BAB 4 RANCANGAN SISTEM

58 BAB 4 RANCANGAN SISTEM 4.1 Prosedur yang Diusulkan 4.1.1 Sistem Penjualan Sistem penjualan dimulai dari proses pemesanan barang oleh pelanggan. Pelanggan yang hendak memesan barang dapat menghubungi Bagian Penjualan, baik melalui telepon, fax ataupun datang langsung ke perusahaan. Bagian Penjualan akan menangkap seluruh detail informasi yang diperlukan dan mencatatnya pada Surat Order melalui sistem. Langkah selanjutnya, Bagian Penjualan akan mengecek status kredit pelanggan, yakni status kredit saat ini bilamana pesanan tersebut diterima, dengan melakukan akses langsung pada master pelanggan. Status kredit saat ini ditentukan dengan membandingkan saldo piutang pelanggan ditambah saldo piutang akibat pesanan dengan limit kredit. Apabila saldo piutang setelah pesanan melebihi limit kredit pelanggan, maka Bagian Penjualan akan memasukkan data pesanan ke dalam Surat Penolakkan Pesanan dan kemudian mencetak surat tersebut dan mengirimkannya kepada pelanggan. Apabila saldo piutang setelah pesanan tidak melebihi limit kredit pelanggan, maka Bagian Penjualan akan membandingkan pesanan dalam Surat Order dengan stok barang di gudang, dengan melihat langsung data persediaan pada saat mengentri pesanan ke dalam Faktur. Apabila jumlah stok tersedia dapat memenuhi pesanan dalam Surat Order, maka pesanan akan dimasukkan ke dalam Faktur.

59 Apabila jumlah stok tersedia tidak dapat memenuhi pesanan, maka Bagian Penjualan akan mencetak Surat Penolakan Pesanan dan mengirimkannya kepada pelanggan. Dibuatnya Faktur akan secara langsung mengupdate jumlah stok yang tersedia untuk dijual di gudang. Apabila pelanggan datang langsung, Bagian Penjualan akan mencetak Faktur 2 rangkap. Bagian Penjualan akan menandatangani Faktur 2 rangkap tersebut dan meminta tanda-tangan pelanggan. Rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan dan rangkap 2 akan dijadikan sebagai arsip. Apabila pelanggan tidak datang secara langsung, maka Faktur rangkap 1 akan dikirimkan ke Bagian Pengiriman untuk dikirimkan bersama dengan barang kepada pelanggan. Bagian Gudang akan menerima pesan elektronik berupa jumlah antrian Faktur yang belum dipenuhi pesanannya. Bagian Gudang akan mencetak Bukti Pengeluaran Barang 1 rangkap berdasarkan data Faktur tersebut. Dari bukti tersebut, Bagian Gudang akan menyiapkan pesanan yang diminta. Kemudian pesanan tersebut akan disatukan dengan Bukti Pengeluaran Barang. Bagian Pengiriman akan menerima pesan elektronik berupa jumlah antrian Faktur yang belum dibuat Surat Jalannya. Bagian Pengiriman akan mencetak Surat Jalan 2 rangkap. Kedua rangkap tersebut ( beserta dengan Faktur rangkap 1 bila ada ) akan dibawa ke gudang untuk mengambil barang. Bagian Pengiriman akan mencocokkan Surat Jalan dengan Bukti Pengeluaran Barang yang ada pada barang pesanan. Kemudian Bagian Pengiriman akan meminta Bagian Gudang untuk menandatangani Surat Jalan 2 rangkap, dan Bagian Gudang akan meminta Bagian Pengiriman untuk menandatangani Bukti Pengeluaran Barang, sebagai bukti bahwa

60 kedua bagian tersebut telah menyerahkan dan mengambil barang sesuai dengan prosedur, kuantitas dan dengan barang yang benar. Bagian Pengiriman kemudian akan mengirimkan barang ( dan Faktur rangkap 1 bila ada ) kepada pelanggan, sesuai dengan informasi yang tertera pada Surat Jalan. Pengiriman dapat dilakukan melalui jasa pengiriman atau antar langsung. Untuk pemanfaatan jasa pengiriman, maka Bagian Penjualan harus memastikan bahwa pelanggan telah mengirimkan Bukti Transfer, guna pembayaran jasa, untuk diarsipkan beserta dengan bukti penggunaan jasa pengiriman dari pihak pemberi jasa. Ketika barang telah sampai ke tangan pelanggan, Bagian Pengiriman akan meminta pelanggan untuk menandatangani Surat Jalan 2 rangkap tersebut dan menyerahkan Surat Jalan rangkap 1 kepada pelanggan dan rangkap 2 akan diarsipkan. Bila menggunakan jasa pengiriman, maka Bagian Pengiriman akan meminta jasa pengiriman untuk menandatangani Surat Jalan 2 rangkap tersebut. 4.1.2 Sistem Penukaran Barang Barang yang hendak ditukarkan oleh pelanggan harus disertai dengan Faktur yang telah diterima oleh pelanggan ( boleh berupa salinan atau kopi ). Barang tersebut dikirimkan ke Bagian Penjualan. Kemudian Bagian Penjualan akan mengecek kelayakan barang tersebut untuk ditukar, berdasarkan letak cacat atau rusaknya barang. Bila setelah dicek, cacat atau rusaknya barang adalah kesalahan dari pelanggan, maka barang dan Faktur ( atau salinan Faktur ) akan dikirimkan kembali kepada pelanggan dan bagian tersebut akan melakukan konfirmasi kepada

