BAB II LANDASAN TEORI 2.1 PENGERTIAN SISTEM,SISTEM AKUNTANSI, dan SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS Sebelum memasuki permasalahan yang sebenarnya,penulis akan menjabarkan terlebih dahulu beberapa pengertian mengenai Sistem,Sistem Akuntansi,dan Sistem Penerimaan Kas. 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut Mulyadi(2001:5)Sistem adalah Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sistem menurut James A.Hall(2001:5) Sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan(inter Related)atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. Pengertian lain mengenai sistem diungkapkan oleh Zaki Baridwan(1996:1)Sistem adalah Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan. 2.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir,catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memulihkan pengelolaan perusahaan. 7
2.1.3 Sistem Penerimaan Kas Dalam organisasi pada umumnya dijumpai banyak transaksi penerimaan kas yang biasa atau rutin terjadi pada suatu perusahaan,karena yang dimaksud dengan kas itu sendiri adalah: Kas adalah yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan (IAI 1994:4) Kas menurut pengertian yang sempit berarti uang.didalam Akuntansi istilah kas mengandung pengertian yang lebih luas karena meliputi koin(uang logam),uang kertas,cek,wesel,simpanan di Bank dan segala sesuatu yang dapat disamakan dengan uang.kas adalah Aktiva lancar yang ditulis pertama pada neraca sebagian besar perusahaan,bahkan beberapa perusahaan kecil memiliki rekening Bank dan satu atau lebih dana kas kecil yang dipegang tangan untuk melakukan pengeluaran-pengeluaran kecil. Selain itu Kas adalah aktiva yang paling likuid(berubahubah),merupakan media pertukaran standar dan dasar pengukuran serta Akuntansi untuk semua pos-pos lainnya. Elemen-elemen kas terdiri dari: a. Uang Tunai(Uang kertas dan uang logam) Uang Tunai:semua alat yang sah yang wajib diterima oleh siapa saja sebagai alat. b. Cek,Wesel,dan Simpanan Bank Cek yang dimaksud disini adalah cek yang diterima dari pihak lain sebagai alat,dimana cek tersebut setiap saat dapat diuangkan di Bank. Simpana di Bank yang dapat digolongkan sebagai kas adalah simpanan yang setiap saat dapat diambil atau dikeluarkan untuk. Beberapa sumber yang khusus penerimaan kas adalah dari penjualan tunai atau penjualan kredit. 8
1. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Penjualan Tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli untuk melakukan terlebih dahulu sesuai harga sebelum diserahkan oelh perusahaan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. 2. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit atau Piutang Berdasarkan Sistem pengendalian Intern yang baik,sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan,bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Jadi Penerimaan kas adalahsuatu kejadian atau transaksi yang dapat menyebabkan bertambahnya nilai kas suatu perusahaan baik dari Penjualan tunai atau piutang ataupun transaksi lainnya yang berhubungan dengan kas. Karena begitu mudahnya yang dialihkan atau dipindah tangankan,maka kas merupakan Aktiva yang cenderung diselewengkan atau disalahgunakan oleh karyawan.disamping itu,banyak transaksi entah secara langsung atau tidak mempengaruhi penerimaan atau kas,karena itu perusahaan harus merancang dan menggunakan pengendalian untuk mengamankan kas serta wewenang pengendalian terhadap transaksi. 2.2 PENGENDALIAN ATAS PENERIMAAN KAS Untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan perusahaan harus mengendalikan kas mulai dari diterima hingga disetor ke Bank.Prosedur semacam itu disebut dengan pengendalian preventif(preventive control)prosedur yang dirancang untuk mendeteksi pencurian dan penyalahgunaan kas disebut pengendalian detektif(detektive control).dalam pengertian tertentu pengendalian detektif juga bersifat preventif(mencegah)karena para karyawan akan berupaya menghindarkan pencurian atau penyelahgunaan bila mereka mengetahui bahwa hal semacam itu kemungkinan besar akan terungkap. Perusahaan bisa menerima kas dari dua sumber utama: 9
