BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Arsip merupakan salah satu komponen penting dalam administrasi pada sebuah organisasi yang bergerak pada bidang apapun. Hal tersebut karena arsip mengandung rekaman informasi yang penting dari setiap kegiatan yang dijalankan pada organisasi yang bersangkutan. Arsip diciptakan dan digunakan dalam setiap aktivitas organisasi setiap saat. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 menjelaskan tentang pengertian arsip : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Dalam definisi tersebut, Undang-Undang menjelaskan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan dalam bentuk tekstual, elektronik, ataupun bentuk lain yang dibuat dan didistribusikan untuk kegiatan sehari-hari oleh berbagai lembaga atau organisasi pemerintah maupun non-pemerintah. Selain itu, arsip memiliki arti penting sebagai media rekam jejak perkembangan sebuah organisasi dari masa ke masa. 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2
2 Berdasarkan frekuensi penggunaan, arsip dikategorikan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis ini dibedakan menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Adapun, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 2 Dalam undang-undang tersebut, juga memuat ketentuan bahwa arsip dinamis aktif harus dikelola dengan baik mengingat intensitas penggunannya yang masih tinggi. Arsip dinamis aktif sangat penting bagi lembaga atau organisasi sebagai penunjang aktivitas yang berlangsung dalam lembaga atau organisasi terkait untuk proses penyelenggaraan kerja. 3 Aktivitas sebuah organisasi yang terus berlangsung setiap hari akan menghasilkan arsip dengan volume yang semakin bertambah banyak. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik dan benar diperlukan untuk menghindari terjadinya kekacauan yang menghambat proses administrasi pada organisasi. Pengelolaan arsip memiliki tiga tahapan, yakni proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta proses penyusutan. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap paling awal dimulainya pengelolaan arsip. Setelah arsip tercipta, lembaga pencipta arsip dapat membuat sistem klasifikasi arsip sehingga mudah untuk dihimpun dan ditata sesuai dengan jenis arsipnya. Arsip-arsip tersebut selanjutnya perlu dilakukan pemberkasan yang berkaitan langsung dengan sistem 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 5 dan 6. 3 Ig. Wursanto. Kearsipan I. (Yogyakarta : Kanisius, 1991), hlm. 28.
3 penyimpanan arsip. Proses pemberkasan arsip sebagai upaya agar arsip mudah untuk ditemukan kembali. Hal ini perlu diperhatikan mengingat arsip dinamis aktif masih sering dipergunakan. Tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip berkaitan dengan tempat penyimpanan dan pemeliharaan arsip dinamis aktif agar arsip tetap dalam kondisi baik dan terhindar dari kerusakan, terutama fisik arsip. Tahap ini bermanfaat untuk memastikan bahwa sistem pemberkasan arsip sudah berjalan dengan baik selain arsip cepat dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan kembali. Tahap terakhir adalah penyusutan arsip, khususnya pemindahan arsip dinamis aktif yang telah habis masa retensi aktifnya dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemindahan arsip dilakukan mengacu pada Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun dan ditentukan sebelumnya. Pada dasarnya manajemen kearsipan perlu dilakukan karena arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam proses penyusunan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengerakan (motivating), pengawasan (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making) baik yang berlangsung dalam instansi atau organisasi. 4 Selain dengan menerapkan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dan terstruktur, hal penunjang lainnya adalah dengan penyediaan sarana dan pra-sarana yang lengkap dan memadai. 4 Ibid, hlm. 103.