61 pelanggan yang menjelaskan mengenai mengapa penukaran barang tidak bisa dilakukan. Bila setelah dicek barang layak ditukar, maka Bagian Penjualan akan membuat Bukti Penukaran Barang. Dibuatnya Bukti Penukaran Barang akan secara langsung mengupdate jumlah stok yang tersedia untuk dijual di gudang. Apabila pelanggan datang langsung, Bagian Penjualan akan mencetak Bukti Penukaran Barang 2 rangkap. Bagian Penjualan akan menandatangani Bukti Penukaran Barang 2 rangkap tersebut dan meminta tanda-tangan pelanggan. Rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan dan rangkap 2 akan dijadikan sebagai arsip. Apabila pelanggan tidak datang secara langsung, maka Bukti Penukaran Barang rangkap 1 akan dikirimkan ke Bagian Pengiriman untuk dikirimkan bersama dengan barang kepada pelanggan. Bagian Gudang akan menerima pesan elektronik berupa jumlah antrian Bukti Penukaran Barang yang belum dipenuhi pesanannya. Bagian Gudang akan mencetak Bukti Pengeluaran Barang 1 rangkap berdasarkan data Bukti Penukaran Barang tersebut. Dari bukti tersebut, Bagian Gudang akan menyiapkan pesanan yang diminta. Kemudian pesanan tersebut akan disatukan dengan Bukti Pengeluaran Barang. Bagian Pengiriman akan menerima pesan elektronik berupa jumlah antrian Bukti Penukaran Barang yang belum dibuat Surat Jalannya. Bagian Pengiriman akan mencetak Surat Jalan 2 rangkap. Kedua rangkap tersebut ( beserta dengan Bukti Penukaran Barang rangkap 1 bila ada ) akan dibawa ke gudang untuk mengambil barang. Bagian Pengiriman akan mencocokkan Surat Jalan dengan Bukti Pengeluaran Barang yang ada pada barang pesanan. Kemudian Bagian

62 Pengiriman akan meminta Bagian Gudang untuk menandatangani Surat Jalan 2 rangkap, dan Bagian Gudang akan meminta Bagian Pengiriman untuk menandatangani Bukti Pengeluaran Barang, sebagai bukti bahwa kedua bagian tersebut telah menyerahkan dan mengambil barang sesuai dengan prosedur, kuantitas dan dengan barang yang benar. Bagian Pengiriman kemudian akan mengirimkan barang ( dan Bukti Penukaran Barang rangkap 1 bila ada ) kepada pelanggan, sesuai dengan informasi yang tertera pada Surat Jalan. Pengiriman dapat dilakukan melalui jasa pengiriman atau antar langsung. Untuk pemanfaatan jasa pengiriman, maka Bagian Penjualan harus memastikan bahwa pelanggan telah mengirimkan Bukti Transfer, guna pembayaran jasa, untuk diarsipkan beserta dengan bukti penggunaan jasa pengiriman dari pihak pemberi jasa. Penukaran barang tidak mempengaruhi jumlah piutang, karena setiap barang yang ditukar akan digantikan dengan barang yang baru. 4.1.3 Sistem Perubahan Limit Kredit Limit kredit pelanggan dapat diubah dengan persetujuan pihak manajemen atas rekomendasi Bagian Piutang, setelah bagian tersebut menganalisa data piutang pada Kartu Piutang, dengan menggunakan Surat Perubahan Limit.. Limit Kredit akan berubah apabila Bagian Akuntansi mengisi Form Perubahan Limit melalui sistem.

63 4.1.4 Sistem Penagihan, Penghapusan Piutang dan Penimbulan Kembali Piutang Setiap akan jatuh tempo, Bagian Piutang akan membuat dan mengirim Surat Tagihan untuk piutang yang belum dilunasi berdasarkan Kartu Piutang. Apabila berdasarkan pada rekomendasi Bagian Piutang, setelah menganalisa data piutang pada Kartu Piutang, dan dengan persetujuan manajemen piutang dihapuskan, maka Bagian Akuntansi akan memasukkan informasi penghapusan piutang pelanggan tersebut ke dalam Form Penghapusan Piutang melalui sistem. Piutang dapat ditimbulkan kembali apabila ada pembayaran kembali dari pelanggan atau dengan rekomendasi Bagian Piutang dan dengan persetujuan manajemen, dengan mengisi Form Penimbulan kembali oleh Bagian Akuntansi. 4.1.5 Sistem Penerimaan Kas Pelanggan yang hendak membayar dapat dilakukan dengan 2 cara, yakni datang secara langsung atau diambil oleh Bagian Pengiriman. Apabila datang secara langsung, Bagian Penerimaan dapat menerima segala bentuk pembayaran, yakni cek, uang kas, bukti transfer ataupun giro. Apabila diambil oleh Bagian Pengiriman, maka pembayaran hanya diterima berupa bukti transfer ataupun giro. Informasi pembayaran akan dimasukkan ke dalam Tanda Terima Pembayaran melalui sistem oleh Bagian Penerimaan Kas dan akan dicetak sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 akan dikirimkan atau diberikan kepada pelanggan dan rangkap 2 akan diarsipkan. Kemudian pembayaran tersebut akan disetor ke Bank dan Bukti Setor dari Bank akan diarsipkan.

64 4.1.6 Sistem Jurnal Umum Jurnal umum dapat dicek oleh Bagian Akuntansi tanpa perlu untuk membuatnya, karena secara langsung sistem akan menampilkan jurnal umum apabila Bagian Akuntansi memilih untuk menampilkannya. Jurnal umum didapat dari transaksi penjualan atas dibuatnya Faktur, transaksi pembayaran atas dibuatnya Tanda Terima Pembayaran, transaksi Penolakan Giro, transaksi penghapusan piutang atas dientrinya Form Penghapusan Piutang dan transaksi penimbulan kembali piutang atas dientrinya Form Penimbulan Piutang. 4.1.7 Laporan Apabila diperlukan, Bagian Penjualan dapat membuat Laporan Penjualan per Pelanggan, Laporan Penjualan per Produk, Laporan Penolakan Pesanan, serta Laporan Penukaran Barang. Bagian Gudang akan membuat Laporan Pengeluaran Barang. Bagian Pengiriman akan membuat Laporan Pengiriman Barang. Bagian Penerimaan Kas akan membuat Laporan Pembayaran Piutang per Pelanggan, Laporan Giro yang akan Jatuh Tempo dan Laporan Penolakan Giro. Bagian Piutang akan membuat Laporan Piutang yang akan Jatuh Tempo. Bagian Akuntansi akan mencetak Jurnal Umum.

