Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer e-issn: 2548-964X Vol. 2, No. 4, April 2018, hlm. 1534-1541 http://j-ptiik.ub.ac.id Pengembangan Sistem Informasi Pencatatan dan Pemantauan Distribusi Surat Masuk dan Surat Keluar dengan Pendekatan Berorientasi Objek (Studi Kasus : Detasemen A Pelopor Satbrimob Polda Jatim) Wika Vidi Aryasworo 1, Ismiarta Aknuranda 2, Djoko Pramono 3 Program Studi Sistem Informasi, Email: 1 wikavidi@gmail.com, 2 i.aknuranda@ub.ac.id, 3 djoko.jalin@ub.ac.id Abstrak Detasemen A Pelopor Satbrimob Polda Jatim merupakan unsur pelaksana operasional pada Satuan Brimob Polda Jawa Timur yang bertugas melakukan penanggulangan terhadap gangguan keamanan yang berintensitas tinggi. Seperti halnya organisasi lain, Detasemen A Pelopor Satbrimob Polda Jatim memiliki kegiatan pengelolaan surat. Selama ini pengelolaan surat pada Detasemen A Pelopor Satbrimob Polda Jatim masih dilakukan secara manual, sehingga menimbulkan beberapa masalah diantaranya adalah sulit melakukan pencarian data surat, sulit untuk merekap data surat sebagai laporan. Selain itu tidak dapat memantau pengelolaan surat setelah surat didistribusikan ke bagian/fungsi. Dari masalah tersebut maka diperlukan adanya perbaikan pada kegiatan pencatatan dan pendistibusian surat yang telah berjalan saat ini dengan mengembangkan sebuah Sistem Informasi Pencatatan dan Pemantauan Distribusi Surat Masuk dan Surat Keluar (SIPPDS) yang dapat mempermudah untuk mencatat, menyimpan, mencari, merekap data surat, dan memantau proses pengelolaan surat pada setiap bagian. Dalam mengembangkan SIPPDS, peneliti menggunakan model waterfall, dengan pendekatan berorientasi objek dan menganut konsep model view controller. Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa pada tahap perancangan sistem berupa class diagram, physical data model, dan perancangan antarmuka. Pada tahap implementasi menghasilkan sistem informasi pencatatan dan pemantauan distribusi surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan framework CodeIgniter dan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. Sedangkan pada pengujian validasi menunjukkan sistem dapat berjalan dengan baik, dan pengujian kompatibilitas menunjukkan sistem dapat digunakan dengan baik pada 9 jenis perambah web. Kata kunci: SIPPDS, waterfall, pengembangan Abstract Detasemen A Pelopor Satbrimob Polda Jatim is the operational executive element in Satuan Brimob Polda Jawa Timur which is handling over high intensity security disturbance. Like an organization, Detasemen A Pelopor Satbrimob Polda Jatim has letter management activities. During this time the management of the letter in Detasemen A Pelopor Satbrimob Polda Jatim is still manually, causing some problems is difficult to do search for mail data, it is difficult to recap the letter data as a report. Besides it can not. From this it is necessary to improve the recording and dissemination activities of letters that have been running at this time by developing an Information System of Recording and Monitoring Distribution of Incoming and Outgoing Letter (SIPPDS) which can make it easier to record, store, search, reconcile letter data, and The task of mailing process on each part. In developing SIPPDS, researchers used a waterfall model, with an approach. The results of the research show on the design diagram, diagram, physical data model, and interface design. In the database. And MySQL database. While on a device that can be used properly, and try the compatibility that shows the system can be used properly on 9 types of web browsers. Keywords: SIPPDS, waterfall, development Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya 1534
