BAB I PENDAHULUAN.

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pelaksanaan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) /Prakerin/Praktek Kerja Industri sebagai perwujudan dari kebijaksanaan Link and Match dilaksanakan di dua tempat yaitu sekolah dan Dunia Usaha/Industri (DU/DI). Upaya ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan kompetensi alumni Sekolah Menengah Kejuruan yang disesuaikan dengan kebutuhan industri. Saat ini belum banyak sekolah menerapkan proses pelaksanaan prakerin berbasis web. SMK Pandawa Budi Luhur merupakan lembaga pendidikan kejuruan yang dalam proses pendidikannya bekerja sama dengan dunia industri yang bergerak dalam bidang kompetensi yang sama, melalui program Praktek Kerja Industri (Prakerin) di perusahaan (DU/DI). Jumlah siswa prakerin telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan (DU/DI). Jadi siswa tidak dapat mengajukan tempat prakerin baru secara mandiri kepada pihak sekolah, hal ini dikarenakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian bidang kompetensi yang dimiliki siswa berbeda dengan perusahaan. SMK Pandawa Budi Luhur dalam memenuhi kebutuhan prakerin masih menemui kendala dalam pengelolaan dan penyimpanan data, serta pelaksanaan prakerin yang belum berbasis webbased sehingga belum memberikan cara praktis dan fleksibel bagi siswa, pihak sekolah dan pihak perusahaan (DU/DI) yang terlibat dalam kegiatan prakerin. Kendala yang dialami diantaranya yaitu siswa mengajukan permohonan ke admin prakerin untuk didata terlebih dahulu. Admin prakerin membuat pengumuman daftar penempatan prakerin siswa, kemudian dipasang pada papan pengumuman sekolah. Penempatan siswa prakerin yang kurang sesuai dengan kriteria siswa menyebabkan siswa kurang antusias dalam melaksanakan kegiatan prakerin. Setelah adanya penempatan, tahap selanjutnya yaitu proses pengajuan praktek kerja industri, awalnya admin prakerin membuat surat permohonan prakerin bagi siswa sesuai penempatan yang ditentukan, nantinya siswa akan menyerahkan surat permohonan tempat prakerin ke perusahaan (DU/DI). Namun sebelum surat diantar ke perusahaan (DU/DI), siswa harus menemui Pokja terlebih dahulu untuk meminta persetujuan. Pokja adalah organisasi sekolah yang memfasilitasi sekolah dengan pihak perusahaan (DU/DI) dalam kegiatan prakerin. Setelah mendapat persetujuan, siswa mengantarkan surat permohonan ke perusahaan (DU/DI), dan siswa akan kembali datang ke perusahaan (DU/DI) untuk mengambil surat konfirmasi permohonan dengan waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan (DU/DI). 1

2 Hal ini menyebabkan siswa prakerin sangat dirugikan dari segi waktu dan biaya yang kurang efisien dan menghambat proses pelaksanaan prakerin. Pokja (kelompok kerja) membuat daftar nama Pembimbing Sekolah bagi masing-masing siswa kemudian dipasang pada papan pengumuman. Pihak DU/DI menentukan Pembimbing DU/DI bagi siswa pada perkenalan saat hari pertama prakerin. Selain itu, setelah siswa menyelesaikan kegiatan prakerin, siswa menyerahkan hasil laporan prakerin dalam bentuk hardcover, tanpa dilakukan penginputan data dalam sebuah sistem. Hal itu menyebabkan sekolah perlu menyediakan rak atau tempat yang lebih banyak tiap tahunnya untuk menyimpan hardcover hasil laporan siswa. Pembimbing Sekolah akan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam mencari dan melihat hasil laporan siswa yang dibutuhkan. Pemberian nilai terhadap siswa masih dilakukan secara konvensional (dokumen masih dicatat secara tertulis). Admin prakerin harus kembali menyalin dan membuat dokumen penilaian yang diberikan untuk disimpan dalam satu dokumen di komputer. Kepala sekolah kesulitan dalam melihat penilaian seluruh siswa. Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan, maka dibutuhkan suatu sistem informasi praktek kerja industri berbasis web yang diharapkan akan mempermudah pengelolaan dan penyimpanan data, serta pelaksanaan kegiatan prakerin menjadi lebih praktis dan fleksibel. Berdasarkan latar belakang tersebut maka dianggap perlu melakukan penelitian mengenai Sistem Informasi Praktek Kerja Industri SMK Pandawa Budi Luhur Jakarta Selatan berbasis Web. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang diuraikan, penulis merumuskan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana membangun suatu sistem informasi prakerin berbasis web pada SMK Pandawa Budi Luhur Jakarta Selatan? 2. Bagaimana meningkatkan pelayanan yang lebih efektif kepada para siswa prakerin dan memberikan kemudahan bagi Admin prakerin, Pokja, Pembimbing Sekolah, Pihak DU/DI, dan Pembimbing DU/DI menjalankan tugasnya dalam proses pelaksanaan kegiatan prakerin? 3. Bagaimana memberikan kemudahan bagi pihak Sekolah dalam pengelolaan dan penyimpanan data pelaksanaan kegiatan prakerin menjadi lebih praktis dan fleksibel?

