BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Komunikasi 3.1.1 Profile Perusahaan PT. Anugerah Pharmindo Lestari adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi. Banyaknya produk yang didistribusikan menuntut kecepatan dalam pemenuhan barang-barang yang dipesan oleh para pelanggan. Berdasarkan pengalaman hampir tiga dasawarsa, APL berhasil membantu semua petugas kesehatan memenuhi kebutuhan saat ini dan masa depan, memperluas akses dan memperbaiki setiap aspek layanan kesehatan. Kami menyediakan solusi berbasis sasaran dan dampak tinggi berdasarkan akumulasi pengetahuan dan pengalaman untuk pasar spesifik Indonesia. Layanan kami memfasilitasi keterkaitan semua area perawatan kesehatan di Indonesia; Dari membantu produsen menavigasi saluran distribusi yang menantang dan sering membingungkan untuk menyampaikan program yang disesuaikan dan dipusatkan pada penjualan, pemasaran dan pengelolaan apotek masyarakat individu. Fokus kami secara keseluruhan adalah membantu klien menemukan area ekspansi baru di pasar, menerapkan praktik terbaik untuk mencapai kesuksesan dan mencapai tingkat pertumbuhan yang tinggi di area peluang ini. PT. Anugerah Pharmindo Lestari telah berhasil melayani pasar kesehatan Indonesia sejak tahun 1985. Di bidang bisnis, jangkauan dan layanan pelanggan PT Anugerah pharmindo lestari jelas merupakan salah satu kompetensi inti organisasi kami yang terpenting. Jaringan distribusi kami berkembang pesat untuk memenuhi kebutuhan pasar di 34 provinsi. PT. APL mengoperasikan 33 gudang di 28 kota di seluruh Indonesia dan tenaga penjualan kami hadir di 104 kota. Selanjutnya, tim penjualan mengunjungi pelanggan di kotakota sekunder dan tersier di wilayah mereka sehingga jumlah kota tercakup menjadi 434 dan jumlah pelanggan yang dilayani langsung menjadi sekitar 28.000. PT. APL selalu berupaya memberikan solusi yang sesuai, layanan bernilai tambah dan wawasan pasar yang kritis kepada mitra layanan kesehatan kami agar mereka dapat terhubung dengan sebaik-baiknya dan mewujudkan potensi pasar penuh dari pasar Indonesia yang tumbuh cepat dan beragam.
3.1.2 Struktur Organisasi Gambar 3. 1 Struktur Ogranisasi 3.2 Perencanaan Pada tahap ini dilakukan analisa perencanaan aplikasi sistem pemesanan berdasarkan kebutuhan pengguna yang didapat dari hasil pengumpulan data yang dilakukan. Sehingga hasil analisa ini akan mempermudah tahap perancangan dan implementasi untuk aplikasi
sistem yang akan dibuat. Berikut adalah tahapan dalam perencanaan pembuatan aplikasi dalam penelitian ini. Proses Sistem Berjalan Analisa Masalah Analisa Kebutuhan Perancangan Sistem Usulan Pembuatan Aplikasi Pengujian Gambar 3. 2 perencanaan pembuatan aplikasi pemesanan Tahapan perencanaan pengembangan sistem 1. Proses Sistem Berjalan Pada tahap ini bertujuan untuk mengenali bagaimana proses bisnis yang berjalan pada perusahaan yang menjadi bahan penelitian. 2. Analisa Masalah Pada tahap ini akan mencari data yang ada pada perusahaan untuk ditemukan masalah yang dapat terjadi pada sistem berjalan. 3. Analisa Kebutuhan Pada tahap ini dilakukan analisa mengenai kebutuhan yang diperlukan untuk pemecahan dari masalah yang sudah ditemukan pada tahap sebelumnya. 4. Perancangan Sistem Usulan
Pada proses ini akan dilakukan perancangan sistem usulan berdasarkan kebutuhan yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang ada. 5. Pembuatan Aplikasi Pada tahap ini akan dilakukan pembuatan aplikasi sistem berdasarkan perancangan yang sudah dibuat pada tahap sebelumnya. 6. Pengujian Pada tahap ini akan dilakukan pengujian setiap fungsi yang ada pada aplikasi, agar sesuai dengan rancangan yang sudah dibuat. 3.3 Pemodelan 3.3.1 Analisa Sistem PT. Anugerah pharmindo lestari sebagai perusahaan distirbutor alat kesehatan diharuskan memberikan pelayan yang terbaik dalam pemenuhan pemesanan alat kesehatan dari berbagai rumah sakit jantung yang ada di Jakarta khususnya rumah sakit harapan kita sebagai pusat rujukan nasional untuk penyakit jantung. Flowchart sistem berjalan
Gambar 3. 3 flowchart sistem berjalan Prosedur flowchart sistem berjalan 1. Mencatat Permintaan Sales mencatat permintaan barang dirumah sakit berdasarkan data yang diberikan oleh rumah sakit. 2. Membuat Daftar Pesanan Sales membuat daftar barang yang dipesan dan mengirimkannya kepada bagian gudang agar dicek persediaan barang yang dipesan. 3. Menerima Data Pemesanan Admin gudang menerima data pesanan dari sales yang kemudian akan diperiksa persediaan barang yang dipesan.