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 1535 1. PENDAHULUAN Berdasarkan Peraturan Kapolri Nomor 22 Tahun 2010, Tanggal 28 September 2010 tentang susunan organisasi dan tata kerja pada tingkat Kepolisian Daerah, Detasemen A Pelopor Satuan Brigade Mobil Kepolisian Daerah Jawa Timur (Den A Pelopor Satbrimob Polda Jatim) merupakan unsur pelaksana operasional pada Satuan Brimob Polda Jawa Timur yang bertugas melakukan penanggulangan terhadap gangguan keamanan yang berintensitas tinggi. Seperti halnya organisasi lain, Den A Pelopor Satbrimob Polda Jatim memiliki struktur organisasi yang terdiri dari unsur pimpinan, unsur pembantu pimpinan dan pelaksana staf serta unsur pelaksana tugas pokok, pada setiap unsur ini memiliki salah satu kegiatan yang saling terkait yaitu kegiatan pengelolaan surat. Berdasarkan hasil wawancara dengan Penata Tingkat Satu Anita Wuri Handayani, S.E. selaku Perwira urusan tata usaha (Paurtu) pada Den A Pelopor Satbrimob Polda Jatim. Kegiatan seperti pencatatan surat masuk dan surat keluar masih dilakukan secara manua. Pencatatan data surat secara manual mengakibatkan beberapa permasalahan yaitu sulitnya melakukan pencarian data surat yang sewaktu waktu dibutuhkan, mencatat dalam buku sangat rentan dari kerusakan atau kehilangan data, dan data surat yang memiliki jumlah yang banyak juga sulit untuk direkap sebagai laporan. Selain pencatatan yang masih manual, proses distribusi surat masuk dan surat keluar juga tidak terpantau dengan baik, sehingga bagian urusan tata usaha tidak dapat mengetahui sampai mana proses pengelolaan surat telah dilakukan. Apabila tidak terpantau dengan baik maka pengerjaan surat bisa memakan waktu lebih dari waktu yang sudah ditentukan. Berdasarkan uraian permasalahan diatas, maka diperlukan adanya perbaikan pada proses pencatatan dan pendistibusian surat yang telah dilakukan oleh Den A Pelopor Satbrimob Polda Jatim, dengan mempertimbangkan perbaikan menggunakan sistem berbasis komputer yaitu membangun sebuah sistem informasi pencatatan dan pemantauan distribusi surat berbasis website, yang dapat membantu untuk mempermudah dalam kegiatan mencatat, menyimpan, mencari, dan merekap data surat masuk dan surat keluar sekaligus memantau kegiatan distribusi surat masuk maupun surat keluar pada Den A Pelopor Satbrimob Polda Jatim. 2. METODOLOGI Mulai Studi Literatur Analisis Masalah Pengumpulan Data Pemodelan Proses Bisnis Analisis Persyaratan Perancangan Implementasi Pengujian Kesimpulan dan Saran Selesai Gambar 1 Diagram Alir Pada penelitian ini tahapan metodologi terdiri dari studi literatur, analisis masalah, pengumpulan data, pemodelan proses bisnis, analisis persyaratan sistem, perancangan, implementasi, pengujian sistem, dan pengambilan kesimpulan serta saran. Studi literatur merupakan langkah awal untuk menjelaskan tinjauan teori yang digunakan sebagai refrensi pembangunan SIPPDS pada Detasemen A Pelopor Satbrimob Polda Jatim. Refrensi tersebut didapatkan dari berbagai sumber seperti buku, jurnal ilmiah, e-book, ataupun informasi dari internet. Analisis masalah dilakukan dengan wawancara pada pihak yang terkait yaitu Kepala urusan tata usaha