BAB II DASAR TEORI 2.1 Konsep dan Definisi Konsep Penyusunan tugas akhir ini berisi tentang perancangan sistem informasi akuntansi piutang yang dapat membantu bagian keuangan untuk dengan mudah memasukkan data piutang per toko di setiap invoice yang ditujukan pada aplikasi berbasis web. 2.1.1 Konsep Sistem Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. (Jogiayanto,H.M,2003:34) 2.1.2 Konsep Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. (Jogiayanto,H.M,2003:36) 2.1.3 Konsep Sistem informasi Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada pemakai. (Agus Mulyanto,2009:29) 2.1.4 Konsep Akuntansi Akuntansi (accounting) adalah proses pengidentifikasian, pencatatan, pengkomunikasian kejadian-kejadian ekonomi suatu organisasi (perusahaan ataupun bukan perusahaan) kepada para pemakai informasi yang berkepentingan. (Henry Simamora,2000:4) 6
7 2.1.5 Konsep Piutang Piutang dagang (account receivable) merupakan tagihan perusahaan kepada pelanggan atau pembeli atau pihak lain yang membeli produk perusahaan. (Martono dan Harjito,2007:95) 2.1.6 Konsep Database Basisdata adalah sebuah cara mendokumentasikan berbagai macam data yang kemudian dimanajemen dengan sebuah sistem untuk kemudian disimpan dalam sebuah media penyimpanan. Dengan demikian data-data tersebut dapat diakses dengan mudah dan cepat. Media penyimpanan tersebut dapat diibaratkan sebagai sebuah storage penyimpanan, misalnya Hardisk. Dalam basisdata, data yang ada tidak hanya diletakkan dan disimpan begitu saja dalam sebuah media penyimpanan, akan tetapi dikelola dengan sebuah sistem pengaturan basisdata yang sering disebut dengan Database Management System (DBMS). Dengan begitu suatu data dengan jumlah besar dan kompleks dapat tersusun sangat baik sehingga memungkinkan pengaksesan data dengan mudah an cepat oleh pengguna. (Bunafit Nugroho,2004:72) 2.2 Uraian Konsep dan Sub Konsep 2.2.1 Sistem Untuk memahami dan mengembangkan, maka perlu membedakan unsureunsur yang terdapat dalam sistem yang membentuknya. Berikut dalah karakteristik sistem : a. Mempunyai Komponen Sistem (Components System) Suatu sistem tidak berada dalam lingkungan yang kosong, tetapi sebuah sistem berada dan berfungsi di dalam lingkungan yang berisi sistem lainnya. b. Mempunyai Batasan Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan pembatas atau pemisah antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
8 c. Mempunyai Lingkungan (Environment) Lingkungan luar adalah apapun diluar batas dari sistem yang dpat mempengaruhi operasi sistem, baik pengaruh yang menguntungkan ataupun merugikan. d. Mempunyai Penghubung (interface) Antar Komponen Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. e. Mempunyai Masukan (input) Masukan atau input merupakan energy yang dimasukkan ke dalam sistem. f. Mempunyai Pengolahan (processing) Pengolahan merupakan bagian yang melakukan perubahan dari masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan. g. Mempunyai Sasaran (Objective) dan Tujuan Suatu sistem pasti memiliki sasaran (objective) dan tujuan (goal), apabila sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak aka nada gunanya. h. Mempunyai Keluaran (output) i. Keluaran merupakan hasil pemrosesan. Keluaran dapat berupa informasi sebagai masukan pada sistem lain atau hanya sebagai sisa pembuangan. j. Mempunyai Umpan Balik (Feed Back)
9 k. Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (Control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal. (Agus Mulyanto,2009:2) Sistem informasi akuntansi piutang adalah suatu sistem informasi yang memberikan informasi mengenai mutasi saldo piutang per toko berbasis web sehingga memudahkan bagian keuangan untuk menghitung saldo akhir piutang per toko setiap kali ada invoice masuk. Sistem informasi akuntansi piutang ini dirancang selain untuk memberikan kemudahan bagian keuangan juga ditujukan untuk meningkatkan kinerja bagian keuangan dalam melakukan perhitungan saldo akhir piutang masing-masing toko dengan lebih efektif dan efisien. 2.2.2 Piutang Piutang masuk merupakan aktiva lancar yang diharapkan dapat dikonversi menjadi kas dalam waktu satu tahun atau dalam satu periode akuntansi. Piutang pada umumnya timbul dari hasil usaha pokok perusahaan. Namun selain itu, piutang dapat juga ditimbulkan dari adanya usaha dari luar kegiatan pokok perusahaan. Menurut Warren, Reeve dan Fess, (2005 : 404) yang dialih bahasakan oleh Helda Gunawan mengkasifikasikan piutang ke dalam 3 kategori, yaitu : 1. Piutang Usaha Piutang usaha (account receivable) adalah jumlah yang akan ditagih dari pelanggan sebagai akibat penjualan barang atau jasa secara kredit. Piutang usaha biasanya diperkirakan akan dapat ditagih dalam jangka waktu relative pendek, biasanya dalam waktu 30 hingga 60 hari. 2. Wesel tagih
