BAB V KESIMPULAN. DAN REKOMENDASI A. Kesimpulan Bab IV memukakan proses penelitian dan pembahasannya. Proses penelitian dan pembahasan tersebut menggambarkan kondisi pengelolaan sistem informasi data personil SD pada Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru. Kesimpulan yang dikemukakan merupakan pemaknaan secara terpadu seluruh hasil penelitian ini, yaitu tingkat ke efektifan pengelolaan sistem informasi data personil SD dalam memberi dukungan pelayanan informasi terhadap personil SD dan instansi terkait dalam pelaksanaansekolah Dasar. Kesimpulan dibedakan atas kesimpulan umum, yaitu kesimpulan yang mengacu kepada pengelolaan sistem informasi secara umum, dan kesimpulan khusus yang mengacu kepada langkah-langkah pengelolaan sistem informasi. Berikut ini dikemukakan kesimpulan umum dan kesimpulan khusus tersebut. 1. Kesimpulan Umum a. Pengelolaan sistem informasi data personil SD pada Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru belum berhasil secara maksimal, karena belum memberikan layanan informasi yang komprehensip terhadap pengambilan keputusan yang berhubungan dengan penyediaan informasi untuk pihak-pihak yang terkait dengan penyelenggaraan Sekolah Dasar dan untuk personil SD itu sendiri. 103
b. Untuk memenuhi kualifikasi sistem informasi secara utuh, harus memiliki komponen fisik seperti perangkat akal, Perangkat keras, yang komprehensip. 104 dan perangkat lunak serta cakupan materi c. Cakupan materi yang komprehensip dari langkah pengelolaan sistem informasi data personil SD yang meliputi : disain/rancangan organisasi/prosedur, tenaga, sarana/pra sarana, dan dana/biaya dapat mendukung pengambilan keputusan yang cepat, 2. Kesimpulan Khusus. a. Hasil Yang Diharapkan. tepat waktu dan akurat. Produk pengelolaan sistem informasi data personil SD oleh Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru yang digunakan untuk melayani kebutuhan informasi personil SD belum efektif. Format-format isian' yang tersedia tidak terpadu dan komprehemsip, sehingga penggunaan data yang ada dalam format-format isian tersebut belum dapat digunakan secara cepat dan tepat sebagai informasi kembali pada personil. Hal ini dapat dilihat sebagai berikut : I) Kelengkapan data, data personil yang di tata dalam format-format belum mencerminkan data secara keseluruhan dan terpisah-pisah, 2.) Keakuratan data, data yang dikelompokan dalam file-file yang banyaknya 2942 buah (sebanyak personil SD) merupakan kendala bagi pengelola dalam pemberian infor-
105 masi yang akurat, 3) Kecepatan dan ketepatan waktu belum terpenuhi, baik dalam pemberian pelayanan informasi berkala pelayanan informasi insidentil untuk keperluan instansi vertikal, instansi horizontal dan pelayanan informasi untuk personil SD sendiri. b. Proses Pengelolaan Sistem Informasi O Pembuatan Disain/rancangan Pembuatan disain/rancangan dengan isi kegiatan yang kurang tepat tentu saja menghasilkan produk yang kurang diandalkan sebagai dasar untuk kegiatan lebih lanjut. Disain /rancangan yang diharapkan menjadi pijakan dalam pembentukan organisasi/prosedur kurang dapat memberikan arah yang jelas. S> Pembentukan Organisasi/'Prosedur. Pengorganisasian dokumen masukan, dokumen keluaran serta penggunaan arsip sistem informasi data personil SD kurang efektif. Hal ini disebabkan langkah-langkah tertentu dalam pembentukan organisasi/prosedur tidak menggambarkan pengelolaan sistem informasi sebagai suatu keseluruhan. c. Pengadaan Tenaga, Sarana/Prasarana. Pendidikan/pelatihan khusus bagi tenaga pengelola sistem informasi data personil tidak ada.fasilitas pendukung kelancaran sistem informasi sepertiperangkat keras, ruang kerja maupun perangkat akal belum memadai.