Detasemen A Pelopor Satbrimob Polda Jatim. Dari hasil analisa masalah tersebut akan dijadikan topik penelitian dan dapat diselesaikan dengan penelitian menggunakan metode serta studi literatur yang ada. Pada penelitian ini teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan tiga cara yaitu wawancara, observasi dan studi dokumen. Berdasarkan data yang didapat kemudian dilakukan pemodelan terhadap proses bisnis yang sedang berjalan dan analisis persyaratan yang meliputi pemodelan proses bisnis saat ini, analisis persyaratan yang meliputi identifikasi pemangku kepentingan, analisis permaslahan, identifikasi fitur, identifikasi persyaratan sistem yang menghasilkan persyaratan fungsioanal dan non-fungsional,
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 1536 pemodelan use case. Pada tahap selanjutnya adalah melakukan Perancangan sistem ini berdasarkan dengan pendekatan berorientasi objek dengan menggunakan pemodelan Unified Modelling Language (UML). Perancangan yang dilakukan adalah dengan perancangan arsitektur, perancangan sequence diagram, pemodelan data, serta perancangan antarmuka. Untuk tahap implementasi dilakukan dengan menerjemahkan hasil perancangan yang telah dibuat pada tahap sebelumnya kedalam bahasa pemrograman. Pada tahap pengujian, penelitian ini menggunakan validation testing dan compatibility testing. Pengujian validasi menggunakan metode pengujian Black Box, karena tidak memerlukan untuk berkonsentrasi terhadap alur jalannya algoritma program dan lebih menekankan untuk menguji persyaratan fungsional dari sebuah sistem atau perangkat lunak (Pressman, 2010). Sedangkan compatibility testing memiliki fokus pada persyaratan nonfungsional, pengujian ini memiliki tujuan untuk memastikan perangkat lunak yang telah dibangun mampu berjalan dengan baik pada lingkungan yang heterogen, pengujian kompatibilitas juga melibatkan pemilihan konfigurasi lingkungan tertentu (Yoon, et al., 2008). Untuk melakukan pengujian kompatibilitas digunakan perangkat lunak SortSite. SortSite adalah situs yang dapat digunakan sebagai alat pengujian yang menjalankan ratusan pemeriksaan kualitas pada setiap halaman dalam sebuah situs (PowerMapper, 2017). 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bagian ini dibahas mengenai tahapantahapan pengembangan Sistem Informasi Pencatatan dan Pemantauan Distribusi Surat Masuk dan Surat Keluar yaitu pemodelan proses bisnis dan analisis persyaratan, perancangan sistem, implementasi sistem, dan pengujian sistem. 3.1 Pemodelan Proses Bisnis dan Analisis Persyaratan Pemodelan proses bisnis memiliki fungsi untuk menggambarkan alur proses pengurusan surat masuk, baik pada proses bisnis saat ini maupun usulan. Berikut ini merupakan proses bisnis dari pengurusan surat masuk saat ini yang dapat dilihat pada gambar 2. Gambar 2 Proses Bisnis Pengurusan Surat Masuk Saat ini Dari proses bisnis saat ini kemudian dilakukan analisis permasalahan untuk mengidentifikasi masalah. Kemudian dari analisis tersebut didapatkan proses bisnis usulan seperti pada gambar 3 berikut ini. Gambar 3 Proses Bisnis Pengurusan Surat Masuk Usulan Setelah dilakukan proses bisnis usulan, selanjutnya dilakukan analisis fitur berdasarkan kebutuhan pengguna. Pada penelitian ini didapatkan sebanyak 21 fitur. Fitur dapat dilihat pada tabel 1. No Kode Fitur Tabel 1 Fitur Sistem Deskripsi 1. F-01 Sistem dapat digunakan untuk mengelola surat masuk. 2. F-02 Sistem dapat digunakan untuk mengelola surat keluar 3. F-03 Sistem dapat digunakan melakukan pencarian data surat Setelah analisis fitur, kemudian dilakukan analisis persyaratan yang terbagi dari persyaratan fungsional dan non-fungsional. Persyaratan fungsional merupakan layanan yang menggambarkan apa yang harus dilakukan sistem menggambarkan fungsi sistem, input