65 4.2 Problem Domain 4.2.1 Classes Karyawan -KdKaryawan : String -KdBagian : String -NmKaryawan : String -Jabatan : String -Alamat : String -NoTelp : String -Password : String +mengubah_data() +menambah_karyawan() +mengambil_data_kary() Pelanggan -KdPelanggan : String -NmPelanggan : String -AlamatPelanggan : String -NoTelpPelanggan : String -NoFaxPelanggan : String -LimitKredit : Double +menambah_pelanggan() +mengubah_data_plg() +mengambil_data_plg() 1 1..* FormPengubahanLimitKredit -KdUbah : String -TglUbah : Date -KdPelanggan : String -KdKaryawan : String -LimitSebelumnya : Double -LimitAwal : Double +menambah_plk() FormPenghapusanPiutang -KdHapus : String -TglHapus : Date -KdKaryawan : String -KdFaktur : String +mengambil_data_penghapusan() +menambah_data_penghapusan() 1 0..1 0..1 FormPenimbulanKembaliPiutang -KdTimbul : String -TglTimbul : Date -KdKaryawan : String -KdPenghapusan : String +mengambil_data_penimbulan() +menambah_data_penimbulan() 1 1..* 1 1 Bagian -KdBagian : String -NmBagian : String +menambahbagian() +mengurangibagian() 1..* 1..* 1 1..* SuratOrder -KdSO : String -TglSO : Date -KdPelanggan : String -KdKaryawan : String +mengambil_data_so() +menambah_so() SalesOrder_Detil -KdSO : String -KdBarang : String -JumlahDiminta : Double -HargaDiminta : Double +mengisidetil() +mengubahdetil() +menghapusdetil() +menambahdetil() BuktiPengeluaranBarang -KdBPB : String -TglBPB : Date -KdFaktur : String -KdTukar : String -KdKaryawan : String +menambah_bpb() +mengambil_data_bpb() +mencetak_bpb() BuktiPenukaranBarang -KdTukar : String -TglTukar : Date -KdFaktur : String -KdKaryawan : String +menambah_bp() +mengambil_data_bp() +mencetak_bp() +mencetak_lap_penukaran() 1 1..* BuktiPenukaranBarang_Detil -KdTukar : String -KdBarang : String -KuantitasTukar : Integer +mengisidetil() +menambahdetil() +menghapusdetil() +mengubahdetil() 1 1 1 1 1 0..1 SuratPenolakkanPesanan -KdTolak : String -TglTolak : Date -KdSO : String -KdKaryawan : String -Keterangan : String +menambah_spp() +mengambil_data_spp() +mencetak_spp() +mencetak_lap_penolakkan() Faktur -KdFaktur : String -TglFaktur : Date -KdSO : String -KdKaryawan : String -TglJatuhTempo : Date -Status : Boolean +menambah_faktur() +mengambil_data_faktur() +mengubah_status_faktur() +mencetak_lap_penjualan() +mencetak_faktur() +mencetak_lap_piutang() +mencetak_surat_tagihan() +mencetak_lap_piutang_akn_jth_tempo() 0..1 0..1 1 1 1..* Faktur_Detil -KdFaktur : String -KdBarang : String -Kuantitas : Integer -Harga : Double +mengisidetil() +menghapusdetil() +mengubahdetil() +menambahdetil() Barang -KdBarang : String -KdJenisTinta : String -KdJenisBarang : String -KdPrinter : String -Harga : Double -Stok : Integer +menambah_barang() +mendapatkan_data_brg() +mengambil_data_brg() +mengurangi_stok() +data_printer() +data_jenis_barang() +data_tinta() 1 1..* JenisTinta -KdJenisTinta : String -NmJenisTinta : String +menambahjenistinta() +mengurangijenistinta() +mengubahjenistinta() +mengambil_data_tinta() 1 1 1..* 1 SuratPenolakkan_Detil -KdTolak : String -KdBarang : String 1..* -KuantitasTolak : Integer +menambahdetil() 1 1..* 1 1 1 0..1 Printer -KdJenisPrinter : String -NmJenisPrinter : String +mengambil_data_printer() SuratJalan -KdSJ : String -TglSJ : Date -KdFaktur : String -KdTukar : String -KdKaryawan : String +menambah_sj() +mengambil_data_sj() +mencetak_lap_pengiriman() +mencetak_sj() +data_barang() +data_bp() +data_faktur() FormPenolakanGiro -KdTolakGiro : String -TglTolakGiro : Date -KdTTP : String -NoBukti : String -KdKaryawan : String +mengambil_data_pg() +menambah_penolakkan_giro() +mencetak_lap_penolakkan_giro() TandaTerimaPembayaran -KdTTP : String -TglTTP : Date -KdPelanggan : String -KdKaryawan : String +mengambil_data_ttp() +menambah_ttp() +mencetak_ttp() +mencetak_lap_pembayaran() +mencetak_lap_giro_akan_jth_tmpo() 1 1..* TandaTerimaPembayaran_Detil -KdTTP : String -JenisPembayaran : String -NoBukti : String -NamaBank : String -No.Rek : String -KdFaktur : String -TglJatuhTempoPembayaran : Date +menambahdetil() +mengisidetil() +menghapusdetil() +mengubahdetil() 1..* 0..1 1 JenisBarang -KdJenisBarang : String -NmBarang : String -Ukuran : String -Satuan : Integer +menambahjenis() +mengurangijenis() +mengambil_data_jenis_brg() Gambar 4.1. Class Diagram Sistem yang Diusulkan