4 Arsip Surat Pemberitahuan (SPT) pajak merupakan arsip paling banyak yang dihasilkan oleh Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul berkenaan dengan tugas pokok dan fungsi lembaga ini. Surat Pemberitahuan adalah surat yang oleh Wajib Pajak digunakan untuk melaporkan perhitungan dan/atau pembayaran pajak, objek pajak dan/atau bukan objek pajak, dan/atau harta dan kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan. 5 Dalam hal ini adalah Arsip Dinamis Aktif yang berupa Surat Pemberitahuan milik Badan, yakni Surat Pemberitahuan ditujukan kepada wajib pajak perorangan yang mempunyai segala bentuk usaha barang maupun jasa. Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul merupakan instansi vertikal Dirjen Pajak yang bertanggung jawab dan berada dibawah naungan Kementrian Keuangan. KPP Pratama Bantul mempunyai tugas untuk melaksanakan penyuluhan, pelayanan, pengawasan wajib pajak dalam wilayah wewenangnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Arsip dinamis aktif Surat Pemberitahuan (SPT) merupakan jenis arsip yang pertambahan volumenya relatif lebih cepat dibanding jenis arsip lain di lembaga ini. Arsip ini tercipta dari proses kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi KPP Pratama. Berdasarkan penelusuran, Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul belum pernah menjadi objek Praktik Kerja Lapangan Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada. Oleh karena itu, Praktik Kerja Lapangan dapat dilaksanakan 5 Undang-Undang RI Nomor 16 Tahun 2009 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (perubahan terakhir) pasal 1 ayat 11.
5 di instansi tersebut dengan mengambil tema Manajemen Arsip Dinamis Aktif Surat Pemberitahuan (SPT) Badan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul. Batasan pembahasannya adalah pengelolaan arsip yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan, sarana dan pra sarana penunjang, kendala yang dihadapi, serta solusi dalam menyelesaikan kendala yang ada. Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif Surat Pemberitahuan Badan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul? 2. Apa sarana dan pra sarana yang digunakan untuk menunjang pengelolaan arsip dinamis Surat Pemberitahuan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul? 3. Apa saja kendala yang dihadapi oleh pegawai kantor pajak dalam mengelola arsip dinamis Surat Pemberitahuan yang terdapat di KPP Pratama Bantul? 4. Apa solusi yang dilakukan oleh pegawai kantor pajak berkaitan dengan kendala-kendala yang ada tersebut? B. Tujuan Penelitian Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan ini bertujuan untuk meninjau pengelolaan arsip secara langsung yang berada di KPP Pratama Bantul, dalam hal ini adalah arsip dinamis aktif Surat Pemberitahuan, lebih khususnya adalah arsip dinamis aktif SPT Badan, terutama dalam hal sistem pengelolaan arsip yang diterapkan. Sistem yang diterapkan dari proses penciptaan hingga penyusutan, terutama sistem penyimpanan dan pemberkasannya akan memberikan gambaran untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif Surat Pemberitahuan Badan
6 yang ada di KPP Pratama Bantul secara rinci. Selain itu, PKL juga bertujuan untuk mengetahui sarana dan pra sarana yang digunakan dalam menunjang pengelolaan arsip dinamis SPT Badan. Disamping pengelolaan arsip yang terstruktur, sarana dan pra sarana juga menjadi unsur penunjang terciptanya manajemen kearsipan yang baik dan sesuai standar. Kemudian Praktik Kerja Lapangan ini juga bertujuan untuk mengaplikasikan penerapan ilmu kearsipan yang secara teori telah diperoleh pada proses perkuliahan. Selanjutnya, secara khusus adalah untuk membandingkan teori yang terdapat dalam buku literatur dengan keadaan nyata yang terjadi di lapangan, karena pada beberapa kasus pengimplementasiannya tidaklah sesuai dengan teori yang digambarkan pada buku literatur. Manajemen arsip yang dilakukan tidak akan pernah lepas dari kendala. Maka dari itu, ditulisan ini diupayakan untuk mengetahui juga kendala yang dihadapi oleh petugas kearsipan dalam mengelola arsipnya berkenaan dengan sistem yang dipergunakan maupun sarana dan pra-sarana penunjang di instansi dan solusi yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut. C. Metode Pengumpulan Data Dalam proses mencari informasi terkait dengan tema Tugas Akhir ini, penulis dalam pengumpulan data digunakan beberapa metode, antara lain sebagai berikut :
