BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan tahapan awal dalam membuat aplikasi web. Pada tahapan ini yaitu membuat analisis aplikasi yang dibutuhkan oleh Sistem Kepegawaian. Masalah yang didefinisikan dalam laporan ini yaitu, kesulitan memberikan informasi data pegawai, form pengajuan cuti dan penggajian pegawai. Melihat masalah tersebut maka penulis mencoba memberikan alternatif yaitu Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian dengan menggunakan PHP dan MySQL sebagai sistem manajemen basis datanya. Pada tahap ini semua kebutuhan perangkat lunak didefinisikan sesuai kebutuhan. Adapun analisis tersebut menyangkut tentang masukan ( input ) dan keluaran ( output ) dari perangkat lunak. Serta mendefinisikan proses yang berjalan pada perangkat lunak untuk jadi masukan dan menjadi keluaran yang diharapkan. Perangkat lunak yang akan dibangun digunakan untuk mengetahui informasi data pegawai, form pengajuan cuti, dan penggajian pegawai. Adapun data - data yang menjadi masukan bagi perangkat lunak merupakan data pegawai, form pengajuan cuti dan penggajian pegawai. Informasi yang diharapkan sebagai output ( keluaran ) dari perangkat lunak adalah informasi absensi pegawai, form pengajuan cuti para pegawai dan penggajian pegawai. 33
34 3.2 Sistem Lama Sistem Aplikasi Kepegawaian yang ada pada CV Plakat Jaya selama ini masih menerapkan secara manual atau dengan kata lain masih menggunakan kertas arsip sebagai penyimpanan data sehingga pendokumentasian data tidak maksimal. 3.3 Sistem Baru Dengan Berbasis Web Dari beberapa permasalahan yang sering dihadapi oleh CV Plakat Jaya. Maka penulis ingin mencoba untuk membentuk sebuah sistem baru yang mampu memberikan solusi yang tepat, handal dan mudah untuk digunakan oleh para pegawai. Adapun Sistem yang diusulkan oleh Aplikasi Kepegawaian ini nantinya berisikan beberapa menu berikut : Menu Home Menu Profil Perusahaan Menu Penggajian Pegawai Menu Data Absensi Pegawai Menu Cuti Pegawai Menu Data Pegawai
35 3.4 Perancangan Sistem Dalam perancangan website ini, penulis menggunakan metode UML (Unified Modeling Language). Perlu diketahui metode uml merupakan metode oriented programming (oop) atau pemrograman berorientasi object yang menggunakan notasi grafis dalam menyatakan suatu desain. Pada penulisan notasi UML yang digunakan meliputi : Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram.
36 3.5 Sistem Penggajian A.Use Case Diagram Penggajian Staff Administrasi Finance <<include login>> <<include login>> <<include login>> Manajer <<include login>> Lihat Laporan Gambar 3.1 Use Case Diagram Sistem Penggajian Usulan
37 Tabel 3.1 Skenario Use Case Diagram Login Nama Aktor Deskripsi Singkat Use Case Diagram Login Administrasi Administrasi Login Pra Kondisi - Tindakan Utama Administarsi, Finance, Manajer harus login Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - terlebih dahulu sebelum masuk aplikasi Tabel 3.2 Skenario Use Case Diagram Input Daftar Hadir Nama Use Case Aktor Deskripsi Singkat Use Case Diagram Input Daftar Hadir Administrasi Administrasi mengisi daftar hadir setiap Pra Kondisi - hari Tindakan Utama Administrasi mengisi daftar hadir setiap hari di bagian administrasi mengetahui status kehadiran untuk setiap Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - harinya.
38 Tabel 3.3 Skenario Use Case Diagram Input Form Cuti Nama Use Case Aktor Deskripsi Singkat Use Case Diagram Input Form Cuti Administrasi Administrasi mengisi form cuti jika ada Pra Kondisi - pegawai yang ingin mengambil cuti. Tindakan Utama Administrasi Input Data Karyawan Cuti Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Tabel 3.4 Skenario Use Case Diagram Lihat Laporan Nama Use Case Skenario Use Case Diagram Menerima Laporan Aktor Deskripsi Singkat Manager Melihat Laporan Penggajian Pra Kondisi - Tindakan Utama Manager melihat laporan penggajian yang diberikan Finance pada setiap bulannya. Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi -
39 Tabel 3.5 Skenario Use Case Diagram Buat Laporan Gaji Nama Use Case Skenario Use Case Diagram Buat Laporan Gaji Aktor Deskripsi Singkat Finance Membuat Laporan Penggajian Pra Kondisi - Tindakan Utama Finance membuat laporan penggajian Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - yang dibuat pada setiap bulannya.