66 4.2.2 Event Table Event/Class Bagian SuratPenolakanPesanan SuratPenolakanDetil BuktiPenukaranBarang BuktiPenukaranBarangDetil Faktur Faktur Detil Pelanggan Karyawan Barang Jenis Barang Jenis Tinta Printer Surat_Order Surat Order Detil Surat Jalan Tanda Terima Pembayaran Bukti Pengeluaran Barang TandaTerimaPembayaranDetil Form Perubahan Limit Form Penghapusan Piutang Mengecek persediaan v v v v v v v v v v Mengecek limit kredit v v v v v Memasukkan data pelanggan v v v v Memasukkan data barang v v v v v v v v v Memasukkan pesanan v v v v v v v v Mengentri penjualan v v v v v v v v v v v v v Menyiapkan barang v v v v v v v v v v v v Mengirimkan barang v v v v v v v v v v Mengurangi stok v v v v v v v v v Mengecek kartu piutang v v v v v v v v v v Membuat surat tagihan v v v v v v Menerima pembayaran v v v v v v v v v Membuat jurnal v v v v v v Membuat penolakkan pesanan v v v v v v v v v v v v Menerima penukaran barang v v v v v v v v v v v Membuat laporan v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v Mengentri penolakkan giro v v v v v Mengubah limit kredit v v v v Menghapus piutang v v v v v v Menimbulkan kembali piutang v v v v v v v v Mendata Karyawan v v formpenolakangiro Form Penimbulan Piutang Tabel 4.1 Event table yang diusulkan

67 4.2.3 Sequence Diagram 4.2.3.1 Memanipulasi Data Pelanggan Bagian Penjualan dapat memasukan data pelanggan baru atau mengubah data pelanggan kecuali limit kredit. Objeknya : Pelanggan : Bagian Penjualan : Pelanggan menambah_pelanggan() mengubah_data_plg() Gambar 4.2 Sequence Memanipulasi Data Pelanggan

68 4.2.3.2 Mengisi Surat Order Jika adanya Order dari Pelanggan, maka Bagian Penjualan akan mengisi Surat Order. Objeknya : Surat Order, Pelanggan, Barang : Bagian Penjualan : SuratOrder : Pelanggan : Barang menambah_so() mengambil_data_plg() data_pelanggan() mengambil_data_brg() data_barang() Gambar 4.3 Sequence Mengisi Surat Order

69 4.2.3.3 Mendata Barang Jika terdapat adanya barang baru untuk dijual maka Bagian Gudang akan memasukan data barang kedalam Master Barang. Objeknya : Barang, Jenis Tinta, Jenis Barang, Printer : Barang : JenisTinta : JenisBarang : Printer : Bagian Gudang menambah_barang() mengambil_data_tinta() data_tinta() mengambil_data_jenis_brg() data_jenis_barang() mengambil_data_printer() data_printer() Gambar 4.4 Sequence Mendata Barang

70 4.2.3.4 Membuat Faktur Pada saat terjadinya transaksi Penjualan maka bagian Penjualan akan membuat Faktur yang akan secara langsung mengurangi stok di gudang. Objeknya : Faktur, Surat Order, Barang, Karyawan : Bagian Penjualan : Faktur : SuratOrder : Barang : Karyawan menambah_faktur() mengambil_data_so() data_so() mengambil_data_brg() data_barang() mengurangi_stok() mencetak_faktur() mengambil_data_kary() data_karyawan() Gambar 4.5 Sequence Membuat Faktur

71 4.2.3.5 Membuat Surat Penolakan Pesanan Jika terjadi adanya limit kredit yang tidak dapat memenuhi pesanan atau pun data persediaan digudang tidak memenuhi maka bagian Penjualan akan membuat Surat Penolakan Pesanan. Objeknya : Surat Penolakan Pesanan, Surat Order, Pelanggan, Barang, Karyawan : Bagian Penjualan : SuratPenolakkanPesanan : SuratOrder : Pelanggan : Barang : Karyawan menambah_spp() mengambil_data_so() data_so() mengambil_data_plg() data_pelanggan() mengambil_data_brg() data_barang() mencetak_spp() mengambil_data_kary() data_karyawan() Gambar 4.6 Sequence Membuat Surat Penolakan Pesanan

72 4.2.3.6 Membuat Bukti Penukaran Barang Jika ada Pelanggan yang ingin menukarkan Barang yang dibelinya, maka Bagian Penjualan akan segera untuk mencetak Bukti Penukaran Barang yang secara langsung mengurangi stok barang di gudang. Objeknya : Bukti Penukaran Barang, Faktur, Barang, Karyawan : Bagian Penjualan : BuktiPenukaranBarang : Faktur : Barang : Karyawan menambah_bp() mengambil_data_faktur() data_faktur() mengambil_data_brg() data_barang() mengurangi_stok() mencetak_bp() mengambil_data_kary() data_karyawan() Gambar 4.7 Sequence Membuat Bukti Penukaran Barang

73 4.2.3.7 Membuat Laporan Penjualan Jika diperlukan, Bagian Penjualan akan membuat Laporan Penjualan. Objeknya : Faktur, Surat Order, Pelanggan, Barang : Bagian Penjualan : Faktur : SuratOrder : Pelanggan : Barang mengambil_data_faktur() mengambil_data_so() data_so() mengambil_data_plg() data_pelanggan() mencetak_lap_penjualan() mengambil_data_brg() data_barang() Gambar 4.8 Sequence Membuat Laporan Penjualan

