I. PENDAHULUAN 1.1. LATAR BELAKANG DAN MASALAH Operasional sebuah perusahaan modifikasi otomotif memiliki ciri khas tersendiri dibanding perusahaan otomotif lainnya. Salah satu kinerja utama perusahaan modifikasi otomotif adalah pengelolaan persediaan berbagai varians komponen untuk modifikasi kendaraan dengan tingkat permintaan yang sangat tergantung pada kebutuhan pengguna, Ketika pengguna memerlukan komponen tertentu, maka ketersediaannya menjadi krusial karena berpengaruh pada kepuasan pengguna. Persediaan merupakan aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses, persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi, barang yang digunaan dalam operasi (Muller, 2003:1). Karya tulis ini akan mengulas mengenai manajemen persediaan pada PT. XYZ, yaitu perusahaan yang bergerak dalam industri otomotif khususnya modifikasi kendaraan dengan melakukan perakitan atau pemasangan komponen-komponen khusus pada kendaraan yang digunakan untuk keperluan khusus seperti: kesehatan (ambulans), tambang (kendaraan operasional tambang), dll. Sebagian besar dari penjualan yang terjadi selama ini adalah untuk modifikasi kendaraan pertambangan yang disesuaikan kebutuhan dari customer, sehingga untuk saat ini PT. XYZ lebih memfokuskan pelayanannya dalam modifikasi kendaraan pertambangan. Tujuan manajemen persediaan disini tentunya adalah untuk menentukan jumlah komponen otomotif yang harus dipesan perusahaan agar memenuhi tingkat pelayanan yang optimal bagi pesanan pelanggan. Dengan tercapainya tujuan ini tentunya dapat menjadikan 1
kinerja perusahaan lebih baik dan mampu meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan di industrinya. Lebih dari 90 persen komponen yang digunakan dalam proses modifikasi di PT. XYZ merupakan komponen impor dan sebagian besar dari berasal dari Thailand yang merupakan Negara domisili perusahaan pemegang saham. Selain dari Thailand komponen-komponen tersebut juga berasal dari Australia, Taiwan, Afrika Selatan, Amerika, Cina, dll. Sedangkan untuk produk lokal yang digunakan merupakan komponen standar yang telah tersedia di pasar lokal yang sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan, seperti ban, lampu, dll. Komponen-komponen otomotif yang diimpor tersebut merupakan komponen dasar yang akan dipasang dalam proses modifikasi pada kendaraan untuk keperluan khusus. Oleh karena komponen yang diperlukan adalah komponen dengan spesifikasi khusus dan belum banyak tersedia di dalam negeri, maka kebijakan yang dipilih adalah impor. Tabel 1-1 Pengelompokan asal persediaan Pembelian Persediaan 2012 2013 Lokal 10% 11% Impor 90% 89% Sumber : data sekunder diolah Proses inbound atas komponen-komponen tersebut mayoritas dilakukan melalui jalur laut meskipun ada beberapa yang melalui udara bahkan melalui jasa kurir global seperti melalui DHL, UPS, TNT dan Toll. Pemilihan jalur yang digunakan ini tergantung atas kebutuhan waktu penyediaan komponen tersebut dan dimensi atas komponen tersebut. Dalam operasional perusahaan PT. XYZ menggunakan sistem yang terintegrasi antar departemen sehingga seluruh department memiliki akses dan otoritas atas informasi sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Dalam sistem ini pencatatan yang terkait dengan persediaan dimulai saat komponen diterima hingga dikeluarkan dan terjual dalam 2
sistem yang bernama Autoline Kerridge yang diproduksi oleh ADP. Sistem ini banyak digunakan di banyak negara khususnya dalam industri otomotif di Negara Eropa. Sistem ini juga terintegrasi ke perusahaan pusat sehingga mereka dapat memantau posisi ketersediaan komponen. Dalam praktek yang terjadi saat ini, penentuan kebutuhan atas komponen didasarkan pada material planner yang menggunakan data forecast penjualan sebagai acuan. Sehingga pembelian dan pengiriman atas komponen tersebut akan menyesuaikan waktu yang telah direncanakan dalam forecast penjualan. Secara umum jenis komponen yang terdapat di PT. XYZ dapat dibagi menjadi 2 : 1. Part stock : komponen yang dimiliki persediaannya. 2. Part no stock : komponen yang tidak dimiliki persediaannya dikarenakan permintaan dan penggunaan yang jarang. Sinkronisasi antara kebutuhan komponen tersebut akan dilanjutkan pada pembelian yang dilanjutkan dengan proses pengadaan dan diakhiri dengan penjualan haruslah terjalin dengan rapi. Dalam prakteknya dan seiring berjalannya waktu masih sering terjadi kebutuhan komponen diluar dari forecast penjualan sehingga perlu dilakukan pemesanan komponen diluar pemesanan yang telah terjadwal. Hal inilah yang menjadi kendala saat ini karena berakibat pada beban pengiriman yang besar, waktu kedatangan komponen yang lama, terutama ketika komponen tersebut memiliki dimensi barang yang besar yang mengharuskan pengiriman melalui laut dan bisa membutuhkan waktu 3 bulan untuk tiba di gudang. Masalah lain yang terjadi yaitu penyimpangan permintaan dari forecast penjualan sehingga ekses persediaan terjadi atau justru kosong. Dampak dari masalah ini adalah besarnya biaya sewa gudang komponen-komponen yang menjadi stok. Komponen-komponen ini tidak memiliki masa kadaluarsa tetapi yang perlu diperhatikan adalah apabila tipe 3
