BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum Teori umum adalah teori dasar yang didapat dari berbagai sumber pustaka terpercaya umtuk digunakan sebagai landasan dalam penulisan laporan tugas akhir. Berikut ini adalah teori-teori umum yang digunakan: 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2010:6), sistem informasi adalah sekumpulan dari komponen yang saling berhubungan dan berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output berupa informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas bisnis. Menurut Stair, Reynolds, dan Reynolds (2008:8), sistem informasi adalah sebuah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan komponen-komponen yang bertugas untuk mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, menyebarkan data dan informasi, dan menyediakan pembenaran untuk mencapai suatu objektif. Menurut O Brien (2006:5), sistem informasi adalah kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi jaringan, dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan komponen-komponen yang terdiri dari hardware,software, brainware, database, network dan prosedur yang saling berhubungan satu sama lain untuk mendukung dan mengembangkan pengoperasian sumber daya data menjadi informasi 9
10 yang bermanfaat dalam penyelesaian setiap permasalahan dan dalam pembuatan keputusan yang dibutuhkan oleh manajemen dan user. 2.1.2 Sumber Daya Sistem Informasi Menurut O Brien (2006:35), terdapat lima sumber daya system informasi yaitu: a. Sumber daya manusia adalah sumber daya yang dibutuhkan dalam pengoperasian system informasi, yang terdiri atas: i. Pemakai akhir / end user, orang-orang yang menggunakan system informasi atau informasi yang dihasilkan system tersebut. ii. Pakar sistem informasi, orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan system informasi. b. Sumber daya hardware adalah sumber daya yang meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan system informasi. Contohnya adalah sistemkomputer dan periferalkomputer. c. Sumber daya software adalah sumber daya yang meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Contohnya adalah softwaresistem, software aplikasi, dan prosedur. d. Sumber daya data adalah sumber daya yang harus dikelola secare efektif agar dapat memberi manfaat bagi para pemakai akhir dalam sebuah organisasi e. Sumber daya jaringan meliputi media komunikasi dan dukungan jaringan untuk mendukung operasi dan penggunaan sistem informasi. 2.1.3 Pengertian Proses Bisnis Definisi proses bisnis menurut Wagner & Monk (2009:1), adalah kumpulan kegiatan yang membutuhkan satu atau lebih jenis input dan menciptakan output, seperti laporan atau perkiraan, yang bernilai kepada pelanggan.
11 Menurut Rainer, Turban, & Potter (2007:266), proses bisnis adalah kumpulan langkah langkah atau prosedur yang dirancang untuk menghasilkan hasil yang tertentu. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang menerima masukan dan menghasilkan produk atau layanan yang terkait dengan pelanggan. 2.1.4 Pengertian Evaluasi Evaluasi merupakan bagian dari system manajemen yaitu perencanaan, organisasi, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi. Tanpa evaluasi maka tidak akan diketahui bagaimana kondisi objek evaluasi tersebut dalam rancangan, pelaksanaan serta hasilnya. Istilah evaluasi sudah menjadi kosa kata dalam bahasa Indonesia, akan tetapi kata ini adalah kata serapan dari bahasa Inggris yaiut evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (Echols dan Shadily, 2000:220). Sedangkan menurut pengertian istilah evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan suatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan (Yunanda:2009). 2.1.5 Tujuan dan Fungsi Evaluasi Setiap kegiatan yang dilaksanakan pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan evaluasi. Menurut Arikunto (2002:13), ada dua tujuan evaluasi yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum diarahkan kepada program secara keseluruhan, sedangkan tujuan khusus lebih difokuskan pada masing-masing komponen. Menurut Crawford (2000 : 30) tujuan dan atau fungsi evaluasi adalah: 1. Untuk mengetahui apakah tujuan-tujuan yang telah ditetapkan telah tercapai dalam kegiatan. 2. Untuk memberikan objektivitas pengamatan terhadap prilaku hasil. 3. Untuk mengetahui kemampuan dan membentuk kelayakan. 4. Untuk memberikan umpan balik bagi kegiatan yang dilakukan.