4. Cek Ketersediaan Barang Admin gudang memeriksa persediaan barang yang dipesan berdasarkan data yang dikirm oleh sales. 5. Menerima Konfirmasi Permintaan Sales menerima konfirmasi bahwa barang yang dipesan tidak tersedia atau tidak disetujui, kemudian sales akan menginformasikannya kepada pihak rumah sakit. 6. Membuat Picking List Apabila barang yang dipesan tersedia maka admin gudang segera memproses pesanan agar bisa segera dikirimkan ke rumah sakit. 7. Menyetujui List Pesanan Pesanan yang akan dikirimkan harus disetujui terlebih dahulu oleh supervisor. 8. Menyerahkan Dokumen Picking List Setelah disetujui maka dokumen picking list barang diserahkan kepada picker agar segera disiapkan barangnya. Data yang didapatkan dari alur sistem yang berjalan saat ini dilakukan analisa masalah dan kemudian ditemukan pemecahan masalah yang ada menggunakan metode analisis PIECES. Dalam melakukan analisa ini terdapat beberapa aspek, berikut hasil analisa yang dilakukan dalam peniltian ini. Tabel 3.1 analisis PIECES Aspek Masalah Solusi
Performance Banyak pesananan tidak terpenuhi dikarenakan sales tidak mengetahui jumlah stok saat memesan barang Information Admin gudang tidak mengetahui pesanan pada hari yang sama Economy Dokumen approval pesanan masih melalui media kertas Control Data pesanan tidak dapat terkontrol oleh supervisor Eficiency Sales tidak dapat melakukan pemesanan secara langsung Dibuatkan tabel informasi persediaan barang untuk melihat jumlah stok Dibuatkan notifikasi untuk admin gudang apabila ada sales yang melakukan pemesanan dan sudah di approve oleh supervisor Dibuatkan form untuk approval pesanan yang dilakukan oleh supervisor Dibuatkan notifikasi berupa email yang berisi link pesanan Dibuatkan form order untuk entry data pesanan 3.3.2 Peran canga n Sistem Usula n Folow chart sitem usulan Service Barang yang dipesan tidak ada pemberitahuan waktu pengiriman Dibuatkan laman status pesanan untuk melihat waktu pengiriman pesanan
Gambar 3. 4 flowchart sistem usulan Prosedur flowchart sistem usulan 1. Mencatat permintaan Sales menerima dan mencatat data pesanan sesuai data yang dipesan oleh pihak rumah sakit. 2. Melihat data barang Sales melihat stok persediaan barang yang dipesan apakah tersedia atau tidak pada gudang sebelum melakukan input data pesanan. 3. Input data pesanan Jika barang yang dipesan tersedia maka sales melakukan input data pesanan sesuai dengan permintaan pelanggan.