74 4.2.3.8 Membuat Laporan Penukaran Barang Bagian Penjualan akan memasukan data penukaran barang kedalam Bukti Penukaran Barang dan kemudian akan mencetaknya. Objeknya : Bukti Penukaran Barang, Faktur, Barang : Bagian Penjualan : BuktiPenukaranBarang : Faktur : Barang mengambil_data_bp() mengambil_data_faktur() data_faktur() mengambil_data_brg() data_barang() mencetak_lap_penukaran() Gambar 4.9 Sequence Membuat Laporan Penukaran Barang

75 4.2.3.9 Membuat Bukti Pengeluaran Barang Pada saat Bagian Gudang mengetahui adanya antrian faktur maka Bagian Gudang akan membuat Bukti Pengeluaran Barang. Objeknya : Bukti Pengeluaran Barang, Faktur, Bukti Penukaran Barang, Barang, Karyawan : Bagian Gudang : BuktiPengeluaranBarang : Faktur : BuktiPenukaranBarang : Barang : Karyawan menambah_bpb() mengambil_data_faktur() data_faktur() mengambil_data_bp() data_bp() mengambil_data_brg() data_barang() mencetak_bpb() mengambil_data_kary() data_karyawan() Gambar 4.10 Sequence Membuat Bukti Pengeluaran Barang

76 4.2.3.10 Membuat Laporan Penolakan Pesanan Apabila diperlukan, Bagian Penjualan mencetak Laporan Penolakan Pesanan. Objeknya : Surat Penolakan Pesanan, Surat Order, Barang, Pelanggan : Bagian Penjualan : SuratPenolakkanPesanan : SuratOrder : Barang : Pelanggan mengambil_data_spp() mengambil_data_so() data_so() mengambil_data_brg() data_barang() mengambil_data_plg() data_pelanggan() mencetak_lap_penolakkan() Gambar 4.11 Sequence Membuat Laporan Penolakan Pesanan

77 4.2.3.11 Membuat Laporan Pengeluaran Jika diperlukan, maka Bagian Gudang akan membuat Laporan Pengeluaran Barang. Objeknya : Bukti Pengeluaran Barang, Faktur, Bukti Penukaran Barang, Barang : Bagian Gudang : BuktiPengeluaranBarang : Faktur : BuktiPenukaranBarang : Barang mengambil_data_bpb() mengambil_data_faktur() data_faktur() mengambil_data_bp() data_bp() mengambil_data_brg() data_pelanggan() mencetak_bpb() Gambar 4.12 Sequence Membuat Laporan Pengeluaran

78 4.2.3.12 Mendapatkan Antrian Pembuatan Bukti Pengeluaran Barang Bagian Gudang akan mendapatkan peringatan berupa antrian pembuatan Bukti Pengeluaran Barang Objeknya : Faktur, Bukti Penukaran Barang, Bukti Pengeluaran Barang Object55 : Faktur Object66 : BuktiPenukaranBarang Object67 : BuktiPengeluaranBarang Object54 : Bagian Gudang mengambil_data_faktur() mengambil_data_bp() mengambil_data_bpb() Gambar 4.13 Sequence Melihat Antrian Faktur dan Penukaran

79 4.2.3.13 Menampilkan Jurnal Umum Setiap terjadinya transaksi yang ada di perusahaan, Bagian Akuntansi dapat mencetak Jurnal Umum Objeknya : Faktur, Tanda Terima Pembayaran, Form Penolakan Giro, Form Penghapusan Piutang, Form Penimbulan Kembali Piutang : Bagian Akuntansi : Faktur : TandaTerimaPembayaran : FormPenolakanGiro : FormPenghapusanPiutang : FormPenimbulanKembaliPiutang mengambil_data_faktur() mengambil_data_ttp mengambil_data_pg mengambil_data_penghapusan mengambil_data_penimbulan result() result() result() result() result() Gambar 4.14 Sequence Menampilkan Jurnal Umum

80 4.2.3.14 Mengisi Penghapusan Piutang Jika terjadi adanya piutang yang tidak tertagih dan juga berdasarkan perintah menejemen, Bagian Akuntansi akan mengisi form Penghapusan Piutang. Objeknya : Form Penghapusan Piutang, Faktur : Bagian Akuntansi : FormPenghapusanPiutang : Faktur menambah_data_penghapusan() mengambil_data_faktur() data_faktur() mengubah_status_faktur() Gambar 4.15 Sequence Mengisi Penghapusan Piutang

81 4.2.3.15 Mengisi Penimbulan Kembali Piutang Bagian Akuntansi akan menimbulkan kembali piutang yang mengubah status faktur. Objeknya : Form Penimbulan Kembali Piutang, Faktur : Bagian Akuntansi : FormPenimbulanKembaliPiutang : Faktur menambah_data_penimbulan() mengambil_data_faktur() data_faktur() mengubah_status_faktur() Gambar 4.16 Sequence Mengisi Penimbulan Kembali Piutang

82 4.2.3.16 Membuat Surat Tagihan Pada saat Piutang pelanggan akan jatuh tempo maka Bagian Piutang akan mencetak surat tagihan kepada pelanggan. Objeknya : Faktur, Tanda Terima Pembayaran, Form Penolakan Giro : Bagian Piutang : Faktur : TandaTerimaPembayaran : FormPenolakanGiro mengambil_data_faktur() mengambil_data_ttp() data_ttp() mengambil_data_pg() data_pg() mencetak_surat_tagihan() Gambar 4.17 Sequence Membuat Surat Tagihan

