PERANAN HUBUNGAN MASYARAKAT DALAM PENGELOLAAN CITRA KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA (Suatu Studi Pada Pelaksanaan Program Peringatan Hari Olahraga Nasional) Vania Amadea Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya 27 Kemanggisan, Jakarta Barat 11530 Indonesia ABSTRACT The research objective is to find out the role of Public Relations (PR) in managing the image of Kementerian Pemuda dan Olahraga through Hari Olahraga Nasional celebration and to find out the Public Relations efforts to overcome the barriers/obstacles in managing the image of Kemenpora through Haornas celebration. Research methods used in this thesis is qualitative methods with descriptive research type. Primary and secondary data obtained through interviews, observation, library research, and documentation. The results of this research are Public Relations role has gone well in the implementation of Haornas celebration each year. Particularly, in the field of publications and documentation, a series of activities in Haornas basically is also one of PR tools in creating good and wide range publicity as possible for Kemenpora in managing their positive image. PR efforts have been made to overcome obstacles, such as cooperation and coordination with relevant agencies, both governmental and private organization, and also the mass media so Haornas can run smoothly and successful each year. Conclusion, PR plays important role in the implementation of Hari Olahraga Nasional celebration that has become a special medium for Kemenpora to encourage and motivate Indonesian people to civilize a healthy life style by doing sport activities as well in managing Kemenpora s good image. Key Word: Role, Public Relations, Image, Kemenpora ABSTRAK Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui peranan Humas dalam pengelolaan citra Kemenpora melalui program peringatan Hari Olahraga Nasional (Haornas) dan mengetahui upaya Humas mengatasi hambatan/kendala dalam mengelola citra Kemenpora melalui program peringatan Haornas. Metode penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan jenis penelitian deskriptif. Data primer dan sekunder diperoleh melalui wawancara, observasi, studi kepustakaan, dan dokumentasi. Hasil yang dicapai adalah Peranan Humas telah berjalan dengan baik dalam pelaksanaan peringatan Haornas setiap tahunnya, khususnya dalam bidang publikasi dan dokumentasi. Serangkaian kegiatan dalam Peringatan Haornas pada dasarnya juga merupakan salah satu tools Humas dalam menciptakan publikasi yang baik dan seluas mungkin bagi Kemenpora dalam mengelola citra (image) positif. Upaya yang telah dilakukan Humas untuk mengatasi kendala yang
dihadapi dalam pelaksanaan peringatan Haornas sebagai bentuk pengelolaan citra Kemenpora, adalah melakukan kerjasama dan koordinasi dengan pihak instansi yang terkait, baik intansi pemerintah maupun swasta, serta pihak media massa, sehingga kegiatan Peringatan Haornas tersebut dapat berjalan lancar dan sukses setiap tahunnya. Simpulan Humas berperan penting di dalam pelaksanaan peringatan Haornas yang telah menjadi medium istimewa bagi Kemenpora dalam memberikan inspirasi dan dorongan/motivasi bagi bangsa Indonesia untuk memasyarakatkan dan membudayakan olahraga di seluruh pelosok Tanah Air sekaligus dalam pengelolaan citranya. Kata Kunci: Peranan, Hubungan