40 B. Activity Diagram Login Administrasi Sistem Salah Benar Gambar 3.2 Activity Diagram Login Tabel 3.6 Keterangan Activity Diagram Login Nama Activity Aktor Deskripsi Singkat Activity Diagram Login Administrasi Administrasi, Finance, Manajer sebelum masuk Pra Kondisi - dalam aplikasi terlebih dahulu melakukan login. Tindakan Utama Administrasi, Finance, Manajer melakukan Login sebelum masuk aplikasi penggajian agar tidak sembarang orang dapat mengakses aplikasi penggajian ini. Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi Masuk Aplikasi
41 C. Activity Diagram Kehadiran Administrasi Sistem Gambar 3.3 Activity Diagram Kehadiran Tabel 3.7 Keterangan Activity Diagram Kehadiran Nama Activity Aktor Deskripsi Singkat Activity Diagram Kehadiran Administrasi Merekap Absensi Pra Kondisi - Tindakan Utama Administrasi yang melakukan rekapitulasi absensi Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi -
42 D. Activity Diagram Pegawai Administrasi Sistem Menghapus Gambar 3.4 Activity Diagram Data Pegawai
43 Tabel 3.8 Keterangan Activity Diagram Data Pegawai Nama Activity Aktor Deskripsi Singkat Activity Diagram Data Pegawai Administrasi Administrasi dapat menambahkan data, mengubah Pra Kondisi - data maupun menghapus data pegawai. Tindakan Utama Administrasi yang melakukan pengisian data pegawai, mengubah, menghapus pada aplikasi penggajian. Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi -
44 E. Activity Diagram Penggajian Finance Sistem Masukkan data Gambar 3.5 Activity Diagram Penggajian Tabel 3.9 Keterangan Activity Diagram Penggajian Nama Activity Aktor Deskripsi Singkat Activity Diagram Penggajian Finance Membuat Laporan Gaji Pegawai Pra Kondisi - Tindakan Utama Finance yang melakukan perhitungan Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi penggajian
45 F. Activity Diagram Cuti Karyawan Administrasi Sistem Masukkan data Gambar 3.6 Activity Diagram Cuti Karyawan Tabel 3.10 Keterangan Activity Diagram Cuti Karyawan Nama Activity Aktor Deskripsi Singkat Activity Diagram Cuti Karyawan Administrasi Melakukan pengecekan cuti karyawan Pra Kondisi - Tindakan Utama Administrasi yang melakukan Input cuti Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - karyawan
46 G. Sequence Diagram Login Halaman Utama Form Login Proses Login Aplikasi Penggajian Tampilkan Form Jika belum login form login Masukkan nama dan password Koneksi database Validasi nama dan password Tabel 3.11 Sequence Diagram Login Gambar 3.7 Sequence Diagram Login Nama Sequence Aktor Deskripsi Singkat Sequence Diagram Login Administrasi, Finance, Manajer Menjelaskan proses terjadinya masuk ke halaman utama Pra Kondisi Tindakan Utama Membuka Aplikasi Membuka form login, masukkan user id Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - dan password, masuk ke halaman utama.
