ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

19 BAB III ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah PT. TASPEN (Persero) PT. Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri Persero atau PT. Taspen (Persero) merupakan suatu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang ditugaskan oleh Pemerintah untuk menyelenggarakan Program Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil yang terdiri dari Program Dana Pensiun Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Tabungan Hari Tua (THT) dengan tujuan untuk meningkatkan kesejahteraan Pegawai Negeri pada saat memasuki usia pensiun. Pendirian PT. Taspen (Persero) dirintis sejak tanggal 25-26 Juli 1960 di Jakarta pada saat Konferensi Kesejahteraan Pegawai Negeri. Dari konferensi ini menghasilkan Keputusan Menteri Pertama RI Nomor: 380/MP/1960 yang menetapkan pentingnya pembentukan jaminan kesejahteraan untuk pegawai negeri. Dari Keputusan Menteri Pertama tersebut lalu ditingkatkan menjadi Peraturan Pemerintah Nomor: 9 Tahun 1963 mengenai Pembelanjaan dan Kesejahteraan Pegawai Negeri dan Peraturan Pemerintah Nomor: 10 Tahun 1963 tentang Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri. Untuk melaksanakan Peraturan Pemerintah tersebut maka ditetapkan Peraturan Pemerintah Nomor: 15 Tahun 1963 19

20 tentang Pendirian Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (PN TASPEN) tanggal 17 April 1963. Setelah dikeluarkannya Surat Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : KEP.749/MK/V/II/1970, PN TASPEN berubah menjadi bentuk PERUM Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri Sipil (PERUM TASPEN). Seiring berkembangnya perekonomian negara dan beban tugas yang diemban oleh perusahaan, maka pada tanggal 4 Januari 1982 PERUM TASPEN diubah menjadi PT TASPEN (PERSERO) hal ini karena adanya Peraturan Pemerintah RI NOMOR 25 Tahun 1981. Sebagai badan usaha yang dimiliki oleh negara, PT. Taspen (Persero) diberi wewenang untuk mengelola Program Tabungan Hari Tua (THT) dan Program Dana Pensiun. Program Tabungan Hari Tua (THT) dilaksanakan sejak perusahan didirikan sedangkan Program Dana Pensiun baru diselenggarakan oleh PT. Taspen (Persero) secara bertahap mulai tahun 1987 hingga tahun 1990. Program Dana Pensiun dilakukan secara bertahap karena sebelumnya program ini diselenggarakan oleh Ditjen Anggaran. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor: 25 Tahun 1981 PT. Taspen (Persero) telah sepenuhnya menangani Program Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil diantaranya program dana pensiun, tabungan hari tua, dan kesejahteraan lainnya. Untuk memudahkan dalam penyaluran hak kepada peserta, PT. Taspen (Persero) mendirikan 48 Kantor Cabang Utama/Kantor Cabang/ Kantor Cabang Pembantu dengan rincian 6 Kantor Cabang Utama, 39 Kantor Cabang dan 3 Kantor Cabang

21 Pembantu yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Diantara KCU/ KC/ KCP yang dimiliki oleh PT. Taspen salah satunya terletak di Surakarta sebagai Kantor Cabang yaitu PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta. PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta merupakan kantor cabang yang dikoordinasi oleh Kantor Cabang Utama Semarang. PT. Taspen (Persero) KC Surakarta berkewajiban untuk menjalankan program dana pensiun dan THT khusus wilayah Kab. Boyolali, Kab. Klaten, Kab. Sukohajo, Kab. Wonogiri, Kab. Karanganyar, Kab. Sragen dan Kota Surakarta. Lokasi PT. Taspen KC Surakarta beralamat di Jl.Veteran No. 305 Surakarta dengan luas tanah 2300 ³ dan bangunan seluas 1600 ³. Sebagai kantor cabang, PT. Taspen KC Surakarta mempekerjakan 41 orang pegawai dan saat ini perusahaan bekerjasama dengan mitra dalam hal pembayaran dana pensiun dan THT kepada peserta antara lain (http://taspen.com): a. Bank BRI b. Bank Mandiri c. Bank Mandiri Syariah d. Bank Jateng e. Bank BTPN f. Bank Saudara g. Bank Tabungan Negara h. Bank Bukopin

22 i. Bank Bumi Artha j. Bank Kabar Banten k. PT. Pos Indonesia 2. Visi dan Misi serta Nilai Perusahaan PT. Taspen (Persero) PT. Taspen (Persero) Kantor Cabang Surakarta dalam upaya untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai prospek perusahaan di masa depan dan dapat menentukan tujuan yang ingin dicapai maka pada peringatan HUT Taspen ke-41 tanggal 19 April 2004, PT. Taspen (Persero) membentuk suatu rumusan berupa visi, misi dan nilai perusahan. Adapun Visi, Misi dan Nilai Perusahaan yang dimiliki oleh PT. Taspen (Persero) adalah sebagai berikut (http://taspen.com): a. Visi Dalam upaya Pemerintah meningkatkan kesejahteraan bagi Pegawai Negeri Sipil maka PT. Taspen (Persero) bertekad untuk Menjadi pengelola Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT) serta jaminan sosial lainnya yang terpercaya. b. Misi Sebagai perwujudan visi yang dimiliki PT. Taspen (Persero) maka misi perusahaan adalah Mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi peserta dan stakeholder lainnya secara Profesional dan Akuntabel, berlandaskan Integritas dan Etika yang tinggi.