Masyarakat, Citra, Kemenpora PENDAHULUAN Salah satu tujuan dari suatu organisasi atau perusahaan adalah memiliki citra (image) yang baik di semua aspek yang terkait atau berhubungan dengan organisasi atau perusahaan tersebut. Citra (image) dapat diartikan sebagai kesan, perasaan, gambaran dari publik terhadap organisasi atau perusahaan. Menurut Bill Canton dalam Sukatendel (1990) citra juga merupakan kesan, perasaan, gambaran yang dengan sengaja diciptakan dari suatu obyek, orang atau organisasi (Soemirat & Ardianto, 2010:112). Pembentukan, pengelolaan, dan peningkatan citra merupakan salah satu tugas pokok dan fungsi dari Public Relations (PR) atau yang dalam Bahasa Indonesia lebih dikenal dengan istilah Hubungan Masyarakat, disingkat Humas. Citra inilah yang menjadi fokus utama seorang Humas, yaitu bagaimana dapat membentuk, mengelola dan meningkatkan citra positif organisasi menjadi agenda yang penting bagi seorang Humas. Hal ini sesuai dengan pendapat Ruslan yang menyebutkan bahwa menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi, reputasi dan sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas Humas dalam melaksanakan manajemen kehumasan membangun citra atau nama baik lembaga/organisasi dan produk yang diwakilinya. (Ruslan, 2010:26). Keinginan sebuah organisasi untuk memiliki citra yang baik pada publik sasaran, harus berawal dari adanya upaya pengelolaan citra yang perlu dilaksanakan. Setiap organisasi perlu melakukan berbagai upaya dan memanfaatkan kegiatan-kegiatan yang berorientasi pada publik dalam rangka membangun citra positif bagi organisasi yang bersangkutan. Kegiatan-kegiatan yang berorientasi pada publik tersebut bisa bermacam-macam, salah satu diantaranya adalah dengan menyusun dan membuat program-program untuk meningkatkan kualitas organisasi yang bertujuan untuk menarik perhatian publik atau masyarakat.
Penyusunan program- program menuju perbaikan dan peningkatan mutu atau kualitas dari organisasi tersebut merupakan langkah yang tepat untuk meningkatkan citra (Sutojo, 2004:60). Kementerian Pemuda dan Olahraga (Kemenpora) adalah kementerian dalam sistem Pemerintahan Indonesia yang mempunyai tugas pokok dan fungsi utama melakukan pembinaan, pengembangan, dan pemberdayaan pemuda dan olahraga. Sebagai instansi yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden, Kemenpora berusaha untuk menyiapkan dan melaksanakan program-program yang bermanfaat bagi pembinaan dan pengembangan pemuda dan olahraga di Indonesia. Tidak hanya itu, Kemenpora juga berupaya mengajak serta mendorong masyarakat untuk berpartisipasi dan terlibat langsung dalam melaksanakan program-programnya. Program-program yang dilaksanakan sebagai bentuk pengelolaan citra Kemenpora tidak terlepas dari peranan Humas di dalamnya, termasuk penyelenggaraan event (penyusunan program acara). Event menurut pakar komunikasi/pr dikutip dari Macnamara (dalam Ruslan, 2008:232) biasanya dilakukan untuk mendapatkan perhatian dari media, klien, perusahaan atau produk. Penyusunan program acara tertentu atau yang lebih dikenal dengan peristiwa khusus (special event) yang dipilih dalam jangka waktu, tempat, dan objek tertentu yang sifatnya untuk mempengaruhi opini publik termasuk ke dalam strategi PR atau yang lebih dikenal dengan bauran PR. (Nova, 2009:41-42) Peringatan Haornas untuk pertama kali diselenggarakan pada