BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sarana pelayanan kesehatan menurut Permenkes RI No 269/Menkes/Per/III/2008 adalah tempat penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan yang dapat digunakan untuk praktek kedokteran atau kedokteran gigi. Rumah sakit merupakan salah satu dari sarana pelayanan kesehatan. Menurut Undang Undang Republik Indonesia No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, rumah sakitadalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan layanan rawat jalan, rawat inap dan IGD. Untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan, rumah sakit harus mencapai suatu ketertiban administrasi yang diwujudkan dalam bentuk pengolahan sistem rekam medis. Rekam Medis menurut Permenkes Nomor 269 tahun 2008 tentang rekam medik adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam kesehatan ini adalah sumber utama informasi kesehatan sehingga tidaklah mengherankan bila beragam institusi/ organisasi menggunakanya untuk meningkatkan kualitaspelayanan kesehatan, sesuai dengan 1
tugas masing-masing institusi ataupun organisasi tersebut (Hatta, 2008). Untuk memelihara dan menjaga kerahasiaan rekam medis di rumah sakit maka dibutuhkan sebuah unit kerja yang mampu mengelola rekam medis yang bisa disebut unit kerja rekam medis. Menurut Budi (2011) unit kerja rekam medis sebagai salah satu organisasi pendukung kegiatan fasilitas pelayanan kesehatan. Ruang lingkup unit rekam medis mulai dari pendaftaran pasien, distribusi, assembling, coding, indexing, penyimpanan berkas rekam medis dan pelaporan. Keberadaan unit rekam medis pada suatu rumah sakit sangat penting. Hal ini karena sumber informasi yang berasal dari data rekam medis sangat berguna sebagai landasan untuk menilai kinerja unit pelayanan medis, sehingga dapat digunakan untuk evaluasi kinerja dan kepuasan pasien yang akan mempengaruhi pengambilan keputusan atau penetapan kebijakan selanjutnya. Hal ini dudukung pula dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 269 tahun 2008 tentang rekam medis pada pasal 7 yang menyatakan sarana pelayanan kesehataan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis, serta pada pasal 15 yang menyatakan pengelola rekam medis dilaksanakan sesuai dengan tata kerja sarana pelayanan kesehatan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa setiap sarana pelayanan kesehatan wajib 2
membentuk unit kerja rekam medis secara optimal dalam upaya menunjang penyelenggaraan rekam medis. Dalam menunjang terlaksananya unit rekam medis yang maksimal, pengorganisasian, tata letak unit kerja rekam medis dan job description rekam medis mempunyai peran sangat penting dalam kelancaran pengolahan berkas di suatu organisasi rumah sakit, baik rumah sakit yang dikelola oleh pihak pemerintah maupun pihak swasta. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan oleh peneliti pada tanggal 10 Januari 2014 diketahui bahwa awalnya Rumah Sakit Umum Rizki Amalia Medika merupakan praktek dokter tunggal dr. H. Agus Wiyono namun seiring dengan meningkatnya kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan kini telah berkembang menjadi rumah sakit umum dengan tipe D. Penyimpanan berkas rekam medis dilaksanakan secara desentralisasi, namun pihak rumah sakit berkeinginan merubah menjadi sentralisasiagar pengobatan penyakit pasien lebih maksimal karena berkas rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan IGD menjadi satu berkas sehingga pengobatan pasien menjadi berkelanjutan.saat ini ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan terletak di belakang pendaftaran, sedangkan ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat inap terletak di lantai 2. 3