23 c. Nilai Perusahaan Dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan, PT. Taspen (Persero) menganut nilai nilai perusahaan antara lain : 1) Tumbuh PT. Taspen (Persero) berupaya untuk mengembangkan diri dan mampu mengikuti tuntutan perubahan yang terjadi, baik karena tuntutan lingkungan internal maupun eksternal 2) Etika PT. Taspen (Persero) melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, santun, rendah hati, sabar dan manusiawi. 3) Profesional PT. Taspen (Persero) bekerja dengan profesional berdasarkan Target Mutu Pelayanan Tepat Orang, Tepat Waktu, Tepat Jumlah, Tepat Tempat dan Tepat Administrasi. 4) Akuntabilitas PT. Taspen (Persero) dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan prosedur yang dapat dipertanggungjawabkan. 5) Integritas. PT. Taspen (Persero) senantiasa konsisten dalam memegang Amanah dan melaksanakan janjinya sebagaimana yang dituangkan dalam Visi dan Misi perusahaan.

24 3. Makna Lambang PT. Taspen (Persero) Gambar 3.1 Lambang PT. Taspen (Persero) Sumber : http://taspen.com Dari lambang yang dimiliki oleh PT. Taspen (Persero) di atas mempunyai makna yaitu (http://taspen.com): 1) Bunga dengan 5 (lima) Helai Daun Melambangkan Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagi peserta Taspen yang meliputi suami, istri, dan 3 (tiga) orang anak. 2) Lingkaran Putih Yang makin mengembang pada bunga, melambangkan perkembangan yang maju pesat dari arah tujuan Taspen. 3) Warna Biru Melambangkan ketentraman, damai, dan tenang. 4) Lingkaran Hitam Melambangkan wawasan Nusantara.

25 4. Informasi Produk PT. Taspen (Persero) PT. Taspen (Persero) mempunyai dua jenis produk yang ditawarkan kepada pesertanya yaitu Program Dana Pensiun dan Program Tabungan Hari Tua. Dibawah ini merupakan penjelasan mengenai kedua program tersebut (http://taspen.com): a. Program Dana Pensiun Program Dana Pensiun baru diselenggarakan oleh PT. Taspen (Persero) secara bertahap mulai tahun 1987 hingga tahun 1990. Program ini dilakukan secara bertahap karena sebelumnya program ini diselenggarakan oleh Ditjen Anggaran. Melalui surat Menteri Keuangan Nomor : 822/MK.03/1986 dan Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 892.1.8411 tanggal 13 Oktober 1986, pembayaran pensiun PNS secara Nasional baru dilakukan di 3 Propinsi yaitu Propinsi Bali, NTT dan NTB sejak April 1987. Kemudian pada bulan Januari 1988 program pembayaran dana pensiun diperluas ke wilayah Sumatra hingga pada tanggal 1 April 1989 pembayaran dana pensiun diperluas lagi ke wilayah Jawa dan Madura. Setelah itu pada April 1990, giliran wilayah Kalimantan, Sulawesi, Maluku dan Irian Jaya yang menjadi tiga wilayah terakhir perluasan program pembayaran dana pensiun. PT. Taspen (Persero) menawarkan 5 jenis Program Dana Pensiun yaitu Pensiun Sendiri, Pensiun Janda/ Duda, Pensiun Yatim Piatu, Pensiun Orangtua dan Uang Duka Wafat (UDW) bagi pegawai negeri yang

26 berhenti bukan karena pensiun atau meninggal dunia. Adapun penerima dari Program Dana Pensiun diatas adalah : 1) Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah Otonom 2) Penerima Pensiun Pejabat Negara. 3) Penerima Tunjangan Perintis Kemerdekaan 4) Penerima Tunjangan Veteran 5) Penerima Uang Tunggu 6) Penerima Pensiun anggota ABRI yang diberhentikan dengan hak pensiun sebelum April 1989 7) Penerima Pensiun PT KAI 8) Penerima Tunjangan Dana Kehormatan b. Program Tabungan Hari Tua Program Tabungan Hari Tua (THT) dilaksanakan sejak PT. Taspen (Persero) didirikan yaitu pada tahun 1963. Perusahaan mengelola program THT yang merupakan program asuransi dan terdiri dari THT Dwiguna yang dikaitkan dengan usia pensiun ditambah dengan Asuransi Kematian. Pengelolaan program THT Dwiguna didasarkan pada Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 1981 dimana jenis asuransi ini memberikan jaminan keuangan kepada peserta pada saat mencapai usia pensiun atau bagi ahli warisnya apabila peserta meninggal dunia sebelum mencapai usia pensiun. Sedangkan untuk Asuransi Kematian (Askem) adalah jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta apabila istri/suami/anak meninggal dunia atau bagi ahli warisnya apabila peserta

27 meninggal dunia. Khusus untuk Askem anak diberikan apabila anak tersebut belum berusia 21 tahun atau 25 tahun yang masih sekolah dan belum menikah. Askem merupakan manfaat tambahan yang diberikan tanpa dipungut iuran. Adapun penerima dari program THT adalah Pegawai Negeri Sipil, kecuali PNS Departemen Hankam, Pejabat Negara dan Pegawai BUMN/BUMD. (http://taspen.com) 5. Struktur Organisasi Perusahaan PT Taspen KC Surakarta Struktur organisasi yang disusun oleh PT. Taspen (Persero) didasarkan pada Keputusan Direksi PT. Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (PERSERO) No. SK-38/DIR/1999. PT. Taspen (Persero) KC Surakarta dipimpin oleh seorang Kepala Cabang yang diangkat oleh Direksi dimana Kepala Cabang tersebut bertanggung jawab kepada Direksi melalui Kepala Kantor Cabang Utama. Sebagai Kantor Cabang, PT. Taspen (Persero) KC Surakarta bertugas untuk melaksanakan kegiatan operasional perusahaan yang berkaitan dengan pelayanan program Dana Pensiun dan program THT kepada peserta sesuai dengan peraturan dan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Direksi atau Kepala Kantor Cabang Utama. Berikut ini struktur organisasi beserta tugas dan wewenang jabatan yang dimiliki oleh PT. Taspen (Persero) KC Surakarta :