7 1. Metode Observasi Metode observasi merupakan metode pengambilan data dengan melakukan survei secara langsung pada objek penelitian. Pengamatan dilakukan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Kabupaten Bantul yang beralamat di Jalan Urip Sumohardjo nomor 7 Gose, Bantul mengenai kondisi pengelolaan arsip dinamis aktif secara langsung. Metode ini bertujuan untuk mengumpulkan informasi yang valid dan lengkap mengenai arsip di unit yang mengelola arsip, yaitu Seksi Pelayanan Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul. 2. Metode Wawancara Metode wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan bertemu dan berkomunikasi secara langsung dengan narasumber. Penulis melakukan wawancara langsung dengan Kepala Sub Bagian Umum Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul, dan juga staf yang bertanggung jawab menangani berkas Surat Pemberitahuan Badan. Metode wawancara dilakukan sepanjang melakukan Praktik Kerja Lapangan, dalam arti dapat kapan saja melakukan wawancara di lingkungan instansi terkait selama dalam proses pengumpulan data dan informasi. Metode ini diterapkan guna mendukung argumen yang diperoleh melalui metode sebelumnya untuk melengkapi informasi dan data yang sudah ada. 3. Metode Studi Pustaka Metode ini dilakukan dengan cara mengambil informasi yang terdapat dalam suatu buku literatur atau bahan pustaka, guna melengkapi dan mendukung semua argumen yang telah diperoleh pada metode sebelumnya. Metode ini digunakan sebagai perbandingan data yang telah diperoleh secara langsung di
8 lapangan dengan data dan informasi yang terdapat dalam bahan pustaka. Literatur yang dimaksud adalah buku yang berkaitan dengan tema manajemen arsip dinamis. Buku tersebut diperoleh dari Perpustakaan Program Studi Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. D. Tinjauan Pustaka Dalam rangka menunjang terlaksananya PKL/penelitian yang sesuai dengan harapan, penulis menggunakan beberapa buku literatur sebagai acuan bahan dan/atau tinjauan pustaka. Buku pertama dengan judul Information and Image Management: A Record System Approach karya Betty R. Ricks yang diterbitkan di Ohio tahun 1992 oleh South-Western Publishing co yang berisi tentang manajemen kearsipan secara menyeluruh. Daur hidup arsip dibahas dari tahap penciptaan arsip hingga penyusutannya. Buku ini secara garis besar menjelaskan tentang evaluasi arsip. Bahasan utamanya adalah manajemen kearsipan sebagai suatu sistem, record management dan sumberdaya kearsipan. Evaluasi arsip dari inventarisasi arsip diuraikan hingga aspek hukum kearsipan. Selain itu, buku ini membahas tentang dinamis aktif secara menyeluruh. Dijelaskan disini mulai dari manajemen arsip dinamis aktif hingga sistem penyimpanannya. Dalam bagian ini juga dijelaskan tentang arsip vital mulai dari identifikasi arsip vital, hingga manual pengamanan arsip vital. Selain dinamis aktif juga membahas tentang arsip inaktif secara keseluruhan. Dalam bagian ini dibahas tujuan dari records center, fasilitas record center, lokasi, penyerahan arsip inaktif, records charge-out and follow-up, pemusnahan arsip inaktif, dan records center supervisor.
9 Selanjutnya buku kedua yang penulis gunakan adalah Manajemen Kearsipan karya Zulkifli Amsyah yang menjelaskan tentang sistem yang digunakan dalam penataan arsip dalam sebuah organisasi. Buku ini membahas tentang sistem klasifikasi pada penataan berkas. Lebih rinci, buku ini memuat berbagai macam sistem yang kerap kali dipergunakan dalam manajemen kearsipan. Dimulai dari sistem kronologis, geografis, subjek, abjad, numerik, dan alfanumerik. Sistem klasifikasi ini kebanyakan dipergunakan dalam klasifikasi arsip konvensional, namun tidak menutup kemungkinan untuk di combine menjadi sistem yang kemudian akan dapat dipergunakan secara maksimal dalam penyimpanan berkas elektronik pula. Selanjutnya, buku ini juga membahas tentang peralatan dan perlengkapan dalam bidang kearsipan yang sesuai dengan standar internasional. Buku ketiga yang penulis gunakan adalah Manajemen Arsip Dinamis karya