1. Penerimaan kas dari pelanggan 2. Penerimaan wesel atas penjualan 2.2.1 Pengendalian Kas yang Diterima dari Penjualan Tunai Terlepas dari mana asal penerimaan kas,setiap perusahaan harus menjaga dan membukukan penerimaan kas sebagai mana mestinya.salah satu alat pengendalian yang penting untuk mengamankan kas yang diterima counter adalah register kas.register kas biasanya akan menampilkan jumlah tersebut pada layar yang tersedia.ini merupakan alat pengendalian untuk memastikan bahwa kasir membebankan jumlah yang tepat. 1) Setiap operator register kas diberikan sejumlah tertentu uang tunai dalam laci untuk digunakan sebagai kembalian bagi para pembeli. 2) Setelah giliran kerja tersebut berakhir,setiap petugas register kas dan pengawas menghitung kas yang tedapat pada laci register kas.jumlah kas tersebut harus sama dengan jumlah awal ditambah penjualan tunai yang dilakukan selama giliran kerja. 3) Setelah kas yang berasal dari register kas masing-masing kasir dihitung dan dibukukan dalam bentu memorandum. 4) Kemudian kas tersebut dimasukkan kelemari penyimpanan didepartemen kasir hingga disetor ke Bank. 5) Pengawas menyampaikan struk atau pita register dari kasir bersangkuatan kedepartemen Akuntansi,dimana hal itu digunakan sebagai dasar untuk mencatat transaksi pada hari tersebut. 2.2.2 Pengendalian Kas yang Diterima Melalui Kiriman Pos Adakalanya pelanggan mengirimkan melalui poa.kas ini umumnya berupa cek,wesel,atau draft Bank. 1) Bersama-sama dengan yang dilakukan karyawan yang membuka surat masuk harus terlebih dahulu membandingkan jumlah kas yang diterima 10
dengan jumlah kas yang diperlihatkan pada slip.bila pelanggan tidak mengembalikan slip maka karyawan harus menyiapkannya. 2) Karyawan yang membuka kiriman pos lazimnya memberi cap semua cek dan wesel dengan tanda tidak diuangkan sehinnga cek dan kiriman uang yang hanya boleh dimasukkan kerekening Bank perusahaan tersebut. 3) Semua kas yang diterima melalui pos disampaikan kedepartemen kasir. 4) Karyawan departemen akan menggabungkannya dengan penerimaan dari penjualan tunai dan menyiapkan formulir setoran ke Bank. 5) Slip dan hasil penjumlahannya disampaikan kedepartemen Akuntansi. 6) Petugas Akuntansi menyiapkan pencatatan atas transaksi tersebut dan memposkannya ke akun-akun pelanggan. 7) Ketika kas disetorkan ke Bank,Bank lazimnya membubuhkan cap atau cetakan komputer pada salinan formulir setoran. 8) Tanda terima dari Bank lain dikembalikan ke departemen Akuntansi,dimana karyawan akan membandingkannya dengan jumlah total yang harus disetorkan. Cara ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa semua kas yang distorkan dan tidak ada kas yang hilang atau dicuri dalam perjalanan ke Bank. 2.3 FUNGSI-FUNGSI yang MEMBENTUK SISTEM PENERIMAAN KAS 2.3.1 Fungsi yang terkait Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai 1) Fungsi Penjualan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai,fungsi ini bertanggung jawab menerima order dari pembeli,mengisi faktur,mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kapada pembeli untuk kepentingan harga ke fungsi kas. 2) Fungsi Kas 11
Dalam transaksi penjualan tunai,fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima dari pembeli. 3) Fungsi Gudang Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan yang dipesan oleh pembeli,serta menyerahkan tersebut ke fungsi pengiriman. 4) Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab untuk membungkus dan menyerahkan kepada pembeli. 5) Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai,fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjulan dan penerimaan kas dan membuat laporan penjualan. 2.3.2 Fungsi yang Terkait Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit atau Piutang 1) Fungsi Sekretaris Dalam sistem penerimaan kas dari piutang atau penjualan kredit,fungsi ini bertanggungjawab dalampenerimaan cek daan surat pemberitahuan melalui pos dan para debitur perusahaan. 2) Fungsi Penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan,fungsi penagihan bertanggungjawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi Akuntansi. 3) Fungsi Kas 12
Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dan fungsi sekretaris atau dari fungsi penagihan.fungsi kas bertanggungjawab untuk menyetorkan kas yang diterima berbagai fungsi tersebut segera disetor ke Bank dalam jumlah penuh. 4) Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang dalam kartu piutang. 2.4 PROSEDUR-PROSEDUR yang MEMBENTUK SISTEM PENERIMAAN KAS 2.4.1 Prosedur-prosedur yang Membentuk Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai 1) Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini,fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjulan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan harga ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan yang akan diserahkan kepembeli. 2) Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini,fungsi kas menerima harga dari pembeli dan memberikan tanda (berupa pita register kas dan cap lunas pada faktur penjualan tunai)kepada pembeli untuk memungkinkan melakukan pengembalian yang dibelinya dari fungsi pengiriman. 3) Prosedur Penyerahan Barang Dalam prosedur ini,fungsi pengiriman menyerahkan yang telah dibayar kepada pembeli. 13
4) Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini,fungsi Akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjulan tunai dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas.disamping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan yang dijual yang terdapat pada kartu persediaan. 5) Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Sistem Pengendalian Intern ysng bsik terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera uang tunai ke Bank untuk semua kas yang diterima pada hari itu.fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke Bank dalam jumlah penuh. 6) Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini,fungsi Akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari Bank melalui fungsi kas. 7) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini,fungsi Akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini,fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai sumber digunakan dalam pencatatan harga pokok penjualan. 2.4.2 Prosedur-Prosedur yang Membentuk Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit 1) Prosedur Order Penjulan Dalam prosedur ini,fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli.fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan pada kartu kredit kemudian 14
mengirimkan kepada fungsi-fungsi terkait untuk memungkinkan fungsi tersebut menerima kontruksi dalam melayani order dari pembeli. 2) Prosedur Pengiriman Barang Dalam prosedur ini,fungsi gudang menyiapkan yang diperlukan oleh pembeli dan fungsi pengiriman mengirimkan kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kredit yang diterima oleh fungsi gudang.pada saat penyerahan,fungsi pengiriman meminta tanda tangan dari penerima diatas faktur penjualan kredit. 3) Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini,fungsi Akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kredit dalam kartu piutang. 4) Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini,fungsi penagihan menerima faktur penjualan kredit dan mengarsipkannya kepada pembeli yang memegang faktur penjualan kredit. Apabila terdapat dari pembeli atas uangnya maka fungsi penagihan melaporkannya kepada fungsi kas untuk disetor ke Bank apabila dibayar tunai dan apabila dilakukan secara kredit,fungsi kas melakukan pengecekan kepada pihak Bank.dan juga fungsi penagihan melaporkan kepada fungsi Akuntansi untuk melakukan pencatatan atas piutang perusahaan. 5) Prosedur Pencatatan Dalam Prosedur ini,fungsi Akuntansi mencatat transaksi penjualan kredit dalam jurnal penjualan dan apabila fungsi penagihan melaporkan adanya pelanggan membayar,fungsi Akuntansi mencatat pada penerimaan kas dan mengurangi piutang yang dimiliki oleh perusahaan yang terdapat pada kartu piutang. 15
2.5 INFORMASI yang DIPERLUKAN oleh PIHAK MANAJEMEN 2.5.1 Informasi yang Diperlukan oleh Pihak Manajemen dari Penerimaan Kas yang Bersumber dari Penjualan Tunai Informasi yang umumnya diperlukan oleh Mnajemen dari penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai adalah: 1) Jumlah Pendapatan menurut jenis produk atau kelompok produk yag dijual selama jangka waktu tertentu. 2) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai. 3) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 4) Nama dan alamat pembeli,informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu,namun pada umumnya informasi ini tidak diperlakukan oleh manajemen dari penjualan tunai. 5) Kuantitas produk yang dijual. 6) Otorisasi pejabat yang berwenang. 2.5.2 Informasi yang Diperlukan oleh Pihak Manajemen dari Penerimaan Kas yang bersumber dari Piutang atau Penjualan Kredit. Informasi yang pada umumnya diperlukan oleh pihak manajemen perusahaan dari penerimaan kas yang berasal dari pitang atau penjualan kredit. 1) Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk dalam jangka waktu tertentu. 2) Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. 3) Jumlah harga pokok produk yang dijual. 16