29 Dari struktur organisasi di atas yang berkaitan dengan Sistem Pembayaran Pensiun Pertama Kepada Janda atau Duda Pegawai Negeri Sipil (PNS) di PT.Taspen (Persero) Cabang Surakarta antara lain : a. Bagian Pelayanan 1) Kepala Bidang Pelayanan Tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang dimiliki oleh Kepala Bidang Pelayanan adalah: a) Merencanakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pelayanan dan pemasaran. b) Mengkoordinasikan kegiatan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data peserta program PT. Taspen. c) Menyetujui keabsahan dan pembayaran manfaat klim yang diajukan beserta besarnya tagihan premi peserta program Taspen. d) Melaksanakan pelayanan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, memverifikasi dan melaporkan kepada manajemen Kantor Cabang. e) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan bidang pelayanan terutama kelancaran seluruh kegiatan penelitian perhitungan dan pembayaran santunan tabungan THT dan program pensiunan, serta penilaian dan peningkatan mutu pegawai di unit kerjanya dikantor cabang

30 2) Kepala Seksi Penetapan Klim Sebagai Kepala Seksi Penetapan Klim maka diwajibkan untuk : a) Menyiapkan data untuk melaksanakan administrasi dan penelitian persyaratan permohonan pembayaran santunan perogram hari tua dan program pensiun di kantor cabang. b) Meneliti keabsahan lebih lanjut terhadap SP4, THT dan pengusulan SK janda/ duda/ yatim/ piatu serta menetapkan besarnya santunan SPP/ THT yang akan dibayar. 3) Kepala Seksi Administrasi Peserta Untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik maka Kepala Seksi Administrasi Peserta diberi wewenang dalam hal: a) Menyelenggarakan penelitian, evaluasi pengadministrasian dan pemeliharaan surat pembayaran pensiunan pertama (SP4), THT. b) Membuat perhitungan sesuai dengan faktor-faktor dan komponen yang ada sebagai dasar pembayaran klim dan melakukan penyesuaian perhitungan THT dan pensiun. c) Menyelenggarakan hubungan kedalam unit kerja dalam lingkungan PT. Taspen (Persero) dan keluar dengan instansi luar yang terkait dengan kegiatan administrasi peserta.

31 d) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan seksi administrasi peserta kepada kepala bidang pelayanan serta bertanggung jawab atas penilaian, pembinaan dan peningkatan mutu pegawai di unit kerjanya. b. Bagian Keuangan 1) Kepala Bidang Keuangan Dalam melaksanakan kewajibannya sebagai Kepala Bidang Keuangan maka tanggung jawab yang dimilikinya antara lain : a) Membantu atasan dalam mengkoordinasikan administrasi keuangan dan arus keluar masuk (cash flow). b) Mempersiapkan penyediaan dana untuk pembayaran THT dan pensiun serta pembayaran lainnya. c) Membuat, menerima dan menyusun rangkuman SPJP2P Dana Pensiun dari bendaharawan pensiun. d) Mengusulkan penarikan/ penyetoran dana sesuai kebutuhan kantor cabang dan mengesahkan pembayaran rutin dan pembayaran santunan Program PT. Taspen. 2) Kepala Seksi Keuangan Dibawah ini dijelaskan mengenai tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh Kepala Seksi Keuangan: a) Mempersiapkan penyediaan dana yang cukup untuk pembayaran klim dan pembayaran lainnya.

32 b) Melakukan tugas verifikasi sebagai langkah terhadap transaksi keuangan perusahaan dikantor. c) Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti yang telah disyahkan oleh otorisator. 3) Kepala Administrasi Keuangan Tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang dimiliki oleh Kepala Administrasi Keuangan adalah: a) Menyiapkan data untuk keperluan keadministrasian dan penyusunan laporan keuangan kantor cabang. b) Mengawasi dan membuat laporan realisasi anggaran kantor cabang. c) Melakukan rekonsiliasi bank dan pengecekan terhadap catatan pembukuan program THT dan pensiun. B. Sistem Pembayaran Pensiun Pertama Kepada Janda Atau Duda Pegawai Negeri Sipil (PNS) di PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta 1. Fungsi yang Terkait a. Bagian Pelayanan 1) Bagian Customer Service Informasi Customer Service Informasi bertugas untuk memberikan informasi bagi para peserta mengenai dokumen yang diperlukan untuk pengajuan dana pensiun, THT ataupun produk PT. Taspen lainnya. Pada bagian ini pula disediakan blanko persyaratan yang