12 Pada dasarnya tujuan akhir evaluasi adalah untuk memberikan bahan-bahan pertimbangan menentukan/membuat kebijakan tertentu, yang diawali dengan suatu proses pengumpulan data yang sistematis. 2.1.6 Pengertian Distribusi Distribusi menurut Nirwan Sembiring (1991:39) adalah penyaluran barang dari suatu tembap ke tempat lainnya atau dari produsen ke konsumen untuk dimanfaatkan. Sedangkan menurut Kotler dan Amstrong dalam bukunya Principle of Marketing (2000:73), distribusi adalah aktifitas perusahaan agar produk/jasa mudah didapatkan oleh konsumen sasarannya. 2.1.7 Enterprise Resource Planning Menurut Leon (2007:14), Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan teknik dan konsep manajemen bisnis yang terintegrasi dan mengacu secara keseluruhan terhadap sudut pandang manajemen penggunaan sumber daya yang efektif agar mampu meningkatkan efisiensi manajemen perusahaan. Paket ERP adalah paket software yang terintegrasi dan mencakup semua fungsi bisnis yang mendukung konsep ERP. Software ERP dirancang untuk memodelkan dan mengotomatisasi sejumlah proses dasar yang berlangsung di perusahaan dengan tujuan untuk mengintegrasikan informasi di seluruh perusahaan dan menghilangkan hal kompleks dan mengurangi biaya terutama dalam pembuatan link antar system komputer yang membutuhkan biaya mahal. Sejarah singkat mengenai ERP bermula dari industri manufaktur. Dalam industri manufaktur, Material Requirements Planning (MRP) menjadi konsep dasar manajemen produksi dan kontrol pada pertengahan tahun 1970-an. Pada tahap ini Bill of Material (BOM), yang merupakan manajemen dari surat pemesanan memanfaatkan pula bagian manajemen material untuk pengaturan masing-masing pabrik dan mengatur perencanaan personel dan perencanaan distribusi, yang pada akhirnya menjadi MRP-II. Penggabungan fungsi manajemen akuntansi keuangan, fungsi manajemen sumber daya manusia, fungsi manajemen distribusi, dan
13 fungsi manajemen akuntansi semakin dibutuhkan karena mencakup semua bidang bisnis sehingga berkembang sampai ke area global. Perkembangan ini membuat MRP-II berkembang menjadi ERP. Berikut ini merupakan evolusi ERP secara inci: Table 2.1 Tabel Evolusi Enterprise Resource Planning Periode Waktu Sistem Deskripsi Inventory management and control adalah kombinasi dari IT dan proses bisnis dalam me-mantain level yang tepat untuk persediaan stok di gudang. Kegiatan yang dilakukan dalam inventory management Inventory adalah menentukan 1960-an Management & persyaratan mengenai Control persediaan, menetapkan target, menyediakan teknik dan pilihan dalam pengisian ulang stok, pemantauan penggunaan, merekonsiliasi saldo persediaan, dan pelaporan status persediaan Materials Requirement 1970-an Material Requirement Planning (MRP) Planning (MRP) memanfaatkan software aplikasi untuk proses penjadwalan produksi. MRP menghasilkan jadwal untuk
14 Periode Waktu Sistem Deskripsi produksi dan pembelian bahan baku berdasarkan persyaratan produksi barang jadi, struktur system produksi, level persediaan saat ini, dan pengaturan prosedur lot sizing untuk setiap produksi. 1980-an Manufacturing Requirement Planning (MRP II) Manufacturing Requirement Planning (MRP II) memanfaatkan software aplikasi untuk mengkoordinasi proses manufaktur, dari perencanaan produk, proses pembeliaan, dan control persediaan untuk distribusi produk. 1990-an Enterprise Resource Planning (ERP) Enterprise Resource Planning (ERP) menggunakan multi-modul software aplikasi untuk meningkatkan kinerja proses bisnis internal. Sistem ERP mengintegrasikan kegiatan bisnis di departemen fungsional, dari perencanaan
15 Periode Waktu Sistem Deskripsi produk, proses pembelian, control persediaan, distribusi produk, pemenuhan, sampai order tracking. Sistem software ERP dapat meliputi modul aplikasi untuk mendukung marketing, finance, accounting, dan human resource. Instalasi sistem ERP memiliki banyak keuntungan baik langsung maupun tidak langsung. Keuntungan langsung mencakup peningkatan efisiensi, fleksibilitas, integrasi informasi dan bisnis agar pengambilan keputusan dapat lebih baik, lebih cepat waktu dalam merespon permintaan pelanggan, perbaikan dalam kemampuan analisis dan perencanaan, penggunaan teknologi terbaru, dan lain-lain. Manfaat tidak langsung mencakup peningkatan image perusahaan menjadi lebih baik, peningkatan loyalitas serta kepuasan pelanggan, dan sebagainya. Menurut Srivastava dan Batra (2010:1), ERP adalah sistem informasi kompleks yang menyediakan integrasi alur informasi yang ada di seluruh organisasi. Sistem ERP saat ini juga berfungsi sebagai alat strategis yang signifikan untuk kompetisi perusahaan. Karakteristik Sistem ERP adalah: 1. Sistem ERP merupakan sistem pemrosesan berskala besar dan mencakup proses end-to-end. 2. Sistem ERP menyediakan akses informasi dengan mudah dan aman di dalam lingkungan real-time. 3. Sistem ERP memiliki fungsi yang lengkap dan mampu mengintegrasi sejumlah proses bisnis dan operasi.