komponen tersebut sudah tidak sesuai dengan kendaraan keluaran terbaru sehingga sudah tidak compatible yang akan mengakibatkan slow moving parts dan bahkan berimplikasi dalam membengkaknya biaya penyimpanan. Masalah inilah yang saat ini sedang dirasakan oleh PT. XYZ dimana jumlah saldo komponen yang dimiliki sejak tahun 2011 terus bertambah sampai dengan tahun 2013. Gambar 1.1 Perbandingan penjualan dan Persediaan 2011-2013 90,000.00 80,000.00 70,000.00 60,000.00 50,000.00 40,000.00 30,000.00 20,000.00 10,000.00-2011 2012 2013 Penjualan Persediaan Dalam menghadapi keadaan ini, sistem perencanaan dan pengelolaan persediaan yang berjalan dengan baik harus dilakukan dengan efektif. Artinya manajemen persediaan harus didasari oleh ketepatan peramalan dan tingkat pelayanan yang optimal (service level). 1.2. RUMUSAN MASALAH Manajemen persediaan untuk kegiatan usaha PT. XYZ adalah hal yang penting dalam kelangsungan usahanya. Hal ini tentunya berhubungan dengan service level terhadap konsumen yaitu ketepatan jumlah ketersediaan setiap komponen dan disertai proses pengiriman yang tepat waktu. 4
Penentuan tingkat persediaan atas komponen dalam menunjang proses produksi ditentukan berdasarkan jumlah produksi yang telah direncanakan. Produksi yang dimaksud disini adalah proses pemasangan komponen pada unit kendaraan. Berdasarkan perencanaan tersebut maka dalam penyediaan komponen tersebut dapat memberikan perkiraan dalam penetapan berapa banyak bagian atau komponen yang diperlukan pada produksi periode mendatang dalam suatu perencanaan yang telah diketahui jumlah produksinya. Apa yang terjadi saat ini perusahaan lebih banyak hanya mempergunakan data historis dalam memperkirakan jumlah permintaan yang akan datang, sehingga masih timbul permasalahan dalam persediaan. Proses ini material requisition ditentukan dari rencana atas penjualan yang akan dilakukan di periode berikutnya yang tertuang dalam sales forecast dari departemen penjualan. Setelah departemen penjualan mengeluarkan sales forecast maka material planner melakukan perencanaan pembelian. 1.3 PERTANYAAN PENELITIAN Pertanyaan penelitian yang dalam karya tulis ini dalam kaitannya dengan manajemen persediaan yang dilakukan di PT. XYZ : 1. "Bagaimana proses pengelolaan persediaan di PT. XYZ? " 2. Metode apakah yang efektif untuk manajemen persediaan di PT. XYZ? 1.4 TUJUAN PENELITIAN Masalah tersebut diatas tujuan dari karya tulis ini yaitu : 1. Menggambarkan pengelolaan persediaan di PT. XYZ dalam proses Material Planning persediaan komponen. 5
2. Menentukan metode yang sesuai dalam material planning bagi PT. XYZ dalam proses perencanaan persediaan sebagai dasar pengambilan keputusan 1.5 BATASAN PENELITIAN Untuk mempermudah dan menjadikan karya tulis ini lebih terfokus, maka penulis menentukan ruang lingkup pembahasan yaitu: 1. Penelitian yang dilakukan pada PT. XYZ, terutama yang menyangkut persediaan komponen pada Departemen Produksi. 2. Penyediaan komponen ini meliputi kebutuhan komponen untuk bulan Januari 2011 sampai Desember 2013. 1.6 MANFAAT PENELITIAN Penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat yang penting bagi pihak-pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung berkaitan dengan hasil yang diperoleh, yaitu: 1. Bagi perusahaan, laporan penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam rangka pengambilan keputusan manajemen yang bertujuan meningkatkan keefektifan dan efisiensi kinerja perusahaan, khususnya yang menyangkut masalah persediaan bahan baku. 2. Bagi penulis adalah sebagai sarana untuk dapat lebih mengetahui permasalahan, khususnya masalah praktis yang terjadi dalam kegiatan operasional perusahaan dan kaitannya dengan teori yang pernah didapat di perkuliahan, sehingga memberikan tambahan pengetahuan dan pendalaman pemahaman konsep manajemen operasi. 6
1.7 SISTEMATIKA PEMBAHASAN Sistematika pembahasan dalam penulisan ini meliputi : Bab I Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan latar belakang masalah, rumusan permasalahan, pembatasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan penelitian serta sistematika pembahasan. Bab II Landasan Teori Bab ini berisi tentang teori-teori yang mendasari topik penelitian, termasuk didalamnya adalah metode, prinsip, langkah-langkah dan rumus yang akan digunakan sebagai dasar untuk memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan. Bab III Metodologi Penelitian Dalam bab ini akan dijabarkan bagaimana metodologi penelitian yang dilakukan dalam pengumpulan data baik data primer maupun wawancara, begitu juga studi literatur dan juga gambaran umum perusahaan yang akan diuraikan mengenai profil perusahaan yang menjadi objek penelitian, yaitu PT. XYZ. Uraian ini akan meliputi sejarah perkembangan perusahaan, gambaran umum perusahaan, layanan perusahaan dan operasional kegiatannya Bab IV Analisis Data 7
Dalam bab ini akan dilakukan analisa atas seluruh bahan baku yang dimiliki oleh PT. XYZ dan dilanjutkan dengan ABC analisis dan perhitungan tingkat persediaan dengan metode EOQ. Bab V Kesimpulan dan Saran Pada bab terakhir ini akan diuraikan mengenai kesimpulan-kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan hasil analisa sebagai suatu pemecahan masalah yang telah dilakukan pada bab sebelumnya. Selain itu pada bab ini juga berisi saran-saran sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna bagi perusahaan. Daftar Pustaka 8