33 digunakan peserta untuk melengkapi sebagian syarat pengajuan program maupun produk PT. Taspen. 2) Bagian Customer Service Penetapan Dari dokumen dan blanko yang dikumpulkan oleh peserta maka akan diteliti keabsahan dan keasliannya oleh Customer Service Penetapan. Selain itu, bagian ini juga bertugas untuk memasukkan ataupun memperbarui data peserta yang sudah tersedia ke dalam database perusahaan. 3) Bagian Customer Service Perhitungan Bagian ini bertanggungjawab untuk menghitung jumlah nominal uang dan rincian yang didasarkan pada jenis pekerjaan, golongan, masa kerja dan dasar lainnya yang dimiliki oleh calon peserta. 4) Bagian Verifikasi Kegiatan yang dilakukan pada bagian ini adalah melakukan pengecekan atas hasil perhitungan yang dilakukan oleh Bagian Customer Service Perhitungan dengan jenis klim yang diajukan peserta, waktu klim dan database. 5) Bagian Otorisator Otorisator mempunyai kewajiban untuk mengecek ulang dari awal proses pengajuan pada Bagian Customer Service Penetapan hingga Bagian Verifikasi. Jika semua proses sudah

34 sesuai dan tepat sasaran maka bagian ini akan menandatangani dokumen yang dihasilkan dari proses verifikasi. 6) Bagian Distribusi Voucher Klim Dari dokumen yang sudah ditandatangani oleh Otorisator maka bagian ini bertugas untuk memisahkan antara dokumen yang akan diarsipkan di Dosir Pelayanan dan dokumen yang akan diserahkan ke Bagian Keuangan untuk keperluan pembayaran. Selain itu, tugas Bagian Distribusi Voucher Klim adalah mencatat distribusi voucher dari Bagian Pelayanan ke Bagian Keuangan menurut jenis klim dan nomor pensiun peserta. 7) Bagian Dosir Pelayanan Dosir Pelayanan dikhususkan untuk menyimpan arsip data/ dokumen para peserta yang masih aktif maupun yang sudah punah. b. Bagian Keuangan 1) Bagian Kasir Bagian Kasir bertugas untuk menyerahkan dokumen yang dikumpulkan peserta ke Bagian Akuntansi. Selain itu, petugas kasir juga bertanggungjawab untuk membayarkan uang kepada peserta pensiun serta mencatat pengeluaran uang yang dilakukan oleh Bagian Kasir. 2) Bagian Akuntansi Kegiatan yang dilakukan oleh bagian ini adalah melakukan pencocokan antara identitas yang tertera dokumen dan nominal

35 pada database serta melakukan posting data tersebut ke dalam Jurnal Kas Keluar. 3) Bagian Dosir Keuangan Dosir Keuangan dikhususkan untuk menyimpan dokumendokumen yang berkaitan dengan pengeluaran kas untuk pembayaran dana pensiun ataupun THT kepada peserta yang masih aktif maupun yang sudah punah. 2. Dokumen yang Digunakan a) Blanko Surat Permintaan Pembayaran Klim (Blanko SPP Klim) Formulir ini digunakan peserta untuk mengajukan permintaan pembayaran klim yang berisi informasi mengenai jenis pengajuan klim, identitas pemohon/ peserta, jenis pembayaran pensiun dan informasi-informasi lainnya. b) Blanko Kejandaan Surat pernyataan yang harus diisi peserta berkaitan dengan status seseorang atas meninggalnya suami/ istrinya. c) Blanko Surat Pengesahan Tanda Bukti Diri (Blanko SPTB) Blanko yang berfungsi untuk menginformasikan mengenai keterangan masih hidup dan daftar keluarga. d) Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim berfungsi sebagai bukti bahwa peserta sudah mengumpulkan berkas pada Bagian Pelayanan dan sebagai salah satu syarat untuk mengambil

36 uang di bagian kasir. Dokumen ini berisi informasi mengenai jenis pensiun, data pemohon, lampiran yang sudah dikumpulkan, dan informasi lainnya. e) Voucher SP4B Voucher SP4B merupakan dokumen yang memuat perincian hak pensiun yang diterima oleh peserta. f) Lembar Perhitungan dan Tanda Terima (LPH) Dokumen yang berisi mengenai rincian total jumlah pendapatan Tabungan Hari Tua yang akan didapat oleh peserta. g) Kartu Pembayaran Pensiun/ Tunjangan (KPP) Kartu Pembayaran Pensiun/ Tunjangan adalah salah satu dokumen yang dihasilkan oleh Bagian Customer Service Perhitungan yang berisi informasi mengenai catatan pembayaran, hutang-piutang dan susunan keluarga. h) Kartu Identitas Pensiun (KARIP) KARIP merupakan kartu identitas yang dimiliki oleh peserta sebagai bukti diri pensiun yang sah. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan a. Jurnal Kas Keluar Catatan ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Pada PT. Taspen (Persero) pencatatan ke dalam Jurnal Kas Keluar dilakukan secara online.

37 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pembayaran Pensiun Pertama Kepada Janda atau Duda PNS di PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta a. Prosedur Pengajuan Klim 1) Peserta mendatangi Bagian Customer Service Informasi untuk meminta persyaratan dan blanko apa saja yang diperlukan. 2) Bagian Customer Service Informasi menyerahkan kepada Peserta berupa Daftar Persyaratan dan Blanko SPP Klim, Blanko Kejandaan dan Blanko SPTB. Adapun Daftar Persyaratan yang harus dikumpulkan oleh peserta antara lain : a) SK Pensiun Asli dan Fotocopy SK Pensiun b) KARIP Asli dan Fotocopy KARIP c) Fotocopy Surat Kematian dilegalisir Lurah/ Kepala Desa. d) Fotocopy Surat Nikah dilegalisir Lurah/ KUA/ Catatan Sipil. e) Kartu Tanda Penduduk Asli dan Fotocopy KTP Pemohon (2 lembar) f) Pas Photo 3 x 4 g) Surat Keterangan Masih Sekolah/ Kuliah bagi anak yang berusia di atas 21 tahun. 3) Setelah menerima Daftar Persyaratan, Blanko SPP Klim, Blanko Kejandaan dan Blanko SPTB maka peserta melengkapi persyaratan dan mengisi blanko persyaratan. Jika dirasa sudah