tanggal 9 September 1983. Tanggal tersebut sengaja dipilih untuk mengenang sejarah diselenggarakannya Pekan Olahraga Nasional (PON) untuk pertama kali. PON I digelar pada tanggal 9-12 September 1948, di Solo, melibatkan tidak kurang dari 600 atlet yang bertanding dalam sembilan cabang olahraga. Kesuksesan Indonesia menggelar PON untuk pertama kali inilah yang menjadi simbol peningkatan fungsi olahraga menjadi media diplomasi. Ajang tersebut sekaligus menjadi bukti bahwa olahraga tak sekedar sarana peningkatan hidup sehat dan prestasi, namun juga dapat menjadi alat perjuangan dan pemersatu bangsa. Melihat pentingnya makna penyelenggaran PON pertama tersebut, pemerintah kemudian menetapkan tanggal 9 September sebagai Hari Olahraga Nasional (Haornas). Pada umumnya citra dari instansi/lembaga pemerintah memang sudah ada atau terbentuk, khususnya citra dari lembaga kementerian. Namun, citra tersebut membutuhkan pengelolaan yang baik dan tepat untuk dapat memberikan dampak yang positif terhadap instansi/lembaga pemerintah yang bersangkutan. Mengelola dan memelihara citra jauh lebih berat daripada membentuk citra. Hal ini
membuat instansi/lembaga pemerintah memerlukan usaha dan upaya yang lebih kuat atau ekstra untuk memperoleh citra (image) yang baik di mata masyarakat. Terlebih lagi, luasnya cakupan masyarakat yang dihadapi dengan kepentingan yang berbeda-beda membuat Humas di instansi-instansi pemerintah harus bekerja lebih intensif dan optimal. Karena itu, Humas harus berperan secara aktif dalam mengkomunikasikan program-program yang direncanakan dan dilaksanakan oleh suatu instansi/lembaga pemerintah, di mana program-program tersebut dapat memberikan gambaran yang jelas akan arah dan tujuan instansi/lembaga pemerintah yang bersangkutan. Tujuan penelitian ini adalah: 1. Mengetahui dan menganalisis peranan Humas dalam pengelolaan citra Kemenpora melalui program peringatan Hari Olahraga Nasional. 2. Mengetahui dan menganalisis bagaimana upaya Humas mengatasi hambatan/kendala dalam mengelola citra Kemenpora melalui program peringatan Haornas. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan oleh Ade Irwanto, Tahun 2010 dengan judul Strategi Media Relations Pusat Humas Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI (Kemenakertrans RI) Dalam Mempertahankan Citra, disimpulkan bahwa strategi Humas Kemenakertrans RI melalui media relations sudah berjalan sangat baik dalam mempertahankan citra Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI. Dan juga penelitian yang dilakukan oleh Tria Monika, tahun 2010 dengan judul Peranan Humas Walikota Jakarta Timur Dalam Meningkatkan Citra Lembaga Melalui Program Pembinaan Usaha Kecil dan Menengah (UKM), disimpulkan bahwa peranan Humas melalui program UKM dapat meningkatkan citra lembaga. Yang membedakan dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah bahwa di dalam penelitian ini penulis lebih memfokuskan penelitian pada peranan Humas melalui salah satu program unggulan Kemenpora di bidang olahraga, yaitu peringatan Hari Olahraga Nasional. Bagaimana peranan dan kinerja Humas pemerintah dalam program peringatan Haornas dapat mengelola citra Kemenpora. Teori umum yang digunakan dalam penelitian ini adalah: Humas, Komunikasi Organisasi, Citra. Teori khusus, yaitu: Humas Pemerintah, Citra Organisasi, Calendar Event Haornas, Media Relations.
METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode penelitian kualitatif. Kualitatif adalah suatu penelitian ilmiah yang bertujuan untuk memahami suatu fenomena dalam konteks sosial secara alamiah dengan mengedepankan proses interaksi komunikasi yang mendalam antara peneliti dengan fenomena yang diteliti (Herdiansyah, 2010:9). Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis Deskriptif-Kualitatif. Metode pengumpulan data dengan data primer dan sekunder. Data primer diperoleh melalui wawancara & observasi. Pemilihan informan/narasumber dilakukan dengan metode Purposive, yaitu teknik penelitian berdasarkan karakteristik tertentu yang dianggap mempunyai hubungan dengan pelaksanaan peranan Humas Kemenpora khususnya dalam program peringatan Haornas. Penulis memilih informan berdasarkan karakteristik yang sesuai dengan tujuan penelitian atau yang dianggap memiliki informasi yang relevan dengan masalah pokok penelitian. Melalui wawancara dengan teknik pengambilan informan secara purposive, bisa didapatkan pendapat langsung dari informan mengenai peranan Humas dalam program peringatan Haornas tersebut, mulai dari persiapan sampai dengan evaluasi juga pengetahuan yang mereka miliki tentang program calendar event peringatan Haornas yang dilaksanakan setiap tahun oleh Kemenpora. Dari berbagai penjelasan diatas, peneliti dapat menentukan dengan jelas informan yang akan diwawancarai, yakni Kepala Bagian Humas Kemenpora, Kepala Subbagian Hubungan Media, dan Asisten Deputi Industri Olahraga. Para informan yang telah disebutkan diatas adalah orang-orang yang terlibat langsung dalam pelaksanaan program peringatan Hari Olahraga Nasional tahun 2011 yang penulis pilih berdasarkan keperluan penelitian. Data sekunder diperoleh dari hasil studi kepustakaan dan dokumentasi. Dalam penelitian ini penulis menggunakan model Strauss dan Corbin sebagai teknik analisis data. Menurut Strauss dan Corbin, analisis data kualitatif terdiri atas tiga jenis pengodean (coding) utama, yaitu (a) pengodean terbuka (open coding), (b) pengodean berporos (axial coding), (c) pengodean selektif (selective coding). Kebasahan data dengan 4 tahap menurut (Bryman, 2008:376), yaitu Credibility, Transferability, Dependability, Confirmability.
HASIL DAN BAHASAN Calendar Event Haornas Salah satu upaya Kemenpora untuk mewujudkan tujuan pembangunan nasional di bidang olahraga adalah dengan menyelenggarakan event peringatan Hari Olahraga Nasional (Haornas). Peringatan Haornas yang dilaksanakan setiap tanggal 9 Sepetember setiap tahunnya ini, merupakan bentuk special event yang dilakukan Kemenpora untuk mengajak dan menggerakkan partisipasi masyarakat untuk bersatu, bangkit, dan maju melalui olahraga. Peranan Humas Pemerintah dalam Haornas Peranan Humas adalah menjadi leading sector. Ujung tombak Kemenpora dalam mengkomunikasikan dan mensosialisasikan pelaksanaan peringatan Haornas ini kepada masyarakat. Berdasarkan wawancara mendalam dengan para informan, dapat diketahui bahwa peranan Humas dalam pelaksanaan peringatan Haornas tidak hanya di bidang publikasi dan dokumentasi, namun juga sebagai fasilitator, yaitu sebagai pemberi masukan dan saran kepada pimpinan dalam pengambilan keputusan. Dalam peringatan Haornas, Humas secara khusus memberikan saran atau masukan mengenai tema yang akan diambil setiap tahun kepada pimpinan dalam rapat. Dalam hal ini Humas memberikan ide atau gagasan kepada pimpinan seperti menyarankan tema yang relevan untuk Haornas setiap tahunnya yang disesuaikan dengan perkembangan situasi dan kondisi yang ada dalam masyarakat. Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, kegiatan Humas Kemenpora dalam Haornas pada dasarnya terbagi dalam tahapan persiapan dan pelaksanaan. Pada tahap persiapan, Humas melakukan publikasi dalam bentuk Advertorial dan Inforial di media cetak. Humas Kemenpora juga melakukan publikasi di media elektronik seperti mengadakan PSA (Public Service Announcement) atau iklan layanan masyarakat berdurasi 30 detik. Iklan layanan masyarakat ini bertujuan agar masyarakat luas dapat mengetahui dan ikut berpartisipasi dalam peringatan Haornas ini. Mendekati pelaksanaan Haornas, Humas bekerjasama dengan pihak media maupun melakukan dialog elektronik langsung, baik di media televisi atau radio dengan menghadirkan narasumber seperti Menteri Pemuda dan Olahraga Andi Mallarangeng atau Ketua Panitia Haornas. Bila dicermati lebih dalam, maka Humas Kemenpora telah melaksanakan perannya dengan baik, dengan menjalankan salah satu strategi yaitu, melakukan publikasi yang bertujuan untuk
menyebarluaskan informasi melalui berbagai media, baik cetak maupun elektronik tentang aktivitas atau kegiatan Kemenpora khususnya pelaksanaan peringatan Haornas. Kendala Humas Pemerintah dan Upaya Penanggulangannya Koordinasi dan sinkronisasi yang baik sangat dibutuhkan terutama dengan instansi-instansi pemerintah di mana hal-hal yang berkaitan dengan keprotokolan sangat erat kaitannya dengan pelaksanaan tugas Humas pemerintah. Karena itu, penting bagi Humas Kemenpora untuk dapat mengatur jalannya arus informasi tidak hanya kepada publik internal, tetapi juga kepada publik eksternal Kemenpora agar tercipta keselarasan bagi semua pihak yang terlibat khususnya dalam pelaksanaan peringatan Haornas. Citra Kemenpora Melalui Haornas Salah satu upaya untuk dapat memelihara dan mempertahankan citra positif Kemenpora tersebut adalah melaksanakan peringatan Hari Olahraga Nasional dengan baik, lancar, dan sukses. Haornas telah menjadi salah satu medium bagi Kemenpora untuk mengelola citra dirinya. Citra tersebut bisa diperoleh apabila ada suatu program atau kegiatan dari organisasi yang dirasakan manfaatnya oleh masyarakat luas. Salah satu rangkaian kegiatan utama pada puncak peringatan Haornas XXVIII yang dilaksanakan pada tanggal 9 September 2011, adalah acara pemberian penghargaan khusus kepada para Atlet, Pelatih, Wasit, Tokoh Olahraga, Wartawan Olahraga, serta Organisasi/Badan/Lembaga Olahraga. Hal ini diharapkan dapat membawa kepercayaan tersendiri dari masyarakat kepada Kemenpora sebagai kementerian yang peduli akan kemajuan dan peningkatan prestasi olahraga, serta membantu mewujudkan kesejahteraan masyarakat olahraga pada khususnya. Citra Kemenpora sendiri sudah cukup baik di mata masyarakat Indonesia, apalagi dilihat dari prestasi olahraga yang dicapai oleh atlet-atlet Indonesia. Selain membawa harum nama Indonesia di mata dunia, juga membawa harum nama Kemenpora sebagai kementerian yang menangani bidang pemuda dan olahraga.
Media Relations Kemenpora Dengan menjalin hubungan yang baik dengan media, maka hal tersebut sekaligus dapat dijadikan sarana bagi pengelolaan citra Kementerian Pemuda dan Olahraga. Seperti halnya ketika memasuki tahap persiapan peringatan Haornas XXVIII, Humas Kemenpora melakukan kegiatan coffee morning terlebih dahulu untuk melakukan diskusi dan mendengar masukan dari pihak media, sehingga tercipta keselarasan dan keserasian bagi kedua belah pihak. Dengan melakukan media relations termasuk kegiatan press conference dan media gathering, maka Humas dapat lebih memperlancar komunikasi antara Kemenpora dengan pihak media massa, sehingga hubungan harmonis dilandasi rasa saling percaya dan saling menghargai dapat terjalin. Hal itu dengan sendirinya akan berdampak positif terhadap publikasi oleh pihak media mengenai Kemenpora, termasuk dalam menyukseskan pelaksanaan peringatan Haornas XXVIII Tahun 2011. SIMPULAN DAN SARAN Humas berperan penting di dalam pelaksanaan peringatan Hari Olahraga Nasional setiap tahunnya, khususnya dalam bidang publikasi dan dokumentasi. Peranan