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 1537 sistem dan output, secara rinci (Sommerville, 2011). Sedangkan persyaratan non-fungsional merupakan sekumpulan batasan, karakteristik, dan properti pada sistem, baik dalam lingkungan pengembangan maupun operasional atau atribut kualitas yang harus dipenuhi sistem (Siahaan, 2012). Berikut ini merupakan persyaratan fungsional dari SIPPDS. No 1 2 3 Tabel 2 Persyaratan Fungsional Pada penelitian ini persyaratan nonfungsional dilanjutkan sampai dengan pengujian. Berikut ini merupakan persyaratan non-fungsional dari SIPPDS. Kode SRS-PNF-01 Kode Lengkap Fitur F01-SRS-PF- 01.1 F01-SRS-PF- 01.2 F01-SRS-PF- 01-3 F02-SRS-PF- 02.1 F02-SRS-PF- 02.2 F02-SRS-PF- 02.3 F02-SRS-PF- 02.4 F03-SRS-PF- 03.1 Deskripsi untuk menambah data surat masuk untuk dapat menghapus surat masuk untuk dapat mengunggah berkas surat masuk untuk menambah data surat keluar untuk menghapus data surat keluar untuk mengubah data surat keluar untuk mengunggah surat keluar untuk pencarian data surat sesuai kata kunci yang dimasukkan Tabel 3 Persyaratan Non-fungsional Deskripsi Kebutuhan Sistem harus dapat diakses dari berbagai peramban modern yaitu dengan menggunakan parameter kompatibilitas. Dari persyaratan fungsional yang telah didapatkan maka akan direpersentasikan ke dalam use case diagram. Use case diagram merupakan ringkasan tentang apa yang akan dilakukan sistem, tetapi terdapat pula deskripsi use case yang berguna untuk memberikan cerita yang lengkap terkait apa saja yang terjadi dalam use case (Bittner dan spence, 2002). Berikut ini merupakan use case diagram dari SIPPDS. Gambar 4. Use Case Diagram Gambar 4 merupakan use case diagram dari sistem informasi pencatatan dan pemantuan distribusi surat masuk dan surat keluar (SIPPDS) yang terdiri dari 5 aktor yaitu Kepala detasemen, Kepala urusan tata usaha, Kepala bagian, staf bagian, staf urusan tata usaha, yang masingmasing memiliki tugas dan peran yang berbeda. 3.2 Perancangan Perancangan sistem memiliki tujuan untuk memberikan gambaran sebagai panduan dalam implementasi SIPPDS. Perancangan dilakukan berdasarkan analisis persyaratan yang telah dibuat sebelumnya. Perancangan dalam penelitian ini terdiri dari pembuatan sequence diagram yang berguna menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendiskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek (Shalahuddin, 2013), kemudian dilakukan pembuatan diagram kelas, lalu pemodelan data dan perancangan antarmuka.
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 1538 3.2.1 Sequence diagram Gambar 5 merupakan sequence diagram menambah data surat masuk yang melibatkan boundary bernama surat_masuk yang bertugas sebagai penghubung antara aktor dengan sistem, kemudian controller dengan nama Surat yang berisi logika-logika untuk mengelola surat, serta M_surat_masuk sebagai model yang berperan sebagai penyimpanan data surat masuk. Gambar 7 Class Diagram Gambar 5 Sequence diagram manambah data surat masuk Gambar 6 merupakan Sequence diagram melihat disposisi surat masuk dimulai Kepala bagian mengakses halaman detail disposisi surat masuk. Sistem memproses melalui control yang bernama Surat dengan memanggil method detail_surat_masuk, method detail_surat_masuk memproses request melalui entity M_disposisi dengan memanggil method get_detail_disposisi yang terdapat di M_disposisi. 