38 lengkap maka selanjutnya peserta menyerahkan berkas-berkas tersebut ke Bagian Customer Service Penetapan. b. Prosedur Penetapan 1) Setelah menerima berkas-berkas yang diserahkan oleh peserta, Bagian Customer Service Penetapan melakukan pencocokan mengenai keabsahan dan keaslian dokumen antara Daftar Persyaratan, Blanko-blanko Persyaratan dengan berkas yang dikumpulkan peserta. 2) Dari pencocokan berkas tersebut apabila sudah cocok maka selanjutnya petugas melakukan entry data sesuai informasi yang dibutuhkan. Akan tetapi, apabila pencocokan berkas tersebut tidak sesuai atau kurang lengkap dengan Daftar Persyaratan maka berkas tersebut dikembalikan kepada peserta untuk dilengkapi. 3) Selesai melakukan entry data, petugas mencetak dokumen berupa Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim sebanyak 2 lembar. Lembar ke-1 diberikan kepada peserta beserta KTP Asli, SK Pensiun Asli, Fotocopy KTP lembar ke-1 dan Daftar Persyaratan. Sedangkan Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim lembar ke-2 diserahkan ke Bagian Customer Service Perhitungan beserta persyaratan lainnya.

39 c. Prosedur Perhitungan 1) Dari dokumen yang diserahkan oleh Bagian Customer Service Penetapan, petugas Customer Service Perhitungan melakukan perhitungan. Perhitungan ini didasarkan dari jenis pekerjaan, golongan, masa kerja dan dasar lainnya yang terdapat di dokumen yang dikumpulkan peserta. 2) Dari hasil perhitungan di atas, selanjutnya petugas mencetak dokumen berupa Kartu Pembayaran Pensiun/ Tunjangan (KPP), Kartu Identitas Pensiun (KARIP) Janda/ Duda, Lembar Perhitungan dan Tanda Terima (LPH) sebanyak 4 lembar dan Voucher SP4B juga sebanyak 4 lembar. 3) Dokumen-dokumen yang dihasilkan dari proses perhitungan dan dokumen yang diterima dari Bagian Customer Service Penetapan diserahkan ke Bagian Verifikasi. d. Prosedur Verifikasi 1) Bagian Verifikasi menerima dokumen yang diserahkan dari Bagian Customer Service Perhitungan. Dari dokumen yang diterima, petugas Bagian Verifikasi melakukan pengecekan atas nominal hasil perhitungan dengan jenis klim, waktu klim dan data yang berada di database komputer berupa SKEP. Proses verifikasi ini dimaksudkan agar data peserta dapat muncul di Bagian Keuangan.

40 2) Jika dari kegiatan pengecekan nominal hasil perhitungan dengan dokumen dan database terdapat ketidakcocokan maka akan dikembalikan ke bagian sebelumnya yaitu Bagian Customer Service Perhitungan. Akan tetapi, jika pengecekan dokumen dengan database sesuai maka Bagian Verfikasi akan menyerahkan dokumen-dokumen tersebut ke bagian selanjutnya yaitu Bagian Otorisator untuk ditandatangani. e. Prosedur Otorisasi 1) Bagian Otorisator meneliti kembali semua dokumen, nominal yang berasal dari Bagian Verfikasi dengan database berupa SKEP. Proses ini meliputi pengecekan ulang dari awal proses pengajuan pada Bagian Customer Service penetapan hingga Bagian Verifikasi. 2) Jika semua dokumen yang dihasilkan sudah sesuai dan tepat sasaran maka bagian ini akan menandatangani dokumen berupa KARIP Janda/ Duda, Lembar Perhitungan dan Tanda Terima (LPH) sebanyak 4 lembar dan Voucher SP4B juga sebanyak 4 lembar. 3) Namun apabila terdapat ketidaksesuaian terhadap dokumen yang dihasilkan maka akan dikembalikan ke bagian yang bersangkutan.

41 f. Prosedur Pemisahan dan Distribusi Voucher Klim 1) Setelah ditandatangani oleh Bagian Otorisator, semua dokumen diserahkan ke Bagian Distribusi Voucher Klim. Sebelum dokumen didistribusikan ke Bagian Keuangan, petugas pada bagian ini bertugas untuk memisahkan antara dokumen yang akan di arsip di Bagian Pelayanan dan dokumen yang akan dikirim ke Bagian Keuangan. 2) Dokumen yang akan dikirim ke Bagian Keuangan adalah Lembar Perhitungan dan Tanda Terima (LPH) sebanyak 3 lembar, Voucher SP4B juga sebanyak 3 lembar dan KARIP Janda/ Duda. Untuk Lembar Perhitungan dan Tanda Terima (LPH) dan Voucher SP4B dilakukan pencatatan ke dalam Laporan Distribusi berdasarkan jenis klim dan nomor pensiun peserta oleh petugas distribusi voucher klim. Sedangkan untuk KARIP Janda/ Duda sebelum dikirim ke Bagian Keuangan diberi stempel dan ditempel photo. 3) Setelah dilakukan proses di atas, Bagian Distribusi Voucher Klim menyerahkan Lembar Perhitungan dan Tanda Terima (LPH), Voucher SP4B serta KARIP Janda/ Duda ke Bagian Keuangan. 4) Untuk sisa dokumen lainnya yaitu Lembar Perhitungan dan Tanda Terima (LPH) lembar ke-4, Voucher SP4B lembar ke-4, Kartu Pembayaran Pensiun/ Tunjangan, Blanko SPP Klim,