47 H. Sequence Diagram Kehadiran Halaman Utama Transaksi Daftar Hadir Database Sukses Login Masuk ke halaman Masuk ke transaksi daftar kehadiran Validasi data ke database Keluar Aplikasi Keluar Simpan Tabel 3.12 Sequence Diagram Kehadiran Gambar 3.8 Sequence Diagram Kehadiran Nama Sequence Aktor Deskripsi Singkat Sequence Diagram Kehadiran Administrasi Menjelaskan proses terjadinya masuk ke proses rekapitulasi absensi Pra Kondisi Tindakan Utama Login Aplikasi Membuka Halaman Utama, Membuka Administrasi, Melakukan Rekapitulasi Absensi Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi -
48 I. Sequence Diagram Cuti Halaman Utama Transaksi Daftar Cuti Database Sukses Login Masuk ke halaman transaksi Masuk ke daftar cuti Validasi data ke database Keluar Aplikasi Keluar Simpan Tabel 3.13 Sequence Diagram Cuti Gambar 3.9 Sequence Diagram Cuti Nama Sequence Aktor Deskripsi Singkat Sequence Diagram Cuti Administrasi Menjelaskan proses terjadinya masuk ke proses cuti Pra Kondisi Tindakan Utama Login Aplikasi Membuka Halaman Utama, Membuka Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Administrasi, Melakukan Proses Cuti
49 J. Sequence Diagram Penggajian Halaman Utama Transaksi Daftar Gaji Database Sukses Login Masuk ke halaman transaksi Masuk ke daftar gaji Validasi data ke database Keluar Aplikasi Keluar Simpan Tabel 3.14 Sequence Diagram Penggajian Gambar 3.10 Sequence Diagram Penggajian Nama Sequence Aktor Deskripsi Singkat Sequence Diagram Penggajian Finance Menjelaskan proses terjadinya masuk ke proses perhitungan gaji Pra Kondisi Tindakan Utama Login Aplikasi Membuka Halaman Utama, Membuka Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi - Finance, Melakukan Proses Perhitungan
50 K. Sequence Diagram Pegawai Halaman Utama Transaksi Daftar Pegawai Database Sukses Login Masuk ke halaman transaksi Masuk daftar Pegawai Ke Tambah Rubah Simpan Simpan Hapus Keluar Simpan Keluar Aplikasi Gambar 3.11 Sequence Diagram Pegawai
51 Tabel 3.15 Sequence Diagram Pegawai Nama Sequence Aktor Deskripsi Singkat Sequence Diagram Pegawai Administrasi Menjelaskan proses terjadinya masuk ke Data Pegawai Pra Kondisi Login Aplikasi Tindakan Utama Membuka Halaman Utama, Menambahkan Data, Merubah Data, Menghapus Data dan Menyimpan Data. Tindakan Alternatif - Pasca Kondisi -
52 L. Class Diagram Posisi Karyawan -nik -nama -kdjabatan +Keahlian di Bidangnya() Jabatan -kdjabatan -nmajabatan +Keahlian di Bidangnya() Karyawan -nik -nama -Almt -tmplhr -jeniskel -agama -statusnikah -nophone -tglmasuk -statuspegawai +Input() Cuti -nik -nama -mulaicuti -akhircuti -alasancuti +Perincian Laporan() Penggajian -nik -nama -tglterima -gajipokok -tottunjangan -totpotongan -totgaji +Perincian Laporan() 1 1 1 1 1 1 1 1
53 3.6 Rancangan Struktur Basis Data (Database) Perancangan database pada sistem merupakan hal terpenting dalam perancangan database dan perancangan tersebut dapat digambarkan dengan Entity Relationship Diagram (ERD) seperti pada gambar diagram berikut ini. *Nik kd_jabatan 1 Posisi Karyawan 1 1 Memiliki Jabatan *Nik kd_jabatan Nm_Jabatan Menentukan *Nik Kd_gaji Tgl_Terima Gaji_Pokok Tot_Tunjangan Tot_Potongan Tot_Gaji 1 Penggajian 1 Admin Mendapat 1 Karyawan *Nik Nm_Karyawan Almt_Karyawan TmptLht_Karyawan Jkel_Karyawan Agama_Karyawan Status_Nikah No_Phone Tgl_Msuk Status_Karyawan 1 Memiliki 1 Cuti * Nik nama Mulai_Cuti Akhir_Cuti alasan_cuti