83 4.2.3.17 Mengisi Perubahan Limit Kredit Apabila Bagian Akuntansi menerima perintah dari menejemen untuk mengubah limit kredit planggan. Maka Bagian akuntasi akan mengisi form Pengubahan Limit Kredit. Objeknya : Form Pengubahan Limit Kredit, Pelanggan : Bagian Akuntansi : FormPengubahanLimitKredit : Pelanggan menambah_plk() mengambil_data_plg() data_pelanggan() mengubah_data_plg() Gambar 4.18 Sequence Mengisi Perubahan Limit Kredit

84 4.2.3.18 Membuat Laporan Piutang Akan Jatuh Tempo Jika diperlukan, Bagian Penjualan akan mencetak Laporan Piutang yang akan Jatuh Tempo. Objeknya : Faktur, Surat Order, Pelanggan, Barang : Bagian Penjualan : Faktur : SuratOrder : Pelanggan : Barang mengambil_data_faktur() mengambil_data_so() data_so() mengambil_data_plg() data_pelanggan() mengambil_data_brg() mencetak_lap_piutang_akn_jth_tempo() data_barang() Gambar 4.19 Sequence Membuat Laporan Piutang akan Jatuh Tempo

85 4.2.3.19 Membuat Surat Jalan Bagian Pengiriman akan menambah Surat Jalan dan kemudian mencetaknya Objeknya : Surat Jalan, Faktur, Bukti Penukaran Barang, Barang, Karyawan : Bagian Gudang : SuratJalan : Faktur : BuktiPenukaranBarang : Barang : Karyawan menambah_sj() mengambil_data_faktur() data_faktur() mengambil_data_bp() data_bp() mengambil_data_brg() data_barang() mencetak_sj() mengambil_data_kary() data_karyawan() Gambar 4.20 Sequence Membuat Surat Jalan

86 4.2.3.20 Mengisi Penolakan Giro Jika ternyata Bagian Penerimaan Kas mendapatkan bahwa giro kosong maka Bagian Penerimaan Kas akan mengisi form Penolakan Giro. Objeknya : Form Penolakan Giro, Tanda Terima Pembayaran : Bagian Penerimaan Kas : FormPenolakanGiro : TandaTerimaPembayaran menambah_penolakkan_giro() mengambil_data_ttp() data_ttp() Gambar 4.21 Sequence Mengisi Penolakan Giro

87 4.2.3.21 Membuat Laporan Pengiriman Barang Setiap diperlukan adanya laporan untuk melihat status pengiriman pada pelanggan maka Bagian Pengiriman akan mencetak laporan Pengiriman. Objeknya : Surat Jalan, Faktur, Bukti Penukaran Barang, Barang : BagianPengiriman : SuratJalan : Faktur : BuktiPenukaranBarang : Barang mengambil_data_sj() mengambil_data_faktur() data_faktur() mengambil_data_bp() data_bp() mengambil_data_brg() data_barang() mencetak_lap_pengiriman() Gambar 4.22 Sequence Membuat Laporan Pengiriman Barang

88 4.2.3.22 Membuat Tanda Terima Pembayaran Pada saat Pelanggan akan membayar tagihan diperiode tertentu maka Bagian Penerimaan Kas akan membuat Tanda Terima Pembayaran sebagai bukti Pembayaran dan akan diserahkan kepada pelanggan. Objeknya : Tanda Terima Pembayaran, Faktur, Pelanggan, Karyawan : Bagian Penerimaan Kas : TandaTerimaPembayaran : Faktur : Pelanggan : Karyawan menambah_ttp() mengambil_data_faktur() data_faktur() mengambil_data_plg() data_pelanggan() mengambil_data_kary() data_karyawan() mencetak_ttp() Gambar 4.23 Sequence Membuat Tanda Terima Pembayaran

89 4.2.3.23 Membuat Laporan Penolakan Giro Jika diketahui adanya pemasukan giro yang kosong, maka Bagian Penerimaan Kas akan membuat Laporan Penolakan Giro. Objeknya : Form Penolakan Giro, Tanda Terima Pembayaran, Faktur, Pelanggan : Bagian Penerimaan Kas : FormPenolakanGiro : TandaTerimaPembayaran : Faktur : Pelanggan mengambil_data_pg() mengambil_data_ttp() data_ttp() mengambil_data_faktur() data_faktur() mencetak_lap_penolakkan_giro() mengambil_data_plg() data_pelanggan() Gambar 4.24 Sequence Membuat Laporan Penolakan Giro

90 4.2.3.24 Membuat Laporan Giro Akan Jatuh Tempo Ketika mencetak laporan giro yang akan jatuh tempo, maka Bagian Penerimaan Kas akan mengambil data giro tersebut. Objeknya : Tanda Terima Pembayaran, Faktur, Pelanggan : Bagian Penerimaan Kas : TandaTerimaPembayaran : Faktur : Pelanggan mengambil_data_pg() mengambil_data_faktur() data_faktur() mengambil_data_plg() data_pelanggan() mencetak_lap_giro_akan_jth_tmpo() Gambar 4.25 Sequence Membuat Laporan Giro Akan Jatuh Tempo

91 4.2.3.25 Membuat Laporan Pembayaran Bagian Penerimaan Kas akan mendapatkan data pembayaran dan akan mencetaknya ketika pelanggan memberikan pembayaran Objeknya : Tanda Terima Pembayaran, Faktur, Pelanggan : Bagian Penerimaan Kas : TandaTerimaPembayaran : Faktur : Pelanggan mengambil_data_ttp() mengambil_data_faktur() data_faktur() mengambil_data_plg() data_pelanggan() mencetak_lap_pembayaran() Gambar 4.26 Sequence Membuat Laporan Pembayaran