Sulistyo Basuki yang diterbitkan di Jakarta oleh Gramedia Pustaka Umum tahun 2003. Buku ini membahas mengenai penciptaan dokumen, tanggapan dokumen, cara penyimpanannya, lama penyimpanannya, statusnya setelah dokumen tidak diperlukan lagi hingga penanganannya bila dokumen tersebut ingin dilestarikan atau dimusnahkan. Buku terakhir yang digunakan adalah Kearsipan 1 yang disusun oleh Ig. Wursanto yang diterbitkan di Yogyakarta tahun 1991 oleh Kanisius. Secara umum buku ini membahas tentang pengertian dan pengelolaan arsip dengan beberapa aspek yang ada, sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip terutama arsip dinamis aktif, undang-undang yang mengatur pokok kearsipan,
10 perlindungan arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip. Pada bahasan selanjutnya buku ini juga mengupas tentang asas penyimpanan warkat secara fleksible (aman, awet, efisien, dan luwes) seperti asas Sentralisasi, asas Desentralisasi, dan asas Campuran (Kombinasi). E. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir ini mengambil tema manajemen arsip dinamis. Untuk memberikan gambaran tentang isi laporan dengan judul "Manajemen Arsip Dinamis Aktif Surat Pemberitahuan (SPT) Badan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul", sistematika penulisan laporan disusun dalam empat bab. Setiap bab mempunyai isi yang berbeda antara satu dengan yang lainnya, akan tetapi saling berkaitan. Hal tersebut bertujuan untuk mempermudah dalam memahami isi laporan tugas akhir. Bab pertama yang merupakan pendahuluan, berisi tentang latar belakang dan permasalahan, tujuan, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, serta sistematika penulisan. Latar belakang dan permasalahan memuat rinci tentang alasan dipilihnya tema manajemen arsip dinamis aktif. Penulis memilih tema tersebut karena arsip dinamis aktif masih sering dipergunakan dalam penyelenggaraan kerja sehingga memerlukan manajemen baik dengan tujuan efisiensi waktu, sedangkan masih banyak yang belum menyadari hal tersebut dan memberikan perlakuan yang ala kadarnya terhadap arsip dinamis aktif. Rumusan masalah yang diambil dari latar belakang kemudian akan menjadi bahasan utama dari laporan tugas akhir. Pengumpulan data yang dilakukan untuk menunjang
11 penulisan meliputi tiga metode, yaitu wawancara (interview), pengamatan secara langsung dan berpartisipasi dalam bidang kerja (observasi partisipasi), dan metode studi pustaka. Untuk tinjauan pustaka, penulis menggunakan empat buku yang masing-masing isinya relevan dengan topik yang diambil. Bab kedua menerangkan tentang gambaran umum organisasi yang oleh penulis digunakan sebagai obyek penelitian. Gambaran umum meliputi sejarah singkat berdirinya kantor, wilayah kerja yang mencakup daerah Kabupaten Bantul, profil kantor yang secara rinci menjabarkan visi misi, tugas pokok dan fungsi, dan struktur organisasi dengan penjelasan masing-masing tugas bidang dan seksi, kinerja KPP Pratama Bantul tahun 2013 yang membahas tentang pencapaian dan realisasi kerja per tahun, serta gambaran singkat pengelolaan arsip dinamis aktif SPT di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul. Bab ketiga memaparkan tentang inti pembahasan, yaitu manajemen arsip dinamis Surat Pemberitahuan dari proses penciptaan hingga penyusutan sesuai dengan life cycle of records. Lebih spesifik, alur arsip dinamis aktif Surat Pemberitahuan Badan, dari diciptakan, kemudian melalui proses penyimpanan dan pemberkasan, penggunaan dan pemeliharaannya, sampai dengan habis masa retensinya dan kemudiam disusutkan/ dipindahkan, serta dengan sarana dan prasarana penunjang. Pada bab ini juga merupakan bahasan menyeluruh dari rumusan masalah sebelumnya, yaitu hambatan yang dihadapi pegawai kantor dalam melaksanakan manajemen arsip yang sesuai dengan standar, dan solusi yang dilakukan untuk menyelesaikan kendala tersebut.
12 Bab keempat merupakan penutup yang berisi tentang kesimpulan dan saran yang ditujukan untuk tempat yang dijadikan sebagai obyek penelitian, yaitu Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bantul. Bab terakhir ini bertujuan untuk evaluasi, serta memberikan masukan kepada kantor/ organisasi tentang hal yang kurang dan memerlukan perhatian untuk dilakukan perbaikan.