4) Nama dan alamat pembeli. 5) Otorisasi pejabat yang berwenang. 6) Riwayat pelunasan. 7) Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu. 2.6 DOKUMEN-DOKUMEN yang DIGUNAKAN Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas adalah: 1) Surat pemberitahuan,merupakan dokumen yang dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud dan yang dilakukan. 2) Daftar surat penagihan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi manajemen.daftar surat penagihan dikirimkan ke fungsi kas untuk keputusan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi Akuntansi.Sebagai dokumen pendukung bukti setot bank dalam pencatatan penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas. 3) Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. 4) Kwitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan hutang mereka. 2.7 CATATAN yang DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS 2.7.1 Catatan yang digunakan Dalam Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai dan Piutang 1) Jurnal Pemjualan Jurnal Penjualan digunakan oleh fungsi Akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.jika perusahaan menjual berbagai macam produk 17
dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu,dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk,guna meringkas informasi penjualan jenis produk tersebut. 2) Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi Akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber,diantaranya penjualan tunai. 3) Jurnal umum Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai,jurnal ini digunakan oleh fungsi Akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. 4) Kartu Persediaan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai,kartu persediaan digunakan oleh fungsi Akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi Akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan yang disimpan digudang. 5) Kartu Gudang Ctatan ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang.catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan yang disimpan dalam gudang.dalam transaksi penjualan tunai,kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual. Menurut James A.Hall (2001:198&185) bagan alir Sistem Penerimaan kas atau tunai dan penjualan kredit dapat dilihat pada gambar flow chart berikut: 18
Gambar II-2 Flow Chart Sistem penerimaan Kas /Tunai Penerimaan Dokumen Penerimaan Tunai Piutang Dagang Kredit memo kredit memo pelanggan cek Dokumen Pembayara cek Daftar pembayar Daftar Dokumen Cocokan cek dengan dokumen dan siapakan daftar Daftar Proses penerimaan tunai/kas Slip setoran Daftar Dokumen Buku besar pembantu piutang dagang Daftar Dokumen Buku besar pembantu piutang dagang Ringkasan rekening cek cek Daftar Bank 19
Gambar II-2(Lanjutan) Buku Besar umum Ringkasan rekening Pengawasan Bank Voucher jurnal Daftar Update buku besar umum Ringkasan rekening Buku besar umum Ringkasan rekening Voucher jurnal Voucher jurnal Slip setoran Cocokan slip setoran dari bank dengan batch total data dari piutang dan daftar 20
Gambar III-3 Flow Chart Sistem penerimaan kas pada penjualan kredit Penjualan Kredit Pelanggan Pesanan pelanggan Menyiapk an pesanan pelanggan Salinan dokumen kredit Kredit cek Salinan pelanggan Pengeluaran Salinan Slip pengepakan Surat jalan Salinan tagihan Salinan buku besar Salinan Salinan dokumen kredit(disetujui) Pesanan pelanggan Salinan dokumen kredit File pesanan pelanggan Yang belum selesai 21
Gambar III-3(Lanjutan) Penagihan tagihan Salinan buku besar Salinan Jurnal penjualan Dokumen jurnal Buku besar umum Periksa tambahkan harga dan tagihan ke pelanggan Surat perintah pengeluaran Surat jalan Salinan buku besar Salinan tagihan Pemeriksa rekening pelanggan Surat jalan Surat perintah pengeluaran Control persediaan 22
Gambar III-3(Lanjutan) Pergudangan Surat perintah pengeluaran Salinan Lapoeran Pengeluaran Barang Pengiriman Slip pengepakan Salinan Ambil Surat perintah pengeluaran Surat perintah pengeluaran Periksa,siapkan dolumen tagihan bongkar muat dan buat surat jalan Catatan harian pengiriman Surat perintah pengeluaran Surat jalan Salinan Dokumen tagihan bongkar muat Dokumen tagihan bongkar muat Slip pengepakan carrier 23
Gambar III-3(Lanjutan) Penagihan Pengawasan Persediaan Dokumen pengeluaran Buku besar pembantu persediaan Voucher jurnal Dokumen pengeluaran Update persediaan Dokumen pengeluaran 24
Gambar III-3(Lanjutan) Piutang Buku besar umum Update catatan piutang Buku besar pembantu piutang Ringkasan piutang Ringkasan piutang Voucher jurnal Salinan buku besar Voucher jurnal Update buku besar umum dari dokumen jurnal Dan periksa Buku besar umum Voucher jurnal Ringkasan piutang Voucher jurnal File voucher jurnal 25
26