang Rp. 10.000.000 - Programmer 2 Orang Rp. 10.000.000 - Teknisi Rp. 5.000.000 b. Biaya Transportasi dan Biaya Akomodasi 2 orang Rp. 400.000 3. Tahap Analisis dan Desain a. Biaya Mengumpulkan Data, Dokumentasi Rp. 120.000 b. Biaya Rapat Rp. 180.000 4. Tahap Penerapan Sistem - Biaya pelatihan sistem aplikasi Rp. 500.000 5. Biaya Operasi dan Perawatan a. Biaya perawatan Hardware Rp. 2.000.000 b. Biaya perawatan Software Rp. 2.000.000 c. Biaya Konsultasi Rp. 1.000.000 Total Biaya Keseluruhan Rp. 31.300.000 4.2 Perincian Tugas Adapun tugas-tugas yang kami lakukan adalah sebagai berikut : 1. Membuat spesifikasi dan design software 2. Coding 3. Instalasi jaringan 4. Instalasi software 5. Tes dan dokumentasi 8
6. Pemeliharaan data 4.3 Analisa Keuntungan 4.3.1 Keuntungan Sistem a. Sistem yang akan dibangun memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. b. Meningkatkan citra perpustakaan. c. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. d. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. e. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global. 4.3.2 Keuntungan Pendanaan a. Pengurangan biaya operasional Rp. 5.000.000 b. Pengurangan kesalahan Proses Rp. 3.000.000 c. Pengurangan Persediaan Rp. 10.000.000 Total Keuntungan Rp. 18.000.000 Dengan demikian, UPT suatu Perpustakaan diperkirakan akan balik modal dalam jangka waktu kurang dari 2 tahun. 9
BAB V PENUTUP 4.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil adalah bahwa untuk membuat suatu sistem ( aplikasi dalam hal ini ) sebaiknya dilakukan dulu survey mengenai manfaat dan kereliableannya sistem ini terhadap pemakai akhir. Yakni yang perlu diperhatikan adalah apakah sistem ini dapat membantu atau mungkin dapat menyulitkan pemakai, serta kenyamanan dalam penggunaan, kehandalan sistem, serta dalam hal pembelajaran. Untuk penggunaan antarmuka ini terbagi hanya satu bagian yaitu pendaftaran calon anggota perpustakaan. Untuk pengumpulan data, metode yang digunakan adalah observasi langsung dengan melihat kondisi yang ada, interview dengan pegawai perpustakaan, dan pengamatan dengan sistem yang sudah ada. 4.2 Saran Sistem ini masih kami anggap sangat sederhana, karena hanya satu kegiatan atau hanya satu bagian dari perpustakaan saja batasannya, yaitu pada bagian pendaftaran anggota. Oleh karena itu, kami berharap sistem ini bisa dikembangkan lebih lagi, misalnya untuk peminjaman buku, pencarian buku, dan lain sebagainya. Dan agar bisa tercipta satu sistem yang utuh untuk terciptanya sistem informasi yang terkomputerisasi dalam kegiatan di perpustakaan nasional.. 10
11