92 4.2.3.26 Mendapatkan Antrian Pembuatan Surat Jalan Bagian Gudang akan mendapatkan peringatan berupa antrian pembuatan surat jalan Objeknya : Faktur, Bukti Penukaran Barang, Surat Jalan Object55 : Faktur Object66 : BuktiPenukaranBarang Object67 : SuratJalan Object54 : BagianPengiriman mengambil_data_faktur() mengambil_data_bp() mengambil_data_sj() Gambar 4.27 Sequence Mendapatkan Antrian Pembuatan Surat Jalan

93 4.3 Aplication Domain 4.3.1 Usage 4.3.1.1 Overview Sistem ini digunakan untuk mendukung Sistem Penjualan dan Piutang, oleh karena itu seperti hal umumnya, actor-actor dari sistem ini adalah Bagian Penjualan, Bagian Gudang, Bagian Pengiriman, Bagian Piutang, Bagian Penerimaan Kas, Bagian Akuntansi. 4.3.1.2 Actor Deskripsi untuk aktor yang terdapat pada use case diagram PT.Sinar Gumilang Abadi adalah sebagai berikut : 1. Bagian Penjualan Tujuan : Bagian penjualan adalah orang yang bertugas menerima pesanan dari pelanggan. Bagian penjualan yang nantinya akan mengisi surat order, membuat faktur penjualan, membuat bukti penukaran dan membuat laporan penjualan. Karakteristik : Seorang karyawan bagian penjualan harus dapat bekerja cepat dan cekatan dalam menangani semua pembelian, serta memiliki kemampuan untuk menentukan pelanggan yang layak membeli barang dari perusahaan. 2. Bagian Gudang Tujuan : Bagian Gudang adalah orang yang bertugas menyiapkan barang dan mengurangi stok bila terjadi penjualan.

94 Karakteristik : Seorang karyawan bagian gudang harus memliki kemampuan untuk mengelola informasi persediaan. 3. Bagian Pengiriman Tujuan : Bagian Pengiriman adalah orang yang bertugas untuk mengambil dan mengirimkan barang kepada pelanggan dari setiap transaksi penjualan. Karakteristik : Seorang karyawan Bagian Pengiriman harus memiliki ketelitian dalam menerima barang yang hendak dikirim dari Bagian Gudang. 4. Bagian Piutang Tujuan : Bagian Piutang adalah orang yang bertugas untuk mengecek piutang yang akan jatuh tempo dan membuat Surat Tagihan Karakteristik : Seorang karyawan Bagian Piutang harus memiliki ketelitian dalam mengecek piutang pelanggan. 5. Bagian Penerimaan Kas Tujuan : Bagian Penerimaan Kas adalah orang yang bertugas untuk membuat Tanda Terima Pembayaran serta membuat laporan penerimaan kas kepada manajer. Karakteristik : Seorang kasir harus memiliki ketelitian yang tinggi, tanggung jawab, dan kejujuran dalam mengelola kas yang telah diterima. 6. Bagian Akuntansi

95 Tujuan : Bagian Akuntansi adalah orang yang bertugas membuat laporan mengenai piutang dan penjualan dalam bentuk jurnal umum untuk manajemen. Karakteristik : Seorang bagian akuntansi harus memiliki pengetahuan di bidangnya dan teliti dalam memeriksa semua transaksi penjualan dan piutang.

96 4.3.1.3 Use Case Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang pada PT. Sinar Gumilang Abadi memanipulasi Data Pelanggan mengisi Surat Order Membuat Faktur membuat Laporan Penjualan membuat Surat Penolakkan Pesana n Bagian Penjualan membuat Bukti Penukaran Barang membuat Laporan Penukaran Barang membuat Laporan Penolakkan Pesanan Mendata Barang menampilkan Jurnal Umum mengisi Perubahan Limit Kredit membuat Bukti Pengeluaran Barang membuat Laporan Pengeluaran Bagian Gudang Bagian Akuntansi mengisi Penghapusa n Piutang mengisi Penimbulan Kembali Piutang Mendapatkan antian pembuatan BPB membuat Surat Jalan BagianPengiriman membuat Laporan Pengiriman Barang Membuat Surat Tagihan Mendapatkan antria n pembuatan SJ membuat Laporan Piutang Akan Jatuh Tempo Bagian Piutang membuat Tanda Terima Pembayaran mengisi Penolakkan Giro Bagian Penerimaan Kas membuat Laporan Pembayaran membuat Laporan Giro Akan Jatuh Tempo membuat Laporan Penolakkan Giro Gambar 4.28 Diagram Use Case Sistem yang Diusulkan

97 4.3.2 User Interface 4.3.2.1 Navigation Menu Login Menu Master Menu Penjualan Menu Piutang Login diklik pilihan Master Pelanggan Surat Order Kartu Piutang diklik pilihan Menu Utama diklik pilihan diklik pilihan Master Barang Master Jenis Barang Faktur Bukti Pengeluaran Barang diklik pilihan Analisa Umur Piutang Tanda Terima Pembayaran diklik pilihan Master Jenis Tinta Surat Jalan Penolakkan Giro Form Penghapusan Piutang Master Printer Bukti Penukaran Barang Form Penimbulan Kembali Piutang Surat Penolakan Pesanan Form Pengubahan Limit Kredit diklik pilihan Jurnal Umum diklik pilihan Pilihan Laporan diklik pilihan Logout Menu Jurnal Umum Menu Laporan Menu Lain-Lain Ubah Password Gambar 4.29 Diagram Navigasi Sistem yang Diusulkan

98 4.3.2.2 Tampilan Sistem yang Diusulkan 4.3.2.2.1 Menu Utama Gambar 4.30 Menu Utama

99 4.3.2.2.2 Menu Utama(2) Gambar 4.31 Menu Utama(2)

100 4.3.2.2.3 Menu Utama(3) Gambar 4.32 Menu Utama(3)

101 4.3.2.2.4 Menu Utama(4) Gambar 4.33 Menu Utama(4)