3.2.3 Pemodelan data Pemodelan data direpresentasikan dengan menggunakan physical data model berdasarkan hasil perancangan model pada class diagram yang telah didefinisikan sebelumnya. Pemodelan data tersebut digunakan sebagai acuan pembuatan basis data. Berikut merupakan pemodelan data dari sistem informasi pencatatan dan pemantauan distribusi surat masuk dan surat keluar yang dapat dilihat pada gambar 8. Gambar 6 Sequence diagram melihat disposisi surat masuk 3.2.2 Class Diagram Class diagram digunakan untuk menggambarkan sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. (Rosa & shalahuddin, 2013). Berikut merupakan class diagram sistem informasi pencatatan dan pemantauan distribusi surat masuk dan surat keluar yang dapat dilihat pada gambar 7. Gambar 8 Pemodelan Data 3.2.4 Perancangan Antarmuka Pada tahap ini akan dijelaskan perancangan antarmuka dari sistem informasi pencatatan dan pemantauan distribusi surat masuk dan surat keluar (SIPPDS). a. Halaman Login Gambar 9 merupakan rancangan untuk halaman login. Pada halaman ini digunakan
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 1539 pengguna untuk melakukan proses autentikasi sehingga dapat masuk ke dalam sistem dan mempunyai hak akses untuk menggunakan fungsi-fungsi dari sistem. pemantauan distribusi surat masuk dan surat keluar pada Detasemen A Pelopor Satbrimob Polda Jatim. a) Halaman login Gambar 12 berikut ini merupakan hasil implementasi antarmuka login yang akan digunakan oleh pengguna untuk masuk ke dalam sistem menggunakan username dan password. Gambar 9 Perancangan Antarmuka Halaman Login b. Halaman detail surat masuk Gambar 10 merupakan rancangan antarmuka untuk halaman detail surat masuk. Halaman ini yang hanya dapat diakses oleh staf urusan tata usaha untuk melihat detail yang dari data surat masuk. Gambar 10 Perancangan Antarmuka Halaman Detail Surat Masuk c. Halaman daftar disposisi surat masuk Gambar 11 merupakan rancangan antarmuka untuk halaman daftar disposisi surat masuk. Pada halaman ini hanya dapat diakses oleh kepala detasemen. Pada halaman ini terdapat kolom pencarian, dan tabel daftar disposisi surat masuk dengan status disposisi. Gambar 12 Implementasi halaman login b) Halaman detail surat masuk Pada Gambar 13 merupakan hasil implementasi antarmuka detail surat masuk yang hanya bisa diakses oleh staf urusan tata usaha, pada halaman ini staf urusan tata usaha dapat melihat surat masuk secara detail yang berisi status pengelolaan surat masuk. Gambar 11 Perancangan Antarmuka Halaman Disposisi Surat Masuk 3.3 Implementasi Berikut ini merupakan hasil implementasi dari sistem informasi pencatatan dan Gambar 13 Halaman Detail Surat Masuk c) Halaman daftar disposisi surat masuk Gambar 14 merupakan hasil implementasi antarmuka halaman daftar dispsoisi surat masuk yang didalamnya terdapat daftar seluruh disposisi surat masuk, kolom pencarian, dan status proses disposisi. Selain itu, bagian antarmuka template seperti header, sidebar, serta konten juga diaplikasikan pada seluruh halaman yang dapat dioperasikan oleh pengguna sistem yang dapat menjalankan fungsi login.