16 4. Sistem ERP memiliki pengaruh yang kuat untuk departemen utama perusahaan dan cenderung membuat perubahan dalam proses bisnis perusahaan. 5. Sistem ERP adalah paket software komersial yang dirancang dengan baik sebagai aplikasi mainframe atau dirancang untuk bekerja pada lingkungan client-server. 6. Paket software ERP dapat disesuaikan/customized untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang spesifik dari setiap perusahaan. 7. Sistem ERP mendukung untuk penggunaan berbagai mata uang dan bahasa. 8. Sistem ERP menggunakan database berbasis perusahaan untuk memberikan informasi yang tepat waktu, relevan, dan mampu berbagi informasi dalam format yang mudah untuk digunakan. Menurut Srivastava dan Batra (2010:7), sistem ERP membantu perusahaan bersaing dengan lebih baik. ERP menyediakan sejumlah besar manfaat bagi perusahaan. ERP meningkatkan arsitektur IT perusahaan, meningkatkan proses bisnis, dan memberikan peningkatan pendapatan dan profitabilitas. Sistem ERP memberikan manfaat sebagai berikut: 1. Manajemen yang terintegrasi, 2. Pengambilan keputusan secara efektif, 3. Menyediakan pemanfaatan sumber daya yang tepat guna, 4. Mengurangi lead-time, 5. Mengurangi siklus waktu, 6. Menyediakan pengiriman tepat waktu, 7. Meningkatkan kepuasan pelanggan, 8. Menyediakan proses pengadaan yang lebih baik, 9. Menyediakan manajemen vendor, 10. Mengurangi biaya yang terkait dengan kualitas, 11. Memberikan fleksibilitas yang lebih baik, 12. Meningkatkan citra perusahaan.
17 Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan ERP adalah sistem yang terintegrasi yang memiliki database tunggal dan menangani data, informasi dan komunikasi yang dibutuhkan oleh organisasi. 2.2.8 Konsep Enterprise Resource Planning Menurut Wijaya & Darudiato (2009:26-28), konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut: ERP terdiri atas paket software komersil yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok dan informasi konsumen. Sistem ERP adalah paket sistem iformasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintasi area fungsional di dalam sebuah orgranisasi. Gambar 2.1 Enterprise Resource Planning
18 2.2.9 Keuntungan dan Kelemahan Sistem ERP 2.2.9.1 Keuntungan Sistem ERP Menurut Monk (2009:28), dengan menggunakan sistem ERP ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh antara lain yaitu: ERP memungkinkan integrasi global menjadi lebih mudah. Dengan adanya data yang terintegrasi secara otomatis dapat menjembatani rintangan yang disebabkan oleh kurs mata uang, bahasa serta budaya ERP tidak hanya mengintegrasikan orang dan data, tetapi juga mengeliminasi proses pembaharuan dan perbaikan pada banyak sistem computer yang terpisah. ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya memonitor hal tersebut. Karena system ERP telah memiliki data yang terintegrasi, maka manajer dapat berfokus pada perubahan yang dibutuhkan bagi perusahaan. ERP memungkinkan sistem informasi yang terintegrasi dan hal ini berdampak pada peningkatan kinerja proses bisnis perusahaan. 2.2.9.2 Kelemahan Sistem ERP Menurut Magalhaes, Jahankhani, dan Hessami (2010:164), kelemahan-kelemahan pada sistem ERP adalah sebagai berikut: Terbatasnya kustomisasi software ERP Sistem ERP masih sangat mahal ERP sering kali diligat terlalu sulit untuk diadaptasikan ke kerangka kerja dan proses bisnis spesifik beberapa perusahaan. Banyak integrated links yang membutuhkan akurasi tinggi di aplikasi lain untuk dapat bekerja secara efektif.