106 d. Penyediaan Dana/Biaya. Pendanaan yang meliputi perencanaan anggaran, persiapan anggaran dan pelaksanaannya, dan evaluasi anggaran untuk pengelolaan sistem informasi tidak terprogram, baik untuk melatih/mendidik tenaga pengelola sistem informasi, pengembangan sistem dan perawatan. B. Rekomendasi. Disain/rancangan sistem informasi merupakan kerangka umum yang meletakkan dasar-dasar sistem untuk dikembangkan. Langkah-langkah pembuatan disain/rancangan meliputi; identifikasi dan perumusan masalah, perumusan misi dan tujuan, menentukan kebutuhan dan sumber informasi. Pembentukan organisasi/prosedur yang tepat dan penyebaran tugas dan tanggung jawab serta pelaksanaan tugas dalam sistem informasi merupakan unsur penting, sehingga disain/rancangan yang telah dibuat dapat berjalan sesuai dengan prosedurnya. Pengadaan tenaga, sarana/prasarana merupakan hal yang mutlak. Perangkat akal (pengelola) merupakan penggerak pertama sebelum perangkat keras dan perangkat lunak dapat bergerak sendiri. Akhirnya kegiatan mulai dari pembuatan disain/rancangan sampai dengan pengadaan tenaga, sarana/prasarana memerlukan dana/biaya. Berdasarkan analisis terhadap temuan penelitian kaitannya dengan hasil studi pustaka dan kesimpulan yang dikemukakan, maka berikut ini dirumuskan rekomendasi yang
107 memberikan implikasi lebih lanjut bagi pengambil kebijakan didalam meningkatkan efektivitas pengelolaan sistem infor masi data personil SD sebagai berikut : Pengelolaan sistem informasi data personil SD oleh Dinas P dan K Kodya Dati II Pekanbaru perlu ditata dengan pola dan langkah-langkah operasional penerapan sistem informasi yang didukung sistem komputer. Sebagai konkretisasi rekomendasi tersebut di atas berikut ini diuraikan pola kerja pengelolaan sistem informasi data personil SD yang didukung oleh sistem komputer yang menggunakan data base dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Penjelasan sistem secara keseluruhan. Penjelasan sistem perlu dilakukan karena terjadinya beberapa perubahan pada jaringan sistem yang ada. Perubahan ini akan terjadi pada jalur sistem dari kabupaten ke Sekolah Dasar. Perubahan sistem pengelolaan data adalah sebagai berikut : a. Pengelompokan personil SD berdasarkan perwilayahan kecamatan, desa, dan sekolah. b. Arus informasi dari Sekolah Dasar langsung ke Dinas P dan K Kabupatfen/Kodya dengan waktu pengiriman dua kali setahun, secara rutuin dan insidentil. Yaitu bulan Januari dan bulan Juni setiap tahun, khusus untuk mutasi kenaikan pangkat.
108 c. Perubahan file dari sistem manual ke sistem komputer diperlukan sarana transisi berupa formulir isian khusus. d. Mengidentifikasi personil SD guna memudahkan pengenalan personil secara individual. Alat identifikasi meliputi NIP, KARPRG, NSS, dan alamat pegawai. Penanggung jawab pelaksana adalah Kepala Sekolah Dasar untuk Sekolah Dasar, Ka.Kandepdikbud Kecamatan untuk tingkat Kecamatan, dan Kasi TGTT untuk tingkat Kabupaten. e. Tugas kepala sekolah memperbanyak format isian sesuai dengan kebutuhan, mengkoordinir pelaksanaan pendataan, dan membuat laporan berkala dan insidentil ke Dinas P dan K Kota Madya. 2. Prosedur Kerja. Prosedur kerja meliputi penggunaan dokumen masukan, keluaran yang telah dibakukan, serta penggunaan arsip komputer. Prosedur kerja yang dibakukan meliputi : a. Prosedur pembentukan arsip. Tujuan, untuk mengisi data personil pertama kali kedalam file komputer. Kegiatan, pendataan, pemeriksaan data, ceking kelengkapan dan kebenaran data, perekaman, pemeriksaan hasil rekaman, dan perbaikan.