42 Blanko Kejandaan, Blanko SPTB, Fotocopy SK Pensiun, KARIP Asli dan Fotocopy KARIP, Fotocopy Surat Kematian, Fotocopy Surat Nikah, Fotocopy KTP, Surat Keterangan Masih Sekolah/ Kuliah serta Tanda Terima Lembar Penelitian SPP Klim lembar ke-2 diarsipkan di Dosir Pelayanan. g. Prosedur Pembayaran dan Pencatatan 1) Bagian Kasir menerima Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim lembar ke-1, KTP Asli dan SK Pensiun Asli yang dikumpulkan oleh peserta sebagai syarat pengambilan uang. 2) Dari dokumen yang diterima dari peserta, Bagian Kasir menyerahkan dokumen tersebut ke Bagian Akuntansi untuk dilakukan pencatatan dan pengecekan. 3) Bagian Akuntansi menerima Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim lembar ke-1, KTP Asli, SK Pensiun Asli, Fotocopy KTP lembar ke-1 dan Daftar Persyaratan dari Bagian Kasir. 4) Selain itu, Bagian Akuntansi juga menerima Lembar Perhitungan dan Tanda Terima (LPH) sebanyak 3 lembar, Voucher SP4B juga sebanyak 3 lembar serta KARIP Janda/ Duda dari Bagian Distribusi Voucher Klim. 5) Dari dokumen yang diterima dari kedua bagian tersebut, Bagian Akuntansi melakukan pencocokan antara LPH, Voucher SP4B,dan KARIP Janda/ Duda dengan Tanda Terima dan

43 Lembar Penelitian SPP Klim lembar ke-1, KTP Asli, SK Pensiun Asli, Fotocopy KTP lembar ke-1 dan Daftar Persyaratan dengan data yang tertera pada database berupa Hasil Perhitungan yang telah Diverifikasi. 6) Apabila pencocokan dokumen tersebut sesuai maka Bagian Akuntansi akan melakukan posting ke Jurnal Kas Keluar pada komputer dan memberi cap Lunas di semua dokumen yang berasal dari Bagian Pelayanan dan Bagian Kasir serta memberi tanda centang di semua dokumen sebagai tanda bahwa dokumen tersebut sudah diposting ke dalam Jurnal Kas Keluar. 7) Akan tetapi, apabila terdapat ketidakcocokan pada dokumen tersebut maka bagian akuntansi akan mengembalikan ke bagian yang bersangkutan ataupun kepada peserta. 8) Setelah melakukan posting di Jurnal Kas Keluar, Bagian Akuntansi menyerahkan semua dokumen yaitu LPH, Voucher SP4B, KARIP Janda/ Duda, KTP Asli, Fotocopy KTP lembar ke-1, Daftar Persyaratan, SK Pensiun Asli serta Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim ke Bagian Kasir untuk dilakukan pembayaran. 9) Bagian Kasir menerima dan menyiapkan uang sesuai nominal yang tertera pada dokumen yang dikirim dari Bagian Akuntansi yaitu LPH dan Voucher SP4B.

44 10) Setelah selesai menyiapkan uang, Bagian Kasir mencatat pengeluaran tersebut pada Laporan Harian dan menyerahkan uang tersebut kepada peserta. 11) Pada saat penyerahan uang kepada peserta, Bagian Kasir meminta peserta untuk menandatangani LPH dan Voucher SP4B sebanyak masing-masing 3 kali sebagai bukti bahwa Bagian Kasir sudah menyerahkan uang kepada peserta. 12) Selesai peserta menandatangani LPH dan Voucher SP4B, Bagian Kasir kemudian memisahkan dokumen yang diserahkan kepada peserta dan dokumen yang akan diarsip di Dosir Keuangan. 13) Dokumen yang akan diarsip pada Dosir Keuangan adalah LPH dan Voucher SP4B lembar ke-1 dan ke-2. Sedangkan dokumen yang diberikan kepada peserta adalah LPH lembar ke-3, Voucher SP4B lembar ke-3, KARIP Janda/Duda, KTP Asli, Fotocopy KTP lembar ke-1, Daftar Persyaratan, SK Pensiun Asli, Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim beserta uang tunai. 5. Bagan Alir Berikut ini adalah bagan alir sistem pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda Pegawai Negeri Sipil (PNS) di PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta :

45 Keterangan : Blanko SPP Klim : Blanko Surat Permintaan Pembayaran Klim Blanko SPTB : Blanko Surat Tanda Bukti Diri FC SK Pensiun : Fotocopy Surat Keputusan Pensiun FC Karip : Fotocopy Kartu Identitas Pensiun FC S. Kematian : Fotocopy Surat Kematian FC S. Nikah : Fotocopy Surat Nikah FC KTP : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk KTP Asli : Kartu Tanda Penduduk Asli Karip Asli : Kartu Identitas Pensiun Asli SK Pensiun Asli : Surat Keputusan Pensiun Asli Surat Ket. Msh Sekolah/ Kuliah : Surat Keterangan Masih Sekolah/ Kuliah

