1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Informasi tidak mengalir begitu saja dan yang bergerak adalah prosesnya dan penyampaian pesan interpretasi terhadap penyampaian tersebut dan penciptaan penyampaian lainnya. Media Internal memegang peranan yang penting guna menjalin hubungan yang baik didalam Instansi Pemerintah dan karyawannya, karena salah satu cara utama menyediakan informasi bagi seluruh personil Instansi Pemerintah, baik mengenai kebijakan dalam organisasi, kegiatan organisasi atau peraturan baru yang terdapat dalam Instansi Pemerintah. Komunikasi yang dilakukan dapat dikatakan efektif jika sebagai komunikator berhasil menyampaikan suatu pesan. Media bukan hanya mekanisme sederhana untuk menyebarkan informasi media merupakan organisasi kompleks jelasnya media adalah pemain utama dalam komunikasi. Komunikasi yang efektif adalah apabila penerima menginterpretasikan pesanyang diterimanya sebagaimana dimaksudkan oleh komunikasi dalam berorganisasi terjadi dalam bentuk organisasi lisan dan tertulis. Semua bentuk komunikasi dan media yang digunakan merupakan tanggung jawab bagian hubungan internal.
2 Banyaknya pilihan media komunikasi yang bisa digunakan PR untuk mendukung aktivitasnya membuat mereka harus bisa memillah dan memilih media apa yang paling tepat untuk menyampaikan pesan-pesannya kepada khalayak.pemilihan media tersebut diadakan didasarkan pada tingkat kebutuhan dan modal yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Dalam Instansi Pemerintah yang terdiri dari sejumlah karyawan membutuhkan sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk pemberitaan tentang Instansi Pemerintah ada beragam jenis, salah satunya Media PR yang terdiri atas 2 bentuk yaitu media internal dan media eksternal. Media internal dalam sebuah perusahaan itu bisa berupa In House Magazine, Newsletter, Company Profile, dan lain sebagainya. Dari sudut kepentingan korporasi atau organisasi, Komunikasi internal diharapkan bersifat fungsional dalam membangun sistem internal di dalam korporasi atau organisasi itu. Komunikasi internal yang dilakukan bertujuan untuk membangun human relationship antara korporasi dan setiap individu di dalam korporasi. Bagaimana menyampaikan informasi dari seluruh bagian organisasi menjadi hal besar dalam organisasi. Aliran informasi sangat berpengaruh terhadap efisiensi organisasi, berpengaruh juga terhadap iklim dan moral organisasi sedangkan biasanya informasi yang seharusnya terjadi dalam struktur sering bukan seperti itu yang terjadi. Lewat media ini manajemen perusahaan bisa menyampaikan suatu kebijakan secara utuh serta latar
3 belakangnya. Dengan diharapkan kesalahan perseps dan salah paham terhadap suatu kebijakan bisa dihindari. Sedangkan Media Eksternal yang dibuat oleh seorang Public Relations adalah media massa yang berbentuk media elektronik, media yang merupakan unsur percetakan untuk menyampaikan pesannya hingga dapat dilihat oleh Masyarakat. Contohnya: Surat Kabar, majalah, Tabloid, Newsletter, Brochure, Bulletin, Jurnal, Website dan lain sebagainya. Selain itu media yang menggunakan perangkat Elektronik unttuk penyampaian pesan dapat dilihat atau didengar atau dibaca oleh khalayak, seperti Television, Radio, Komputer Internet dan lain sebagainya juga merupakan Media eksternal Instansi Pemerintah. Seorang praktisi PR harus memahami karakteristik dari media internal, yaitu: 1. Jangkauan serta pembaca harus dikenali, karena akan mempengaruhi gaya dan kandungan isi media 2. Kuantitas penerbitan, karena akan mempengaruhi metode produksi dan kualitas materi maupun kandungan isinya. 3. Media harus diterbitkan secara berkala secara teratur dan memiliki tanggal tetap. 4. Berisi uraian yang sudah terjadi 5. Setiap media harus memiliki ciri khas yang berkaitan dengan isinya
4 6. Media harus disesuaikan dengan keseluruhan program PR dan jadi wahana untuk mencapai khalayak yang hendak dituju. Dikemukakan oleh Rosady Ruslan bahwa media internal sebagai media penghubung internal dan eksternal yang diedarkan secara gratis dalam upaya menyampaikan informasi, pesan dan aktifitas sebuah perusahaan, manfaat produk, jasa dan Publikasi lainnya yang ditunjukan kepada konsumen, ditributor, supplier, relasi bisnis, Stakholder, dan employee relations 1 Media internal adalah bagian dari media publikasi yang menggunakan media yang secara khusus dibuat oleh organisasi/instansi untuk kalangan lingkungan dalam (internal) seperti manajemen, karyawan, maupun keluarga karyawan. Dalam penyajian sebuah media internal tersebut juga diperhatikan informasi apa saja yang dibutuhkan karyawan agar pesan yang disampaikan bisa berjalan efektif. Hanya saja dalam proses komunikasi yang terjadi tersebut tidak selalu berjalan mulus, karena dalam mencerna sebuah informasi setiap orang memiliki penerimaan yang berbeda-beda. Dari sudut kepentingan perusahaan, komunikasi internal diharapkan bersifat fungsional dalam membangun sistem internal di dalam perusahaan tersebut. Jadi, komunikasi internal yang dilakukan bertujuan untuk membangun human relationship antara perusahaan dengan setiap individu dalam perusahaan. Bagaimana menyampaikan informasi dari seluruh bagian organisasi menjadi hal besar dalam 1 Rosady Ruslan, Manajemen Humas dan Komunikasi, Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2002 hal 27.