3 1.3 Batasan Masalah Dari latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat diambil batasan masalah sistem tersebut adalah sebagai berikut: 1. Sistem informasi prakerin yang akan dibangun berbasis web bukan secara online. 2. Semua user dapat masuk ke dalam sistem dengan username dan password yang telah diinput oleh Admin prakerin. Selain Admin, semua user tidak dapat membuat account baru atau merubah username dan password secara mandiri. 3. Pada menu profil, masing-masing user hanya dapat merubah foto. 4. Siswa prakerin yang mengajukan permohonan prakerin tidak dapat langsung ke perusahaan (DU/DI) yang dituju, namun permohonan akan diterima oleh Pokja terlebih dahulu. Pokja yang akan meneruskan permohonan tersebut ke pihak DU/DI. 5. Tidak ada batas waktu dalam mengupload hasil laporan prakerin. 6. Tidak membahas tentang keamanan sistem. 7. Sistem ini mempunyai user login membatasi akses user menuju halaman administrator dan super administrator. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari pembuatan sistem informasi prakerin berbasis web ini adalah tersedianya sistem informasi prakerin SMK Pandawa Budi Luhur Jakarta Selatan berbasis web yang mempermudah pengelolaan dan penyimpanan data, serta pelaksanaan kegiatan prakerin menjadi lebih praktis dan fleksibel. Manfaat dari pembuatan sistem informasi prakerin berbasis web ini adalah sebagai berikut : 1. Bagi Penulis a. Dapat melatih diri dalam menganalisis masalah, merancang dan mendesain program, serta menambah pengetahuan tentang teknologi informasi khususnya yang berkaitan dengan implementasi Sistem Informasi Prakerin berbasis web. b. Menambah ilmu pengetahuan dan wawasan tentang akademik sekolah khususnya tentang Sistem Informasi Prakerin yang pada saat ini membutuhkan pemanfaatan teknologi. 2. Bagi Sekolah a. Mendapatkan wawasan yang luas dalam pemahaman khususnya dunia informasi dan teknologi. b. Meningkatkan pelayanan yang lebih efektif kepada para siswa prakerin dan memberikan kemudahan bagi Admin prakerin, Pokja, Pembimbing Sekolah, Pihak DU/DI, dan Pembimbing DU/DI menjalankan tugasnya dalam proses pelaksanaan kegiatan prakerin.

4 1.5 Metode Penelitian 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan laporan tugas akhir ini diperlukan data dan informasi yang berhubungan dengan permasalahan yang akan ditangani. Untuk itu dilakukan tiga macam cara dalam hal pengumpulan data, yaitu sebagai berikut : a) Observasi Penelitian ini dilakukan dengan cara mensurvei dan mengamati proses administrasi prakerin di SMK Pandawa Budi Luhur. b) Studi Kepustakaan Membaca literatur yang banyak berhubungan atau setidaknya ada hubungannya dengan permasalahan yang dihadapi dalam pembuatan sistem informasi prakerin ini. 1.5.2 Metode Perancangan Sistem Metode yang digunakan untuk membuat sistem adalah dengan menggunakan metode waterfall dengan tahapan-tahapan sebagai berikut : 1. Perencanaan (Planning) Dalam tahap ini merupakan proses dasar pemahaman alasan mengapa sebuah sistem informasi prakerin ini dibangun dan menentukan bagaimana pelaksanaannya. 2. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak (Analysis) Tahap ini menganalisa kebutuhan user dalam menyatakan keinginannya tentang sistem informasi prakerin yang mereka butuhkan sehingga mempermudah pekerjaan mereka. 3. Desain (Design) Tahap ini merupakan tahap perancangan terhadap piranti lunak yang akan dibangun. Penulis melakukan prosesnya melalui beberapa tahapan perancangan, yaitu : Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram dan Rancangan Interface. 4. Implementasi (Implementation) Implementasi merupakan proses menerjemahkan desain sistem ke dalam produk nyata. Sistem yang dibuat merupakan sistem berbasis website, sehingga sistem ini diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Dengan web server menggunakan Xampp dan aplikasi Adobe Dreamweaver sebagai pengenerate bahasa pemrograman menjadi sebuah sistem informasi. 5. Pengujian dan pemeliharaan (Systems) Pada tahapan sistem dilakukan pengujian (testing) menggunakan black box atau white box dan melakukan pemeliharaan, untuk dapat menentukan apakah sistem atau perangkat lunak yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau belum. Tahap pemeliharaan atau perawatan dimana kita mulai melakukan pengoperasian sistem dan jika diperlukan melakukan perbaikan-perbaikan kecil.

5 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dibuat untuk memberikan gambaran secara umum mengenai isi dari tugas akhir ini. Berikut adalah gambaran umum dari setiap bab : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dibangunnya Sistem Informasi Praktek Kerja Industri Sekolah Menengah KejuruanPandawa Budi Luhur Jakarta Selatan Berbasis Web, metode penelitian, metode perancangan sistem dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai landasan landasan teori yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi tugas akhir berbasis web ini. BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini menerangkan mengenai analisa sistem tentang pengolahan data primer yang telah didapatkan melalui wawancara sehingga menjadi data sekunder yang dapat dijadikan untuk menentukan kebutuhan sistem dan selanjutnya masuk kedalam proses perancangan sistem berdasarkan kebutuhan sistem yang telah ditentukan. Disamping itu juga pemodelan sistem yang menggambarkan muatan dan aliran informasinya. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini, penulis menguraikan tentang spesifikasi program dan procedure pelaksanaan sistem. Pemrograman yang telah selesai dibuat berdasarkan kebutuhan sistem akan diuji, masih terdapat bug yang menyebabkan sistem tidak berjalan sesuai dengan keinginan user. BAB V : PENUTUP Bab ini menyimpulkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan dan juga saran dari pihak luar agar sistem ini berkembang mengikuti kebutuhan sistem yang ada.