46 Keterangan : Blanko SPP Klim : Blanko Surat Permintaan Pembayaran Klim Blanko SPTB : Blanko Surat Tanda Bukti Diri FC SK Pensiun : Fotocopy Surat Keputusan Pensiun FC Karip : Fotocopy Kartu Identitas Pensiun FC S. Kematian : Fotocopy Surat Kematian FC S. Nikah : Fotocopy Surat Nikah FC KTP : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk KTP Asli : Kartu Tanda Penduduk Asli Karip Asli : Kartu Identitas Pensiun Asli SK Pensiun Asli : Surat Keputusan Pensiun Asli Surat Ket. Msh Sekolah/ Kuliah : Surat Keterangan Masih Sekolah/ Kuliah Tanda Terima Lbr Penelitian Klim : Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim

47 Keterangan : SPP Klim : Blanko Surat Permintaan Pembayaran Klim Blanko SPTB : Blanko Surat Tanda Bukti Diri FC SK Pensiun : Fotocopy Surat Keputusan Pensiun FC Karip : Fotocopy Kartu Identitas Pensiun FC S. Kematian : Fotocopy Surat Kematian FC S. Nikah : Fotocopy Surat Nikah FC KTP : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk KTP Asli : Kartu Tanda Penduduk Asli Karip Asli : Kartu Identitas Pensiun Asli SK Pensiun Asli : Surat Keputusan Pensiun Asli Surat Ket. Msh Sekolah/ Kuliah : Surat Keterangan Masih Sekolah/ Kuliah Tanda Terima Lbr Penelitian Klim : Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim KPP : Kartu Pembayaran Pensiun/ Tunjangan LPH : Lembar Perhitungan dan Tanda Terima Vouch. SP4B : Voucher Surat Permintaan Pembayaran Pertama Janda/ Duda Karip Janda/ Duda : Kartu Identitas Pensiun Janda/ Duda

48 Keterangan : SPP Klim : Blanko Surat Permintaan Pembayaran Klim Blanko SPTB : Blanko Surat Tanda Bukti Diri FC SK Pensiun : Fotocopy Surat Keputusan Pensiun FC Karip : Fotocopy Kartu Identitas Pensiun FC S. Kematian : Fotocopy Surat Kematian FC S. Nikah : Fotocopy Surat Nikah FC KTP : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk KTP Asli : Kartu Tanda Penduduk Asli Karip Asli : Kartu Identitas Pensiun Asli SK Pensiun Asli : Surat Keputusan Pensiun Asli Surat Ket. Msh Sekolah/ Kuliah : Surat Keterangan Masih Sekolah/ Kuliah Tanda Terima Lbr Penelitian Klim : Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim KPP : Kartu Pembayaran Pensiun/ Tunjangan LPH : Lembar Perhitungan dan Tanda Terima Vouch. SP4B : Voucher Surat Permintaan Pembayaran Pertama Janda/ Duda Karip Janda/ Duda : Kartu Identitas Pensiun Janda/ Duda

49 Keterangan : Blanko SPP Klim : Blanko Surat Permintaan Pembayaran Klim Blanko SPTB : Blanko Surat Tanda Bukti Diri FC SK Pensiun : Fotocopy Surat Keputusan Pensiun FC Karip : Fotocopy Kartu Identitas Pensiun FC S. Kematian : Fotocopy Surat Kematian FC S. Nikah : Fotocopy Surat Nikah FC KTP : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk KTP Asli : Kartu Tanda Penduduk Asli Karip Asli : Kartu Identitas Pensiun Asli SK Pensiun Asli : Surat Keputusan Pensiun Asli Surat Ket. Msh Sekolah/ Kuliah : Surat Keterangan Masih Sekolah/ Kuliah Tanda Terima Lbr Penelitian Klim : Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim KPP : Kartu Pembayaran Pensiun/ Tunjangan LPH : Lembar Perhitungan dan Tanda Terima Vouch. SP4B : Voucher Surat Permintaan Pembayaran Pertama Janda/ Duda Karip Janda/ Duda : Kartu Identitas Pensiun Janda/ Duda LPH- TTD : Lembar Perhitungan dan Tanda Terima yang sudah Ditandatangani

51 Keterangan : : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk Blanko SPP Klim : Blanko Surat Permintaan Pembayaran Klim Blanko SPTB : Blanko Surat Tanda Bukti Diri FC SK Pensiun : Fotocopy Surat Keputusan Pensiun FC Karip : Fotocopy Kartu Identitas Pensiun FC S. Kematian : Fotocopy Surat Kematian FC S. Nikah : Fotocopy Surat Nikah FC KTP KTP Asli : Kartu Tanda Penduduk Asli Karip Asli : Kartu Identitas Pensiun Asli SK Pensiun Asli : Surat Keputusan Pensiun Asli Surat Ket. Msh Sekolah/ Kuliah : Surat Keterangan Masih Sekolah/ Kuliah Tanda Terima Lbr Penelitian Klim : Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim KPP : Kartu Pembayaran Pensiun/ Tunjangan LPH : Lembar Perhitungan dan Tanda Terima Vouch. SP4B : Voucher Surat Permintaan Pembayaran Pertama Janda/ Duda Karip Janda/ Duda : Kartu Identitas Pensiun Janda/ Duda LPH- TTD : Lembar Perhitungan dan Tanda Terima yang sudah Ditandatangani