19 2.2 Teori Khusus Teori khusus merupakan teori yang berkaitan dengan topik laporan tugas akhir yang dibahas secara spesifik. Berikut ini adalah teori berdasarkan pustaka terpercaya yang mendukung penulisan laporan tugas akhir ini: 2.2.1 Purchasing Menurut Sofjan Assauri (2008:223), pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahanbahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam pabrik. Sedangkan menurut Mulyadi (2007:711), aktifitas dalam proses pembelian barang adalah: 1. Permintaan pembeliaan 2. Pemilihan pemasok 3. Penempatan order pembelian 4. Penerimaan barang, dan 5. Pencatatan transaksi pembelian Permintaan pembeliaan adalah contoh suatu aktifitas yang merupakan satuan pekerjaan yang ditujukan untuk memicu bagian pembeliaan melakukan pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi dan jadwal sebagaimana yang dibutuhkan oleh pemakai barang. Penerimaan barang adalah contoh aktifitas tentang penerimaan kiriman dari pemasok sebagai akibat adanya order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian. Beberapa pengertian tentang pembelian(purchasing): 1. Purchasing adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Tujuan utama dari purchasingdepartment adalah untuk menjaga kualitas dan nilai dari produk perusahaan, meminimalisasikan perputaran modal yang dipakai untuk penyediaan stok barang, menjaga aliran barang masuk dan barang keluar, dan memperkuat daya saing organisasi atau
20 perusahaan. Purchasing juga bisa dikatakan dalam penerimaan dan pemrosesan permintaan resmi (proses pembelian barang), membuat penawaran dan mencari barang, evaluasi penawaran, pemeriksaan atas barang yang diterima dan mengawasi atas penyimpanan dan pemakaian yang tepat. 2. Purchasing dapat diartikan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya dengan mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan. 3. Purchasing adalah salah satu fungsi utama diantara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada didalam suatu perusahaan atau perhotelan, seperti: administrasi, pembukuan, penjualan dan pemasaran. Pembelian telah banyak didefinisikan oleh para ahli dengan meninjau sudut pandang yang berbeda namun pada dasarnya memiliki pengertian yang sama. Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa purchasing atau pembelian adalah suatu usaha dalam memenuhi kebutuhan atas barang dan jasa yang diperlukan perusahaan dengan melihat kualitas atau mutu, kuantitas dari barang yang dikirim, serta harga dan waktu pengiriman yang tepat. 2.2.2 IFS (Industry and Financial Solutions) 2.2.2.1 IFS Applications IFS Application merupakan sebuah paket aplikasi bisnis berbasis komponen, yang telah dikembangkan dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan untuk menekan pengeluaran dan meningkatkan pendapatan. IFS Applications ini disebut juga PackagedforPayback, karena memungkinkan perusahaan mencapai ROI lebih cepat dan mempermudah untuk memperluas peluang-peluang bisnis yang baru.