4. Konfirmasi pesanan Data pesanan yang sudah diinputkan sales akan dikonfirmasi oleh supervisor apakah disetujui atau tidak untuk proses selanjutnya. 5. Menerima konfirmasi Jika permintaan tidak disetujui oleh supervisor karena suatu hal maka sales dapat melihat status permintaan yang dipesan bahwa pesanan tidak disetujui. 6. Proses data pesanan Pesanan yang sudah disetujui oleh supervisor akan segera di proses oleh admin gudang sebelum dibuatkan picking list pesanan. 7. Membuat picking list pesanan Setelah pesanan diproses maka admin gudang membuatkan picking list pesanan barang yang akan dikirim ke pelanggan. Gambar 3. 5 Use case usulan
Deskripsi dari use case usulan Tabel 3.2 Deskripsi use case mencatat pengecekan tok Nama use case Pengecekan Stok Aktor Sales dan Admin gudang Deskripsi Melihat jumlah persediaan barang yang ada di gudang Nama Use Case Aktor Deskripsi Tabel 3.3 Deskripsi use case melihat Entry pesanan Entry pesanan Sales Sales memasukan data barang yang dipesan Nama Use Case Aktor Deskripsi Tabel 3.4 Deskripsi use case Menyetujui pesanan Melihat data pesanan Supervisor Pesanan akan disetejui terlebih dahulu oleh supervisor Nama Use Case Aktor Deskripsi Tabel 3.5 Deskripsi use case melihat data pesanan Melihat data pesanan Admin gudang Melihat data pesanan yang dilakukan oleh sales dan telah disetujui supervisor Nama Use Case Aktor Deskripsi Tabel 3.6 Deskripsi use case membuat picking list pesanan Membuat picking list pesanan Admin gudang Admin gudang membuatkan data barang yang akan dikirim Nama Use Case Aktor Deskripsi Tabel 3.7 Deskripsi use case Menerima laporan Menerima laporan Supervisor Supervisor dapat melihat laporan barang yang belum terpenuhi dan yang sudah terpenuhi
Activity Diagram 1. Activity diagram login Gambar 3. 6 activity diagram login Nama Activity Aktor Pra Kondisi Deskripsi Tabel 3.8 Deskripsi activity login Login Sales, Admin gudang dan supervisor User sudah terdaftar Memasukan data username dan password
2. Activity diagram melihat pengecekan stok Gambar 3. 7 Activity diagram pengecekan stok Nama Activity Aktor Pra kondisi Deskripsi Tabel 3.9 Deskripsi activity diagram melihat stok persediaan Pengecekan stok Sales dan Admin gudang Sudah login User melihat jumlah stok persediaan yang ada di gudang
3. Activity diagram entry pesanan Gambar 3. 8 Activity diagram Entry pesanan Nama Activity Aktor Pra kondisi Deskripsi Tabel 3.10 Deskripsi activity diagram Entry pesanan Entry pesanan Sales Sales sudah menerima permintaan barang dari rumah sakit Sales mengisi form pemesanan barang
4. Activity Diagram menyetujui pesanan Gambar 3. 9 Activity Diagram menyetujui pesanan Tabel 3.11 Deskripsi activity diagram menyetujui pesanan Nama activity Aktor Pra kondisi Deskripsi Menyetujui pesanan Supervisor Sales sudah entry data pesanan Supervisor menyetujui barang yang dipesan oleh sales
5. Activity Diagram melihat data pemesanan Gambar 3. 10 Activity diagram Melihat data pemesanan Nama Activity Aktor Pra kondisi Deskripsi Tabel 3.12 Deskripsi activity diagram Pemesanan Melihat data pemesanan Admin gudang Ada permintaan barang Admin gudang melihat data pesanan barang yang dilakukan oleh sales
6. Activity Diagram membuat picking list pesanan Gambar 3. 11 Activity Diagram membuat picking list pesanan Tabel 3.13 Deskripsi activity diagram membuat picking list pesanan Nama Activity Membuat picking list pesanan Aktor Admin gudang Pra kondisi Supervisor sudah menyetujui pesanan Deskripsi Admin gudang membuat picking list barang yang akan dikirim
7. Activity Diagram melihat laporan Gambar 3. 12 Activity Diagram meliihat laporan Nama Activity Aktor Pra Kondisi Deskripsi Tabel 3.14 Deskripsi Activity diagram melihat laporan Melihat laporan Supervisor Pemesanan barang sudah ada yang diproses dan dikirimkan ke rumah sakit Supervisor melihat hasil kinerja pemenuhan permintaan barang
Sequence Diagram Gambar 3. 13 Sequence diagram login Gambar 3. 14 Sequence diagram data barang
Gambar 3. 15 Sequence diagram order barang Gambar 3. 16 Sequence diagram approval pesanan
Gambar 3. 17 Sequence diagram cek pesanan Gambar 3. 18 Sequence diagram membuat picking list