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 1540 Gambar 14 Halaman Disposisi Surat Masuk 3.4 Pengujian Setelah melalui tahap implementasi, selanjutnya dilakukan tahap pengujian sistem. Pengujian sistem dilakukan dengan 2 metode yaitu validation testing, dan compatibility testing. 3.4.1 Validation testing Validation testing digunakan untuk mengetahui apakah sistem yang dibangun sudah benar sesuai dengan yang kebutuhan yang telah didefinisikan. Berikut merupakan salah satu hasil dari 17 kasus uji. Tabel 4 Pengujian Validasi Nama Kasus Uji Menambah surat keluar Objek Uji F02-SRS-PF-02.1 Tujuan Pengujian Untuk memastikan sistem dapat menambah data surat keluar Prosedur Uji 1. Aktor memilih menu kelola surat keluar 2. Aktor memilih tombol tambah surat 3. Aktor mengisi formulir data sura keluar 4. Aktor memilih tombol simpan Hasil yang Sistem dapat memasukkan data Diharapkan pada sistem Hasil Pengujian Sistem menyimpan data surat keluar pada sistem Status Validasi Valid. 3.4.2 Compatibility testing Pengujian kompatibilitas memiliki fokus pada persyaratan nonfungsional, pengujian ini memiliki tujuan untuk memastikan perangkat lunak yang telah dibangun mampu berjalan dengan baik pada lingkungan yang heterogen, pengujian kompatibilitas juga melibatkan pemilihan konfigurasi lingkungan tertentu (Yoon, et al., 2008). Pada penelitian ini menggunakan tools bernama Sortsite. Dari hasil pengujian kompatibilitas, menunjukkan bahwa sistem dapat berjalan dengan baik pada seluruh browser tanpa mengalami masalah critical issues, namun terdapat minor issues pada beberapa peramban web dikarenakan dalam perambah web masih belum mendukung beberapa property CSS seperti pseudo selector, border-radius, boxshadow, opacity, required dan text-shadow. Berikut merupakan hasil dari compatibility testing. Gambar 15 Hasil Pengujian Kompatibilitas 4. KESIMPULAN Berdasarkan pengembangan sistem yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Proses analisis persyaratan menghasilkan spesifikasi persyaratan yang meliputi identifikasi tipe pemangku kepentingan, fitur sistem pencatatan dan pendistribusian surat, serta persyaratan fungsional dan nonfungsional. Persyaratan fungsional yang didapatkan kemudian dijelaskan ke dalam use case diagram dan use case specification. Analisis persyaratan dilakukan dengan mengacu pada hasil aktivitas proses bisnis usulan yang diperoleh melalui analisis permasalahan proses bisnis yang sedang berjalan saat ini. Pada penelitian ini didapatkan 21 fitur, 31 persyaratan fungsional, 1 persyaratan nonfungsional, dan 21 use case. Hasil spesifikasi persyaratan tersebut digunakan sebagai acuan dalam melakukan proses perancangan. 2. Hasil dari tahap perancangan sistem adalah class diagram, sequence diagram, physical data model dan perancangan antarmuka. 3. Hasil dari implementasi pada penelitian ini adalah berupa Sistem informasi pencatatan dan pemantauan distribusi surat masuk yang diimplementasikan berdasarkan perancangan sistem yang telah didefinisikan. Sistem tersebut dibangun dengan menggunakan framework CodeIgniter dengan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. 4. Proses pengujian dilakukan dengan menggunakan pengujian validasi, dan pengujian kompatibilitas. Berdasarkan hasil validation testing, fungsi yang ada di dalam
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 1541 sistem informasi pencatatan dan pemantauan distribusi surat masuk dan surat keluar dapat berjalan dengan baik. Sedangkan dari hasil pengujian kompatibilitas, sistem informasi pencatatan dan pemantauan distribusi surat masuk dan surat keluar dapat digunakan dengan baik pada 9 jenis peramban web yang berbeda.. 5. DAFTAR PUSTAKA A. S., Rosa dan Shalahuddin, M., 2013. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung. Bittner, K. Dan Spence, I., 2002. Use Case Modelling. U.S : Addison Wesley. Peraturan Kepala Polisi Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2010, Tanggal 28 September 2010 tentang susunan organisasi dan tata kerja pada tingkat Kepolisian Daerah. PowerMapper. 2017. SortSite (5.22.1766). [Program Komputer]. Tersediadi : <http://www.powermapper.com/produ cts/sortsite/> [Diakses 4 Agustus 2017]. Pressman, Roger S., 2010. Software Engineering A Practitioner s Approach. 7th ed. New York: McGraw-Hill. Siahaan, D. 2012. Analisa Kebutuhan dalam Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi Sommerville, 2011. Software Engineering 9 th. U.S.A : Addison-Wesley. Yoon, C. I., Sussman, A. & Porter, A., 2008. Effective and Scalable Software Compatibility Testing. College Park, MD, USA: University of Maryland.