Rumah sakit telah dibantu menggunakan komputer atau Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS), namun belum dapat diterapkan di seluruh bagian. Untuk kegiatan terkait rekam medis masih dilaksanakan secara manual. Seperti pembuatan sensus harian dilakukan dengan cara menghitung satu per satu sehingga petugas membutuhkan waktu lebih lama mengerjakannya. Proses pengolahan rekam medis rawat inap dimulai ketika berkas kembali ke ruang administrasi. Berkas rekam medis rawat inap kemudian di sensus, coding serta diinputkan ke software INA CBG s, klaim, pelaporan. Setelah itu berkas dikembalikan di ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat inap. Proses pengolahan data rekam medis belum dapat maksimal karena pengolahan data rekam medis hanya dilakukan oleh 1 orang petugas. Sehingga membuat pekerjaan lain tidak dapat selesai tepat waktu. Seperti contoh bulan Desember petugas tersebut mengurusi pembuatan klaim Jaminan Kesehatan Masyarakat (Jamkesmas) sehingga untuk laporan bulanan bulan November dan Desember tidak dapat selesai tepat waktu. Selain itu kegiatan assembling dan indexing belum dapat dilaksanakan. Job description petugas rekam medis yang ada di sana saat ini masih terbatas pada job descriptionpengolah datadan pendaftaran. Job descriptionpengolah data berisi seluruh kegiatan pengolahan data. Kecuali assembling dan indexingkarena belum 4
dapat dilaksanakan. Sehingga Job descriptionharus dibuat per bagian tugasnya agar bila ada penambahan tenaga job descriptionjelas. Hal lain yang menghambat pengolahan berkas rekam medis adalah ruang kerja yang tersedia. Saat ini ruang kerja petugas rekam medis menjadi satu dengan petugas administrasi. Hal ini membuat petugas rekam medis harus berbagi ruangan dan fasilitas yang ada dengan petugas administrasi. Sehingga menyebabkan petugas rekam medis tidak nyaman dalam bekerja, karena bekerja ruangan terlalu penuh. Dengan semakin meningkatnya jumlah pasien setiap tahun maka harus diimbangi dengan pembentukan unit kerja rekam medis yang mampu memberikan pelayanan yang maksimal kepada masyarakat. Baik dalam hal pelayanan langsung kepada pasien maupun sistem pengolahan rekam medis milik pasien. Rumah Sakit Umum Rizki Amalia Medika saat masih juga dalam tahap perkembangan menjadi lebih baik lagi dalam hal ini rekam medis. Pihak rumah sakit ingin membuat unit kerja rekam medis menjadi lebih tertata sehingga pengolahan berkas rekam medis dapat terlaksana dengan baik. Dari permasalahan tersebut peneliti ingin membuat perancangan unit kerja rekam medis terkait struktur organisasi rekam medis, tata letak ruang kerja unit rekam medis, dan job 5
description unit kerja rekam medis di Rumah Sakit Umum Rizki Amalia Medika. B. Rumusan Ide Rancangan Berdasarkan latar belakang permasalahan di Rumah Sakit Umum Rizki Amalia Medika dalam penelitian tugas akhir ini peneliti mengedepankan rumusan masalah sebagai berikut : Bagaimana perancangan ulang unit kerja rekam medis di Rumah Sakit Umum Rizki Amalia Medika? C. Tujuan Rancangan 1. Melakukan analisis masalah di unit kerja rekam medis Rumah Sakit Umum Rizki Amalia Medika 2. Melakukan identifikasi kebutuhan terhadap masalah yang di temukan di unit kerja rekam medis Rumah Sakit Umum Rizki Amalia Medika 3. Melakukan pembuatan desain berdasarkan kegiatan identifikasi yang dilakukan sebelumnya di unit kerja rekam medis Rumah Sakit Umum Rizki Amalia Medika 4. Melakukan perwujudan kepada pihak yang bersangkutan di unit kerja rekam medis Rumah Sakit Umum Rizki Amalia Medika 6
D. Manfaat Rancangan 1. Manfaat Praktis a. Bagi Perancang Menambah pengalaman dan pengetahuan dalam hal merancang struktur organisasi rekam medis, tata letak unit kerja rekam medis dan Job descriptionserta menerapkan teori teori yang diperoleh dibangku kuliah ke dalam praktek sesungguhnya. b. Bagi Rumah Sakit Sebagai masukan bagi rumah sakit dalam menerapkan unit kerja rekam medis. 2. ManfaatTeoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Dapat menjalin kerjasama yang baik antara rumah sakit dengan civitas akademika khususnya DIII Rekam Medis Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, selain itu juga dapat digunakan sebagai tolok ukur sejauh mana disiplin ilmu yang diajarkan dibangku kuliah yang diterapkan di Rumah Sakit. b. Bagi Peneliti Lain Dapat digunakan sebagai acuan dan wacana bagi peneliti lain yang akan melakukan penelitian dengan topik yang hampir sama. 7
E. Keaslian Rancangan Sejauh pengamatan peneliti, penelitian dengan judul Rancangan Unit Kerja Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Rizki Amalia Medika belum pernah dilakukan. Namun ada beberapa penelitian sebelumnya yang serupa dapat dilihat pada Tabel 1 8
9
10
11