5 organisasi. Aliran informasi sangat berpengaruh terhadap efisiensi perusahaan, berpengaruh juga terhadap iklim dan moral perusahaan sedangkan biasanya informasi yang seharusnya terjadi dalam struktur sering bukan seperti itu yang terjadi. Lewat media ini manajemen perusahaan bisa menyampaikan suatu kebijakan secara utuh serta latar belakangnya. Dengan diharapkan kesalahan persepsi dan salah paham terhadap suatu kebijakan bisa dihindari dan setiap langkah dan kebijakan perusahaan mendapat pemahaman serta dukungan dari dalam perusahaan. Kementerian Perhubungan RI yang disingkat kemenhub adalah kementerian di dalam pemerintah Indonesia yang membidangi urusan transportasi udara, laut, dan darat. Ruang lingkup kemenhub mengatur semua pembuatan regulasi dan teknis secara nasional, dengan dibantu oleh Dinas Perhubungan dan Kepolisian sebagai pelaksanaan dilapangan. Kemenhub dalam menjalankan tugasnya, memiliki masalah eksternal dan internal. Pada problem eksternal nya yaitu masyarakat, kemenhub belum mempunyai sarana dan wadah penyampaian informasi yang lengkap untuk masyarakat. Sehingga masyarakat dapat menerima informasi secara akurat, serta memberikan kritik dan saran kepada kemenhub. Untuk menangani masalah eksternal tersebut kemenhub meluncurkan layanan Contact Center 151 sebagai wujud komitmen dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Contact Center 151 merupakan salah satu dari tiga fokus kegiatan yang menjadi prioritas atau quick wins layanan teknologi informasi dan komunikasi di Kementerian Perhubungan. Selain Contact Center, 2 (dua) fokus lainnya adalah penerapan electronic mail (e-mail) kedinasan dan
6 web portal terpadu Kementerian Perhubungan. Ketiga layanan tersebut merupakan alat untuk mempermudah dan mempercepat proses penggalian dan penyampaian informasi. Kolaborasi ketiganya diharap mampu menyerap semua aspirasi, baik internal maupun eksternal Kementerian Perhubungan, sehingga upaya pelayanan terhadap masyarakat dapat ditingkatkan. 2 Sedangkan masalah di dalam internal tersebut, kemenhub memiliki banyak sekali substansi yang terdiri dari Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal Perhubungan (laut, udara, darat, dan perkeretaapian), Badan Peneliti dan Pengembangan Perhubungan, Badan Pengembangan SDM Perhubungan, Badan Pengelola Transportasi Jabodetabek dimana dari beberapa substansi tersebut memiliki peran dan fungsinya masing-masing. Banyaknya substansi menimbulkan permasalahan-permasalahan di internal pegawai kemenhub diantaranya di dalam suatu substansi terdapat pegawai yang memiliki group nya tersendiri atau dikenal dengan istilah groupping, yang menimbulkan kesenjangan antar masing masing pegawai di lingkungan Kementerian Perhubungan RI yang dapat mengakibatkan kualitas kerja mengalami kendala, komunikasi menjadi tidak efektif yang mengakibatkan misscommunication dan terdapat kurangnya informasi untuk pegawai menyangkut kegiatan-kegiatan, program kerja, dan lain lain. Sehingga dengan adanya media 2 www.dephub.go.id
7 nbinternal diharapkan dapat membuat hubungan antar karyawan akan semakin erat dan komunikasi antar karyawan menjadi lebih efektif. Sedangkan menurut Armi Muhammad terdapat karakteristik organisasi yaitu dinamis, memerlukan informasi, mempunyai tujuan organisasi dan terstruktur. 3 Dari karakteristik tersebut memerlukan informasi merupakan hal yang tepat untuk mengatasi permasalahan di internal kemenhub, Sekretariat Jenderal memiliki fungsi dalam melaksanaan pembinaan dan koordinasi pelaksanaan tugas dan administrasi di lingkungan kemenhub. Sekretariat Jenderal menugaskan Biro Komunikasi dan Informasi Publik untuk membuat wadah atau media yaitu media internal untuk mengakomodir kegiatan, program kerja di antara masing-masing substansi. Sehingga diharapkan dengan adanya media internal tersebut dapat mengatasi permasalahan internal dan menyatukan informasi terperinci kepada seluruh pegawai kemenhub. Kemenhub memiliki beberapa media internal yaitu Newsletter Moda, Majalah Transmedia yang dibuat untuk para internal nya yaitu pegawai kemenhub. Sedangkan Website yang dibuat sebagai media publikasi kemenhub untuk para internal dan eksternal nya yaitu publik atau masyarakat. Newsletter Moda memiliki arti media komunikasi sambung rasa internal. Newsletter Moda diterbitkan pada awal tahun 2015, yang disetiap tahunnya dibuat menjadi 8 sampai 9 edisi yang disebarkan dibeberapa Unit Pelayanan Transportasi (udara, 3 Op.cit Arni Muhammad. hal 43