21 2.2.2.2 Komponen-Komponen IFS Komponen-komponen IFS adalah sebagai berikut: Table 2.2 Tabel Komponen IFS Components Financials Description Komponen IFS Financials menawarkan gambaran lengkap bisnis perusahaan dari sudut pandang yang dipilih. Pada saat yang sama setiap transaksi keuangan dapat diikuti dan diteliti secara rinci. Komponen-komponen tersebut menyederhanakan akuntansi, meningkatkan kapasitas control pada semua tingkat organisasi dan mendukung perubahan-perubahan proses bisnis apapun yang dijalankan. ebusiness Komponen IFS ebusiness memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan internet dan meningkatkan jumlah perangkat mobile untuk menciptakan dan meningkatkan hubungan bisnis. Apapun kolaborasainya, mereka menyediakan informasi yang lebih personalized, akurat dan semakin nyata. Konsep IFS Sales&Support adalah hasil dari peningkatan focus terhadap pelanggan dan juga produk, konten layanan serta nilai tambahan
22 bagi pelanggan. Engineering Komponen IFS Engineering digunakan untuk meminimalkan rekayasa pekerjaan, menetapkan dan mengkonfigurasi elemen desain dan produk, menjamin kualitas dengan mempersatukan administrasi seluruh dokumentasi yang terkait, termasuk revisi. Seluruh organisasi diberikan akses ke informasi, memberikan update data teknis, keputusan administrasi dan keuangan. Manufacturing Komponen IFS Manufacturing digunakan untuk memberikan alur sederhana dan sangat otomatis bagi banyak pekerjaan mudah dalam kombinasi dengan manajemen yang diajukkan pada beberapa pengecualian untuk vital. Ini adalah solusi multifaste yang kuat, yang mendukung perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan analisis di sebagian besar jenis manufaktur, dalam semua tahap proses manufaktur dan untuk semua karyawan dalam organisasi.
23 Distribution Komponen IFS Distribution cocok dengan kebutuhan khusus organisasi dalam distribusi dan perdagangan, serta bisnis dengan kebutuhan rantai pasokan sebagai bagian dari proses bisnis mereka. Solusi ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan teknik, distribusi dan manufaktur serta industry asset intensif di seluruh dunia. IFS Distribution memuat paket solusi ebusiness yang mempermudah perusahaan perdagangan untuk berkolaborasi dengan pelanggan, pemasok, dan mitra melalui internet. Maintenance Komponen IFS Maintenance menyediakan system pemeliharaan yang lengkap, proaktif, terbuka, dan fleksibel untuk berkembang dan beradaptasi dalam mengikuti tuntutan yang berubah dengan cepat dari dunia di sekitar kita. Mudah digunakan dan diakses, yang memuat kedalaman fungsi yang menyediakan dukungan komprehensif untuk kebutuhan pemeliharaan sehari-hari serta pembangunan berkelanjutan dan perbaikan.
24 Human Resources Komponen IFS HumanResources dapat menghemat waktu dan biaya melalui manajemen biaya yang efektif dan rasional dari administrasi sumber daya manusia. Komponen ini memberikan analisa yang cepat dan akurat, mengamankan kompetensi dan kebutuhan perkembangan dari perusahaan dan karyawannya. Hal ini sangat penting dalam perencanaan strategis sumber daya manusia untuk sukses. General Components Komponen-komponen pendukung tersebut diterapkan pada hamper semua komponen yang digunakan pada sebagian besar proses. Mereka dapat ditambahkan dari waktu ke waktu, misalnya untuk menjalankan usaha sebagai proyek, menindaklanjuti kualitas atau menerapkan antarmuka portal ke solusi IFS Applications yang sudah ada.