54 C. Analisis Sistem Pembayaran Pensiun Pertama Kepada Janda Atau Duda Pegawai Negeri Sipil (PNS) di PT. Taspen (Persero) Cabang Surakarta 1. Fungsi yang Terkait Pembagian fungsi dalam sistem pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda PNS PT. Taspen (Persero) KC Surakarta telah dilaksanakan dengan baik. Dikarenakan dalam sistem tersebut sudah melibatkan beberapa bagian yang terpisah yaitu Bagian Pelayanan dan Bagian Keuangan. Pada Bagian Pelayanan terdiri dari 6 bagian dengan tugasnya masing-masing yaitu Bagian Costumer Service Informasi, Bagian Costumer Service Penetapan, Bagian Perhitungan, Bagian Verifikasi, Bagian Otorisator dan Bagian Distribusi Voucher Klim. Keenam bagian tersebut merupakan bagian yang memerlukan kas yang menghasilkan dokumen pendukung berupa Voucher SP4B dan LPH yang melewati proses pengajuan klim, penetapan, perhitungan, verifikasi hingga otorisasi. Untuk Bagian Keuangan, pada sistem pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda PNS PT. Taspen (Persero) KC Surakarta ini hanya melibatkan 2 bagian yaitu Bagian Kasir dan Bagian Akuntansi. Bagian Kasir bertugas untuk melakukan pembayaran kepada peserta atas dasar Voucher SP4B dan LPH. Atas transaksi pengeluaran kas tersebut Bagian Akuntansi melakukan pencatatan ke dalam Jurnal Kas Keluar.

55 2. Dokumen yang Digunakan Pada sistem pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda PNS PT. Taspen (Persero) KC Surakarta telah menggunakan beberapa jenis dokumen yaitu Blanko SPP Klim, Blanko Kejandaan, Blanko SPTB, Tanda Terima dan Lembar Penelitian SPP Klim, KPP, KARIP, Voucher SP4B serta LPH. Dari dokumen-dokumen tersebut yang digunakan sebagai dasar untuk pengeluaran kas adalah Voucher SP4B dan LPH. Kedua dokumen tersebut telah menggunakan nomor urut tercetak sehingga dapat memudahkan dalam penyimpanan dan pencarian dokumen. Selain itu, dokumen tersebut sebelum diserahkan ke Bagian Keuangan untuk dilakukan pembayaran telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sehingga apabila terdapat dokumen yang belum diotorisasi pengeluaran kas tidak dapat dilakukan. Hal tersebut mencerminkan bahwa penggunaan dokumen pada sistem pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda PNS di PT. Taspen (Persero) KC Surakarta sudah baik. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT. Taspen (Persero) pada sistem pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda PNS PT. Taspen (Persero) KC Surakarta adalah Jurnal Kas Keluar. Pencacatan ke dalam Jurnal Kas Keluar dilakukan secara komputerisasi. Hal tersebut dinilai bagus karena dapat meminimalisir

56 terjadinya kesalahan pencatatan dan proses pencatatan menjadi lebih cepat. 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Sistem pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda PNS PT. Taspen (Persero) KC Surakarta dibentuk dari beberapa jaringan prosedur. Jaringan prosedur yang membentuk sistem ini diawali dengan prosedur pengajuan klim, prosedur penetapan, prosedur perhitungan, prosedur verifikasi, prosedur otorisator hingga prosedur pembayaran dan pencatatan. Banyaknya prosedur yang harus dilalui dalam sistem pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda PNS PT. Taspen (Persero) KC Surakarta berpengaruh terhadap lamanya proses pelayanan terhadap peserta. Hal tersebut terjadi pada Bagian Pelayanan terutama pada saat prosedur penetapan, prosedur perhitungan dan prosedur verifikasi. Karena lamanya proses pada Bagian Pelayanan tersebut berdampak terhadap bagian yang lain yaitu pada saat prosedur pembayaran di Bagian Kasir. D. Temuan Berdasarkan penelitian di atas, penulis memperoleh temuan berupa kelebihan dan kelemahan dari sistem yang digunakan di PT.Taspen (Persero) KC Surakarta. Berikut ini penjabaran mengenai kelebihan dan kekurangan dalam sistem pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda PNS di PT.Taspen (Persero) KC Surakarta :

57 1. Kelebihan a. Sistem yang diterapkan pada pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda PNS di PT.Taspen (Persero) KC Surakarta sudah berjalan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. b. Dalam sistem pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda PNS yang diterapkan oleh PT.Taspen (Persero) KC Surakarta sudah dilaksanakan oleh beberapa bagian yang terpisah sesuai tanggung jawabnya. c. Dokumen yang dihasilkan sudah bernomor urut cetak dan semua dokumen yang membutuhkan otorisasi sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. d. Dalam melakukan pencatatan sebagian besar sudah dilakukan secara komputerisasi sehingga pencatatan lebih akurat dan cepat. 2. Kekurangan Banyaknya prosedur yang harus dilalui dalam sistem pembayaran pensiun pertama kepada janda atau duda PNS PT. Taspen (Persero) KC Surakarta berpengaruh terhadap lamanya proses pelayanan terhadap peserta khususnya pada Bagian Customer Service Penetapan, Bagian Customer Service Perhitungan dan Bagian Verifikasi dimana masing-masing bagian tugasnya tidak terlalu banyak. Selain itu, pengaruh dari kekurangdisiplinan para petugas pada bagian tersebut yang sering meninggalkan tempat kerja apabila sedang tidak ada pekerjaan berdampak pula terhadap lamanya pelayanan.