8 laut, darat). Peneliti tertarik meneliti Newsletter Moda dikarenakan fisik newsletter Moda tersebut dikemas dengan lebih simple, isi dari pembahasannya dibuat secara ringan, cepat dimengerti dan tidak memerlukan waktu yang lama untuk membaca. Didalam newsletter Moda terdapat beberapa rubrik tetap pada newsletter Moda diantaranya beranda, warta karsa, seremonia, udeka, profil, P3K, transit dan lensawan. Rubrik-rubrik yang ditampilkan pada Newsletter Moda juga merupakan fenomena yang menarik untuk dibahas karena sebagai media komunikasi internal. Isi dari setiap rubrik pada newsletter Moda mengalami perubahanperubahan dari bulan ke bulan, tentunya hal ini dilakukan sebagai usaha untuk membuat newsletter selalu menarik untuk dibaca, begitu juga dengan isi yang disajikan. Sebagai media informasi karyawan, rubrik yang disajikan lebih lanjut perlu dikaji apakah informasi-informasi tersebut dapat membantu karyawan ketika bekerja. Dalam proses penyajian informasi melalui newsletter Moda, Sekretariat Jenderal sebagai pengelola newsletter Moda memiliki tujuan yang hendak dicapai melalui pengolala Newsletter Moda adalah agar terciptanya komunikasi antara instansi pemerintahan dengan para pegawainya yang menjadi masalah di dalam internal pegawai kemenhub, dan sebagai media informasi untuk para pegawai mengenai aktivitas-aktivitas yang dilakukan instansi. Namun dalam mengelola Newsletter Moda Sekretariat Jenderal memiliki tanggung jawab dalam
9 menyediakan komunikasi yang persuasif dan informatif kepada karyawannya. Agar karyawan dapat memanfaatkan media internal ini seefektif mungkin dalam penyediaan informasi bagi karyawan. Informasi tersebut dapat berupa pengumuman-pengumuman, kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan ataupun biografi sosok yang dianggap memberikan teladan baik karena prestasi di dalam maupun di luar perusahaan. Dikarenakan newsletter moda dibawah naungan Sekretariat Jenderal maka dari hal ini, peneliti memfokuskan untuk mengetahui seberapa efektif informasi yang terdapat didalam newsletter moda untuk pegawai Sekretariat Jenderal. Dalam Sekretariat Jenderal terdapat beberapa bagian diantaranya Biro Perencanaan, KORPRI, Mahkamah Pelayaran, Biro Komunikasi & Informasi Publik, Pusat Teknologi & Informasi Perhubungan, Pusat Pengelolaan Informasi Berkelanjutan, Biro Hukum, Biro Umum, Biro Keuangan, Biro kepegawaian & Organisasi dan Biro Kerjasama. Dengan total pegawai Sekretariat Jenderal sejumlah 785 pegawai. Pengelolaan newsletter moda dilakukan secara profesional dengan memperhatikan kaidah-kaidah dan teknik penulisan yang benar. Pemilihan berita, foto-foto yang dimuat, design, rubrik dan info lainnya menjadi perhatian aspek biro komunikasi dan informasi publik dalam membuat newsletter moda. Dengan demikian, ketika newsletter moda ini dibaca oleh seluruh pegawai kemenhub,