Humas telah berjalan dengan baik dan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi sebagaimana telah diatur dalam Peraturan Menteri Pemuda dan Olahraga Nomor 193 Tahun 2010 dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2011. Peringatan Haornas yang sudah memasuki usia tiga dasawarsa tersebut terbukti telah menjadi medium istimewa bagi Kemenpora dalam pengelolaan citranya. Serangkaian kegiatan dalam peringatan Haornas yang setiap tahun dilaksanakan, telah memberikan inspirasi dan sekaligus dorongan/motivasi bagi bangsa Indonesia untuk memasyarakatkan dan membudayakan olahraga di seluruh pelosok Tanah Air. Peringatan Haornas yang dilaksanakan setiap tahun juga telah berhasil membentuk pencitraan yang positif bagi Kemenpora sekaligus berhasil mewujudkan keberadaan Kemenpora sebagai lembaga kementerian yang mempunyai tugas pokok dan fungsi utama melakukan pembinaan, pengembangan, dan pemberdayaan pemuda dan olahraga di dalam Sistem Pemerintahan Indonesia. Sebaiknya Humas berupaya mempertahankan sekaligus meningkatkan kinerjanya di waktu yang akan datang. Untuk itu, Humas Kemenpora diharapkan dapat lebih menyosialisasikan kegiatan peringatan Haornas kepada masyarakat luas. Salah satu cara yang dapat dilakukan Humas adalah melakukan
sosialisasi ke sekolah-sekolah, mulai dari tingkat Sekolah Dasar hingga Perguruan Tinggi juga kepada komunitas-komunitas tertentu, sehingga peringatan Haornas tidak hanya diketahui sebagai sebuah peringatan yang bersifat seremonial saja, namun lebih dari itu masyarakat dapat mengetahui dengan jelas arti penting dan sekaligus rangkaian kegiatan peringatan Haornas setiap tahunnya. Dengan demikian, diharapkan bisa menarik minat masyarakat yang lebih besar untuk berkontribusi dan terlibat langsung dalam setiap kegiatan yang dilakukan Kemenpora pada umumnya dan peringatan Haornas pada khususnya. Selain dari itu, Humas Kemenpora perlu terus memupuk dan memelihara hubungan baik dengan media massa dengan cara antara lain menjaga alur keterbukaan informasi kepada pihak media dan juga meningkatkan intensitas untuk melakukan kegiatan media relations. Dengan demikian kegiatan tersebut akan dapat lebih mempererat hubungan saling pengertian, sekaligus mendapatkan publikasi yang positif dari pihak media sebagai bentuk pengelolaan citra Kemenpora. Dalam upaya lebih memasyarakatkan olahraga melalui peringatan Haornas, khususnya kepada pemuda/generasi muda, sebaiknya Humas memanfaatkan social media seperti Facebook, Twitter, Youtube, dan media sosial lainnya. Kegiatan ini juga diperlukan untuk menyebarluaskan program dan kebijakan Kemenpora lainnya kepada masyarakat luas, sekaligus bermanfaat untuk lebih mengangkat dan meningkatkan citra positif Kemenpora. REFERENSI Bryman, A. (2008). Social Research Methods. New York: Oxford University Press. Herdiansyah, H. (2010). Metode Penelitian Kualitatif untuk Ilmu-ilmu Sosial. Jakarta: Salemba Humanika. Nova, F. (2009). Crisis Public Relations: Bagaimana PR Menangani Krisis Perusahaan. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia. Ruslan, R. (2008). Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada. Ruslan, R. (2010). Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada. Soemirat, S., & Ardianto, E. (2010). Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Sutojo, S. (2004). Membangun Citra Perusahaan; Sebuah Sarana Penunjang Keberhasilan. Jakarta: PT Damar Mulia Pustaka. Sumber lain :
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2011 Tentang Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan Di Lingkungan Instansi Pemerintah. http://kemenpora.go.id RIWAYAT PENULIS Vania Amadea, Jakarta 31 Agustus 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara jurusan Komunikasi Pemasaran dalam bidang Public Relations pada tahun 2012.