25 2.2.2.3 IFS Distribution Modul IFS Distribution terdiri atas submodul DemandPlanning, Inventory, SupplierSchedules, Purchasing, CustomerSchedules, CustomerOrders, dan Invoicing. Submodul DemandPlanning mencakup fungsi prediksi dan perencanaan kolaboratif dan musiman. Submodul Inventory merampingkan keseluruhan proses inventori dan menyediakan data statistik untuk analisis secara mendetail. Submodul SupplierSchedules membantu mengelola permintaan barang ke supplier. Submodul Purchasing membantu memantau proses pembelian termasuk fungsi penilaian performa supplier. Submodul CustomerSchedules membantu mengelola order yang sifatnya rutin dari customer. Submodul CustomerOrder menangani ordercutomer, termasuk fungsi-fungsi pengecekan stok, retur, dan lain-lain. Submodul Invoicing mencakup fungsi pembuatan Invoice berdasarkan order dari customer atau Invoice pembelian dari supplier, selain itu Invoicing juga terintegrasi dengan submodul AccountReceiveable dan AccountPayable pada modul Financial. 2.2.3 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Menurut Black (2009:32), Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) adalah sebuah teknik untuk memahami dan memberi prioritas pada failure mode (symptom bug) atau risiko kualitas yang mungkin pada fungsi, fitur, atribut, behaviour, komponen, daninterface sistem. Pada dasarnya, FMEA adalah sebuah prosedur dalam pengembangan produk dan manajemen operasi untuk menganalisis failure mode yang mungkin pada suatu sistem dengan klasifikasi berdasarkan prioritas dan kemungkinan kegagalan. Aktifitas FMEA yang berhasil membantu sebuah tim mengidentifikasikan failure mode yang mungkin berdasarkan pengalaman sebelumnya dengan proses atau produk yang serupa. Ini
26 memungkinkan tim untuk menghindari kegagalan-kegalan tersebut dengan usaha dan pengeluaran yang minimum. Menurut Shirouyehzad (2011:Vol 3(2)), FMEA adalah teknik desain sistematis yang mengidentifikasi dan menyelidiki kelemahan sistem potensial (produk atau proses).ini terdiri dari metodologi untuk memeriksa semua cara dimana kegagalan sistem dapat terjadi, efekefek potensial dari kegagalan pada kinerja sistem dan keamanan, dan besarnya dampak dari efek tersebut. FMEA ditujukan untuk menentukan keandalan desain dengan mempertimbangkan potensi penyebab kegagalan dan efeknya pada sistem yang diteliti. Tujuan dari FMEA adalah untuk mencegah kegagalan yang tidak dapat diterima oleh user atau pelanggan dan untuk membantu manajemen dalam alokasi sumber daya yang lebih efisien. FMEA digunakan dalam program manajemen risiko perusahaan untuk mencegah user atau pelanggan menjadi sasaran kesalahan yang tidak dapat diterima dan untuk menghindari ketidakpuasan user atau pelanggan. Kolom-kolom yang terdapat pada table FMEA adalah sebagai berikut: 1. Severity Kolom ini menunjukkan efek dari kegagalan (langsung atau tertunda) pada sistem. Rex Black menggunakan skala 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya), sebagaimana berikut ini: 1. Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, atau masalah keamanan. 2. Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi 3. Kehilangan fungsionalitas yang masih memiliki solusi 4. Kehilangan fungsionalitas parsial 5. Kosmetik atau trivial
27 2. Priority Kolom ini didefinisikan efek dari kegagalan pada user, pelangganatauoperator. RexBlackmenggunakanskala dari 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya), seperti berikut ini: 1. Kehilangan total dari nilai sistem 2. Kehilangan yang tidak bisa diterima dari nilai sistem 3. Kehilangan yang tidak mungkin dapat diterima pada nilai sistem 4. Kehilangan yang dapat diterima pada nilai sistem 5. Kehilangan yang dapat diacuhkan pada nilai sistem 3. Likehood Kolom ini merepresentasikan kerentanan, dari 1 (paling rentan) sampai 5 (paling jarang), dari sudut pandang: a) keberadaan dalam produk (berdasarkan factor risiko teknis seperti kompleksitas dan histori kecacatan); b) di luar proses pengembangan saat ini; c) intruksi pada operasi user. Skala yang digunakan sebagai berikut: 1. Pasti mempengaruhi semua user 2. Sepertinya akan mempengaruhi beberapa (banyak) user 3. Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user 4. Pengaruh terbatas pada beberapa (banyak) user 5. Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaa nyata Penilaian pada severity, priority dan likelihood selanjutny aakan digunakan untuk menghitung total FMEA. Perhitungan biasanya dengan cara mengkalikan ketiga kolom tersebut, dan akan didapat RPN (Risk Priority Number) yang menjelaskan seberapa pentingnya untuk menguji model kegagalan ini. Rex Black (2002:34) membagi range nilai dari 1 ( resiko paling berbahaya) sampai 125 ( paling tidak beresiko bahaya). Rex Black membagi 3 kategori dalam RPN ini, yakni:
28 1. High Risk Item: Kategori yang berdampak paling besar bila terjadi kegagalan pada kegiatan ini. Perlu diberikan alternatif solusi pada kategori ini. Skor kategori ini antara 1 sampai 42 dari total FMEA yang didapat. 2. Medium Risk Item: Kategori yang memiliki dampak cukup besar bila terjadi suatu kegagalan dan masih ada beberapa alternatif solusi. Skor kategori ini antara 43 sampai dengan 64. 3. Low Risk Item: Kategori ini memiliki dampak yang sangat kecil/minimal bila terjadi sebuah masalah.pada kegiatan ini masalah dapat diselesaikan dengan solusi. 2.2.4 Fit/Gap Analysis 2.2.4.1 Pengertian Fit/Gap Analysis Menurut Ray(2011:163), Gap analysis adalah analisis kesenjangan antara daftar kebutuhan bisnis yang disebabkan oleh berbagai alasan. Sehingga diperlukan suatu upaya untuk mengidentifikasi bagian mana yang memiliki potensi kesenjangan/gap, karena mungkin suatu bagian tersebut sempurna atau memiliki kekurangan. Menurut Hoffman dan Bateson (2006:334), Gap analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk kemudian dapat diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut. Gap Analysis dapat dilihat dari berbagai perspektif, yaitu: Organisasi (Sumber Daya Manusia) Arah bisnis perusahaan Proses bisnis perusahaan Teknologi Informasi
29 Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, Gap Analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk menganalisis kesenjangan antara kebutuhan bisnis dengan sumber daya perusahaan tersebut untuk memaksimalkan kinerja perusahaan. 2.2.4.2 Tujuan Fit/Gap Analysis Fit/Gap Analysis digunakan sebagai alat membantu perusahaan untuk membandingkan performa saat ini dengan performa potensial. Tujuan dari Fit/Gapanalysis, yaitu untuk: Mengumpulkan requirement dari perusahaan Langkah awal untuk menentukan penyesuaian yang diperlukan Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi BestPractice Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan. 2.2.4.3 Langkah-langkahdalam Fit/Gap Analysis 2.2.4.3.1 RankingRequirement Requirement (kebutuhan) harus diidentifikasi berdasarkan level prioritasnya. Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi sistem baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area paling penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai
30 tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis. Adapun tingkatan ranking requirements yang dapat dijelaskan adalah sebagai berikut: Table 2.3 Tabel Rank Category Rank High / Kebutuhan Kritis atau Tujuan Description Merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa kebutuhan tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk di dalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal. Medium / Kebutuhan Nilai Tambah Merupakan kebutuhan yang jika dipenuhi, akan meningkatkan proses bisnis secara signifikan ; kebutuhan ini seringkali merupakan proses bisnis yang sedang berjalan dan tidak penting terhadap bisnis organisasi, namun jika dipenuhi akan memberikan manfaat biaya yang signifikan bagi organisasi.
31 Rank Low / Kebutuhan yang Diinginkan Description Merupakan kebutuhan yang baik jika dimiliki dan hanya akan menambah sedikit nilai terhadap proses bisnis dan dapat dicapai melalui berbagai solusi atau perubahan ataas proses bisnis. 2.2.3.3.2 Deegree of Fit Tahap selanjutnya dalam tahap Fit/Gap analysis adalah menentukan tingkat kesesuaian di antara kebutuhan pengguna dengan perangkat lunak. Berikut ini kategori yang digunakan dalam menentukan degree of fit, yaitu: Table 2.4 Tabel Degree of Fit Code F Description Fit Kebutuhan telah dipenuhi seutuhnya oleh perangkat lunak/software. G Gap Perangkat lunak / software tidak memenuhi kebutuhan ini sama sekali. Komentas, alternative, saran dan
32 rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap perangkat lunak / software. P PartialFit Perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang mencukupi kebutuhan. Solusi, pelaporan modifikasi atau customizations akan tetap diidentifikasi apabila diperlukan untuk memenuhi kebutuhan secara penuh. 2.2.5 Risk Analysis 2.2.4.1 Pengertian Risk Analysis Definisi risk analysis menurut Marchewka (2010:217), adalah penentuan tiap kemungkinan resiko yang terjadi dan akibatnya pada proyek. Menurut Abdullah et al (2010:363) dalam jurnal yang berjudul Risk Analysis of Various Phases of Software Development Models, dikatakan bahwa Risk Analysis is a good general-purpose yard stick by which we can control the risks involving indevelopment of software. Yang diterjemahkan risk analysis adalah sebuah tolak ukur umum dengan tujuan yang baik, dimana kita dapat mengendalikan resiko yang terdapat dalam pengembangan perangkat lunak.