10 Wesel tagih adalah tagihan perusahaan kepada pembuat wesel. Pembuat wesel yaitu pihak yang telah berutang kepada perusahaan, baik melalui peminjaman sejumlah uang. 3. Piutang Lain-lain Piutang lain-lain umumnya diklasifikasikan dan dilaporkan secara terpisah dalam neraca. Prosedur piutang dimulai dari salesman order pesan barang kepada bagian marketing, bagian marketing atau marketing support membuat SO yang diberikan ke bagian keuangan untuk diperiksa jumlah piutang yang telah tercatat sebelumnya pada Rekening Koran Customer. Jika jumlah piutang tersisa tidak terlalu besar maka akan di acc bagian keuangan kemudian dibuatkan DO dan Invoice, jika tidak akan di kembalikan lagi ke bagian marketing support untuk diverifikasi ulang. Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang terjadi disebabkan beberapa hal sebagai berikut: - Transaksi penjualan kredit - Penerimaan pelunasan dari debitur - Retur penjualan - Penghapusan piutang Informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah: - Saldo piutang pada saat tertentu kepada debitur - Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh debitur
11 - Umur piutang kepada tiap debitur pada saat tertentu Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah: 1. Faktur penjualan(invoice) Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dan transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan suruat muat (Surat Jalan) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit. 2. Bukti kas masuk Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. 3. Memo kredit Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan rertur penjualan. 4. Bukti memorial (jurnal Voucher) Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Catatan Akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah: - Jurnal Penjulan - Jurnal Retur Penjualan - Jurnal Umum
12 - Jurnal Penerimaan Kas - Kartu Piutang Fungsi pencatatan piutang dilakukan oleh bagian keuangan, tugas nya adalah : Menyelenggarakan catatan piutang kepada tiap debitur, yang dapat berupa kartu piutang yang merupakan buku pembantu piutang, yang digunakan untuk merinci rekening krontol piutang dalam buku besar, atau berupa arsip faktur terbuka, yang berfungsi sebagai buku pembantu piutang. Menghsilkan pernyataan piutang secara periodic dan mengirimkannya ke tiap debitur. Menyelenggarakan catatan riwayat kredit tiap debitur untuk memudahkan penyediaan data guna memutuskan pemberian kredit kepada langganan dan guna mengikuti data penagihan dari tiap debitur. 2.2.3 Hal-hal yang terkait dengan basis data (Database) MySQL adalah salah satu databasesmanagement system (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lainya. MySQL berfungsi untuk mengolah database menggunakan bahasa SQL. MySQL bersifat open source sehingga kita bisa menggunakannya secara gratis. Pemograman PHP juga sangat mendukung/ support dengan database MySQL. (Anhar,2010:45) Mysql memiliki dua bentuk lisensi, yaitu FreeSoftware dan Shareware. Mysql yang bisa kita gunakan adalah Mysql FreeSoftware yang berada di bawah Lisensi GNU/GPL (General Public License). Mysql merupakan sebuah database server yang free, artinya kita bebas menggunakan database ini untuk keperluan
13 pribadi atau usaha tanpa harus membeli atau membayar lisensinya. Mysql adalah sebuah program database server yang memerlukan sebuah bahssa permintaan dalam melayani permintaan user. SQL merupakan bahasa permintaan yang digunakan dalam Mysql. SQL (Structure Query Language) dibagi menjadi dua bentuk Query yaitu : 1. DDL (Data Definition Langnuage) DDL adalah sebuah metode Query SQL yang erguna utnuk mendefinisikan data pada sebuah database, adapun Query yang dimiliki adalah : CREATE : Diguankan utnuk melakukan pembuatan tabel dan database DROP : Digunakan utnuk melakukan penghapusan tabel maupun database. ALTER : Digunakan untuk melakukan pengubaan struktur tabel yang telah dibuat, baik menambah field(add), mengganti nama Field(change) atau menamakannya kembali (rename), serta menghapus (drop). 2. DML (Data Manipulation Language) DML adalah sebuah metode Query yang dapat digunakan apabila DDL telah terjadi, sehingga fungsi dari Query ini adalah utnuk melakukan pemanipulasian databae yang telah ada atau telah dibuat sebelumnya. Adapun Query yang termasuk di dalamnya adalah : INSERT : digunakan utnuk melakukan penginputan/pemasukan data pada tabel database. UPDATE : digunakan utnk melakukan pngubaan atau peremajan terhadapa data yang ada pada tabel.
14 DELETE : digunakan utnuk melakukan penghapusan data pada tabel. Penghapusan ini dapat dilakukan secara sekaligus(seluruh isi tabel) maupun hanya bebrapa Recordset. PHP adalah program aplikasi yang bersifat Server Side, artinya hanya dapat berjalan pada sisi server saja dan tidak dapat berfungsi tanpa adanya server didalamnya. PHP (Hypertext Preprocessor) merupakan sebuah bahasa pemrograman scripting berlisensi Open Source. Script ini dapat bercampur dengan Script Tag HTML karena kemampuannya tersebut, disebut sebagai bahasa yang embedded pada tag HTML. (Bunafit Nugroho,2004:369) XAMPP adalah sebuah software yang berfungsi untuk menjalankan website berbasis PHP dan menggunakan pengolah data MySQL dikomputer local. XAMPP berperan sebagai server web pada komputer anda. XAMPP juga dapat disebut sebuah CPanel server virtual, yang dapat membantu anda melakukan preview sehingga dapat memodifikasi website tanpa harus online atau terakses dengan internet. (Yogi wicaksono,2008:7) PhpMyAdmin adalah suatu program Open Source berbasis web. Program ini berguna untuk mengakses database MySQL, program ini akan mempermudah dan mempersingkat kerja, dengan beberapa kelebihan, antara lain pengguna awam tidak harus mengenal syntax-syntax SQL dalam pembuatan database dan table. (Bunafit Nugroho,2004:467)