Class Diagram Gambar 3. 19 Class diagram sistem. 3.3.3 Rancangan Tabel Rancangan tabel adalah gambaran dari setiap tabel, field, type data dan ukuran data. Berikut adalah rancangan tabel-tabel yang akan digunakan dalam aplikasi sistem pemesanan alat kesehatan untuk rumah sakit jantung di Jakarta. 1. Tabel user Nama tabel Isi Primary key : user : data user : id_user
Tabel 3.15 rancangan tabel user No Nama Field Tipe data Panjang keterangan 1. Id_user Int 5 Terisi otomatis dengan auto increment 2. Uname Varchar 30 berisi nama user 3. Pass Varchar 8 Akses password untuk login 4. Jabatan Enum Plihan jabatan untuk menentukan hak akses : superadmin, supervisor, admin dan sales 2. Tabel barang Nama tabel Isi Primary key : barang : data barang : id_brg Tabel 3.16 rancangan tabel barang No Nama field Tipe data Panjang keterangan 1. id_brg Int 5 Terisi otomatis dengan auto increment 2. Nama_barang Varchar 50 Berisi nama barang 3. Katalog Varchar 20 Kode barang perusahaan 4. no_lot Varchar 20 Serial number barang 5. expired_date Date - Masa berlaku barang 6. Jumlah Int 5 Ketersediaan barang 3. Tabel pelanggan Nama tabel Isi Primary key : pelanggan : data pelanggan : id_pelanggan Tabel 3.17 rancangan tabel pelanggan No Nama field Tipe data panjang Keterangan 1. id_pelanggan Int 5 Terisi otomatis dengan auto increment 2. nama_pelanggan Varchar 50 Berisi data pelanggan 3. Alamat Varchar 100 Alamat pelanggan 4. no_telp Varchar 15 Kontak pelanggan
4. Tabel orders Nama tabel Isi Primari key : orders : data order : id_order Tabel 3.18 rancangan tabel orders No. Nama Field Tipe data Panjang Keterangan 1. id_order Int 5 Merupakan primary key 2. Id_pelanggan Int 5 Foreign key 3. Nama_pelanggan Varchar 100 Nama pelanggan yang pesan barang 4. Nama_barang Varchar 50 Nama barang yang dipesan 5. Jml_pesanan Int 5 Jumlah permintaan 6. Jml_dipenuhi Int 5 Jumlah yang di approve 7. tgl_pesan Date Tanggal order dibuat 8. tgl_kirim Date Tanggal pemenuhan yang diharapkan 5. Tabel t_pesanan Nama tabel : t_pesanan Isi : order pesanan yang sudah disetujui Primary key : id_transaksi Tabel 3.19 rancangan tabel t_pesanan No. Nama field Tipe data Panjang Keterangan 1. Id_transaksi Int 5 Merupakan primary key 2. Id_order Int 5 Merupakan foreign key 3. Id_barang Int 5 Kode barang yang akan dikirim ke palanggan 4. tgl_pesan Date Tanggal pesanan saat dibuat 5. tgl_kirim Date Tanggal pemenuhan yang diharapkan 6. nama_pelanggan Varchar 100 Nama pelanggan yang pesan barang 7. nama_barang Varchar 50 Nama barang yang dipesan 8. Katalog Varchar 20 Katalog barang
9. no_lot Varchar 20 Serial number barang 10. expired_date Date Masa berlaku barang 11. jml_dipenuhi Int 5 Julah pesanan yang disetujui 12. Status Varchar 15 Status pesanan sudah diproses picking 3.3.4 Rancangan Tampilan Sebelum melakukan pembuatan aplikasi sistem dilakukan rancangan tampilan interface layar agar memudahkan pada saat iimplementasi. Berikut rancangan tampilan yang ada pada aplikasi sistem pemesanan alat kesehatan untuk rumah sakit jantung di Jakarta. Gambar 3. 20 rancangan halaman login Pada halaman ini user melakukan login dengan memasukann username dan password yang benar untuk masuk ke halaman utama sesuai hak akses.
Gambar 3. 21 rancangan tampilan halaman utama Setelah melakukan login maka user akan masuk ke halaman utama situs yang memiliki konten berbeda-beda sesuai hak akses saat login. Gambar 3. 22 rancangan tampilan data stok barang
Halaman ini dapat diakses untuk semua user untuk melihat data stok barang yang tersedia dalam gudang. Halaman ini dapat menjadi refrensi sales dalam melakukan order barang. Gambar 3. 23 rancangan tampilan form tambah barang Form tambah barang hanya dapat di akses oleh user admin gudang. Form ini menggunakan modal dalam html. Admin gudang dapat melakukan tambah barang langsung pada halaman data stok barang.
Gambar 3. 24 rancangan tampilan form order barang Form order ini hanya dapat di akses oleh sales saat akan melakukan pemesanan barang. Sales mengisi data barang yang dipesan dan waktu kirim yang diharapkan. Gambar 3. 25 rancangan tampilan konfirmasi order
Pada halaman ini di akses oleh supervisor untuk melakukan konfirmasi pesanan yang dilakukan oleh sales. Data pesanan ini akan di konfirmasi oleh supervisor sebelum dilanjutkan oleh admin gudang untuk diproses. Gambar 3. 26 rancangan tampilan buat picking list Halaman ini diakses oleh admin gudang untuk memproses pesanan yang sudah dikonfirmasi oleh supervisor untuk dibuatkan picking list.