54 Tabel 3.16 Tabel Karyawan No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 *NIK Char 15 Nomer Induk Karyawan 2 Nm_Karyawan Varchar 35 Nama Karyawan 3 Almt_Karyawan Varchar 40 Alamat Karyawan 4 Tmptlhr_Karyawan Date 100 Tempat Lahir 5 Jkel_Karyawan Tinyint 15 Jenis Kelamin Karyawan 6 Status_Nikah Varchar 10 Status Karyawan 7 Tgllhr_Karyawan Data/Time - Tanggal Lahir Karyawan 8 Agama_Karyawan Varchar 15 Agama Karyawan 9 Status_Karyawan Varchar 15 Status Karyawan 10 No_Phone Text 20 No Telepon Karyawan 11 Tgl_Masuk Data/Time Tanggal Masuk Tabel 3.17 Tabel Posisi Karyawan No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 *NIK Char 15 Nomer Induk Karyawan 2 Kd_Jabatan Char 5 Kode Jabatan
55 Tabel 3.18 Tabel Jabatan No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 *NIK Char 15 Nomer Induk Karyawan 2 Kd_Jabatan Char 5 Kode Jabatan 3 Nm_Jabatan Varchar 35 Nama Jabatan Tabel 3.19 Tabel Penggajian No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 *NIK Char 15 Nomer Induk Karyawan 2 Kd_Gaji Char 15 Kode_Gaji 3 Tgl_Terima Data/Time - Tgl Terima 4 Gaji_PK Number - Gaji Pokok 5 Tot_Tunjangan Number - Total Tunjangan 6 Tot_Potongan Number - Total Potongan 7 Tot_Gaji Number - Total Gaji Tabel 3.20 Tabel Cuti No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 *NIK Char 15 Nomer Induk Karyawan 2 Nm_Karyawan Varchar 35 Nama Karyawan 3 Mulai_Cuti Number 10 Mulai Cuti Karyawan 4 Akhir_Cuti Number 10 Akhir Cuti Karyawan 5 Alasan_Cuti Varchar 25 Alasan Cuti Karyawan
56 3.7 Perancangan Tampilan Program Halaman Utama Menu Profil Data Karyawan Absensi Karyawan Penggajian Karyawan Cuti Karyawan LogOut Gambar 3.12 Rancangan Tampilan Program 3.7.1 Rancangan Layar Menu Login Logo CV PLAKAT JAYA Menu Profil Perusahaan Data Karyawan Masukkan Username : Absensi Karyawan Masukkan Password : Penggajian Karyawan Cuti Karyawan Log Out Gambar 3.13 Rancangan Layar Menu Login
57 3.7.2 Rancangan Layar Profil Perusahaan Logo CV PLAKAT JAYA Menu Profil Perusahaan Profil CV Plakat Jaya Data Karyawan Absensi Karyawan Penggajian Karyawan Informasi Cuti Karyawan Log Out Gambar 3.14 Rancangan Layar Menu Profil Perusahaan
58 3.7.3 Rancangan Data Karyawan Logo CV PLAKAT JAYA Menu Profil Perusahaan Form Data Karyawan Data Karyawan Absensi Karyawan Penggajian Karyawan Informasi Cuti Karyawan Log Out Gambar 3.15 Rancangan Layar Menu Data Karyawan
59 3.7.4 Rancangan Absensi Karyawan Logo CV PLAKAT JAYA Menu Profil Perusahaan Input Absensi Karyawan Data Karyawan Absensi Karyawan Penggajian Karyawan Informasi Cuti Karyawan Log Out Gambar 3.16 Rancangan Layar Menu Absensi Karyawan
60 3.7.5 Rancangan Penggajian Karyawan Logo CV PLAKAT JAYA Menu Profil Perusahaan Input Penggajian Karyawan Data Karyawan Absensi Karyawan Penggajian Karyawan Informasi Cuti Karyawan Log Out Gambar 3.17 Rancangan Layar Menu Penggajian Karyawan
61 3.7.6 Rancangan Cuti Karyawan Logo CV PLAKAT JAYA Menu Profil Perusahaan Input Cuti Karyawan Data Karyawan Absensi Karyawan Penggajian Karyawan Informasi Cuti Karyawan Log Out Gambar 3.18 Rancangan Layar Menu Cuti Karyawan
62 3.7.7 Rancangan Log Out Karyawan Logo CV PLAKAT JAYA Menu Profil Perusahaan Data Karyawan Absensi Karyawan Penggajian Karyawan Cuti Karyawan Log Out Gambar 3.19 Rancangan Layar Menu Log Out Karyawan