109 b. Prosedur Peremajaan Arsip. Tujuan, menambah atau mengurangi dan merubah rekaman dengan tujuan agar file tetap up to data^ Kegiatan, pengisian formulir, perubahan file, dan perekaman data interaksi. c. Prosedur Pelayanan Informasi Berkala. Tujuan, menghasilkan daftar usulan mutasi personil, surat keputusan, dan laporan personil per-bulan, triwulan, semester, dan per-tahun. Kegiatan, pengiriman instruksi untuk menjalankan program tertentu, memeriksa laporan yang diusulkan, pengesahan dan pengiriman laporan kepada pihak yang memerlukan. d. Prosedur Pelayanan Informasi Insidentil. Tujuan, untuk menghasilkan informasi pembuatan kepu tusan, atau permintaan dari instansi yang terkait. Kegiatan, permintaan informasi, menjalankan program, membuat program yang belum tersedia, memeriksa data yang ada, dan pengiriman informasi. 3. Rancangan Dokumen yang Diperlukan. Perancangan dokumen terdiri atas dokumen keluaran dan dokumen masukan yang meliputi: a. Menetapkan pembakuan elemen data, kode, format peralihan, b. Merancang lembaran isian untuk menjaring data personil
110 SD, c. Mengolah data yang berada dalam lembaran isian ke dalam media komputer, d. Membersihkan data personil dari sistem lama ke sistem baru melalui komputer, e. Pembakuan file meliputi elemen data, kode, dan media yang akan digunakan dalam sistem baru, f. Pembakuan elemen data meliputi elemen data biografi dan demografi, elemen data pelengkap daftar induk. g. Pembakuan kode digunakan untuk setiap elemen data seperti kode wilayah, kode jabatan, dan kode lainnya yang diperlukan untuk menunjang elemen data yang ada, h. Dokumen input dan output, dokumen ini dirancang berdasarkan sistem komputer kerena itu perlu diuji melalui sistem komputer, i. Rancangan file merupakan rancangan yang didasarkan atas database. 4. Penerapan Sistem. Penerpan sistem merupakan bagian yang integral dengan keseluruhan disain jaringan sistem. Penerapan sistem merupakan pengoperasian dan monotoring dari hasil disain sistem yang telah direncanakan melalui program komputer. Langkah-langkah penerapan sistem adalah sebagai berikut : a. Menyediakan fasilitas dan peralatan ruang untuk instalasi komputer.
Ill b. Mengorganisir staf pelaksana, memilih staf pelaksana yang mempunyai persyaratan untuk diikutsertakan pendidikan dan latihan, dalam c. Melengkapi perangkat lunak dan perangkat keras komputer dan fasilitas lainnya yang diperlukan, d. Mendidik personil pelaksana sesuai dengan kebutuhan untuk pengoperasian sistem, e. Membuat disain format-format, modifikasi program, arsip, dan formulir isian, f. Menentukan pemusatan file, membuat arsip, pengisian formulir, tes pengisian untuk sistem pengolahan data, g. Membangun prosedur jaringan instalasi dan mengujinya, h. Menguji sistem dengan tes program komputer untuk mengolah data. jauh tingkat keberhasilan, Pengujian ini untuk mengetahui seberapa dan kesalahan yang terjadi, i. Mengganti jaringan sistem pengolahan data dengan sistem komputer secara keseluruhan, j. Memberi penjelasan pemakaian sistem informasi yang baru kepada semua personil dalam instansi yang bersangkutan, dan personil SD serta instansi yang terkait. Informasi ini penting artinya bagi kelancaran sistem itu sendiri, sehingga semua pihak yang turut bertanggung jawab ayas pelaksanaannya. terkait k. Evaluasi dan monitoring pelaksanaan sistem yang sedang diujicobakan secara keseluruhan melalui tahap dan
11 11 waktu tertentu. 1. Mengoperasikan sistem yang baru, disertai monitoring dan perawatan serta pemeliharaan. dari berbagai gangguan baik teknis, maupun non teknis, sehingga sistem dapat berjalan secara efektif sesuai dengan kebutuhan. Struktur organisasi seksi TGTT yang ditunjang sistem komputer adalah sebagai berikut: Kepala Dinas P & K Kasi TGTT Koodinator Komputer Opr Opr I0pr jopr Ka. Subsi Ka. Subsi Ka. Subsi Sekolah Dasar Keterangan : TGTT Opr Ka. Subsi Tenaga Guru dan Tenaga Teknis Operator Kepala Subseksi.