33 Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa, riskanalysis adalah sebuah tolak ukur yang digunakan untuk mengendalikan kemungkinan resiko yang terjadi dan akibatnya dalam sebuah proyek. 2.2.4.2 Risk Identification Menurut Schwelbe (2010:434), risk identification adalah sebuah proses pemahaman kejadian potensial dimana dapat merugikan atau meningkatkan sebuah objek tertentu. Menurut Triadi, Norken, dan Dharma (2011:51) dalam jurnal yang berjudul Manajemen Resiko Operasi Pemeliharaan Waduk di Provinsi Bali, dikatakan bahwa identifikasi resiko adalah merinci resiko-resiko yang ada sampai level yang detail dan kemudian menentukan signifikansinya (potensinya) dan penyebabnya, melalui progam survey dan penyelidikan terhadap masalah-masalah yang ada Untuk mengatasi kesulitan dalam mengidentifikasi resiko dapat digunakan beberapa cara, antara lain menyusun daftar (checklist) resiko, wawancara dengan personel kunci (expert) yang terlibat, dan melalui brainstorming. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa, riskidentification adalah sebuah aktivitas yang dilakukan untuk mempelajari dan memperkirakan potensi-potensi resiko yang terdapat dalam objek tertentu. 2.2.4.3 Qualitative Risk Analysis Menurut Schwelbe (2010:438), qualitative risk analysis menyangkut penilaian kemungkinan dan dampak dari resiko-resiko yang diidentifikasi, untuk menentukan ukuran dan prioritasnya.
34 Menurut Marchewka (2010:207), qualitative risk analysis pada tahap proses manajemen resiko difokuskan pada analisis kualitas yang berkenaan dengan dampak dan kemungkinan dari resiko-resiko yang telah diidentifikasi. Qualitative risk analysis berfokus pada analisis resiko yang subjektif berdasarkan pengalaman dan penilaian dari project stakeholder. Walaupun teknik-teknik untuk menganalisis resiko proyek secara kualitatif dapat dilakukan oleh masing-masing stakeholder, tetapi dapat menjadi lebih efektif jika dilakukan secara berkelompok. Proses berkelompok ini memperkenankan masing-masing stakeholder mendengarkan pandangan yang lain dan mendukung komunikasi terbuka diantara stakeholder. Sebagai hasilnya, pandangan yang luat dari ancaman, kesempatan, isu-isu dan sudut pandang dapat didiskusikan dan dimengerti. 2.2.4.4 Matrik Peluang/Dampak (Probability/Impact Matrix) Probability/impact matrix memberikan daftar resiko berhubungan yang terjadi pada sisi matriks atau sumbu pada grafik dan hubungan akibat resiko yang terjadi kepada yang lainnya. Banyak tim proyek akan mendapatkan manfaat dari melakukan teknik simpel ini untuk mengidentifikasi resiko yang perlu diperhatikan. Untuk menggunakan pendekatan ini, anggota proyek membuat daftar resiko yang diperkirakan akan terjadi pada proyek. Setelah itu diberi label terhadap tiap resiko apakah tinggi, sedang, atau rendah terhadap kemungkinan terjadinya dan akibat resiko. Manajer proyek lalu merangkum hasilnya apakah resiko tersebut termasuk dalam kategori High (tinggi), Medium (sedang), atau Low (rendah) menjadi probability/impact matrix. (Schwelbe, 2010:438)
35 Gambar 2.2 Probability / Impact Matrix 2.2.5.5 Disaster Recovery Plan Disaster Recovery Plan merupakan sebuah rencana tertulis yang digunakan mengetahui cara mengatasi bencana utama dan memulihkan mission-critical sistem, aplikasi dan data. (Kim & Solomon, 2012, p.273) Disaster Recovery Plan mempunyai langkah utama dalam mengatasi bencana yaitu: 1. Memastikan keselamatan setiap individu 2. Membatasai kekuatan dari bencana 3. Menilai kekuatan dari bencana dan memulai operasi pemulihan berdasarkan DCP dan BCP.
36