102 4.3.2.2.5 Menu Utama(5) Gambar 4.34 Menu Utama(5)

103 4.3.2.2.6 Master Pelanggan Gambar 4.35 Form Master Pelanggan

104 4.3.2.2.7 Master Barang Gambar 4.36 Form Master Barang

105 4.3.2.2.8 Master Jenis Barang Gambar 4.37 Master Jenis Barang

106 4.3.2.2.9 Master Jenis Tinta Gambar 4.38 Master Jenis Tinta

107 4.3.2.2.10 Master Printer Gambar 4.39 Master Printer

108 4.3.2.2.11 Surat Order Gambar 4.40 Surat Order

109 4.3.2.2.12 Faktur (Tampil Faktur ) Gambar 4.41 Faktur (Tampil Faktur )

110 4.3.2.2.13 Faktur (Buat Faktur ) Gambar 4.42 Faktur (Buat Faktur )

111 4.3.2.2.14 Faktur (Peringatan Penolakan ) Gambar 4.43 Faktur (Peringatan Penolakan )

112 4.3.2.2.15 Faktur (Entri Faktur) Gambar 4.44 Faktur (Entri Faktur )

113 4.3.2.2.16 Bukti Pengeluaran Barang ( untuk Faktur ) Gambar 4.45 Bukti Pengeluaran Barang ( untuk Faktur )

114 4.3.2.2.17 Bukti Pengeluaran Barang ( untuk Penukaran ) Gambar 4.46 Bukti Pengeluaran Barang ( untuk Penukaran )

115 4.3.2.2.18 Surat Jalan ( untuk Faktur ) Gambar 4.47 Surat Jalan ( untuk Faktur )

116 4.3.2.2.19 Surat Jalan ( untuk Penukaran ) Gambar 4.48 Surat Jalan ( untuk Penukaran )

117 4.3.2.2.20 Bukti Penukaran Barang Gambar 4.49 Bukti Penukaran Barang

118 4.3.2.2.21 Surat Penolakan Pesanan ( karena stok ) Gambar 4.50 Surat Penolakan Pesanan ( karena stok )

119 4.3.2.2.22 Surat Penolakan Pesanan ( karena limit ) Gambar 4.51 Surat Penolakan Pesanan ( karena limit )

120 4.3.2.2.23 Kartu Piutang Gambar 4.52 Kartu Piutang

121 4.3.2.2.24 Tampilan Analisa Piutang Gambar 4.53 Tampil Piutang yang akan dianalisa

122 4.3.2.2.25 Tanda Terima Pembayaran Gambar 4.54 Tanda Terima Pembayaran

123 4.3.2.2.26 Surat Penolakan Giro Gambar 4. 55 Form Penolakan Giro

124 4.3.2.2.27 Form PenghapusanPiutang Gambar 4. 56 Form Penghapusan Piutang

125 4.3.2.2.28 Form Penimbulan Kembali Piutang Gambar 4.57 Form Penimbulan kembali Piutang

126 4.3.2.2.29 Form Pengubahan Limit Kredit Gambar 4.58 Form Pengubahan Limit Kredit

127 4.3.2.2.30 Inquiry Laporan Gambar 4.59 Inquiry Laporan

128 4.3.2.2.31 Login Gambar 4.60 Login 4.3.2.2.32 Logout Gambar 4.61 Logout

129 4.3.2.2.33 Ubah Password Gambar 4.62 Ubah Password 4.3.2.2.34 Warning Bagian Gudang Gambar 4.63 Warning Bagian Gudang 4.3.2.2.35 Warning Bagian Pengiriman Gambar 4.64 Warning Bagian Pengiriman

130 4.4 Technical Platform 4.4.1 Hardware 1. Komputer server dengan spesifikasi sebagai berikut : a. Prosesor Pentium IV 2,8 GHz b. Motherboard Asus P4P 800 c. Memory 512 MB d. Hardisk 120 GB SATA e. DVD Rom dan floppy disk 2. Komputer client 6 buah dengan spesifikasi sebagai berikut : a. Prosesor AMD Sempron 2.0 GHz b. Memory 256 MB c. Hardisk 40 GB 3. Printer 6 buah ( 3 printer pita dan 3 printer tinta) a. Printer pita untuk mengeprint sales order rangkap. b. Printer tinta untuk mengeprint kebutuhan biasa (seperti mencetak berkasberkas, laporan, dan lain-lain). 4.4.2 Software 1. Microsoft Windows XP Professional Edition, kami menggunakan Windows XP Professional Edition karena kami menganggap Windows XP sangat user friendly dan lebih mudah dalam penggunaannya, serta memiliki performa yang tinggi (untuk semua aplikasi yang kami gunakan).

131 2. Microsoft Visual Basic 6.0, kami menggunakan software Visual Basic 6.0, karena kemudahan dalam pengembangan dan pembangunan aplikasinya, sehingga jika di masa mendatang akan dilakukan perubahan atau modifikasi terhadap program aplikasi, tidak akan ditemukan kesulitan. 3. Microsoft Access, kami menggunakan software ini karena mampu menangani database yang besar dengan baik, jadi untuk ke depannya dirasakan cukup memadai bagi perusahaan. 4.4.3 Interface Bagian Penjualan Bagian Gudang Printer Printer Printer Bagian Akuntansi Server Bagian Pengiriman Printer Printer Printer Bagian Penagihan Bagian Piutang Gambar 4.65 Interface Technical Platform yang Diusulkan

132 4.5 Implementasi No Kegiatan 1 Analisa Kebutuhan 2 Merancang 3 Pengkodean 4 Testing 5 Pengadaan Perangkat Lunak dan Keras 6 Implementasi Jaringan 7 Testing 8Implementasi Bulan ke- 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tabel 4.2 Rancangan Implementasi