10 dapat menimbulkan daya tarik dan juga isi berita yang disampaikan dapat menjadi informasi yang penting untuk diketahui. Seperti yang dikatakan oleh Andre Hardjana dalam bukunya berjudul Audit Komunikasi efektivitas secara umum adalah mengkerjakan hal-hal yang benar, membawa hasil, menangani tantangan masa depan, meningkatkan keuntungan atau laba, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya. 4 Dari definisi diatas dapat dikatakan bahwa efektivitas dapat dikatakan berhasil dan seharusnya dilakukan apabila memenuhi syarat yang dikatakan diatas, namun dalam hasil observasi tahun 2016 didalam pembuatan newsletter moda yang dikelola oleh biro komunikasi dan informasi publik masih tidak terlalu memberikan keuntungan dalam hal ini keuntungan dimaksudkan adalah informasi yang terdapat dalam newsletter moda masih tidak terlalu mengedukasi pegawai dikarenakan hanya terdapat satu rubrik P3K yang berisikan tentang kesehatan, dan informasi yang di sampaikan tidak ter-up to date dikarenakan newsletter moda tidak selalu diterbitkan setiap bulan sekali. Pengukuran tingkat efektivitas suatu media internal sangat diperlukan dalam rangka mengevaluasi praktek-praktek komunikasi dan penyampaian informasi melalui media internal yang telah dijalankan oleh seorang PR. Efektivitas suatu media internal dapat diukur dengan dengan melakukan evaluasi terhadap media internal itu sendiri. Evaluasi merupakan salah satu fungsi 10 4 Andrea Hardjana. Audit Komunikasi: Teori dan Praktek. Jakarta : Grasindo. 2000, hal. 24
11 manajemen yang menurut Steele 5 adalah proses penilaian secara sistematis tentang nilai, tujuan, efektivitas atau ketepatan sesuatu berdasarkan kriteria dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Evaluasi tersebut memberi makna, tujuan, efektivitas atau kesesuaian program dengan acuan pada dua hal yaitu standar atau kriteria dan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Peneliti perlu meneliti efektivitas newsletter Moda sebagai Media Internal karena perkembangan tekhnologi lain lebih berkembang salah satunya adalah media online, hampir setiap perusahaan mempunyai jaringan komunikasi antar divisi melalui media online tersebut. Rachmat Kriyantoro dalam bukunya menyatakan media online dianggap sebagai media yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi. 6 Media online memiliki kelebihan diantaranya sangat cepat dalam menyampaikan berita, dapat diakses dari mana saja, dan kapan saja. Kemenhub sendiri memiliki media online yaitu website dephub.go.id yang sasaran publiknya itu adalah pegawai dan publiknya yaitu masyarakat. Website itu sendiri lebih banyak memuat infomasi yang lengkap dan informasi di dalam website lebih ter up to date, sehingga kejadian ini membuat newsletter Moda sudah tidak terlalu diberdayakan dan tidak efektif lagi sebagai media internal yang memuat informasi para pegawainya. Untuk itu peneliti ingin 5 Yosal Iriantara. Community Relations. Konsep & Aplikasinya. Bandung : Simbiosa Rekatama Media. 2004 hal 147 6 Rachmat Kriyantoro. Teknik Praktis Riset Komunikasi. Jakarta : Kencana. 2007 hal 96
12 mengetahui apakah newsletter Moda efektif dalam menyebarkan media informasi karyawan Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan RI. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan masalah yang diuraikan diatas maka dalam penelitian ini masalah tersebut dirumuskan sebagai berikut: Sejauh Mana Efektivitas Newsletter Moda sebagai sarana pemenuhan kebutuhan informasi pada pegawai Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan RI? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui efektifitas Newsletter Moda Sebagai Sarana Pemenuhan Kebutuhan Informasi pada Pegawai Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan RI. 1.4 Manfaat penelitian 1.4.1 Manfaat Akademis 1. Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi perkembangan ilmu komunikasi pada umumnya dan ilmu public relations khususnya mengenai keefektifan media internal sebagai sarana kebutuhan informasi karyawan dalam suatu perusahaan. 2. Penelitian ini juga diharapkan dapat digunakan oleh para mahasiswa sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya
13 1.4.2 Manfaat praktis Bagi Kementrian Perhubungan dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi dan dapat meningkatkan kualitas media internal yaitu newsletter moda agar dapat tercipta komunikasi yang lebih efektif.